Mengarsipkan akun mantan karyawan

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Starter, Business Standard, dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus. Bandingkan edisi

Saat karyawan keluar dari perusahaan, Anda dapat mengarsipkan akun pengguna tersebut untuk menyimpan datanya dengan aman dan mencegah dia mengakses layanan Google Workspace. Mengarsipkan akun pengguna akan mengubah statusnya menjadi diarsipkan dan menetapkan lisensi Arsip Akun Pengguna kepadanya.

Apa yang terjadi pada akun dan data pengguna yang diarsipkan?

Saat Anda mengarsipkan akun pengguna, Google mengelola data layanan Google Workspace pengguna itu dengan aman. Jika pengguna memiliki lisensi Google Vault atau lisensi dari Langganan Arsip Akun Pengguna yang berisi Vault, data pengguna tersebut akan dilindungi sesuai pembekuan dan aturan retensi Vault. Anda juga dapat menelusuri dan mengekspor data tersebut. Pelajari lebih lanjut

Data pengguna (dari layanan inti seperti Gmail dan Google Drive, serta layanan non-inti seperti Classroom) tersedia untuk pengguna lain di organisasi Anda.

Data pengguna tetap berada di region data yang sama dengan yang ditetapkan oleh administrator. Untuk mengetahui detailnya, buka Memilih lokasi geografis untuk data Anda.
Pencegahan kebocoran data (DLP) Google Drive tetap berjalan untuk data pengguna. Untuk mengetahui detailnya, buka Menggunakan DLP Workspace untuk mencegah kehilangan data.

Jika pengguna memiliki lisensi untuk langganan add-on, seperti Vault atau Google Voice, dia akan tetap memiliki lisensi tersebut setelah Anda mengarsipkannya. Jika pengguna tidak lagi memerlukan langganan add-on, Anda dapat menghapus lisensi tersebut setelah mengarsipkan akun pengguna. Pelajari lebih lanjut cara menghapus lisensi.

Anda dapat mengarsipkan pengguna yang aktif dan ditangguhkan. Saat Anda mengarsipkan akun pengguna, lisensi Google Workspace-nya yang aktif dapat dialihkan ke pengguna lain dalam waktu 24 jam.

Setelah pengguna diarsipkan

Setelah diarsipkan, pengguna akan:

Tidak dapat login ke Akun Google terkelolanya, di sistem apa pun. Hal ini termasuk layanan Google Workspace, seperti Gmail, Google Kalender, dan Drive.
Tidak muncul di Daftar Alamat Global (GAL). Pengguna akan ditampilkan dengan status diarsipkan dalam daftar direktori pengguna. Buka Melihat status akun pengguna.
Dapat dihapus atau dibatalkan pengarsipannya, tetapi tidak ditangguhkan di konsol Admin.
Ditampilkan dalam status diarsipkan di laporan pengguna agar pengguna yang diarsipkan mudah dipantau, dikelola, dan dihapus.
Tidak dapat menerima undangan kalender dan email baru karena diblokir saat dikirim ke akun pengguna yang diarsipkan.

Cara kerja pembatalan pengarsipan

Jika Anda membatalkan pengarsipan, akun pengguna akan kembali ke status sebelumnya dan mendapatkan kembali akses ke semua data lamanya.

Untuk membatalkan pengarsipan pengguna, Anda memerlukan lisensi yang tersedia dan cocok dengan edisi Google Workspace pengguna tersebut. Jika tidak ada lisensi yang aktif, proses pembatalan pengarsipan akan gagal dan pengguna tetap diarsipkan dengan lisensi Arsip Akun Pengguna.

Setelah membatalkan pengarsipan, Anda perlu menetapkan lisensi Google Workspace ke akun pengguna secara manual.

Sebelum memulai: Beli langganan Arsip Akun Pengguna

Untuk mengarsipkan pengguna, Anda memerlukan langganan Arsip Akun Pengguna. Proses ini bergantung pada edisi Google Workspace Anda:

Business Starter dan Business Standard—Ikuti langkah-langkah untuk mengarsipkan pengguna di Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan akun pengguna individual (nanti di halaman ini). Jika diminta, klik Beli langganan arsip akun pengguna dan ikuti petunjuknya. Jika tidak melihat opsi ini, Anda belum dapat membeli langganan Arsip Akun Pengguna di konsol Admin. Anda dapat mencobanya lagi nanti.
Business Plus, Enterprise Standard, dan Enterprise Plus—Beli langganan Arsip Akun Pengguna di konsol Google Admin. Untuk mengetahui langkah-langkahnya, buka Menambahkan langganan berbayar ke akun Anda.

Atau, untuk semua edisi, Anda dapat menghubungi Sales Rep Google atau partner Google Cloud.

Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan akun pengguna individual

Anda dapat mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan satu akun pengguna di halaman Pengguna atau di halaman masing-masing pengguna.

Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
Di konsol Admin, buka Menu DirektoriPengguna.
Di daftar Pengguna, temukan pengguna. Jika memerlukan bantuan, buka Menemukan akun pengguna.
Arahkan kursor ke akun pengguna untuk mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan.
Jika ingin mengarsipkan pengguna, klik Opsi lainnya, lalu pilih opsi yang tepat untuk edisi Google Workspace Anda:
- Business Starter dan Business Standard—Pilih Hapus pengguna. Di layar berikutnya, klik Arsipkan pengguna.
- Business Plus, Enterprise Standard, dan Enterprise Plus—Pilih Arsipkan pengguna.
Jika ingin membatalkan pengarsipan pengguna, klik Batalkan pengarsipan pengguna.
Klik Selesai untuk mengonfirmasi.

Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan pengguna secara massal

Anda dapat mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan pengguna secara massal menggunakan file CSV atau Admin SDK API.

Untuk mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan beberapa pengguna menggunakan file CSV:

Ikuti petunjuk di Menambahkan beberapa pengguna sekaligus.
Pada template CSV yang didownload, di kolom New Status [Upload Only], masukkan Archived untuk mengarsipkan pengguna, atau Active untuk membatalkan pengarsipan pengguna.

Untuk mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan beberapa pengguna menggunakan Admin SDK API:

Ikuti petunjuk di Method: users.update.
Tetapkan variabel boolean yang diarsipkan ke True atau False untuk setiap pengguna yang sesuai.

Topik terkait

Apakah ini membantu?

Bagaimana cara meningkatkannya?