サポート対象エディション: Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus。 エディションの比較
従業員が離職した場合、ユーザーのデータを安全に保持してユーザーによる Google Workspace サービスへのアクセスを防止するために、そのユーザー アカウントをアーカイブできます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、そのユーザーのステータスが「アーカイブ済み」に変わり、アーカイブ ユーザー ライセンスが割り当てられます。
アーカイブされたユーザーのアカウントとデータはどうなりますか？
ユーザー アカウントをアーカイブすると、Google でそのユーザーの Google Workspace サービスのデータが安全に保管されます。ユーザーが Google Vault ライセンスまたは Vault を含むアーカイブ ユーザーのサブスクリプションのライセンスを持っている場合、ユーザーのデータは Vault の保持ルールと記録保持に沿って保護され、管理者はデータの検索と書き出しを行うことができます。詳細
ユーザーデータ（Gmail や Google ドライブなどのコアサービスや、Classroom などのコアサービス以外のサービスのデータ）は、Google Vault ライセンスを持つ組織内の他のユーザーが使用できます。
- ユーザーのデータは、管理者が設定したデータ リージョン内に留まります。詳しくは、データの地理的な保管場所を選択するをご覧ください。
- ユーザーのデータには、Google ドライブのデータ損失防止（DLP）が引き続き適用されます。詳しくは、Workspace の DLP を使用してデータの損失を防止するをご確認ください。
ユーザーが Vault や Google Voice などのアドオン サブスクリプションのライセンスを持っている場合、ライセンスはアーカイブ後も保持されます。そのユーザーのアドオン サブスクリプションが不要になった場合は、ユーザー アカウントのアーカイブ後にライセンスを削除できます。詳しくは、ライセンスを削除するをご覧ください。
アクティブなユーザーだけでなく停止中のユーザーもアーカイブできます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、アーカイブ後 24 時間以内に、そのユーザーに割り当てられていたアクティブな Google Workspace ライセンスを別のユーザーに再度割り当てることができるようになります。
ユーザーがアーカイブされた後
ユーザーをアーカイブすると、そのユーザーは次のようになります。
- どのシステムからも自分の管理対象の Google アカウントにログインできません。これには、Gmail、Google カレンダー、ドライブなどの Google Workspace サービスが含まれます。
- グローバル アドレス一覧に表示されません。ユーザーは、ユーザー ディレクトリ リストで [アーカイブ済み] ステータスが付いた状態で表示されます。ユーザー アカウントのステータスを表示するをご覧ください。
- 管理コンソールで削除やアーカイブ解除は可能ですが、停止はできません。
- ユーザー レポートでステータスが [アーカイブ済み] と表示されると、アーカイブ ユーザーのモニタリング、管理、そして最終的には削除が容易になります。
- 新しいメールとカレンダーの招待状は、アーカイブされたユーザーのアカウントに送信されるとブロックされるため、受信できません。
アーカイブ解除の仕組み
ユーザー アカウントのアーカイブを解除すると、ユーザーはアーカイブ前のステータスに戻り、以前のデータすべてにアクセスできるようになります。
ユーザーのアーカイブを解除するには、そのユーザーの Google Workspace エディションに対応する利用可能なライセンスが必要です。アクティブなライセンスがない場合、アーカイブ解除操作は失敗し、ユーザーはアーカイブ ユーザー ライセンスでアーカイブされたままになります。
ユーザー アカウントのアーカイブを解除したら、手動で Google Workspace のライセンスを割り当てる必要があります。
始める前に: アーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入する
ユーザーをアーカイブするには、アーカイブ ユーザーのサブスクリプションが必要です。次に例を示します。
- Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus - Google 管理コンソールでアーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入できます。手順については、アカウントに有料サブスクリプションを追加するをご覧ください。
- Business Starter または Business Standard - 管理コンソールでアーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入できる場合があります。確認するには、個々のユーザー アカウントをアーカイブまたはアーカイブ解除する（後述）の手順に沿って、ユーザーをアーカイブします。
また、すべてのエディションについて、Google の営業担当者または Google Cloud パートナーにお問い合わせいただくこともできます。
個々のユーザー アカウントをアーカイブまたはアーカイブ解除する
これらの手順を完了するには、適切なユーザー管理権限が必要です。この権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。
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- 管理コンソールで、メニュー アイコン
[ディレクトリ]
[ユーザー] に移動します。
- [ユーザー] のリストで目的のユーザーを探します。詳しくは、ユーザー アカウントの検索をご覧ください。
ユーザーをアーカイブするには:
- ユーザー アカウントにカーソルを合わせて [その他のオプション] をクリックします。
- ご使用のエディションに応じて以下の操作を行います。
- Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus - [ユーザーをアーカイブ] を選択します。
- Business Starter、Business Standard - [ユーザーを削除] を選択
プロンプトが表示されたら、[アーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入] をクリックし、手順に沿って操作します。このオプションを使用できない場合は、管理コンソールでアーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入できません。代わりに、Google の営業担当者または Google Cloud パートナーにお問い合わせください。
- [完了] をクリックして確定します。
ユーザーのアーカイブを解除するには:
- 対象のユーザーにカーソルを合わせて、[ユーザーのアーカイブを解除] をクリックします。
- [完了] をクリックして確定します。
ユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除する
複数のユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除するには、CSV ファイルまたは Admin SDK API を使用します。
CSV ファイルを使用して複数のユーザーをアーカイブまたはアーカイブ解除するには:
- CSV ファイルから複数のユーザーを追加または更新するの手順で操作します。
- ダウンロードした CSV テンプレートの [New Status [Upload Only]] 列で、「Archived」（ユーザーをアーカイブする場合）または「Active」（ユーザーをアーカイブ解除する場合）と入力します。
Admin SDK API を使用して複数のユーザーをアーカイブまたはアーカイブ解除するには:
- Method: users.update の手順に沿って操作します。
- 必要に応じて、各ユーザーの archived のブール型変数を True または False に設定します。