รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ได้แก่ Business Starter, Business Standard และ Business Plus และ Enterprise Standard และ Enterprise Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท คุณสามารถเก็บบัญชีผู้ใช้รายดังกล่าวเพื่อรักษาข้อมูลไว้ให้ปลอดภัย และป้องกันไม่ให้พนักงานเข้าถึงบริการของ Google Workspace ได้ การเก็บบัญชีผู้ใช้จะเปลี่ยนสถานะผู้ใช้เป็นเก็บแล้ว และมอบหมายใบอนุญาตผู้ใช้เก่าให้
สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับบัญชีและข้อมูลของผู้ใช้เก่า
เมื่อคุณเก็บบัญชีผู้ใช้ไว้ Google จะเก็บรักษาข้อมูลบริการ Google Workspace ของผู้ใช้ไว้อย่างปลอดภัย หากผู้ใช้มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยหรือใบอนุญาตจากการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าที่มีห้องนิรภัย ข้อมูลของผู้ใช้ก็จะได้รับการป้องกันตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัย ซึ่งจะช่วยให้คุณค้นหาและส่งออกข้อมูลได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
ผู้ใช้คนอื่นๆ ในองค์กรจะใช้ข้อมูลของผู้ใช้ (จากบริการหลัก เช่น Gmail และ Google ไดรฟ์ รวมถึงบริการที่ไม่ใช่บริการหลัก เช่น Classroom) ได้
- ข้อมูลของผู้ใช้จะยังอยู่ในเขตข้อมูลเดียวกับที่ผู้ดูแลระบบตั้งไว้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเลือกสถานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์สําหรับข้อมูล
- ข้อมูลของผู้ใช้จะยังได้รับการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) จาก Google ไดรฟ์ต่อไป โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อใช้ DLP ของ Workspace เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล
หากผู้ใช้มีใบอนุญาตสำหรับการสมัครใช้บริการเสริม เช่น ห้องนิรภัยหรือ Google Voice ผู้ใช้จะยังคงมีใบอนุญาตอยู่หลังจากคุณเก็บผู้ใช้แล้ว หากผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องสมัครใช้บริการเสริมอีกต่อไป คุณสามารถนำใบอนุญาตออกได้หลังจากที่เก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำใบอนุญาตออก
คุณสามารถเก็บได้ทั้งผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่และผู้ใช้ที่ถูกระงับ เมื่อเก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว คุณจะมอบหมายใบอนุญาต Google Workspace ที่ใช้งานอยู่ให้กับผู้ใช้รายอื่นใหม่ได้ภายใน 24 ชั่วโมง
หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว
สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับผู้ใช้หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว
- ไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ที่มีการจัดการได้ ไม่ว่าจะใช้ระบบใด ซึ่งรวมถึงบริการต่างๆ ของ Google Workspace เช่น Gmail, Google ปฏิทิน และไดรฟ์
- ไม่ปรากฏในรายการที่อยู่ร่วม และจะมีสถานะเป็นผู้ใช้เก่าในหน้ารายการไดเรกทอรีของผู้ใช้ โปรดไปที่หัวข้อดูสถานะของบัญชีผู้ใช้
- ลบหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้เก่าได้ แต่จะระงับผู้ใช้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
- แสดงสถานะผู้ใช้เก่าในรายงานผู้ใช้ ซึ่งช่วยให้ตรวจสอบ จัดการ และลบผู้ใช้เก่าได้อย่างง่ายดาย
- รับอีเมลใหม่และคำเชิญในปฏิทินไม่ได้เนื่องจากระบบจะบล็อกรายการดังกล่าวเมื่อส่งไปยังบัญชีของผู้ใช้เก่า
การยกเลิกการเก็บทำงานอย่างไร
เมื่อยกเลิกการเก็บ บัญชีผู้ใช้จะกลับสู่สถานะเดิมและเข้าถึงข้อมูลก่อนหน้านี้ทั้งหมดของตนเองได้อีกครั้ง
หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ คุณต้องมีใบอนุญาตที่พร้อมใช้งานซึ่งตรงกับรุ่น Google Workspace ของผู้ใช้ หากไม่มีใบอนุญาตที่ใช้งานได้ ระบบจะยกเลิกการเก็บไม่ได้และจะยังเก็บผู้ใช้พร้อมกับใบอนุญาตผู้ใช้เก่าที่มีไว้ต่อไป
หลังจากยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้ คุณต้องมอบหมายใบอนุญาตของ Google Workspace ให้กับผู้ใช้ด้วยตนเอง
ก่อนเริ่มต้น: ซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า
หากต้องการเก็บผู้ใช้ คุณต้องมีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า กระบวนการจะขึ้นอยู่กับรุ่น Google Workspace ของคุณ ดังนี้
- Business Starter และ Business Standard - ทำตามขั้นตอนเพื่อเก็บผู้ใช้ในหัวข้อเก็บหรือยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้แต่ละบัญชี (อ่านต่อไปในหน้านี้) หากได้รับข้อความแจ้ง ให้คลิกซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า แล้วทําตามข้อความแจ้ง หากไม่เห็นตัวเลือกนี้ แสดงว่าคุณยังซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้ คุณลองอีกครั้งได้ในภายหลัง
- Business Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus - ซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google โปรดดูขั้นตอนที่หัวข้อเพิ่มการสมัครใช้บริการแบบชำระเงินในบัญชี
คุณยังติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud ได้สำหรับทุกรุ่น
เก็บหรือยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้เป็นรายบุคคล
คุณสามารถเก็บหรือยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้รายเดียวได้ในหน้าผู้ใช้หรือหน้าของผู้ใช้เป็นรายบุคคล
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
- จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี
ผู้ใช้
- ค้นหาผู้ใช้ในรายชื่อผู้ใช้ หากต้องการความช่วยเหลือ ให้ไปที่หัวข้อค้นหาบัญชีผู้ใช้
- ชี้ไปที่บัญชีผู้ใช้เพื่อเก็บหรือยกเลิกการเก็บ
- หากต้องการเก็บผู้ใช้ ให้คลิกตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วเลือกตัวเลือกที่ถูกต้องสำหรับรุ่น Google Workspace ดังนี้
- Business Starter และ Business Standard - เลือกลบผู้ใช้ คลิกเก็บผู้ใช้ในหน้าจอถัดไป
- Business Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus - เลือกเก็บผู้ใช้
- หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ ให้คลิกยกเลิกการเก็บผู้ใช้
- คลิกเสร็จ เพื่อยืนยัน
เก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้คราวละหลายคน
คุณจะเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้คราวละหลายคนโดยใช้ไฟล์ CSV หรือ API ของ Admin SDK ก็ได้
วิธีเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ไฟล์ CSV
- ทำตามคำแนะนำในหัวข้อเพิ่มผู้ใช้หลายคนพร้อมกัน
- ในเทมเพลต CSV ที่ดาวน์โหลดไว้ ในคอลัมน์สถานะใหม่ [อัปโหลดเท่านั้น] ให้ป้อน Archived เพื่อเก็บผู้ใช้ หรือ Active เพื่อยกเลิกการเก็บผู้ใช้
วิธีเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ API ของ Admin SDK
- ทำตามคำแนะนำในส่วน Method: users.update
- กำหนดตัวแปรบูลีน archived เป็นจริงหรือเท็จให้ผู้ใช้แต่ละคนตามความเหมาะสม
