Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Starter, Business Standard och Business Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus. Jämför utgåvor
När en medarbetare lämnar företaget kan du arkivera användarkontot för att behålla användarens data på ett säkert sätt och förhindra att hen får åtkomst till Google Workspace-tjänster. När du arkiverar ett användarkonto ändras statusen till Arkiverad och användaren tilldelas en licens för Arkiverad användare.
Vad händer med en arkiverad användares konto och data?
När du arkiverar ett användarkonto lagrar Google användarens Google Workspace-tjänstdata på ett säkert sätt. Om användaren har en Google Arkiv-licens eller en licens från en prenumeration på Arkiverad användare som innehåller Arkiv skyddas användarens data enligt lagringsregler och spärrar i Arkiv och du kan söka efter och exportera datan. Läs mer
Användarens data (från tjänster som Gmail och Google Drive och produkter som inte ingår i tjänsterna, till exempel Classroom) är tillgänglig för andra användare i organisationen som har en Google Arkiv-licens.
- Användarnas data finns kvar i samma dataregion som administratören har angett. Mer information finns i Välj en geografisk plats för din data.
- Google Drive DLP (Data Loss Prevention) fortsätter att köras på användarnas data. Mer information finns i Använda DLP för att förhindra dataförluster.
Om användaren har en licens för en tilläggsprenumeration, till exempel Arkiv eller Google Voice, behåller användaren licensen när du har arkiverat hen. Om användaren inte längre behöver tilläggsprenumerationen kan du ta bort licensen efter att ha arkiverat användarkontot. Läs mer om att ta bort licenser.
Du kan arkivera både aktiva och avstängda användare. När du arkiverar ett användarkonto blir personens aktiva Google Workspace-licens tillgänglig för att omtilldelas en annan användare inom 24 timmar.
När en användare har arkiverats
När du har arkiverat en användare
- Hen kan inte logga in på sitt Google-konto på något system. Detta inkluderar Google Workspace-tjänster som Gmail, Google Kalender och Drive.
- visas inte i den globala adresslistan. I användarkataloglistan visas användaren med arkiverad status. Öppna Visa status för ett användarkonto.
- kan tas bort eller arkiveras, men inte stängas av på administratörskonsolen
- har arkiverad status i användarrapporter, vilket gör det lätt att övervaka, hantera och så småningom radera arkiverade användare.
- kan inte ta emot nya e-postmeddelanden och kalenderinbjudningar eftersom de blockeras när de skickas till den arkiverade användarens konto.
Så här fungerar arkivering
När du ångrar arkivering av ett användarkonto återgår användaren till sin tidigare status och återfår åtkomst till all sin tidigare data.
Om du vill ångra arkivering av en användare måste du ha en tillgänglig licens som matchar användarens Google Workspace-utgåva. Om det inte finns någon aktiv licens går det inte att ångra arkivering och användaren förblir arkiverad med sin licens för arkiverad användare.
När du har ångrat arkivering av ett användarkonto måste du manuellt tilldela användaren en licens för Google Workspace.
Innan du börjar: Köp prenumeration på arkiverad användare
Om du vill arkivera en användare måste du ha en prenumeration för arkiverad användare. Om du har:
- Enterprise Standard eller Enterprise Plus – du kan köpa en prenumeration på Arkiverad användare i Googles administratörskonsol. Anvisningar finns i Lägga till en betalprenumeration på ditt konto.
- Business Starter, Business Standard eller Business Plus – du kanske kan köpa en prenumeration på Arkiverad användare i administratörskonsolen. Du kan kontrollera detta genom att följa stegen för att arkivera en användare i Arkivera eller ångra arkivering av ett enskilt användarkonto (senare på den här sidan).
För alla utgåvor kan du även kontakta en Google-säljare eller en Google Cloud-partner.
Arkivera eller ångra arkivering av ett enskilt användarkonto
Om du ska kunna slutföra de här stegen behöver du ha relevant behörighet för användarhantering. Utan rätt behörighet ser du inte alla de kontroller som behövs för att slutföra de här stegen.
-
Logga in med ett administratörskonto på Googles administratörskonsol.
Om du inte använder ett administratörskonto kan du inte komma åt administratörskonsolen.
- Öppna menyn
Katalog > Användare.
- Leta reda på användaren i listan Användare. Öppna Hitta ett användarkonto om du behöver hjälp.
Så här arkiverar du en användare:
- Peka på användarkontot och klicka på Fler alternativ.
- Om du har:
- Enterprise Standard eller Enterprise Plus – välj Arkivera användare.
- Business Starter, Business Standard eller Business Plus – välj Radera användare
klicka på Arkivera användare.
Klicka på Köp prenumeration på arkiverad användare om du uppmanas att göra detta och följ anvisningarna. Om det här alternativet inte är tillgängligt kan du inte köpa en prenumeration på en arkiverad användare i administratörskonsolen. Kontakta i stället en Google-säljare eller en Google Cloud-partner.
- Klicka på Klar.
Så här tar du bort en användare från arkivet:
- Peka på användaren och klicka på Återställ användare från arkiv.
- Klicka på Klar.
Arkivera eller ångra arkivering av användare i grupp
Du kan arkivera eller arkivera användare i grupp med en CSV-fil eller API:er för Admin SDK.
Så här arkiverar eller ångrar du arkivering av flera användare med en CSV-fil:
- Följ anvisningarna i Lägga till eller uppdatera flera användare från en CSV-fil.
- I den nedladdade CSV-mallen anger du i kolumnen Ny status [Enbart uppladdning] Arkiverad om du vill arkivera en användare eller Aktiv om du vill ångra arkivering av en användare.
Så här arkiverar eller ångrar du arkivering av flera användare med API:er för Admin SDK:
- Följ anvisningarna i Metod: users.update.
- Ange den arkiverade booleska variabeln till TRUE eller FALSE för respektive användare, beroende på vad som är tillämpligt.