Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Starter, Business Standard et Business Plus, Enterprise Standard et Enterprise Plus. Comparer votre édition
Lorsqu'un employé quitte votre entreprise, vous pouvez archiver ce compte utilisateur pour conserver ses données de manière sécurisée et l'empêcher d'accéder aux services Google Workspace. Si vous archivez un compte utilisateur, son état passe à Archivé et une licence Utilisateur archivé lui est attribuée.
Qu'advient-il du compte et des données d'un utilisateur archivé ?
Lorsque vous archivez un compte utilisateur, Google conserve de façon sécurisée les données des services Google Workspace de l'utilisateur. Si l'utilisateur dispose d'une licence Google Vault ou d'un abonnement Utilisateur archivé contenant Vault, ses données sont protégées conformément aux règles et aux obligations de conservation définies dans Vault, et vous pouvez rechercher et exporter les données. En savoir plus
Les données de l'utilisateur (des services principaux comme Gmail et Google Drive, et des services n'appartenant pas à la suite principale comme Classroom) sont accessibles aux autres utilisateurs de votre organisation disposant d'une licence Google Vault.
- Les données de l'utilisateur sont conservées dans la région de données définie par l'administrateur. Pour en savoir plus, consultez Choisir l'emplacement géographique de vos données.
- La protection contre la perte de données de Google Drive continue de s'appliquer aux données des utilisateurs. Pour en savoir plus, consultez Utiliser la protection contre la perte de données de Workspace.
Si l'utilisateur possède une licence pour un abonnement complémentaire, tel que Vault ou Google Voice, il la conserve après l'archivage. Si l'utilisateur n'a plus besoin de l'abonnement complémentaire, vous pouvez supprimer la licence après avoir archivé le compte utilisateur. En savoir plus sur la suppression de licences
Vous pouvez archiver aussi bien les utilisateurs actifs que les utilisateurs suspendus. Lorsque vous archivez un compte utilisateur, sa licence Google Workspace active devient disponible pour un autre utilisateur dans un délai de 24 heures.
Après l'archivage d'un compte utilisateur
Une fois que vous avez archivé un compte utilisateur, l'utilisateur:
- ne peut pas se connecter à son compte Google quel que soit le système. ce qui inclut les services Google Workspace tels que Gmail, Google Agenda et Drive ;
- n'apparaît pas dans la liste d'adresses globale. L'utilisateur apparaît à l'état Archivé dans les listes de l'annuaire des utilisateurs. Consultez Afficher l'état d'un compte utilisateur.
- peut être supprimé ou désarchivés mais ne peut pas être suspendu dans la console d'administration.
- affiche l'état archivé dans les rapports "Utilisateur", ce qui permet de surveiller, gérer et supprimer plus facilement les utilisateurs archivés.
- ne peut pas recevoir de nouveaux e-mails et invitations d'agenda, car ils sont bloqués lorsqu'ils sont envoyés au compte de l'utilisateur archivé.
Fonctionnement du désarchivage
Si vous désarchivez un compte utilisateur, il retrouve son état précédent et l'accès à toutes ses données précédentes.
Pour désarchiver un compte utilisateur, vous devez disposer d'une licence correspondant à son édition Google Workspace. Si aucune licence active n'est disponible, le processus de désarchivage échoue et l'utilisateur reste archivé avec sa licence Utilisateur archivé.
Après avoir désarchivé un compte utilisateur, vous devez lui attribuer une licence manuellement pour Google Workspace.
Avant de commencer : Acheter un abonnement Utilisateur archivé
Pour archiver un compte utilisateur, vous devez disposer d'un abonnement Utilisateur archivé. Si vous possédez :
- Business Plus, Enterprise Standard ou Enterprise Plus : vous pouvez acheter un abonnement Utilisateur archivé dans la console d'administration Google. Pour connaître la marche à suivre, consultez Ajouter un abonnement payant à votre compte.
- Business Starter ou Business Standard : vous pouvez peut-être acheter un abonnement Utilisateur archivé dans la console d'administration. Pour le vérifier, suivez la procédure permettant d'archiver un compte utilisateur, décrite dans Archiver ou désarchiver un compte utilisateur donné (plus loin sur cette page).
Quelle que soit votre édition, vous pouvez également contacter un conseiller commercial Google ou un partenaire Google Cloud.
Archiver ou désarchiver un compte utilisateur donné
Pour suivre cette procédure, vous avez besoin de droits de gestion des utilisateurs spécifiques. Sans quoi, vous n'aurez pas accès à toutes les commandes requises pour effectuer cette procédure.
-
Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
- Dans la console d'administration, accédez à Menu
Annuaire
Utilisateurs.
- Recherchez l'utilisateur dans la liste Utilisateurs. Si vous avez besoin d'aide, consultez Rechercher un compte utilisateur.
Pour archiver un compte utilisateur :
- Pointez sur le compte utilisateur, puis cliquez sur Plus d'options.
- Si vous possédez :
- Business Plus, Enterprise Standard ou Enterprise Plus : sélectionnez Archiver le compte utilisateur.
- Business Starter ou Business Standard : sélectionnez Supprimer le compte utilisateur
Si vous y êtes invité, cliquez sur Acheter un abonnement Utilisateur archivé, puis suivez les instructions. Si cette option n'est pas disponible, vous ne pouvez pas acheter d'abonnement Utilisateur archivé dans la console d'administration. Contactez plutôt un conseiller commercial Google ou un partenaire Google Cloud.
- Cliquez sur OK pour confirmer.
Pour désarchiver un compte utilisateur :
- Pointez sur l'utilisateur, puis cliquez sur Désarchiver le compte utilisateur.
- Cliquez sur OK pour confirmer.
Archiver ou désarchiver des comptes utilisateur de manière groupée
Vous pouvez archiver ou désarchiver des comptes utilisateur de manière groupée à l'aide d'un fichier CSV ou des API Admin SDK.
Pour archiver ou désarchiver plusieurs comptes utilisateur à l'aide d'un fichier CSV :
- Suivez les instructions de l'article Ajouter ou mettre à jour plusieurs comptes utilisateur à partir d'un fichier CSV.
- Dans le modèle CSV téléchargé, saisissez Archived (Archivé) dans la colonne New Status [UPLOAD ONLY] (Nouvel état [IMPORTATION UNIQUEMENT]) pour archiver un compte utilisateur, ou Active (Actif) pour le désarchiver.
Pour archiver ou désarchiver plusieurs comptes utilisateur à l'aide des API SDK Admin :
- Suivez les instructions de la section Méthode : users.update.
- Définissez la variable booléenne archived sur True ou False pour chaque compte utilisateur, selon le cas.