Эта функция доступна в версиях Business Starter, Business Standard и Business Plus, Enterprise Standard и Enterprise Plus. Сравнение версий
Когда сотрудник увольняется, вы можете отправить его аккаунт в архив, чтобы безопасно хранить его данные и заблокировать доступ к сервисам Google Workspace. При этом состояние аккаунта меняется на "В архиве", а пользователю назначается лицензия для отправленных в архив аккаунтов.
Что происходит с отправленным в архив аккаунтом
При отправке аккаунта пользователя в архив его данные из сервисов Google Workspace сохраняются в системах Google. Если у пользователя есть лицензия Google Сейфа или лицензия из подписки на функцию "Отправленный в архив аккаунт", которая предоставляет доступ к Сейфу, то защита его данных будет обеспечена согласно правилам хранения Сейфа и запретам на удаление, а вы сможете выполнять поиск данных и экспортировать их. Подробнее…
Данные пользователя из основных сервисов, таких как Gmail и Google Диск, а также из дополнительных сервисов, таких как Класс, доступны другим пользователям из организации.
- Данные пользователей остаются в том регионе хранения, который был установлен администратором. Подробнее о том, как выбрать регион хранения данных…
- Для документов пользователя на Диске продолжают действовать правила защиты от потери данных (DLP). Дополнительные сведения можно найти в статье Как использовать DLP в Workspace для предотвращения потери данных.
Если у пользователя есть лицензия на дополнение, например Сейф или Google Voice, он сохранит лицензию после того, как вы отправите его аккаунт в архив. Когда дополнение больше не будет нужно, вы можете удалить лицензию после отправки аккаунта в архив. Подробнее об удалении лицензий…
Отправить в архив можно как активные, так и временно заблокированные аккаунты. Если аккаунт пользователя отправлен в архив, его активную лицензию Google Workspace можно будет назначить другому сотруднику в течение 24 часов.
После отправки аккаунта пользователя в архив
Отправленные в архив пользователи:
- Не могут войти в свой управляемый аккаунт Google, в том числе в сервисы Google Workspace, такие как Gmail, Google Календарь и Диск.
- Недоступны в глобальном списке адресов, а в каталоге имеют статус "В архиве". Подробнее о том, как узнать статус аккаунта пользователя…
- Отправленный в архив аккаунт можно вернуть из архива или удалить, но нельзя заблокировать.
- Сведения о статусе аккаунтов включаются в отчеты о пользователях, чтобы администраторам было удобно отслеживать аккаунты в архиве, управлять ими и со временем удалять их.
- Не могут получать новые письма и приглашения на мероприятия, так как при отправке на архивный аккаунт они блокируются.
Возвращение аккаунта из архива
После возврата аккаунта из архива восстанавливается доступ ко всем его данным и предыдущий статус.
Чтобы разархивировать аккаунт, требуется свободная лицензия Google Workspace, совпадающая с той, которая ранее была назначена пользователю. Если свободных активных лицензий нет, появится сообщение об ошибке, а аккаунт останется в архиве.
Когда вы возвращаете аккаунт из архива, вам потребуется назначить ему лицензию Google Workspace вручную.
Подготовка: как оформить подписку на функцию "Отправленный в архив аккаунт"
Чтобы отправить аккаунт пользователя в архив, вам потребуется подписка на функцию "Отправленный в архив аккаунт". Если у вас:
- Business Plus, Enterprise Standard или Enterprise Plus – вы можете купить подписку на функцию "Отправленный в архив аккаунт" в консоли администратора Google. Подробнее о том, как добавить платную подписку в аккаунт…
- Business Starter или Business Standard – в вашей консоли администратора может быть доступна для покупки подписка на функцию "Отправленный в архив аккаунт". Чтобы узнать. доступна ли она, следуйте инструкциям в разделе Как отправить в архив или вернуть из архива одного пользователя.
При использовании любой версии вы можете обратиться к представителю отдела продаж Google или партнеру Google Cloud.
Как отправить в архив или вернуть из архива одного пользователя
-
Войдите в консоль администратора Google.
Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).
- В консоли администратора нажмите на значок меню
Каталог
Пользователи.
- Найдите пользователя в списке. Подробнее о том, как найти аккаунт пользователя…
Чтобы отправить пользователя в архив:
- Наведите указатель мыши на аккаунт пользователя и нажмите Ещё.
- Если у вас:
- Business Plus, Enterprise Standard и Enterprise Plus – выберите Отправить аккаунт пользователя в архив.
- Business Starter или Business Standard – выберите Удалить пользователя
При необходимости нажмите Купить подписку "Отправленный в архив аккаунт" и следуйте инструкциям на экране. Если этот параметр недоступен, вы не сможете купить эту подписку в консоли администратора. Вам нужно будет обратиться в отдел продаж Google или к партнеру Google Cloud Partner.
- Нажмите Готово.
Чтоб вернуть пользователя из архива:
- Наведите указатель мыши на имя пользователя и нажмите Вернуть аккаунт пользователя из архива.
- Нажмите Готово.
Как отправить в архив или вернуть из архива нескольких пользователей
Это можно сделать с помощью CSV-файла или Admin SDK API.
Чтобы отправить в архив или вернуть из него несколько аккаунтов пользователей с помощью CSV-файла:
- Следуйте инструкциям в статье Как добавить или обновить список пользователей с помощью CSV-файла.
- Скачав файл шаблона, в столбце New Status [Upload Only] (Новый статус [Только загрузка]) введите Archived, чтобы отправить пользователя в архив, или Active, чтобы вернуть его из архива.
Чтобы отправить в архив или вернуть из него несколько аккаунтов пользователей с помощью API Admin SDK:
- Следуйте инструкциям на странице Метод: users.update.
- Для логической переменной archived задайте значение True (чтобы отправить пользователя в архив) или False (чтобы вернуть пользователя из архива).