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Archiver les comptes des anciens employés

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Starter, Business Standard et Business Plus, Enterprise Standard et Enterprise Plus. Comparer votre édition

Lorsqu'un employé quitte votre entreprise, vous pouvez archiver ce compte utilisateur pour conserver ses données de manière sécurisée et l'empêcher d'accéder aux services Google Workspace. Si vous archivez un compte utilisateur, son état passe à Archivé et une licence Utilisateur archivé lui est attribuée.

Qu'advient-il du compte et des données d'un utilisateur archivé ?

Lorsque vous archivez un compte utilisateur, Google conserve de façon sécurisée les données des services Google Workspace de l'utilisateur. Si l'utilisateur dispose d'une licence Google Vault ou d'un abonnement Utilisateur archivé contenant Vault, ses données sont protégées conformément aux règles et aux obligations de conservation définies dans Vault, et vous pouvez rechercher et exporter les données. En savoir plus

Les données de l'utilisateur (des services principaux comme Gmail et Google Drive, et des services n'appartenant pas à la suite principale comme Classroom) sont accessibles aux autres utilisateurs de l'organisation.

Si l'utilisateur possède une licence pour un abonnement complémentaire, tel que Vault ou Google Voice, il la conserve après l'archivage. Si l'utilisateur n'a plus besoin de l'abonnement complémentaire, vous pouvez supprimer la licence après avoir archivé le compte utilisateur. En savoir plus sur la suppression de licences

Vous pouvez archiver aussi bien les utilisateurs actifs que les utilisateurs suspendus. Lorsque vous archivez un compte utilisateur, sa licence Google Workspace active devient disponible pour un autre utilisateur dans un délai de 24 heures.

Après l'archivage d'un compte utilisateur

Une fois que vous avez archivé un compte utilisateur, l'utilisateur:

  • ne peut pas se connecter à son compte Google quel que soit le système. ce qui inclut les services Google Workspace tels que Gmail, Google Agenda et Drive ;
  • n'apparaît pas dans la liste d'adresses globale. L'utilisateur apparaît à l'état Archivé dans les listes de l'annuaire des utilisateurs. Consultez Afficher l'état d'un compte utilisateur.
  • peut être supprimé ou désarchivés mais ne peut pas être suspendu dans la console d'administration.
  • affiche l'état archivé dans les rapports "Utilisateur", ce qui permet de surveiller, gérer et supprimer plus facilement les utilisateurs archivés.
  • ne peut pas recevoir de nouveaux e-mails et invitations d'agenda, car ils sont bloqués lorsqu'ils sont envoyés au compte de l'utilisateur archivé.

Fonctionnement du désarchivage

Si vous désarchivez un compte utilisateur, il retrouve son état précédent et l'accès à toutes ses données précédentes.

Pour désarchiver un utilisateur, vous devez disposer d'une licence disponible correspondant à son édition Google Workspace. Si aucune licence active n'est disponible, le processus de désarchivage échoue et l'utilisateur reste archivé avec sa licence Utilisateur archivé.

Après avoir désarchivé un compte utilisateur, vous devez lui attribuer une licence manuellement pour Google Workspace.

Avant de commencer: Acheter un abonnement Utilisateur archivé

Pour archiver un utilisateur, vous devez disposer d'un abonnement Utilisateur archivé. Le processus dépend de votre édition de Google Workspace:

  • Business Starter et Business Standard : suivez la procédure pour archiver un compte utilisateur dans Archiver ou désarchiver un compte utilisateur individuel (plus loin sur cette page). Si vous y êtes invité, cliquez sur Acheter un abonnement Utilisateur archivé et suivez les instructions. Si cette option ne s'affiche pas, cela signifie que vous ne pouvez pas encore souscrire un abonnement Utilisateur archivé dans la console d'administration. Vous pourrez réessayer plus tard.
  • Business Plus, Enterprise Standard et Enterprise Plus : souscrivez un abonnement Utilisateur archivé dans la console d'administration Google. Pour savoir comment procéder, consultez Ajouter un abonnement payant à votre compte.

Pour toutes les éditions, vous pouvez également contacter un conseiller commercial Google ou un partenaire Google Cloud.

Archiver ou désarchiver un compte utilisateur donné

Vous pouvez archiver ou désarchiver un seul compte utilisateur sur la page Utilisateurs ou sur la page individuelle de cet utilisateur.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Dans la console d'administration, accédez à Menu  puis  Annuaire puis Utilisateurs.
  3. Recherchez l'utilisateur dans la liste Utilisateurs. Si vous avez besoin d'aide, consultez Rechercher un compte utilisateur.
  4. Pointez sur le compte utilisateur à archiver ou désarchiver.
  5. Si vous souhaitez archiver un compte utilisateur, cliquez sur Autres options, puis sélectionnez l'option appropriée pour votre édition Google Workspace :
    • Business Starter et Business Standard : sélectionnez Supprimer un compte utilisateur. Sur l'écran suivant, cliquez sur Archiver le compte utilisateur.
    • Business Plus, Enterprise Standard et Enterprise Plus : sélectionnez Archiver le compte utilisateur.
  6. Si vous souhaitez désarchiver un compte utilisateur, cliquez sur Désarchiver le compte utilisateur.
  7. Cliquez sur OK pour confirmer l'opération.

Archiver ou désarchiver des comptes utilisateur de manière groupée

Vous pouvez archiver ou désarchiver des comptes utilisateur de manière groupée à l'aide d'un fichier CSV ou des API Admin SDK.

Pour archiver ou désarchiver plusieurs comptes utilisateur à l'aide d'un fichier CSV:

  1. Suivez les instructions de Ajouter plusieurs utilisateurs à la fois.
  2. Dans le modèle CSV téléchargé, saisissez Archived (Archivé) dans la colonne New Status [UPLOAD ONLY] (Nouvel état [IMPORTATION UNIQUEMENT]) pour archiver un compte utilisateur, ou Active (Actif) pour le désarchiver.

Pour archiver ou désarchiver plusieurs comptes utilisateur à l'aide des API SDK Admin :

  1. Suivez les instructions de Méthode: users.update.
  2. Définissez la variable booléenne archived sur True ou False pour chaque compte utilisateur, selon le cas.

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