Conseils pour contrôler l'accès aux réunions et la participation

Guide Google Workspace de la productivité

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Configurer l'accès à l'agenda

Contrôler l'accès à la réunion

Restreindre ou mettre fin à la participation

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Configurer l'accès à l'agenda

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Activer la création de réunions intelligente

Pour mieux contrôler vos informations, vous pouvez activer ou désactiver les fonctionnalités intelligentes de Gmail, Chat et Meet, ainsi que le partage de données entre plusieurs produits. Par exemple, si vous activez les fonctionnalités intelligentes de Gmail, Chat et Meet, les événements ajoutés à Gmail sont automatiquement ajoutés à votre agenda.

Pour Gmail, Chat et Meet :

Accédez à Gmail.
Cliquez sur Paramètres Voir tous les paramètres.
Dans l'onglet "Général", faites défiler la page jusqu'à la section "Fonctionnalités intelligentes et personnalisation".
Pour activer ou désactiver les fonctionnalités intelligentes, cochez ou décochez la case.

Pour les autres produits Google :

Accédez à Gmail.
Cliquez sur Paramètres Voir tous les paramètres.
Dans l'onglet "Général", faites défiler la page jusqu'à la section "Fonctionnalités intelligentes et personnalisation dans d'autres produits Google".
Pour activer ou désactiver le partage de données pour les autres produits, cochez ou décochez la case.
Faites défiler la page et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Ajouter une visioconférence à Outlook

Vous pouvez rapidement ajouter une visioconférence Google Meet à un événement ou à un e-mail Microsoft Outlook à l'aide du module complémentaire Google Meet pour Microsoft Outlook.

Les invités peuvent participer en cliquant sur le lien de la visioconférence dans l'événement Outlook. Si les réunions sont organisées via un compte Google Workspace, les utilisateurs peuvent y participer par téléphone en composant le numéro fourni. Une fois que la visioconférence a démarré, vous pouvez inviter d'autres utilisateurs à y participer.

Si vous utilisez Meet au travail ou à l'école, vous pouvez ajouter à l'événement ou à l'e-mail Outlook des participants externes à votre organisation. Une personne de votre organisation doit accepter leur demande de participation à la réunion.

Conseil : Pour éviter de participer à une réunion avec un code arrivé à expiration et pour bien planifier les réunions que vous créez, vérifiez la date d'expiration des codes de réunion. En savoir plus sur les codes de réunion Google Meet

Une fois que vous avez installé le module complémentaire, une icône Meet s'affiche lorsque vous modifiez un e-mail ou un événement du calendrier Outlook.

Ajouter une visioconférence Meet:

Cliquez sur l'icône Meet .
Si vous y êtes invité, connectez-vous avec votre compte Google (tel que Gmail ou Google Workspace).

Les informations permettant de participer à la visioconférence sont ajoutées à votre invitation.

Consultez le Centre d'aide Google Meet pour en savoir plus

Vérifier la date d'expiration du code de réunion

Les réunions Google Meet peuvent être planifiées dans les produits Google Workspace, comme Agenda, Chat, Gmail et plus encore. Cela signifie que le code unique d'une réunion et son délai d'expiration dépendent du produit dans lequel la réunion est créée.

La plupart des codes de réunion expirent 365 jours après leur dernière utilisation, mais dans certains cas, ils expirent dès la fin de la réunion. Pour éviter de participer à une réunion avec un code arrivé à expiration et pour planifier au mieux vos futures réunions, vérifiez la date d'expiration des codes de réunion.

Consultez le Centre d'aide Google Meet pour en savoir plus

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Contrôler l'accès aux réunions

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Autoriser tous les membres de votre domaine à participer à une visioconférence

En tant qu'organisateur de la réunion, vous pouvez utiliser l'accès rapide pour déterminer si les participants doivent demander à participer à la visioconférence. Lorsque l'accès rapide est activé :

Les participants de votre domaine peuvent rejoindre la réunion automatiquement depuis leur ordinateur ou leur appareil mobile.
Les personnes qui participent à la réunion par téléphone peuvent participer automatiquement.
Tous les participants peuvent appeler une personne externe afin qu'elle rejoigne la réunion.

Comment procéder

Pour activer ou désactiver l'accès rapide

En réunion :

En bas à droite, cliquez sur Commandes de l'organisateur .
Dans le panneau latéral qui s'affiche, activez ou désactivez l'option Accès rapide.

Créez un événement dans Agenda:

Accédez à calendar.google.com.

Cliquez sur Créer un événement Ajouter une visioconférence Google Meet.

Sur la droite, cliquez sur Modifier les paramètres de la conférence .

Cochez la case "Accès rapide".

Cliquez sur Enregistrer.

Configurez votre événement.

Mettre à jour un événement existant dans Agenda:

Accédez à calendar.google.com.

Cliquez sur Modifier un événement existant une réunion Modifier l'événement .

Sous les détails de l'événement, cliquez sur Modifier les paramètres de la conférence .

Cochez la case "Accès rapide".

Cliquez sur Enregistrer.

Consultez le Centre d'aide Google Meet pour en savoir plus

Envoyer les informations d'accès pour une réunion

Pour inviter des personnes à une réunion à laquelle vous participez déjà, consultez les détails de cette réunion. Envoyez-les ensuite par e-mail ou par chat.

Rejoignez une visioconférence Meet.
En bas à droite, cliquez sur Informations sur la réunion Copier les informations de connexion .
Collez ces informations dans un e-mail, un message de chat ou l'application de votre choix.
Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour ouvrir les fichiers joints à l'événement d'agenda, cliquez sur Pièces jointes .

Découvrez comment ajouter des pièces jointes aux événements d'agenda.

Accepter des participants de manière groupée dans une réunion Google Meet

Vous pouvez accepter de manière groupée des participants et des élèves dans une réunion Google Meet. Seul l'organisateur de la réunion peut voir ou approuver les demandes de participation à une réunion. L'organisateur de la réunion doit rester dans la réunion pour approuver les demandes.

Lorsqu'une demande de participation s'affiche, cliquez sur Accepter ou Refuser.
Cliquez sur Tout afficher si plusieurs participants sont en attente pour participer à la réunion. Sélectionnez une option :
- À côté du nom, cliquez sur Accepter ou Refuser la demande pour accepter ou refuser les participants un à un.
- Cliquez sur Tout accepter ou Tout refuser pour accepter ou refuser tous les participants simultanément.

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Restreindre ou mettre fin à la participation

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Couper le micro d'un participant

En cas d'effet de Larsen ou si vous entendez un bruit de fond pendant un appel vidéo, vous pouvez couper le micro des autres participants. Vous pouvez couper le micro d'une personne. Vous pouvez également couper le micro de tout le monde lors d'une grande réunion que vous organisez. Les participants qui souhaitent intervenir peuvent ensuite réactiver leur micro après qu'il a été coupé.

Couper le micro d'un participant

Pendant la réunion:

Placez le curseur sur l'image d'une personne et cliquez sur Couper le son .
En bas à droite, cliquez sur Participants .
- À côté du nom d'un participant, cliquez sur Couper le son .

Couper le son de tous les participants

Pendant la réunion:

Important : La fonctionnalité Gestion par l'organisateur doit être activée pour que vous puissiez couper le son de tous les participants.
En bas à droite, cliquez sur Participants Personnes

Couper le son de tous les participants

Empêcher les participants de partager leur écran

En tant qu'organisateur d'une réunion, vous pouvez empêcher les participants de partager leur écran pendant une réunion.

Activer ou désactiver le partage d'écran

Rejoignez une visioconférence Meet.
En bas à droite, cliquez sur Commandes de l'organisateur .
Dans le panneau latéral qui s'affiche, activez ou désactivez l'option Partager leur écran.

Empêcher les participants d'envoyer des messages de chat

En tant qu'organisateur d'une réunion, vous pouvez empêcher les participants d'envoyer des messages de chat pendant une réunion.

Les organisateurs de réunions peuvent empêcher les participants d'envoyer des messages de chat. Les participants peuvent toujours lire les messages.

Si vous désactivez les messages de chat dans des réunions périodiques ou des réunions qui utilisent le même code, le paramètre est enregistré pour la prochaine réunion planifiée. Si vous désactivez les messages de chat pendant une réunion unique, instantanée ou associée à un alias, le paramètre est réactivé une fois la réunion terminée.

Activer ou désactiver les messages de chat

Rejoignez une visioconférence Meet.
En bas à droite, cliquez sur Commandes de l'organisateur .
Dans le panneau latéral qui s'affiche, activez ou désactivez l'option Envoyer des messages de chat.

Mettre fin à une visioconférence pour tous les participants

Les organisateurs d'une réunion peuvent mettre fin à la l'appel vidéo pour l'ensemble des participants. "Mettre fin à la réunion pour tout le monde" : La réunion se termine et tous les participants en sont automatiquement exclus. Ainsi, vous n'avez pas à exclure manuellement chaque participant.

En bas de la page, cliquez sur Quitter l'appel .
Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Mettre fin à la réunion pour tout le monde.
Pour quitter la réunion sans y mettre fin pour tout le monde, cliquez sur Quitter la réunion.

Remarque : En mettant fin à la réunion, vous mettez fin à toutes les sessions en petits groupes. Si de nombreuses sessions sont en cours, le salon principal se termine en premier et toutes les sessions en petits groupes peuvent prendre quelques minutes.

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