Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Starter, Business Standard, dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus. Bandingkan edisi
Saat karyawan keluar dari perusahaan, Anda dapat mengarsipkan akun pengguna tersebut untuk menyimpan datanya dengan aman dan mencegah dia mengakses layanan Google Workspace. Mengarsipkan akun pengguna akan mengubah statusnya menjadi diarsipkan dan menetapkan lisensi Arsip Akun Pengguna kepadanya.
Apa yang terjadi pada akun dan data pengguna yang diarsipkan?
Saat Anda mengarsipkan akun pengguna, Google mengelola data layanan Google Workspace pengguna itu dengan aman. Jika pengguna memiliki lisensi Google Vault atau lisensi dari Langganan Arsip Akun Pengguna yang berisi Vault, data pengguna tersebut akan dilindungi sesuai pembekuan dan aturan retensi Vault. Anda juga dapat menelusuri dan mengekspor data tersebut. Pelajari lebih lanjut
Data pengguna (dari layanan inti seperti Gmail dan Google Drive, serta layanan non-inti seperti Classroom) tersedia untuk pengguna lain di organisasi Anda.
- Data pengguna tetap berada di region data yang sama dengan yang ditetapkan oleh administrator. Untuk mengetahui detailnya, buka Memilih lokasi geografis untuk data Anda.
- Pencegahan kebocoran data (DLP) Google Drive tetap berjalan untuk data pengguna. Untuk mengetahui detailnya, buka Menggunakan DLP Workspace untuk mencegah kehilangan data.
Jika pengguna memiliki lisensi untuk langganan add-on, seperti Vault atau Google Voice, dia akan tetap memiliki lisensi tersebut setelah Anda mengarsipkannya. Jika pengguna tidak lagi memerlukan langganan add-on, Anda dapat menghapus lisensi tersebut setelah mengarsipkan akun pengguna. Pelajari lebih lanjut cara menghapus lisensi.
Anda dapat mengarsipkan pengguna yang aktif dan ditangguhkan. Saat Anda mengarsipkan akun pengguna, lisensi Google Workspace-nya yang aktif dapat dialihkan ke pengguna lain dalam waktu 24 jam.
Setelah pengguna diarsipkan
Setelah diarsipkan, pengguna akan:
- Tidak dapat login ke Akun Google terkelolanya, di sistem apa pun. Hal ini termasuk layanan Google Workspace, seperti Gmail, Google Kalender, dan Drive.
- Tidak muncul di Daftar Alamat Global (GAL). Pengguna akan ditampilkan dengan status diarsipkan dalam daftar direktori pengguna. Buka Melihat status akun pengguna.
- Dapat dihapus atau dibatalkan pengarsipannya, tetapi tidak ditangguhkan di konsol Admin.
- Ditampilkan dalam status diarsipkan di laporan pengguna agar pengguna yang diarsipkan mudah dipantau, dikelola, dan dihapus.
- Tidak dapat menerima undangan kalender dan email baru karena diblokir saat dikirim ke akun pengguna yang diarsipkan.
Cara kerja pembatalan pengarsipan
Jika Anda membatalkan pengarsipan, akun pengguna akan kembali ke status sebelumnya dan mendapatkan kembali akses ke semua data lamanya.
Untuk membatalkan pengarsipan pengguna, Anda memerlukan lisensi yang tersedia dan cocok dengan edisi Google Workspace pengguna tersebut. Jika tidak ada lisensi yang aktif, proses pembatalan pengarsipan akan gagal dan pengguna tetap diarsipkan dengan lisensi Arsip Akun Pengguna.
Setelah membatalkan pengarsipan, Anda perlu menetapkan lisensi Google Workspace ke akun pengguna secara manual.
Sebelum memulai: Beli langganan Arsip Akun Pengguna
Untuk mengarsipkan pengguna, Anda memerlukan langganan Arsip Akun Pengguna. Jika Anda memiliki:
- Business Plus, Enterprise Standard, atau Enterprise Plus—Anda dapat membeli langganan Arsip Akun Pengguna di konsol Google Admin. Untuk mengetahui langkah-langkahnya, buka Menambahkan langganan berbayar ke akun Anda.
- Business Starter atau Business Standard—Anda mungkin dapat membeli langganan Arsip Akun Pengguna di konsol Admin. Untuk memeriksanya, ikuti langkah-langkah untuk mengarsipkan pengguna di Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan akun pengguna individual (nanti di halaman ini).
Atau, untuk semua edisi, Anda dapat menghubungi Sales Rep Google atau partner Google Cloud.
Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan akun pengguna individual
Untuk menyelesaikan langkah-langkah ini, Anda memerlukan Hak istimewa pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa ini, semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini mungkin tidak ditampilkan.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
- Di konsol Admin, buka Menu
Direktori
Pengguna.
- Di daftar Pengguna, temukan pengguna. Jika perlu bantuan, buka Menemukan akun pengguna.
Untuk mengarsipkan pengguna:
- Arahkan kursor ke akun pengguna, lalu klik Opsi lainnya.
- Jika Anda memiliki:
- Business Plus, Enterprise Standard, atau Enterprise Plus—Pilih Arsipkan pengguna.
- Business Starter atau Business Standard—Pilih Hapus pengguna
Jika diminta, klik Beli langganan arsip akun pengguna dan ikuti petunjuknya. Jika opsi ini tidak tersedia, Anda tidak dapat membeli langganan Arsip Akun Pengguna di konsol Admin. Sebagai gantinya, hubungi Sales Rep Google atau partner Google Cloud.
- Klik Selesai untuk mengonfirmasi.
Untuk membatalkan pengarsipan pengguna:
- Arahkan kursor ke pengguna, lalu klik Batalkan pengarsipan pengguna.
- Klik Selesai untuk mengonfirmasi.
Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan pengguna secara massal
Anda dapat mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan pengguna secara massal menggunakan file CSV atau Admin SDK API.
Untuk mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan beberapa pengguna menggunakan file CSV:
- Ikuti petunjuk di Menambahkan atau memperbarui beberapa pengguna dari file CSV.
- Pada template CSV yang didownload, di kolom New Status [Upload Only], masukkan Archived untuk mengarsipkan pengguna, atau Active untuk membatalkan pengarsipan pengguna.
Untuk mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan beberapa pengguna menggunakan Admin SDK API:
- Ikuti petunjuk di Method: users.update.
- Tetapkan variabel boolean yang diarsipkan ke True atau False untuk setiap pengguna yang sesuai.