Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Starter, Business Standard und Business Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus. Versionen vergleichen
Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, können Sie sein Nutzerkonto archivieren, um seine Daten sicher aufzubewahren und ihn daran zu hindern, auf Google Workspace-Dienste zuzugreifen. Wenn Sie ein Nutzerkonto archivieren, wird sein Status in „Archiviert“ geändert und ihm wird eine Lizenz für archivierte Nutzer zugewiesen.
Was passiert mit dem Konto und den Daten eines archivierten Nutzers?
Wenn Sie ein Nutzerkonto archivieren, werden die Nutzerdaten aus den Google Workspace-Diensten sicher aufbewahrt. Wenn der Nutzer eine Google Vault-Lizenz oder eine Lizenz aus einem Abo für archivierte Nutzer hat, das Vault enthält, werden die Daten des Nutzers gemäß den Vault-Aufbewahrungsregeln und Holds geschützt und Sie können die Daten suchen und exportieren. Weitere Informationen
Die Nutzerdaten, die aus den Hauptdiensten wie Gmail und Google Drive sowie aus nicht zu den Hauptdiensten gehörenden Diensten wie Classroom stammen, sind für andere Nutzer in Ihrer Organisation verfügbar, die eine Google Vault-Lizenz haben.
- Die Daten der Nutzer verbleiben am vom Administrator festgelegten Speicherort für Daten. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Standort für Daten auswählen.
- Der Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) in Google Drive bleibt für die Daten der Nutzer weiterhin aktiv. Weitere Informationen finden Sie unter DLP für Workspace verwenden, um Datenverluste zu verhindern.
Wenn der Nutzer eine Lizenz für ein Add-on-Abo wie Vault oder Google Voice hat, behält er die Lizenz, nachdem Sie ihn archiviert haben. Wenn der Nutzer das Zusatzabo nicht mehr benötigt, können Sie die Lizenz entfernen, nachdem Sie das Nutzerkonto archiviert haben. Weitere Informationen zum Entfernen von Lizenzen
Sie können sowohl aktive als auch gesperrte Nutzer archivieren. Wenn Sie einen Nutzer archivieren, kann seine aktive Google Workspace-Lizenz nach 24 Stunden einem anderen Nutzer zugewiesen werden.
Nach dem Archivieren eines Nutzers
Wenn Sie einen Nutzer archivieren, gilt Folgendes:
- Er kann sich mit seinem verwalteten Google-Konto in keinem System mehr anmelden. Dazu zählen Google Workspace-Dienste wie Gmail, Google Kalender und Google Drive.
- Er wird nicht in der globalen Adressenliste angezeigt. Im Nutzerverzeichnis lautet der Status „Archiviert“. Weitere Informationen finden Sie unter Status eines Nutzerkontos ansehen.
- Kann gelöscht oder wieder aktiviert, aber nicht in der Admin-Konsole gesperrt werden.
- In Berichten zu Nutzern wird der Status „Archiviert“ angezeigt. So können Sie archivierte Nutzer ganz einfach überwachen, verwalten und löschen.
- Sie können keine neuen E-Mails und Kalendereinladungen empfangen, da sie blockiert sind, wenn sie an das Konto des archivierten Nutzers gesendet werden.
Nutzer wieder aktivieren
Wenn Sie einen Nutzer wieder aktivieren, gelten für ihn sein vorheriger Status und der Zugriff auf alle vorherigen Daten.
Wenn Sie einen Nutzer wieder aktivieren möchten, benötigen Sie eine verfügbare Lizenz für seine Google Workspace-Version. Ist keine aktive Lizenz verfügbar, kann er nicht reaktiviert werden. Er bleibt archiviert und behält seine Lizenz für aktivierte Nutzer.
Nachdem Sie einen Nutzer wieder aktiviert haben, müssen Sie ihm eine Lizenz für Google Workspace manuell zuweisen.
Bevor Sie beginnen: Abo für archivierte Nutzer kaufen
Zum Archivieren eines Nutzers benötigen Sie ein Abo für archivierte Nutzer. Beachten Sie die folgenden Hinweise:
- Business Plus, Enterprise Standard oder Enterprise Plus: Sie können ein Abo für archivierte Nutzer in der Admin-Konsole kaufen. Eine entsprechende Anleitung finden Sie im Hilfeartikel Kostenpflichtiges Abo hinzufügen.
- Business Starter oder Business Standard: Möglicherweise können Sie in der Admin-Konsole ein Abo für archivierte Nutzer erwerben. Folgen Sie dazu der Anleitung zum Archivieren eines Nutzers im Abschnitt Einzelne Nutzer archivieren oder wieder aktivieren (weiter unten).
Alternativ können Sie sich bei allen Versionen an einen Google-Vertriebsmitarbeiter oder einen Google Cloud-Partner wenden.
Einzelne Nutzer archivieren oder wieder aktivieren
Zur Durchführung dieser Schritte ist die Berechtigung "User Management" erforderlich. Ohne diese Berechtigung sehen Sie möglicherweise nicht alle Steuerelemente, die zum Abschluss dieser Schritte nötig sind.
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Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
- Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü
Verzeichnis
Nutzer.
- Suchen Sie in der Liste Nutzer nach dem gewünschten Namen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Nutzerkonten finden.
So archivieren Sie einen Nutzer:
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Nutzerkonto und klicken Sie auf Mehr.
- Beachten Sie die folgenden Hinweise:
- Business Plus, Enterprise Standard oder Enterprise Plus: Wählen Sie Nutzer archivieren aus.
- Business Starter oder Business Standard: Wählen Sie Nutzer löschen
Klicken Sie auf Abo für archivierte Nutzer kaufen und folgen Sie der Anleitung. Wenn diese Option nicht verfügbar ist, können Sie in der Admin-Konsole kein Abo für archivierte Nutzer erwerben. Wenden Sie sich stattdessen an einen Google-Vertriebsmitarbeiter oder an einen Google Cloud-Partner.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Fertig.
Nutzer wieder aktivieren:
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Nutzer und klicken Sie auf Nutzer wieder aktivieren.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Fertig.
Mehrere Nutzer gleichzeitig archivieren oder wieder aktivieren
Mithilfe einer Datei mit kommagetrennten Werten (CSV) oder der Admin SDK-APIs können Sie mehrere Nutzer auf einmal archivieren oder wieder aktivieren.
So können Sie mehrere Nutzer mithilfe einer CSV-Datei archivieren oder wieder aktivieren:
- Folgen Sie der Anleitung unter Mehrere Nutzer über eine CSV-Datei hinzufügen oder aktualisieren.
- Geben Sie in der heruntergeladenen CSV-Vorlage in der Spalte New Status [UPLOAD ONLY] (Neuer Status [Nur Uploads]) Archived (Archiviert) ein, um einen Nutzer zu archivieren. Mit Active (Aktiv) reaktivieren Sie einen Nutzer.
So können Sie mehrere Nutzer mithilfe der Admin SDK APIs archivieren oder wieder aktivieren:
- Folgen Sie der Anleitung unter Methode: users.update.
- Sie können die boolesche Variable archived für jeden Nutzer einzeln auf True oder False festlegen.