封存离职员工账号

支持此功能的版本:商务 Plus 版;企业标准版和企业 Plus 版。 比较您的版本

当员工从公司离职后,您可以封存该用户账号,以安全地保留其数据并禁止其访问 Google Workspace 服务。封存用户账号后,系统会将其状态改为“已封存”,并向其分配封存用户专用许可。

封存用户的账号和数据会怎么样?

当您封存用户账号后,Google 会妥善保留该用户的 Google Workspace 服务数据。如果用户拥有 Google 保险柜许可或是来自包含保险柜的封存用户专用订阅的许可,则系统会根据保险柜保留规则和保全来保护用户数据,您可以搜索和导出这些数据。了解详情

该用户的数据(包括来自 Gmail 和 Google 云端硬盘等核心服务的数据和来自 Google 课堂等非核心服务的数据)可供组织内的其他用户访问。

如果用户拥有插件订阅(如保险柜或 Google Voice)的许可,则会在您将其封存后保留许可。如果用户不再需要附加订阅,则您可以在封存用户账号后移除许可。详细了解如何移除许可

您既可以封存活跃用户,也可以封存已暂停的用户。您将用户账号封存后,其原有的 Google Workspace 有效许可在 24 小时内即可重新分配给其他用户使用。

封存用户后

封存用户后,用户会:

  • 在任何系统中都无法登录自己受管理的 Google 账号。包括在 Google Workspace 服务(如 Gmail、Google 日历和云端硬盘)中也无法登录。
  • 不会显示在全局地址列表中。在用户目录列表中,该用户会以“已封存”状态显示。请参阅查看用户账号的状态
  • 可以删除或解除封存,但无法在管理控制台中将其暂停。
  • “已封存”状态会显示在用户报告中,方便您监控、管理乃至最终删除已封存的用户。
  • 无法接收新电子邮件和日历邀请,因为系统会在其发送到封存用户的账号时将其屏蔽。

解除封存的工作原理

如果您将用户账号解除封存,则用户会恢复到之前的状态,并将重新获取其之前所有数据的访问权限。

如需将用户解除封存,您需要拥有与其 Google Workspace 版本匹配的可用许可。如果没有可用的有效许可,则解除封存过程将以失败告终,并且该用户依然持原有封存用户专用许可并保持“已封存”状态。

将用户账号解除封存后,您需要手动为其分配 Google Workspace 许可

准备工作:购买封存用户专用订阅

如需封存用户,您需要使用封存用户专用订阅。如果您:

  • 商务 Plus 版、企业标准版或企业 Plus 版 - 您可以在 Google 管理控制台中购买封存用户专用订阅。有关操作步骤,请参阅向您的账号添加付费订阅
  • 商务新手版或商务标准版 - 您或许可以在管理控制台中购买封存用户专用订阅。如需进行检查,请按照封存或解封单个用户账号(本页面的后续部分)中的步骤封存用户。

或者,对于所有版本,您也可以联系 Google 销售代表Google Cloud 合作伙伴

封存或解除封存单个用户账号

  1. 登录您的 Google 管理控制台

    请使用您的管理员帐号(不是以“@gmail.com”结尾的帐号)登录。

  2. 在管理控制台中,依次点击“菜单”图标 接着点击  目录 接着点击 用户
  3. 用户列表中找到相应用户。如果您需要帮助,请参阅查找用户账号

如需封存用户,请执行以下操作:

  1. 将光标指向相应用户账号,然后点击更多选项
  2. 如果您:
    • 商务 Plus 版、企业标准版或企业 Plus 版 - 选择封存用户
    • 商务新手版或商务标准版 - 选择删除用户接着点击点击封存用户
      如果出现提示,请点击购买封存用户专用订阅,然后按照提示操作。如果此选项不可用,您将无法在管理控制台中购买封存用户专用订阅。请改为与 Google 销售代表Google Cloud 合作伙伴联系。
  3. 点击完成进行确认。

如需解封用户,请执行以下操作:

  1. 将光标指向该用户,然后点击解封用户
  2. 点击完成进行确认。

批量封存或解封用户

您可以使用 CSV 文件或 Admin SDK API 批量封存或解封用户。

如需使用 CSV 文件封存或解除封存多个用户,请执行以下操作:

  1. 按照通过 CSV 文件添加或更新多个用户中的说明操作。
  2. 在所下载的 CSV 模板的新状态(仅适用于上传)列中,输入封存以封存用户,或输入启用以解封用户。

如需使用 Admin SDK API 封存或解除封存多个用户,请执行以下操作:

  1. 按照方法:users.update 中的说明操作。
  2. 根据需要为各个用户将 archived 布尔值变量设为 TrueFalse

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