Versioni supportate per questa funzionalità: Business Starter, Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard ed Enterprise Plus. Confronta la tua versione
Quando un dipendente lascia l'azienda, puoi archiviare il relativo account utente per conservare i suoi dati in modo sicuro e impedire che acceda ai servizi Google Workspace. Quando archivi un account utente, lo stato diventa Archiviato e viene assegnata una licenza Utente archiviato.
Cosa succede all'account e ai dati di un utente archiviato?
Quando archivi un account utente, Google conserva in modo sicuro i dati dei servizi Google Workspace dell'utente. Se l'utente ha una licenza Google Vault o una licenza di un abbonamento Utente archiviato che contiene Vault, i suoi dati sono protetti in base alle regole di conservazione e alle archiviazioni a fini legali di Vault e puoi cercarli ed esportarli. Scopri di più
I dati dell'utente (provenienti da servizi principali come Gmail e Google Drive e da servizi secondari come Classroom) sono disponibili per altri utenti dell'organizzazione.
- I dati degli utenti rimangono nella stessa regione di dati impostata dall'amministratore. Per informazioni dettagliate, vedi Scegliere una posizione geografica per i propri dati.
- La prevenzione della perdita di dati (DLP) di Google Drive continua a essere applicata ai dati degli utenti. Per informazioni dettagliate, vai a Utilizzare DLP per Workspace per evitare la perdita di dati.
Se l'utente ha una licenza per un abbonamento aggiuntivo, ad esempio Vault o Google Voice, conserverà la licenza dopo che è stato archiviato. Se l'utente non ha più bisogno dell'abbonamento al componente aggiuntivo, puoi rimuovere la licenza dopo aver archiviato l'account utente. Scopri di più sulla rimozione delle licenze.
Puoi archiviare sia gli utenti sospesi sia quelli attivi. Quando archivi un account utente, la sua licenza Google Workspace attiva diventa disponibile per la riassegnazione a un altro utente entro 24 ore.
Dopo l'archiviazione di un utente
Una volta archiviato un utente, gli utenti:
- Non possono accedere al proprio Account Google gestito in nessun sistema. Sono inclusi i servizi Google Workspace, come Gmail, Google Calendar e Drive.
- Non figurano nell'Elenco indirizzi globale. Negli elenchi delle directory utente, questi utenti sono contrassegnati dallo stato Archiviato. Vai a Visualizzare lo stato di un account utente.
- Possono essere eliminati e la loro archiviazione può essere annullata, ma non possono essere sospesi nella Console di amministrazione.
- Lo stato Archiviato è visualizzato nei report relativi agli utenti, il che semplifica il monitoraggio, la gestione e, infine, l'eliminazione degli utenti archiviati.
- Non possono ricevere nuove email e inviti di calendario perché vengono bloccati quando vengono inviati all'account dell'utente archiviato.
Come funziona l'annullamento dell'archiviazione
Quando annulli l'archiviazione di un account utente, questo torna allo stato precedente e recupera l'accesso a tutti i dati precedenti.
Per annullare l'archiviazione di un utente, devi disporre di una licenza disponibile corrispondente alla sua versione di Google Workspace. Se non è disponibile una licenza attiva, il processo di annullamento dell'archiviazione non riesce e lo stato dell'utente resta Archiviato, con la licenza Utente archiviato che era stata utilizzata al momento dell'archiviazione.
Dopo aver annullato l'archiviazione di un account utente, devi assegnargli manualmente una licenza di Google Workspace.
Prima di iniziare: acquista abbonamento Utente archiviato
Per archiviare un utente, è necessario disporre di un abbonamento Utente archiviato. La procedura dipende dalla versione di Google Workspace che utilizzi:
- Business Starter e Business Standard: segui i passaggi per archiviare un utente descritti in Archiviare un account utente individuale o annullarne l'archiviazione (più avanti in questa pagina). Se richiesto, fai clic su Acquista abbonamento Utente archiviato e segui le istruzioni. Se non vedi questa opzione, significa che non puoi ancora acquistare un abbonamento Utente archiviato nella Console di amministrazione. Puoi riprovare più tardi.
- Business Plus, Enterprise Standard ed Enterprise Plus: acquista un abbonamento Utente archiviato nella Console di amministrazione Google. Per i passaggi da seguire, vedi Aggiungere un abbonamento a pagamento al tuo account.
In alternativa, per tutte le versioni, puoi contattare un rappresentante di vendita Google o un Partner Google Cloud.
Archiviare o annullare l'archiviazione di un singolo account utente
Puoi archiviare o annullare l'archiviazione di un singolo account utente nella pagina Utenti o nella pagina dell'utente in questione.
-
Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
- Nella Console di amministrazione, vai a Menu
Directory
Utenti.
- Individua l'utente nell'elenco Utenti. Se hai bisogno di aiuto, vedi Trovare un account utente.
- Posiziona il puntatore del mouse sull'account utente per archiviare o annullare l'archiviazione.
- Se vuoi archiviare un utente, fai clic su Altre opzioni e seleziona l'opzione corretta per la tua versione di Google Workspace:
- Business Starter e Business Standard: seleziona Elimina utente. Nella schermata successiva, fai clic su Archivia utente.
- Business Plus, Enterprise Standard ed Enterprise Plus: seleziona Archivia utente.
- Se vuoi annullare l'archiviazione di un utente, fai clic su Annulla archiviazione utente.
- Fai clic su Fine per confermare.
Archiviare o annullare l'archiviazione di utenti collettivamente
Puoi archiviare o annullare l'archiviazione degli utenti collettivamente utilizzando un file CSV o le API Admin SDK.
Per archiviare più utenti o annullarne l'archiviazione utilizzando un file CSV:
- Segui le istruzioni riportate in Aggiungere più utenti contemporaneamente.
- Nel modello CSV scaricato, nella colonna New Status [UPLOAD ONLY] (Nuovo stato [solo caricamento]), inserisci Archived (Archiviato) per archiviare un utente o Active (Attivo) per annullare l'archiviazione di un utente.
Per archiviare più utenti o annullarne l'archiviazione utilizzando le API SDK Admin:
- Segui le istruzioni riportate in Metodo: users.update.
- Imposta la variabile booleana archived su True o False per ciascun utente nel modo opportuno.
