封存離職員工的帳戶

支援這項功能的版本：Business Starter、Business Standard 和 Business Plus 和 Enterprise Standard 和 Enterprise Plus。 版本比較

貴公司有員工離職時，您可以將其使用者帳戶狀態改為封存，以便安全地保存他們的資料，並防止他們存取 Google Workspace 服務。封存使用者帳戶後，系統會將他們的狀態變更為「已封存」，並為他們指派封存使用者授權。

封存使用者的帳戶和資料會受到什麼影響？

封存使用者帳戶後，Google 會妥善保管使用者的 Google Workspace 服務資料。如果使用者擁有 Google 保管箱授權，或是擁有包含保管箱的封存使用者訂閱授權，那麼使用者的資料會受到保管箱資料保留規則和訴訟保留的保護，且您可以搜尋及匯出這些資料。瞭解詳情

該使用者的資料 (含 Gmail 和 Google 雲端硬碟等核心服務的資料，以及 Google Classroom 等非核心服務的資料) 仍可供機構中的其他使用者存取。

如果使用者擁有加購訂閱 (例如保管箱或 Google Voice) 的授權，在您封存後，使用者會保留授權。如果該使用者不再需要加購訂閱，您可以在封存使用者帳戶後移除授權。進一步瞭解如何移除授權。

您可以封存有效使用者，也可以封存停權使用者。當您封存使用者帳戶後，可以在 24 小時內將他們的有效 Google Workspace 授權另行指派給其他使用者。

封存使用者後，對方會受到以下影響：

如果您取消封存使用者帳戶，該帳戶就會恢復原本的狀態，並且重新獲得所有先前資料的存取權。

如要取消封存使用者，您必須具備與對方 Google Workspace 版本相符的可用授權。如果您沒有可用的授權，就無法取消封存，該使用者也會維持原有的封存使用者封存授權狀態。

取消封存使用者帳戶後，您必須手動指派 Google Workspace 授權。

您需要有封存使用者訂閱才能封存使用者。以下為屆時可能發生的情況：

Business Plus、Enterprise Standard 或 Enterprise Plus：您可以在 Google 管理控制台購買封存使用者訂閱方案。如需詳細步驟，請參閱「為帳戶新增付費訂閱」。
Business Starter 或 Business Standard：您可能可以在管理控制台中購買封存使用者訂閱方案。如要確認，請按照「封存或取消封存個別使用者的帳戶」(本頁的後續章節) 的步驟封存使用者。

或者，無論使用哪種版本，您都可以與 Google 業務代表或 Google Cloud Partner 聯絡。

如要完成這些步驟，您必須取得適當的使用者管理權限。如果沒有這項權限，則看不到完成步驟所需的完整控制項。

封存使用者的步驟如下：

將滑鼠游標移至使用者帳戶，然後點選「更多選項」。
然後，請根據所用版本執行下列操作：
- Business Plus、Enterprise Standard 或 Enterprise Plus：選取「封存使用者」。
- Business Starter 或 Business Standard：依序選取「刪除使用者」按一下「封存使用者」。
  如果出現提示訊息，請按一下「購買封存使用者訂閱」，然後按照提示操作。如果沒有這個選項，代表您無法在管理控制台中購買封存使用者訂閱方案。請改為聯絡 Google 業務代表或 Google Cloud Partner。
按一下「完成」確認操作。

如要取消封存使用者，請按照下列步驟操作：

您可以使用 CSV 檔案或 Admin SDK API 一次將大量使用者封存或取消封存。

如要使用 CSV 檔案封存或取消封存多位使用者，請按照下列步驟操作：

請按照「使用 CSV 檔案新增或更新多位使用者」一文的說明操作。
下載 CSV 範本後，請在「New Status [UPLOAD ONLY]」(新狀態 [僅適用於上傳]) 資料欄中，輸入「Archived」(封存) 來封存使用者，或輸入「Active」(啟用) 取消封存。

如要使用 Admin SDK API 封存或取消封存多位使用者：

我們應如何改進呢？