Tipps zum Freigeben von Dateien

Auf dieser Seite

Tipps zum Freigeben von Dateien

• Dateien und andere Inhalte mit einer Gruppe teilen
• Dokumente in Gruppenbereichen freigeben
• Benachrichtigung über freigegebene Dateien einrichten
• Links zu PDF-Versionen von Dateien senden
• Über Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen Inhalte in Google Meet präsentieren
• Dateien als Webseiten veröffentlichen

Angeben, wer auf eine Datei zugreifen kann

• Freigabeoptionen für Drive-Dateien einschränken
• Datei an einen neuen Eigentümer übertragen
• Dateien öffentlich freigeben
• Freigegebene Datei als endgültig kennzeichnen

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Tipps zum Freigeben von Dateien

Dateien und andere Inhalte mit einer Gruppe teilen

Mit Google Groups können Sie Google Workspace-Inhalte, z. B. aus Google Kalender, Google Sites, Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen sowie in Google Drive gespeicherte Dateien, für mehrere Personen gleichzeitig freigeben.

• Sie halten Ihr gesamtes Team über eine einzige E-Mail-Adresse auf dem Laufenden und geben rasch Dateien für alle Mitglieder frei.
• Sie ändern Zugriffsberechtigungen bequem global für alle Mitglieder der Gruppe.
• Wenn jemand Ihr Team verlässt, müssen Sie die für den Nutzer freigegebenen Daten nicht mühsam zusammensuchen. Sie entfernen den Nutzer einfach aus der Gruppe. Er verliert dann den Zugriff auf alle Inhalte, die Sie für die Gruppe freigegeben haben.

Weitere Informationen

Inhalte über eine Gruppenadresse für eine Gruppe freigeben

Erstellen Sie zuerst eine Gruppe und fügen Sie Personen hinzu. Weitere Informationen zum Erstellen von Gruppen

1. Erstellen Sie eine Datei in Google Drive oder öffnen Sie ein bestehendes Dokument.
2. Klicken Sie in der Datei auf Freigeben.
3. Geben Sie die Adresse der Gruppe im Feld Personen einladen an.
4. Legen Sie die Zugriffsrechte für die Gruppe fest. Sie haben die Wahl zwischen Darf bearbeiten, Darf kommentieren und Darf lesen.
5. Klicken Sie auf Fertig.

 

 

Dokumente in Gruppenbereichen freigeben

In einem Team müssen Sie häufig gemeinsam an Dateien wie Dokumenten, Tabellen und Präsentationen arbeiten. Projektbereiche sind Arbeitsbereiche, in denen Sie diese Dateien so teilen können, dass jeder sie findet. Außerdem lassen sich Dokumente direkt im Projektbereich neben der Chatunterhaltung bearbeiten.

Webversion

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Meet-Hilfe.

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Links zu PDF-Versionen von Dateien senden

Manchmal bevorzugen andere Personen Adobe PDF-Dateien, weil sie einfacher heruntergeladen, in bestehenden Programmen geöffnet und gedruckt werden können. Wenn Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen arbeiten, müssen Sie Ihre Dateien nicht erst in PDF-Dateien konvertieren, um sie freizugeben.

Versenden Sie stattdessen einfach einen Link zur PDF-Version der Datei.

• Wenn Sie die Quelldatei aktualisieren, verweist der Link automatisch auf Ihre aktuelle Version. Sie müssen die PDF-Datei nicht noch einmal freigeben oder den Link aktualisieren.
• Im E-Mail-Konto wird nicht unnötig Speicherplatz belegt und Sie umgehen Größenbeschränkungen für Anhänge.
• Sie benötigen nur noch eine Datei, die alle Versionen enthält – es ist nicht mehr nötig, neben der Quelldatei separat auch die PDF-Version abzulegen.

Weitere Informationen

Datei freigeben

1. Öffnen Sie Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie auf die Datei, die Sie freigeben möchten.
3. Klicken Sie auf „Teilen“ .

PDF-Links kopieren, einfügen und senden

1. Wählen Sie die Datei in Drive aus.
2. Klicken Sie auf „Freigeben“ .
3. Klicken Sie auf Link kopieren und anschließend auf Fertig.
4. Nachdem Sie den Link eingefügt haben, ändern Sie das Ende der URL, bevor Sie den Link senden. Beispiel:
   1. Vorher:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
   2. Nachher:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
5. Senden Sie den geänderten PDF-Link.
   Durch Klicken auf den Link können Sie und alle anderen ein PDF Ihres Dokuments herunterladen.

 

 

Benachrichtigung über freigegebene Dateien einrichten

Sie können Benachrichtigungen in Google Drive aktivieren, um informiert zu werden, wenn jemand Dateien für Sie freigibt oder Sie in einem Kommentar erwähnt. Benachrichtigungen werden im Chrome-Browser angezeigt. Auf Android-Geräten erscheinen die Benachrichtigungen auch in der Google Docs App, Google Tabellen App und Google Präsentationen App.

Weitere Informationen

Benachrichtigungen für das Web aktivieren

1. Öffnen Sie Google Drive in Chrome.
2. Klicken Sie auf "Einstellungen"  und wählen Sie Einstellungen aus.
3. Klicken Sie links auf Benachrichtigungen und wählen Sie eine Option aus:
   • Wenn Sie Updates im Webbrowser erhalten möchten, klicken Sie auf das Kästchen Benachrichtigungen zu Google Drive-Elementen im Browser erhalten und wählen Sie die Elemente aus, über die Sie benachrichtigt werden möchten.
   • Wenn Sie Updates per E-Mail erhalten möchten, klicken Sie auf das Kästchen Alle Benachrichtigungen zu Google Drive-Elementen per E-Mail erhalten.
4. Klicken Sie auf Fertig.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

 

 

Über Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen Inhalte in Google Meet präsentieren

Sie können Inhalte direkt aus Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen in Google Meet präsentieren. So ist es einfacher, ein Dokument, eine Tabelle oder Folien in einer Besprechung zu präsentieren, an der Sie teilnehmen. Bevor Sie eine Präsentation starten, sollten Sie nachsehen, ob die Videokonferenz aufgezeichnet wird.

Wichtig: Sie müssen einen Computer und einen Chrome-Browser verwenden, um direkt von Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen aus präsentieren zu können.

Weitere Informationen

1. Nehmen Sie an einer Google Meet-Videokonferenz teil.
2. Öffnen Sie eine Datei in Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Jamboard.
3. Klicken Sie oben auf „Meet“ .
4. Wählen Sie eine Option aus:
   • Wenn Sie Inhalte in einer geplanten Videokonferenz einblenden möchten, klicken Sie auf den Namen der betreffenden Videokonferenz.
   • Wenn Sie Inhalte in einer Videokonferenz mit Besprechungscode einblenden möchten, klicken Sie auf Besprechungscode verwenden und geben Sie den Besprechungscode ein. Companion-Modus in Google Meet für hybride Zusammenarbeit verwenden
5. Klicken Sie auf Nur diesen Tab einblenden.
   • Wichtig: Wenn Sie noch an keiner Videokonferenz teilnehmen und auf Nur diesen Tab einblenden klicken, wird die Datei angezeigt, aber Sie sehen die Google Meet-Videokonferenz nicht auf dem Dateitab. Wenn Sie Ihr Dokument, Ihre Tabelle, Ihre Präsentation oder Ihr Whiteboard und die Google Meet-Videokonferenz in einem Tab anzeigen lassen möchten, während Sie den Inhalt einblenden, folgen Sie der Anleitung zur Teilnahme an einer Videokonferenz über Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
6. Wählen Sie den Tab aus, auf dem Sie sich befinden.
7. Um einen Tab zu teilen, klicken Sie auf Teilen.
   • Wichtig: Wenn Sie einen Tab aus Ihrem Dokument, Ihrer Tabelle, Ihrer Präsentation oder Ihrem Whiteboard einblenden, lässt sich dieser Tab nicht ändern. Wenn Sie beim Präsentieren zwischen den Tabs wechseln möchten, können Sie die Inhalte stattdessen über Google Meet einblenden.
8. In Meet sind die Inhalte jetzt in der Videokonferenz zu sehen.

 

 

Dateien als Webseiten veröffentlichen

Webseiten sind eine einfache Möglichkeit, Informationen für ein großes Publikum verfügbar zu machen. Jeder kann die Seiten aufrufen und Sie können steuern, wann Aktualisierungen veröffentlicht werden. Auch Dateien aus Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen lassen sich schnell und einfach als eigene Webseiten veröffentlichen.

Wichtig: Veröffentlichte Dateien können im Internet von jedem gefunden und angesehen werden. Veröffentlichen Sie also nicht leichtfertig private oder vertrauliche Informationen.

• Ihre Google-Dokumente, -Tabellen und -Präsentationen können von mehr als 100 Personen gleichzeitig angesehen werden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Dateien in Google Drive freigeben.
• Sie hosten Webseiten, ohne eine Domain zu erwerben.
• Sie ändern eine Quelldatei ganz wie Sie möchten – andere Nutzer sehen Ihre Änderungen erst dann, wenn Sie die geänderte Fassung freigeben.
• Sie präsentieren öffentlich Flyer, Pressemitteilungen und andere Materialien, ohne Zugriff auf die Quelldateien zu gewähren.

Weitere Informationen

Dateien im Web veröffentlichen

1. Öffnen Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen eine Datei.
2. Klicken Sie oben auf Datei  Freigeben  Im Web veröffentlichen.
3. Wählen Sie eine Veröffentlichungsoption aus:
   • Tabellen: Sie können die gesamte Tabelle oder einzelne Tabellenblätter veröffentlichen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, ein Format für die Veröffentlichung auszuwählen.
   • Präsentationen: Sie können die Geschwindigkeit für das Abspielen der Folien festlegen.
4. Klicken Sie auf Veröffentlichen.
5. Kopieren Sie die URL und senden Sie sie an alle, die Zugriff auf Ihre Datei haben sollen. Sie können den Inhalt auch auf Ihrer Website einbetten.

Automatische Updates in Google Docs und Google Tabellen deaktivieren

Wenn Sie an einer veröffentlichten Google Docs- oder Google Tabellen-Datei Änderungen vornehmen, werden diese automatisch veröffentlicht.

1. Öffnen Sie in Google Docs oder Google Tabellen eine Datei, die Sie bereits im Web veröffentlicht haben.
2. Klicken Sie auf Datei  Freigeben Im Web veröffentlichen.
3. Klicken Sie auf Veröffentlichte Inhalte und Einstellungen.
4. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen neben "Automatisch neu veröffentlichen, wenn Änderungen vorgenommen wurden".
   • Klicken Sie das Kästchen an, um die automatische Veröffentlichung wieder zu aktivieren.

Tipp: Automatische Updates lassen sich nicht in Google Präsentationen deaktivieren.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Google Docs-Editoren.

Angeben, wer auf eine Datei zugreifen kann

Freigabeoptionen für Drive-Dateien einschränken

Wenn Sie eine Google Drive-Datei mit vertraulichem Inhalt freigeben, die Ihnen gehört, können Sie verhindern, dass andere die Datei freigeben, herunterladen, drucken, kopieren oder die Zugriffsberechtigungen ändern.

Weitere Informationen

Verhindern, dass Mitbearbeiter eine Datei freigeben oder die Zugriffsberechtigungen ändern

Wenn Sie eine Datei freigeben, können der Eigentümer und alle Nutzer mit Bearbeitungszugriff die Berechtigungen ändern und die Datei freigeben. So verhindern Sie, dass andere Ihre Datei freigeben:

1. Öffnen Sie die Datei in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
2. Klicken Sie auf Freigeben oder auf „Freigeben“ .
3. Klicken Sie oben auf „Einstellungen“ .
4. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Bearbeiter dürfen Berechtigungen ändern und freigeben.

Wichtig: Wenn Sie festlegen, dass ein Ordner nicht freigegeben werden kann, gilt diese Einschränkung nicht für dessen Inhalt. Wenn Sie die Freigabe der darin enthaltenen Dateien unterbinden möchten, müssen Sie die jeweilige Einstellung für die darin enthaltenen Dateien ändern.

Wenn ein Nutzer mit Mitbearbeiter-Zugriff versucht, eine Datei oder einen Ordner mit eingeschränktem Zugriff für andere freizugeben, muss er die Berechtigung hierfür bei Ihnen per E-Mail anfordern. Sie entscheiden dann, ob Sie sie ihm erteilen. Die Zugriffsberechtigungen kann der Mitbearbeiter nicht ändern, auch wenn Sie die Freigabe genehmigen. Diese Option ist ausgegraut und somit nicht verfügbar.

Verhindern, dass Kommentatoren und Betrachter Dateien herunterladen, drucken oder kopieren

Hinweis: Bei Google Sites-Dateien können Sie diese Optionen nicht einschränken. Wenn Sie diese Optionen bei Audiodateien einschränken, können sie nicht abgespielt werden.

Personen mit Bearbeitungszugriff auf Ihre Dateien haben folgende Möglichkeiten:

• Dateien freigeben
• Bei der Datei Nutzer hinzufügen oder entfernen
• Zugriffsberechtigungen für die Datei ändern
• Dateien kopieren, drucken oder herunterladen

Wichtig: Sie können diese Einstellung nicht auf einen Ordner anwenden, sondern nur auf einzelne Dateien im Ordner.

So verhindern Sie, dass Betrachter und Kommentatoren Ihre Datei drucken, kopieren oder herunterladen:

1. Suchen Sie die Datei oder den Ordner in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
2. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, für die Einschränkungen gelten sollen.
3. Klicken Sie auf Freigeben oder auf .
4. Klicken Sie oben auf „Einstellungen“ .
5. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Betrachter und Kommentatoren sehen die Option zum Herunterladen, Drucken und Kopieren.

Nutzer mit Kommentator- oder Betrachter-Zugriff können freigegebene Dateien weder herunterladen noch drucken oder kopieren, da diese Optionen ausgegraut und somit nicht verfügbar sind.

Hinweis: Sie können zwar festlegen, wie andere Nutzer Ihre Dateien in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen freigeben, drucken, herunterladen und kopieren dürfen, Sie können sie aber nicht davon abhalten, die Dateiinhalte auf andere Weise weiterzugeben.

Informationen dazu, wie Sie die Freigabe für geteilte Ablagen einschränken, finden Sie im Hilfeartikel Einstieg in geteilte Ablagen.

 

 

Datei an einen neuen Eigentümer übertragen

Sie können Ihre eigenen Google Drive-Dateien und -Ordner auf eine andere Person in Ihrer Organisation übertragen. Wenn Sie die Eigentümerschaft an einem Ordner übertragen, müssen Sie dies auch für jede Datei in diesem Ordner tun.

Weitere Informationen

Dateien oder Ordner an einen neuen Eigentümer übertragen

1. Öffnen Sie Google Drive auf dem Computer.
2. Suchen Sie die Datei, die Sie übertragen möchten, und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
3. Klicken Sie auf Freigeben > Freigeben .
4. Klicken Sie neben dem Namen des Empfängers auf den Drop-down-Pfeil Eigentümerschaft übertragen.

 

 

Dateien öffentlich freigeben

Sie können Dateien wie Fallstudien oder Konferenzprogramme im Internet für die Öffentlichkeit verfügbar machen. Dabei lässt sich auswählen, ob andere die Datei nur ansehen oder auch Kommentare hinzufügen oder Änderungen daran vornehmen dürfen.

Wenn Sie eine Datei mit mehr als 100 Personen teilen möchten, empfiehlt es sich, sie stattdessen als Webseite zu veröffentlichen.

Hinweis: Suchmaschinen, Archivierungsbots oder andere Nutzer haben die Möglichkeit, Daten zu speichern, die Sie im Internet freigeben. Das sollte Ihnen bei der öffentlichen Freigabe immer bewusst sein.

Weitere Informationen

Sie können festlegen, ob Ihre Datei für alle Nutzer oder nur für solche mit entsprechender Zugriffsberechtigung zugänglich ist. Wenn Sie den Zugriff für alle Nutzer erlauben, für die der Link verfügbar ist, gilt für Ihren Ordner keine Zugriffsbeschränkung.

1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ .
3. Klicken Sie unter „Allgemeiner Zugriff“ auf den Abwärtspfeil .
4. Wählen Sie aus, wer auf die Datei zugreifen kann.

5. Um die Rolle der Nutzer für Ihre Datei festzulegen, wählen Sie Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter aus.
   • Hier finden Sie Informationen zu den verschiedenen Rollen.
6. Klicken Sie auf Fertig.

 

 

Freigegebene Datei als endgültig kennzeichnen

Wenn Sie an einer freigegebenen Datei nichts mehr ändern möchten, können Sie den Lesemodus für sie aktivieren und sie als endgültig kennzeichnen. Frühere Mitbearbeiter und alle Personen, für die Sie die Datei freigeben, haben dann nur noch die Möglichkeit, sich sie anzusehen. Allerdings wird weder der Überarbeitungsverlauf angezeigt, noch lassen sich Kommentare hinzufügen oder Änderungen vornehmen.

Weitere Informationen

Für Dateien den Schreibschutz aktivieren

Wenn Sie die Datei für bestimmte Personen oder eine Gruppe freigegeben haben:

1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Freigeben"  aus.
2. Klicken Sie rechts neben der Person oder Gruppe, die Sie ändern möchten, auf den Abwärtspfeil Betrachter.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie die Datei für die gesamte Organisation freigegeben haben:

1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Freigeben"  aus.
2. Klicken Sie unter Link abrufen rechts auf den Abwärtspfeil Betrachter.
3. Klicken Sie auf Fertig.

Dateien umbenennen, um sie als endgültig oder archiviert zu kennzeichnen

1. Öffnen Sie die Datei und klicken Sie oben auf den Namen.
2. Geben Sie vor dem Namen [Abgeschlossen] oder [Archiviert] ein.
3. Drücken Sie die Eingabetaste.

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