Quando um funcionário sai da sua empresa, você pode arquivar essa conta de usuário para reter os dados com segurança e impedir que ele acesse os serviços do Google Workspace.O arquivamento de uma conta de usuário altera o estado dela para arquivado e atribui a ela uma licença de Usuário arquivado.
O que acontece com a conta e os dados de um usuário arquivado?
Quando você arquiva uma conta de usuário, o Google mantém com segurança os dados de serviços do Google Workspace. Se o usuário tiver uma licença do Google Vault ou uma licença de Usuário arquivado que contenha o Vault, os dados do usuário serão protegidos de acordo com as regras de retenção e as guardas de documentos do Vault, e você poderá pesquisar e exportar os dados. Saiba mais
Os dados do usuário (de serviços principais, como o Gmail e o Drive, e de serviços não principais, como o Google Sala de Aula) estão disponíveis para outros usuários na organização que têm uma licença do Google Vault.
- Os dados dos usuários permanecem na mesma região de dados definida pelo administrador. Saiba mais detalhes em Escolher uma localização geográfica para seus dados.
Observação: as contas do Google Workspace for Education, ativas e arquivadas, precisam ter uma licença do Education Standard ou do Education Plus atribuída para serem cobertas pelas políticas de região de dados.
- A Prevenção contra perda de dados (DLP) do Google Drive continua funcionando nos dados dos usuários. Saiba mais detalhes em Usar a DLP do Workspace para evitar a perda de dados.
Se o usuário tiver uma licença para uma assinatura de complemento, como o Vault ou o Google Voice, ele vai manter a licença depois que você arquivá-la. Se o usuário não precisar mais da assinatura de complementos, será possível remover a licença depois de arquivar a conta dele. Saiba mais sobre como remover licenças.
Você pode arquivar usuários ativos e suspensos. Quando você arquiva uma conta de usuário, a licença ativa do Google Workspace fica disponível para ser atribuída a outra pessoa em até 24 horas.
Depois que um usuário é arquivado
O que acontece depois que você arquiva um usuário:
- não pode fazer login na Conta do Google gerenciada em nenhum sistema (inclusive nos serviços do Google Workspace, como o Gmail, Google Agenda e Drive);
- não aparece na Lista de endereços global Nas listagens do diretório de usuários, eles aparecem com o status "Arquivado". Acesse Ver o status de uma conta de usuário;
- podem ser excluídos ou desarquivados, mas não suspensas no Admin Console;
- Mostre um status arquivado nos relatórios de usuários, facilitando o monitoramento, o gerenciamento e a exclusão de usuários arquivados.
- Ele não recebe novos e-mails e convites da agenda porque eles são bloqueados quando enviados para a conta do usuário arquivado.
Como funciona o desarquivamento
Se você desarquivar uma conta de usuário, ela voltará ao status anterior e recuperará o acesso a todos os dados anteriores.
Para desarquivar um usuário, você precisa de uma licença disponível correspondente à edição do Google Workspace dele. Se nenhuma licença ativa estiver disponível, o processo de desarquivamento não será concluído, e o usuário permanecerá arquivado com a licença de Usuário arquivado.
Após desarquivar uma conta de usuário, você precisará atribuir uma licença do Google Workspace manualmente a ela.
Antes de começar: compre uma assinatura de Usuário arquivado
Para arquivar um usuário, você precisa de uma assinatura de Usuário arquivado. Se você tiver:
- Enterprise Standard ou Enterprise Plus: compre uma assinatura de Usuário arquivado no Google Admin Console. Confira as etapas em Adicionar uma assinatura paga à sua conta.
- Business Starter, Business Standard ou Business Plus: talvez seja possível comprar uma assinatura de Usuário arquivado no Admin Console. Para verificar, siga as etapas para arquivar um usuário em Arquivar ou desarquivar uma conta de usuário individual (mais adiante nesta página).
- Education Fundamentals, Education Standard ou Education Plus: as licenças de usuário arquivado estão incluídas na sua assinatura do Google Workspace for Education. Se você ficar sem espaço, peça mais pelo suporte.
Em todas as edições, você também pode entrar em contato com um representante de vendas do Google ou Google Cloud Partner.
Arquivar ou desarquivar uma conta de usuário individual
Para realizar essas etapas, é necessário ter o privilégio de gerenciamento de usuários apropriado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para concluir estas etapas.
Clientes da edição Education devem consultar este artigo.
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Faça login com uma conta de administrador no Google Admin Console.
Se você não estiver usando uma conta de administrador, não vai conseguir acessar o Admin Console.
- Acesse Menu
Diretório > Usuários.
- Na lista Usuários, encontre o usuário. Se precisar de ajuda, acesse Encontrar uma conta de usuário.
Para arquivar um usuário:
- Aponte para a conta de usuário e clique em Mais opções.
- Se você tiver:
- Enterprise Standard ou Enterprise Plus: selecione Arquivar usuário.
- Business Starter, Business Standard ou Business Plus: selecione Excluir usuário
clique em Arquivar usuário.
Se solicitado, clique em Comprar assinatura de Usuário arquivado e siga as instruções. Se essa opção não estiver disponível, não será possível comprar uma assinatura de Usuário arquivado no Admin Console. Entre em contato com um representante de vendas do Google ou um Google Cloud Partner.
- Clique em Concluir para confirmar.
Para desarquivar um usuário:
- Aponte para o usuário e clique em Desarquivar usuário.
- Clique em Concluir para confirmar.
Arquivar ou desarquivar usuários em massa
Você pode arquivar ou desarquivar usuários em massa usando um arquivo CSV ou as APIs do SDK Admin.
Para arquivar ou desarquivar vários usuários com um arquivo CSV:
- Siga as instruções em Adicionar ou atualizar vários usuários com um arquivo CSV.
- Após fazer o download de um modelo de CSV, na coluna Novo status [APENAS UPLOAD], digite Arquivado para arquivar um usuário ou Ativo para desarquivar um usuário.
Para arquivar ou desarquivar vários usuários usando as APIs do SDK Admin:
- Siga as instruções em Method: users.update.
- Defina a variável booleana archived como True ou False para cada usuário, conforme apropriado.