Gérer les anciens employés et leurs données

Lorsqu'un employé quitte votre entreprise, vous pouvez faire passer le statut de cet utilisateur d'Actif à Archivé. Cette action attribue à l'utilisateur une licence Utilisateur archivé (UA). Vous pouvez ainsi conserver les données de cet utilisateur de manière plus sécurisée, tout en l'empêchant d'accéder aux services Google Workspace.

Fonctionnement des licences UA

Pour archiver un utilisateur, vous devez disposer d'une licence UA disponible.

Le type de licence correspond à votre édition Google Workspace. Par exemple, si vous utilisez Enterprise Plus, vous achetez des licences Enterprise Plus - Utilisateur archivé. Des licences UA sont disponibles pour ces éditions :

  • Enterprise Plus
  • Enterprise Standard
  • Business Plus
  • G Suite Business

Lorsque vous archivez un utilisateur, sa licence Google Workspace active devient disponible pour un autre utilisateur dans un délai de 24 heures.

Si vous passez à un abonnement Google Workspace, vous devez effectuer la même transition pour votre abonnement UA avant de pouvoir archiver d'autres utilisateurs. Si vous avez déjà archivé des utilisateurs, la transition de leurs licences UA vers le nouvel abonnement UA s'effectue automatiquement. En savoir plus sur la transition des abonnements Utilisateur archivé

Effets de l'archivage et du désarchivage pour l'utilisateur

Lorsque vous archivez un utilisateur, Google conserve de façon sécurisée les données des services Google Workspace de l'utilisateur et les rend disponibles dans Google Vault. Ces données sont protégées conformément aux règles et aux obligations de conservation définies dans Vault, et vous pouvez y effectuer des recherches et les exporter. En savoir plus

Les données de l'utilisateur (des services principaux comme Gmail et Drive, et des services n'appartenant pas à la suite principale comme Google Classroom) sont accessibles aux autres utilisateurs de l'organisation.

Utilisateur archivé

  • ne peut pas se connecter à son compte Google quel que soit le système, ce qui inclut les services Google Workspace tels que Gmail, Google Agenda et Drive ;
  • n'apparaît pas dans la liste d'adresses globale. L'utilisateur apparaît à l'état Archivé dans les listes de l'annuaire des utilisateurs. En savoir plus sur la liste d'adresses globale
  • peut être supprimé ou désarchivés mais ne peut pas être suspendu dans la console d'administration.

L'état "Archivé" d'un utilisateur apparaît dans les rapports "Utilisateur", ce qui permet de surveiller, gérer et supprimer plus facilement les utilisateurs archivés.

Fonctionnement de l'archivage et du désarchivage

Vous pouvez archiver des utilisateurs manuellement ou à l'aide du champ archivé de l'API Directory. Si aucune licence UA n'est disponible, un message d'erreur s'affiche lorsque vous essayez d'archiver un utilisateur.

Vous pouvez archiver aussi bien les utilisateurs actifs que les utilisateurs suspendus. Si vous désarchivez un utilisateur, il retrouve son état précédent et l'accès à toutes ses données précédentes.

Lorsque vous désarchivez un utilisateur, une licence correspondant à son édition Google Workspace doit être disponible. Si aucune licence active n'est disponible, le processus de désarchivage échoue et l'utilisateur reste archivé avec sa licence UA.

Après avoir désarchivé un utilisateur, vous devez lui attribuer une licence manuellement pour Google Workspace.

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