เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท คุณสามารถเก็บบัญชีผู้ใช้รายดังกล่าวเพื่อรักษาข้อมูลไว้ให้ปลอดภัย และป้องกันไม่ให้พนักงานเข้าถึงบริการของ Google Workspace ได้ การเก็บบัญชีผู้ใช้จะเปลี่ยนสถานะผู้ใช้เป็นเก็บแล้ว และมอบหมายใบอนุญาตผู้ใช้เก่าให้
สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับบัญชีและข้อมูลของผู้ใช้เก่า
เมื่อคุณเก็บบัญชีผู้ใช้ไว้ Google จะเก็บรักษาข้อมูลบริการ Google Workspace ของผู้ใช้ไว้อย่างปลอดภัย หากผู้ใช้มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยหรือใบอนุญาตจากการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าที่มีห้องนิรภัย ข้อมูลของผู้ใช้ก็จะได้รับการป้องกันตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัย ซึ่งจะช่วยให้คุณค้นหาและส่งออกข้อมูลได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
ผู้ใช้คนอื่นๆ ในองค์กรที่มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยจะใช้ข้อมูลของผู้ใช้ (จากบริการหลัก เช่น Gmail และ Google ไดรฟ์ รวมถึงบริการที่ไม่ใช่บริการหลัก เช่น Classroom) ได้
- ข้อมูลของผู้ใช้จะยังอยู่ในเขตข้อมูลเดียวกับที่ผู้ดูแลระบบตั้งไว้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเลือกสถานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์สําหรับข้อมูล
หมายเหตุ: บัญชี Google Workspace for Education ทั้งบัญชีที่ใช้งานอยู่และบัญชีที่เก็บถาวรต้องมีใบอนุญาต Education Standard หรือ Education Plus จึงจะอยู่ภายใต้นโยบายเขตข้อมูล
- ข้อมูลของผู้ใช้จะยังได้รับการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) จาก Google ไดรฟ์ต่อไป โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อใช้ DLP ของ Workspace เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล
หากผู้ใช้มีใบอนุญาตสำหรับการสมัครใช้บริการเสริม เช่น ห้องนิรภัยหรือ Google Voice ผู้ใช้จะยังคงมีใบอนุญาตอยู่หลังจากคุณเก็บผู้ใช้แล้ว หากผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องสมัครใช้บริการเสริมอีกต่อไป คุณสามารถนำใบอนุญาตออกได้หลังจากที่เก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำใบอนุญาตออก
คุณสามารถเก็บได้ทั้งผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่และผู้ใช้ที่ถูกระงับ เมื่อเก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว คุณจะมอบหมายใบอนุญาต Google Workspace ที่ใช้งานอยู่ให้กับผู้ใช้รายอื่นใหม่ได้ภายใน 24 ชั่วโมง
หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว
สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับผู้ใช้หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว
- ไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ที่มีการจัดการได้ ไม่ว่าจะใช้ระบบใด ซึ่งรวมถึงบริการต่างๆ ของ Google Workspace เช่น Gmail, Google ปฏิทิน และไดรฟ์
- ไม่ปรากฏในรายการที่อยู่ร่วม และจะมีสถานะเป็นผู้ใช้เก่าในหน้ารายการไดเรกทอรีของผู้ใช้ โปรดไปที่หัวข้อดูสถานะของบัญชีผู้ใช้
- ลบหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้เก่าได้ แต่จะระงับผู้ใช้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
- แสดงสถานะผู้ใช้เก่าในรายงานผู้ใช้ ซึ่งช่วยให้ตรวจสอบ จัดการ และลบผู้ใช้เก่าได้อย่างง่ายดาย
- รับอีเมลใหม่และคำเชิญในปฏิทินไม่ได้เนื่องจากระบบจะบล็อกรายการดังกล่าวเมื่อส่งไปยังบัญชีของผู้ใช้เก่า
การยกเลิกการเก็บทำงานอย่างไร
เมื่อยกเลิกการเก็บ บัญชีผู้ใช้จะกลับสู่สถานะเดิมและเข้าถึงข้อมูลก่อนหน้านี้ทั้งหมดของตนเองได้อีกครั้ง
หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ คุณต้องมีใบอนุญาตที่ตรงกับรุ่น Google Workspace ของผู้ใช้ หากไม่มีใบอนุญาตที่ใช้งานได้ ระบบจะยกเลิกการเก็บไม่ได้และจะยังเก็บผู้ใช้พร้อมกับใบอนุญาตผู้ใช้เก่าที่มีไว้ต่อไป
หลังจากยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้ คุณต้องมอบหมายใบอนุญาตของ Google Workspace ให้กับผู้ใช้ด้วยตนเอง
ก่อนจะเริ่มต้น: ซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า
หากต้องการเก็บผู้ใช้ คุณต้องมีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า สิ่งที่จะเกิดขึ้นมีดังต่อไปนี้
- Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus - คุณสามารถซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google โปรดดูขั้นตอนที่หัวข้อเพิ่มการสมัครใช้บริการแบบชำระเงินไปยังบัญชีของคุณ
- Business Starter, Business Standard หรือ Business Plus - คุณอาจซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ หากต้องการตรวจสอบ ให้ทำตามขั้นตอนเพื่อเก็บผู้ใช้ในหัวข้อเก็บหรือยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้แต่ละบัญชี (อ่านต่อไปในหน้านี้)
- Education Fundamentals, Education Standard หรือ Education Plus - ใบอนุญาตผู้ใช้เก่าจะรวมอยู่ในการสมัครใช้บริการ Google Workspace for Education หากใช้ใบอนุญาตจนหมดแล้ว คุณสามารถขอเพิ่มได้ผ่านทีมสนับสนุน
คุณยังติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud ได้สำหรับทุกรุ่น
เก็บหรือยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้เป็นรายบุคคล
คุณต้องมีสิทธิ์ในการจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสมจึงจะทำขั้นตอนเหล่านี้ได้ หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นคำสั่งที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ
สำหรับลูกค้า Education โปรดดูบทความนี้
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ คุณจะเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
- ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี > ผู้ใช้
- ค้นหาผู้ใช้ในรายชื่อผู้ใช้ หากต้องการความช่วยเหลือ ให้ไปที่หัวข้อค้นหาบัญชีผู้ใช้
หากต้องการเก็บผู้ใช้ ให้ทำดังนี้
- ชี้เมาส์ไปที่บัญชีผู้ใช้แล้วคลิกตัวเลือกเพิ่มเติม
- วิธีดำเนินการเมื่อคุณมีการสมัครใช้บริการต่อไปนี้
- Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus - เลือกเก็บผู้ใช้
- Business Starter, Business Standard หรือ Business Plus - เลือกลบผู้ใช้
คลิกเก็บผู้ใช้
หากมีข้อความแจ้ง ให้คลิกซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า แล้วทำตามข้อความแจ้ง หากไม่มีตัวเลือกนี้ คุณจะซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้ แต่คุณยังติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud ได้
- คลิกเสร็จ เพื่อยืนยัน
หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ ให้ทำดังนี้
- ชี้ไปที่ผู้ใช้แล้วคลิกยกเลิกการเก็บผู้ใช้
- คลิกเสร็จ เพื่อยืนยัน
เก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้คราวละหลายคน
คุณจะเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้คราวละหลายคนโดยใช้ไฟล์ CSV หรือ API ของ Admin SDK ก็ได้
หากต้องการเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ไฟล์ CSV ให้ทำดังนี้
- ทำตามคำแนะนำในหัวข้อเพิ่มหรืออัปเดตผู้ใช้หลายรายจากไฟล์ CSV
- ในเทมเพลต CSV ที่ดาวน์โหลดไว้ ในคอลัมน์สถานะใหม่ [อัปโหลดเท่านั้น] ให้ป้อน Archived เพื่อเก็บผู้ใช้ หรือ Active เพื่อยกเลิกการเก็บผู้ใช้
หากต้องการเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ Admin SDK API ให้ทำดังนี้
- ทำตามคำแนะนำในส่วน Method: users.update
- กำหนดตัวแปรบูลีน archived เป็นจริงหรือเท็จให้ผู้ใช้แต่ละคนตามความเหมาะสม
