Bu özellik için desteklenen sürümler: Business Plus; Enterprise Standard ve Enterprise Plus. Sürümünüzü karşılaştırın
Şirketinizden ayrılan çalışanların kullanıcı hesabını arşivleyerek ilgili verileri güvenli bir şekilde saklayabilir ve çalışanın Google Workspace hizmetlerine erişmesini engelleyebilirsiniz. Arşivlenen kullanıcı hesaplarının durumu arşivlenmiş olarak değiştirilir ve ilgili kullanıcıya Arşivlenmiş Kullanıcı lisansı atanır.
Arşivlenmiş bir kullanıcının hesabına ve verilerine ne olur?
Bir kullanıcı hesabını arşivlediğinizde Google, kullanıcının Google Workspace hizmetleriyle ilgili verilerini güvenli bir şekilde saklar. Kullanıcının bir Google Apps Kasası lisansı veya Apps Kasası içeren bir Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliğinden gelen lisansı varsa, kullanıcının verileri Apps Kasası saklama kurallarına ve muhafazalarına göre korunur. Gerektiğinde verilerde arama yapabilir ve verileri dışa aktarabilirsiniz. Daha fazla bilgi
Kullanıcının verilerine (Gmail ve Google Drive gibi temel hizmetlerdeki ve Classroom gibi temel olmayan hizmetlerdeki) kuruluştaki diğer kullanıcılar tarafından erişilebilir.
- Kullanıcıların verileri, yönetici tarafından belirlenen veri bölgesinde kalır. Ayrıntılar için Verileriniz için coğrafi konum seçme başlıklı makaleyi inceleyin.
- Google Drive Veri Kaybını Önleme özelliği, kullanıcı verilerinde çalışmaya devam eder. Ayrıntılar için Veri kaybını önlemek için Workspace Veri Kaybını Önleme özelliğini kullanma başlıklı makaleyi inceleyin.
Kullanıcının Apps Kasası veya Google Voice gibi bir eklenti aboneliği için lisansı varsa, kullanıcıyı arşivledikten sonra da lisansı elinde tutar. Kullanıcının artık eklenti aboneliğine ihtiyacı yoksa kullanıcı hesabını arşivledikten sonra lisansı kaldırabilirsiniz. Lisansları kaldırma hakkında daha fazla bilgi edinin.
Hem etkin hem de askıya alınmış kullanıcıları arşivleyebilirsiniz. Arşivlediğiniz kullanıcı hesaplarının etkin Google Workspace lisansları 24 saat içinde başka bir kullanıcıya atanabilir hale gelir.
Kullanıcı arşivlendikten sonra
Arşivlediğiniz kullanıcı:
- Herhangi bir sistemde yönetilen Google Hesabı ile oturum açamaz. Buna Gmail, Google Takvim ve Drive gibi Google Workspace hizmetleri de dahildir.
- Genel Adres Listesi'nde gösterilmez. Kullanıcının durumu, kullanıcı dizini listelerinde "arşivlenmiş" olarak gösterilir. Kullanıcı hesaplarının durumunu görme başlıklı makaleyi inceleyin.
- Silinebilir veya arşivden çıkarılabilir ancak Yönetici Konsolu'nda askıya alınamaz.
- Arşivlenmiş kullanıcıları izlemeyi, yönetmeyi ve silmeyi kolaylaştırmak için kullanıcı raporlarında "arşivlenmiş" durumunu gösterin.
- Arşivlenmiş kullanıcının hesabına gönderildiğinde engellendikleri için yeni e-posta ve takvim davetiyeleri alamaz.
Arşivden kaldırma sürecinin işleyiş şekli
Arşivden çıkardığınız kullanıcı hesapları eski durumuna geri döner ve önceki verilerinin tümüne yeniden erişebilir.
Bir kullanıcıyı arşivden çıkarmak için ilgili kullanıcının Google Workspace sürümüyle eşleşen bir lisansınız olmalıdır. Etkin bir lisans yoksa kullanıcı arşivden çıkarılmaz ve Arşivlenmiş Kullanıcı lisansıyla "arşivlenmiş" olarak kalır.
Arşivden çıkardığınız kullanıcı hesabına, Google Workspace lisansını manuel olarak atamanız gerekir.
Başlamadan önce: Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliği satın alma
Bir kullanıcıyı arşivlemek için Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliğinizin olması gerekir. Eğer:
- Business Plus, Enterprise Standard veya Enterprise Plus: Google Yönetici Konsolunuzda Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliği satın alabilirsiniz. Adımlar için Hesabınıza ücretli abonelik ekleme başlıklı makaleyi inceleyin.
- Business Starter veya Business Standard: Yönetici Konsolunuzda Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliği satın alabilirsiniz. Kontrol etmek için Kullanıcı hesaplarını tek tek arşivleme veya arşivden çıkarma (bu sayfanın sonraki kısmında) bölümündeki adımları uygulayarak bir kullanıcıyı arşivleyin.
Alternatif olarak, tüm sürümler için bir Google satış temsilcisiyle veya bir Google Cloud iş ortağıyla iletişime geçebilirsiniz.
Kullanıcı hesaplarını tek tek arşivleme veya arşivden çıkarma
Bu adımları tamamlamak için uygun Kullanıcı Yönetimi ayrıcalığına sahip olmanız gerekir. Bu ayrıcalık olmadan, bu adımları tamamlamak için gerekli tüm kontrolleri göremezsiniz.
-
Google Yönetici konsolu hesabınızda oturum açın.
Yönetici hesabınızı (@gmail.com ile bitmeyen hesap) kullanarak oturum açın.
- Yönetici Konsolu'nda Menü
Dizin
Kullanıcılar'a gidin.
- Kullanıcılar listesinde kullanıcıyı bulun. Yardıma ihtiyaç duyarsanız Kullanıcı hesabı bulma başlıklı makaleyi inceleyebilirsiniz.
Bir kullanıcıyı arşivlemek için:
- Kullanıcı hesabının üzerine gelin ve Diğer seçenekler'i tıklayın.
- Yapacağınız işlemler aşağıdakilere göre değişiklik gösterir:
- Business Plus, Enterprise Standard veya Enterprise Plus: Kullanıcıyı arşivle'yi seçin.
- Business Starter veya Business Standard: Kullanıcıyı sil'i seçin
İstenirse Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliği satın al'ı tıklayın ve istemleri takip edin. Bu seçenek kullanılamıyorsa Yönetici Konsolunuzda Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliği satın alamazsınız. Bunun yerine bir Google satış temsilcisi veya Google Cloud iş ortağı ile iletişime geçin.
- Onaylamak için Bitti'yi tıklayın.
Bir kullanıcıyı arşivden çıkarmak için:
- Kullanıcının üzerine gelin ve Kullanıcıyı arşivden kaldır'ı tıklayın.
- Onaylamak için Bitti'yi tıklayın.
Kullanıcıları toplu olarak arşivleme veya arşivden çıkarma
CSV dosyası veya Yönetici SDK'sı API'lerini kullanarak kullanıcıları toplu olarak arşivleyebilir ya da arşivden çıkarabilirsiniz.
Birden fazla kullanıcıyı CSV dosyası kullanarak arşivlemek veya arşivden çıkarmak için:
- CSV dosyasından birden fazla kullanıcı ekleme veya güncelleme başlıklı makalede verilen talimatları uygulayın.
- İndirilen CSV şablonunda, Yeni Durum [Sadece Yükleme] sütununa, bir kullanıcıyı arşivlemek için Arşivlendi, bir kullanıcıyı arşivden çıkarmak içinse Etkin yazın.
Yönetici SDK'sı API'lerini kullanarak birden fazla kullanıcıyı arşivlemek veya arşivden çıkarmak için:
- Method: users.update bölümündeki talimatları uygulayın.
- archived boole değişkenini her kullanıcı için uygun şekilde True veya False olarak ayarlayın.