Ediciones compatibles con esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus y Enterprise Standard y Enterprise Plus. Comparar ediciones
Cuando un empleado deja tu empresa, puedes archivar su cuenta de usuario para conservar sus datos de forma segura y evitar que acceda a los servicios de Google Workspace. Al archivar una cuenta de usuario, su estado pasa a ser archivado y se le asigna una licencia de Usuario archivado.
¿Qué ocurre con los datos y la cuenta de un usuario archivado?
Cuando archivas una cuenta de usuario, Google conserva de forma segura sus datos de los servicios de Google Workspace. Si el usuario tiene una licencia de Google Vault o de una suscripción a Usuario archivado que incluya Vault, los datos del usuario estarán protegidos según las reglas de conservación y las retenciones de Vault, y podrás buscarlos y exportarlos. Más información
Los datos de los usuarios (tanto de servicios principales, como Gmail y Google Drive, como de servicios no principales, como Classroom) estarán disponibles para otros usuarios de tu organización.
- Los datos de los usuarios se conservan en la misma región de datos que el administrador haya seleccionado. Consulta más información en el artículo Regiones de datos: elegir la ubicación geográfica de los datos.
- La función Prevención de la pérdida de datos (DLP) de Google Drive se sigue aplicando a los datos de los usuarios. Consulta más información en el artículo Usar DLP de Workspace para evitar la pérdida de datos.
Si el usuario tiene una licencia de una suscripción complementaria, como Vault o Google Voice, seguirá conservando la licencia después de que la archives. Si el usuario ya no necesita la suscripción complementaria, puedes retirar la licencia después de archivar la cuenta de usuario. Más información sobre cómo retirar licencias
Puedes archivar tanto usuarios activos como usuarios suspendidos. Después de archivar una cuenta de usuario, su licencia activa de Google Workspace pasa a estar disponible para que puedas reasignarla a otro usuario en un plazo de 24 horas.
Después de archivar un usuario
Cuando archivas usuarios, ocurre lo siguiente:
- No pueden iniciar sesión en su cuenta de Google gestionada desde ningún ordenador ni dispositivo, por lo que no pueden acceder a ningún servicio de Google Workspace, incluidos Gmail, Google Calendar y Drive.
- No aparecen en la Lista global de direcciones. En los listados del directorio de usuarios, se muestran como archivados. Consulta el artículo Ver el estado de una cuenta de usuario.
- Se pueden eliminar o desarchivar, pero no suspender en la consola de administración.
- Muestra el estado de archivado en los informes de usuarios, lo que facilita su supervisión, su gestión y, llegado el momento, su eliminación.
- No se pueden recibir invitaciones de calendario ni correos nuevos porque se bloquean cuando se envían a la cuenta del usuario archivado.
Cómo funciona el desarchivado
Cuando desarchivas una cuenta de usuario, recupera su estado anterior y recupera el acceso a todos los datos que tenía.
Para desarchivar un usuario, necesitas una licencia disponible que coincida con su edición de Google Workspace. Si no hay ninguna licencia activa disponible, el usuario no se podrá desarchivar, por lo que seguirá archivado y se quedará con su licencia de Usuario archivado.
Una vez que hayas desarchivado una cuenta de usuario, deberás asignarle una licencia de Google Workspace manualmente.
Antes de empezar: Comprar suscripción a Usuario archivado
Para archivar un usuario, necesitas una suscripción a Usuario archivado. El proceso depende de tu edición de Google Workspace:
- Business Starter y Business Standard: sigue los pasos para archivar usuarios en la sección Archivar o desarchivar cuentas de usuario concretas (más adelante en esta página). Si se te solicita, haz clic en Comprar suscripción a Usuario archivado y sigue las indicaciones. Si no ves esta opción, significa que aún no puedes comprar una suscripción a Usuario archivado en la consola de administración. Puedes intentarlo de nuevo más tarde.
- Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus: compra una suscripción a Usuario archivado en la consola de administración de Google. Consulta cómo hacerlo en el artículo Añadir una suscripción de pago a tu cuenta.
Además, en todas las ediciones puedes ponerte en contacto con un representante de ventas de Google o un Google Cloud Partner.
Archivar o desarchivar cuentas de usuario concretas
Puedes archivar o desarchivar una cuenta de usuario en la página Usuarios o en la página de ese usuario.
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
- En la consola de administración, ve a Menú
Directorio
Usuarios.
- En la lista Usuarios, localiza el usuario. Si necesitas ayuda, consulta el artículo Localizar cuentas de usuario.
- Coloca el cursor sobre la cuenta de usuario que quieras archivar o desarchivar.
- Si quieres archivar un usuario, haz clic en Más opciones y selecciona la opción correspondiente a tu edición de Google Workspace:
- Business Starter y Business Standard: selecciona Eliminar usuario. En la siguiente pantalla, haz clic en Archivar usuario.
- Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus: selecciona Archivar usuario.
- Si quieres desarchivar el usuario, haz clic en Desarchivar usuario.
- Haz clic en Listo para confirmar.
Archivar o desarchivar usuarios en lote
Puedes archivar o desarchivar usuarios en lote con un archivo CSV o con las API del SDK de administrador.
Para archivar o desarchivar varios usuarios con un archivo CSV, haz lo siguiente:
- Sigue las instrucciones del artículo Añadir varios usuarios a la vez.
- En la columna New Status [Upload Only] (Nuevo estado [solo en subidas]) de la plantilla CSV descargada, introduce Archived (Archivado) para archivar usuarios o Active (Activo) para desarchivarlos.
Para archivar o desarchivar varios usuarios con las APIs del SDK de administrador, haz lo siguiente:
- Sigue las instrucciones de la sección Method: users.update.
- Asigna los valores True o False a la variable booleana archived de cada usuario según corresponda.
