Tips untuk berbagi file

Di halaman ini

Tips untuk berbagi file

• Berbagi file dan konten lainnya dengan grup
• Membagikan dokumen di ruang
• Mendapatkan notifikasi jika file dibagikan dengan Anda
• Berbagi link ke file versi PDF
• Melakukan presentasi di Google Meet dari Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide
• Memublikasikan file sebagai halaman web

Menentukan siapa saja yang dapat mengakses file

• Membatasi opsi berbagi di file Drive
• Mentransfer kepemilikan file
• Berbagi file dengan publik
• Menandai file yang dibagikan sebagai final

Luaskan semua  |  Ciutkan semua

Tips untuk berbagi file

Berbagi file dan konten lainnya dengan grup

Bagikan konten Google Workspace—seperti Google Kalender, Sites, Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan file yang disimpan di Google Drive—dengan beberapa orang sekaligus yang menggunakan Google Grup.

• Berbagi referensi, update status, dan lain-lain menggunakan alamat email tim tunggal, bukan beberapa alamat email individual.
• Ubah izin akses untuk semua orang sekaligus, bukan mengubahnya untuk setiap orang secara manual.
• Jika ada orang yang keluar dari tim, Anda tidak perlu menelusuri semua hal yang pernah Anda bagikan kepada mereka. Cukup hapus orang tersebut dari grup, sehingga mereka tidak dapat mengakses konten grup yang dibagikan sebelumnya.

Pelajari caranya

Berbagi konten dengan grup menggunakan satu alamat

Sebelum memulai, buat grup dan tambahkan orang ke dalamnya. Pelajari cara membuat grup.

1. Buat file di Google Drive atau buka dokumen yang ada.
2. Pada file, klik Bagikan.
3. Masukkan alamat grup di kolom Undang orang.
4. Pilih tingkat akses yang ingin Anda berikan ke grup: Dapat mengedit, Dapat mengomentari, atau Dapat melihat.
5. Klik Selesai.

 

 

Membagikan dokumen di ruang

Saat bekerja bersama tim, Anda sering kali perlu berkolaborasi dalam mengerjakan suatu file, seperti dokumen, spreadsheet, dan presentasi. Ruang adalah ruang kerja tempat Anda dapat berbagi file tersebut dan semua orang dapat menemukannya. Selain itu, Anda dapat mengedit dokumen langsung di ruang di samping percakapan chat.

Versi web

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Google Chat

---

 

 

 

Berbagi link ke file versi PDF

Terkadang, pengguna lebih memilih file Adobe PDF karena mudah dicetak, didownload, dan dibuka di program yang ada. Jika Anda menggunakan Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, Anda tidak perlu mengonversi file menjadi PDF setiap kali Anda ingin membagikannya.

Sebagai alternatif, kirim link ke file versi PDF.

• Anda tidak perlu membagikan ulang PDF atau memperbarui link PDF jika Anda mengubah file sumber. Link selalu mengarah ke versi terbaru.
• Menghemat ruang penyimpanan email dan menghindari batas ukuran lampiran.
• Anda tidak memerlukan beberapa versi file, seperti PDF dan file sumber—semua versi disimpan dalam satu file.

Pelajari caranya

Membagikan file

1. Di komputer, buka Google Drive, Dokumen, Spreadsheet, atau Slide.
2. Klik file yang ingin Anda bagikan.
3. Klik Bagikan .

Menyalin, menempelkan, dan mengirim link PDF

1. Di Drive, pilih file.
2. Klik Bagikan .
3. Klik Salin link, lalu klik Selesai.
4. Setelah menempelkan link, ubah bagian akhir URL sebelum mengirimkannya. Contoh:
   1. Sebelum diubah:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
   2. Setelah diubah:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
5. Kirim link PDF yang telah diubah.
   Saat link diklik, Anda (atau orang lain) dapat mendownload salinan file PDF.

 

 

Mendapatkan notifikasi jika file dibagikan dengan Anda

Anda dapat mengaktifkan notifikasi di Google Drive agar tahu saat orang berbagi file dengan Anda atau menyebut Anda dalam komentar. Notifikasi akan muncul di Browser Chrome. Di perangkat Android, notifikasi juga muncul di aplikasi Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide.

Pelajari caranya

Mengaktifkan notifikasi untuk web

1. Di Browser Chrome, buka Drive.
2. Klik Setelan lalu pilih Setelan.
3. Di sebelah kiri, klik Notifikasi dan pilih salah satu opsi:
   • Untuk menerima pemberitahuan di browser web, centang kotak Dapatkan pemberitahuan tentang item Google Drive di browser Anda, lalu pilih item yang ingin Anda dapatkan pemberitahuannya.
   • Untuk menerima pemberitahuan melalui email, centang kotak Dapatkan semua pemberitahuan tentang item Google Drive melalui email.
4. Klik Selesai.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Google Drive

 

 

Melakukan presentasi di Google Meet dari Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide

Anda dapat memberikan presentasi langsung ke Google Meet dari Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide. Hal ini dapat mempermudah presentasi dokumen, spreadsheet, atau slide ke rapat yang Anda hadiri. Sebelum Anda melakukan presentasi, bergabunglah ke rapat untuk mengetahui apakah rapat sedang direkam.

Penting: Anda harus menggunakan komputer dan browser Chrome untuk melakukan presentasi secara langsung ke Google Meet dari Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide.

Pelajari caranya

1. Gabung ke rapat video Google Meet.
2. Buka file di Dokumen, Spreadsheet, Slide, atau Jamboard.
3. Di bagian atas, klik Meet .
4. Pilih salah satu opsi:
   • Untuk melakukan presentasi di rapat terjadwal, klik nama rapat yang ingin Anda ikuti.
   • Untuk melakukan presentasi di rapat menggunakan kode rapat, klik Gunakan kode rapat, lalu masukkan kode rapat. Menggunakan Mode Pendamping dengan Meet untuk kolaborasi hybrid.
5. Klik Hanya presentasikan tab ini.
   • Penting: Jika Anda belum membuka rapat, tetapi mengklik Hanya presentasikan tab ini, Anda akan mempresentasikan file, tetapi tidak akan dapat melihat rapat video Google Meet di tab file. Untuk melihat dokumen, spreadsheet, presentasi, atau papan tulis virtual, serta rapat video Google Meet dalam satu tab selagi Anda melakukan presentasi, ikuti langkah-langkah untuk bergabung ke rapat video dari Dokumen, Spreadsheet, atau Slide.
6. Pilih tab tempat yang sedang Anda buka.
7. Untuk berbagi tab, klik Bagikan.
   • Penting: Saat mempresentasikan tab dari dokumen, spreadsheet, presentasi, atau papan tulis virtual, Anda tidak dapat mengubah tab mana yang Anda presentasikan. Agar dapat beralih di antara tab saat melakukan presentasi, Anda dapat melakukan presentasi dari Google Meet.
8. Di Meet, lihat secara langsung konten yang Anda presentasikan dalam rapat.

 

 

Memublikasikan file sebagai halaman web

Dengan halaman web, Anda dapat dengan mudah berbagi informasi dengan banyak audiens—semua orang dapat melihatnya, dan Anda dapat mengontrol waktu untuk merilis update ke publik. Anda dapat melakukan hal yang sama dengan Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide—memublikasikan salinan file sebagai halaman web ringan yang berbeda.

Penting: Memublikasikan file membuat file tersebut terlihat oleh siapa saja di web. Berhati-hatilah saat memublikasikan informasi pribadi atau sensitif.

• Mengizinkan lebih dari 100 orang melihat file Dokumen, Spreadsheet, dan Slide Anda secara bersamaan. Sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut, lihat Membagikan file dari Google Drive.
• Menghosting halaman web tanpa membeli domain.
• Membuat semua editan yang diinginkan di file sumber tanpa mengubah apa yang dilihat audiens; Anda memilih waktu untuk menerapkan perubahan.
• Menampilkan flyer, siaran pers, dan materi lainnya kepada publik tanpa mengizinkan akses ke materi sumber.

Pelajari caranya

Memublikasikan file ke web

1. Di Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, buka file.
2. Di bagian atas, klik File  Bagikan  Publikasikan ke web.
3. Pilih opsi publikasi:
   • Spreadsheet: Publikasikan seluruh spreadsheet atau sheet individual. Anda juga dapat memilih format publikasi.
   • Presentasi: Pilih seberapa cepat slide akan terbuka.
4. Klik Publikasikan.
5. Salin URL dan kirimkan ke semua orang yang ingin Anda ajak melihat file. Atau, sematkan ke situs Anda.

Menonaktifkan update otomatis di Dokumen dan Spreadsheet

Saat Anda membuat perubahan pada file Dokumen atau Spreadsheet yang dipublikasikan, file akan memublikasikan perubahan tersebut secara otomatis.

1. Buka file di Google Dokumen atau Spreadsheet yang telah Anda publikasikan ke web.
2. Klik File   Bagikan  Publikasikan ke web.
3. Klik Setelan & konten yang dipublikasikan.
4. Hapus centang kotak di samping "Publikasikan ulang secara otomatis saat perubahan dilakukan".
   • Untuk mengaktifkan kembali publikasi secara otomatis, centang kotaknya.

Tips: Anda tidak dapat menonaktifkan update otomatis di Google Slide.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Editor Google Dokumen

Menentukan siapa saja yang dapat mengakses file

Membatasi opsi berbagi di file Drive

Jika berbagi file Google Drive milik Anda, yang berisi konten sensitif, Anda dapat mencegah orang lain membagikan ulang, mendownload, mencetak, atau menyalin file tersebut atau mengubah izin akses.

Pelajari caranya

Mencegah editor membagikan ulang dan mengubah izin akses

Jika Anda membagikan file, pemilik dan siapa saja yang memiliki akses editor dapat mengubah izin serta membagikan file tersebut. Untuk mencegah orang lain membagikan file Anda:

1. Buka file di Google Drive, Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide.
2. Klik Bagikan atau Bagikan .
3. Di bagian atas, klik Setelan .
4. Hapus centang Editor dapat mengubah izin dan berbagi.

Penting: Jika Anda melarang membagikan suatu folder, larangan itu hanya berlaku untuk folder tersebut. Guna menerapkan larangan tersebut pada semua file yang ada di dalam folder, Anda harus mengubah setelan file-file tersebut.

Jika seseorang yang memiliki akses Editor mencoba membagikan ulang file atau folder yang dibatasi, mereka memiliki opsi untuk mengirim email kepada Anda untuk meminta izin membagikan file tersebut. Anda dapat memutuskan apakah akan membagikan file tersebut. Jika demikian, pengguna tetap tidak dapat mengubah izin akses. Izin akses tersebut akan berwarna abu-abu dan menjadi tidak tersedia.

Mencegah pemberi komentar dan pengakses lihat-saja mendownload, mencetak, atau menyalin file

Catatan: Anda tidak dapat membatasi opsi ini pada file Google Sites. Selain itu, jika Anda membatasi opsi ini di file audio, file tersebut tidak dapat diputar.

Orang yang memiliki akses edit ke file Anda dapat:

• Membagikan file kepada orang lain.
• Menambahkan atau menghapus orang dari file.
• Mengubah izin akses ke file.
• Menyalin, mencetak, atau mendownload file.

Penting: Anda tidak dapat menerapkan setelan ini ke folder, tetapi Anda dapat menerapkannya ke file tertentu dalam folder.

Untuk mencegah pelihat dan pengomentar mencetak, menyalin, atau mendownload file Anda:

1. Cari file atau folder di Google Drive, Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide.
2. Pilih satu atau beberapa file yang ingin Anda batasi.
3. Klik Bagikan atau Bagikan .
4. Di bagian atas, klik Setelan .
5. Hapus centang Pelihat dan pengomentar dapat melihat opsi untuk mendownload, mencetak, dan menyalin.

Jika seseorang yang memiliki akses Pengomentar atau Pelihat mencoba mendownload, mencetak, atau menyalin file yang dibagikan, opsi tersebut akan berwarna abu-abu dan menjadi tidak tersedia.

Penting: Anda dapat membatasi cara orang membagikan, mencetak, mendownload, dan menyalin file dalam Google Drive, Dokumen, Spreadsheet, dan Slide, tetapi Anda tidak dapat menghentikan orang lain membagikan isi file dengan cara lain.

Untuk membatasi aktivitas berbagi untuk drive bersama, lihat Mulai menggunakan drive bersama.

 

 

Mentransfer kepemilikan file

Anda dapat mentransfer kepemilikan file dan folder Google Drive kepada orang lain di organisasi Anda. Jika mentransfer kepemilikan folder, Anda juga harus mentransfer kepemilikan setiap file dalam folder.

Pelajari caranya

Mentransfer kepemilikan file atau folder

1. Di komputer Anda, buka Google Drive.
2. Cari file yang ingin Anda transfer, lalu klik kanan.
3. Klik Bagikan > klik Bagikan .
4. Di samping nama penerima, klik Panah bawah Transfer kepemilikan.

 

 

Berbagi file dengan publik

Anda dapat membuat file tersedia untuk publik di internet, seperti studi kasus, program konferensi, dan lainnya. Anda dapat memilih apakah orang lain hanya dapat melihat file, atau apakah mereka dapat berkomentar atau membuat perubahan pada file tersebut.

Jika lebih dari 100 orang akan melihat file Anda pada saat yang sama, Anda mungkin ingin memublikasikannya sebagai halaman web.

Catatan: Mesin telusur, bot arsip, atau pengguna lainnya mungkin menyimpan data yang Anda bagikan di internet. Pastikan Anda merasa tidak keberatan saat membagikan dokumen ke publik.

Pelajari caranya

Anda dapat memilih apakah file Anda dapat diakses semua orang atau terbatas untuk orang yang memiliki akses saja. Jika Anda mengizinkan akses bagi siapa saja yang memiliki link, folder Anda tidak akan membatasi siapa saja yang dapat mengaksesnya.

1. Pilih file yang ingin Anda bagikan.
2. Klik Bagikan atau Bagikan .
3. Pada bagian “Akses umum”, klik Panah bawah .
4. Pilih siapa saja yang dapat mengakses file.

5. Untuk menentukan peran orang lain pada file Anda, pilih Pelihat, Pengomentar, atau Editor.
   • Pelajari lebih lanjut cara orang lain melihat, mengomentari, atau mengedit file.
6. Klik Selesai.

 

 

Menandai file yang dibagikan sebagai final

Setelah selesai melakukan perubahan pada file yang dibagikan, Anda dapat menjadikannya sebagai file hanya lihat dan menandainya sebagai final. Kolaborator sebelumnya dan setiap orang yang baru diajak berbagi file akan dapat melihatnya, tetapi tidak dapat melihat histori revisi, menambahkan komentar, atau melakukan perubahan.

Pelajari caranya

Mengubah file menjadi file hanya lihat

Jika Anda membagikan file dengan orang atau grup tertentu:

1. Di Google Drive, klik kanan file dan pilih Bagikan .
2. Di sebelah kanan orang atau grup yang ingin diubah, klik Panah bawah Pengakses lihat saja.
3. Klik Simpan.

Jika Anda berbagi file dengan organisasi:

1. Di Drive, klik kanan file dan pilih Bagikan .
2. Di bagian Dapatkan link, di sebelah kanan, klik Panah bawah  Pengakses lihat saja.
3. Klik Selesai.

Mengganti nama file untuk menandainya sebagai final atau diarsipkan

1. Buka file dan di bagian atas, klik nama file.
2. Sebelum nama file, masukkan [Final] atau [Archived].
3. Tekan Enter.

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}