管理離職員工與其相關資料

貴公司有員工離職時,您可以將對方的使用者狀態從「活躍」改為「已封存」,這樣一來,系統會為該員工指派封存使用者 (AU) 授權,方便您妥善保管使用者資料,同時禁止他們存取貴公司的 Google Workspace 服務。

封存使用者授權的運作方式

如要將使用者封存,您必須要有封存使用者授權。

封存使用者授權類型視您使用的 Google Workspace 版本而定。舉例來說,如果您使用的版本是 Enterprise Plus,就必須購買「Enterprise Plus - 封存使用者」授權。下列版本皆提供封存使用者授權:

  • Enterprise Plus
  • Enterprise Standard
  • Business Plus
  • G Suite Business

當您封存使用者後,可以將對方的有效 Google Workspace 授權另行指派給其他使用者。您最多可能要等待 24 小時,才能將這類有效授權指派給其他使用者。

如果您轉換 Google Workspace 訂閱,就必須將封存使用者訂閱也轉換成一樣的版本,才能封存更多使用者。假如您在轉換訂閱前已經封存任何使用者,那麼相關的封存使用者授權會自動轉換成新的封存使用者訂閱。瞭解如何轉換封存使用者訂閱

封存及取消封存對使用者的影響

當您封存使用者後,Google 會妥善保管對方在 Google Workspace 服務中的資料,並讓您能夠透過 Google 保管箱存取。系統會根據保管箱資料保留規則和訴訟保留保護這些資料,且您可搜尋及匯出這類資料。瞭解詳情

  • 如果封存對象是 Enterprise Plus 和 G Suite Business 使用者,系統會按照管理員設定的資料地區存放使用者資料。詳情請參閱選擇資料存放的地理位置
  • 系統會保留 Currents 資料 (訊息、留言和表示喜歡的記錄),但是這些資料最多可能要過 7 天才會顯示在訊息串中。請參閱封存 Currents 使用者
  • 如果封存對象是 Enterprise Plus 和 Enterprise Standard 使用者,Google 雲端硬碟資料遺失防護 (DLP) 功能會繼續為該使用者的資料提供防護。詳情請參閱使用資料遺失防護規則掃描及保護雲端硬碟檔案

使用者遭封存後的影響如下:

  • 無法在任何系統上登入 Google 帳戶,包括 Gmail、Google 日曆、雲端硬碟或任何其他 Google Workspace 服務。
  • 全域通訊清單不會顯示封存使用者,使用者目錄清單則會將這些使用者標示為封存狀態。瞭解全域通訊清單

使用者的封存狀態會顯示於使用者報告中,方便您監控、管理甚至刪除已封存的使用者。

如果您取消封存使用者,系統會根據對方封存使用者授權的版本,為使用者套用相符 Google Workspace 版本的授權。該使用者的 Currents 資料也會恢復讓其他使用者存取。如果您沒有可用的約期授權,就無法取消封存,該使用者也會維持原有的 AU 封存授權狀態。

封存與取消封存功能的運作方式

您可以手動封存使用者,或者使用 Directory API 的 archived 欄位。如果沒有可用的封存使用者授權,當您試圖封存使用者時,畫面上會顯示錯誤訊息。

您可以封存活躍使用者,也可以封存已停權使用者。如果您取消封存使用者,該使用者就會恢復原本的狀態。

您可以將封存使用者刪除或取消封存,但無法將其停權。

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