الإصدارات المتوافقة مع هذه الميزة: Business Starter وBusiness Standard وBusiness Plus؛ Enterprise Standard وEnterprise Plus. مقارنة إصدارك
عندما يغادر موظف شركتك، يمكنك أرشفة حساب هذا المستخدم للاحتفاظ ببياناته بأمان ومنعه من الوصول إلى خدمات Google Workspace. تؤدي أرشفة بيانات حساب المستخدم إلى تغيير حالته إلى "مؤرشَف" ومنحه ترخيص "مستخدِم من الأرشيف".
ماذا يحدث لحساب المستخدم المؤرشَف وبياناته؟
عند أرشفة حساب مستخدِم، تحتفظ Google ببيانات خدمات Google Workspace الخاصة بالمستخدِم بأمان. في حال امتلاك المستخدم ترخيص Google Vault أو ترخيص من اشتراك "مستخدِم من الأرشيف" يتضمن Vault، ستتم حماية بيانات المستخدم وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات في Vault ويمكنك البحث في البيانات وتصديرها. مزيد من المعلومات
تتوفَّر بيانات المستخدِم (من الخدمات الأساسية، مثل Gmail وGoogle Drive، والخدمات غير الأساسية، مثل Classroom) للمستخدمين الآخرين في المؤسسة.
- تظل بيانات المستخدمين متوفّرة في منطقة البيانات نفسها التي حدّدها المشرف. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى اختيار موقع جغرافي لبياناتك.
- يستمر تفعيل ميزة "منع فقدان البيانات" (DLP) في Google Drive على بيانات المستخدمين. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى استخدام ميزة "منع فقدان البيانات" في Workspace للحفاظ على البيانات.
إذا حصل المستخدم على ترخيص اشتراك في إضافة، مثل Vault أو Google Voice، سيحتفظ المستخدم بالترخيص بعد أرشفته. إذا لم يعد المستخدم بحاجة إلى اشتراك الإضافة، يمكنك إزالة الترخيص بعد أرشفة حساب المستخدم. تعرَّف على المزيد من المعلومات حول إزالة التراخيص.
يمكنك أرشفة كلٍّ من المستخدمين النشطين والمُعلَّقين. عند أرشفة بيانات حساب مستخدِم، يصبح ترخيص Google Workspace النشط متاحًا لإعادة منحه إلى مستخدِم آخر في غضون 24 ساعة.
بعد أرشفة المستخدم
بعد أرشفة مستخدم، فإنه:
- لا يتمكن من تسجيل الدخول إلى حساب Google المُدار في أي نظام. ويتضمن ذلك خدمات Google Workspace، مثل Gmail و"تقويم Google" وDrive.
- لا يظهر في قائمة العناوين العمومية. ويظهر المستخدِم في قوائم دليل المستخدِم بحالة "مؤرشَف". يُرجى الانتقال إلى عرض حالة حساب مستخدم.
- يمكن حذفه أو إزالته من الأرشيف، ولكن لا يتم تعليقه في وحدة تحكم المشرف.
- عرض حالة الأرشيف في تقارير المستخدمين، ما يُسهِّل مراقبة المستخدمين المُؤرشَفين وإدارتهم وحذف حساباتهم في نهاية الأمر.
- تعذّر تلقّي دعوات التقويم والبريد الإلكتروني الجديدة لأنّه يتم حظرها عند إرسالها إلى حساب المستخدم المؤرشَف.
كيفية إجراء الإزالة من الأرشيف
في حال إزالة حساب مستخدم من الأرشيف، يعود إلى حالته السابقة وتتاح له مجددًا إمكانية الوصول إلى جميع بياناته السابقة.
لإخراج مستخدم من الأرشيف، يجب أن يكون لديك ترخيص يتطابق مع إصدار Google Workspace الذي يستخدمه. وفي حال عدم توفّر ترخيص سارٍ، تتعذّر عملية الإزالة من الأرشيف وسيظل المستخدِم مؤرشفًا ومحتفظًا بترخيص مستخدِم من الأرشيف.
بعد إزالة حساب مستخدِم من الأرشيف، يجب منحه ترخيصًا يدويًا ليتيح له الوصول إلى Google Workspace.
قبل البدء: شراء اشتراك "مستخدِم من الأرشيف"
إذا أردت أرشفة مستخدم، تحتاج إلى "اشتراك مستخدم من الأرشيف". تعتمد هذه العملية على إصدار Google Workspace الذي تستخدمه:
- Business Starter وBusiness Standard: يمكنك اتّباع خطوات أرشفة مستخدم في أرشفة حساب مستخدم فردي أو إخراجه من الأرشيف (أدناه في هذه الصفحة). انقر على شراء اشتراك مستخدم من الأرشيف واتّبِع التعليمات التي تظهر على الشاشة إذا طُلب منك ذلك. إذا لم يظهر لك هذا الخيار، لا يمكنك شراء اشتراك "مستخدم من الأرشيف" في "وحدة تحكُّم المشرف" بعد. يمكنك إعادة المحاولة لاحقًا.
- Business Plus وEnterprise Standard وEnterprise Plus: يمكنك شراء اشتراك "مستخدم من الأرشيف" في "وحدة تحكّم المشرف في Google". لمعرفة الخطوات، يُرجى الانتقال إلى مقالة إضافة اشتراك مدفوع إلى الحساب.
بالنسبة إلى جميع الإصدارات، يمكنك بدلاً من ذلك التواصل مع ممثل مبيعات Google أو Google Cloud Partner.
أرشفة حساب مستخدم فردي أو إزالته من الأرشيف
يمكنك أرشفة حساب مستخدم واحد أو إزالته من الأرشيف في صفحة المستخدمون أو على صفحة هذا المستخدم الفردي.
-
سجِّل الدخول إلى وحدة تحكم المشرف في Google.
يُرجى تسجيل الدخول باستخدام حساب المشرف (لا ينتهي بالنطاق gmail.com@).
- في وحدة تحكُّم المشرف، انتقِل إلى رمز القائمة
الدليل
المستخدمون.
- في قائمة المستخدمون، ابحث عن المستخدم. في حال كنت بحاجة إلى المساعدة، يُرجى الانتقال إلى العثور على حساب مستخدم.
- يمكنك الإشارة إلى حساب المستخدم لأرشفة الحساب أو إزالته من الأرشيف.
- إذا أردت أرشفة مستخدم، انقر على مزيد من الخيارات واختَر الخيار الصحيح لإصدار Google Workspace:
- Business Starter وBusiness Standard: اختَر حذف المستخدم. في الشاشة التالية، انقر على أرشفة المستخدم.
- Business Plus وEnterprise Standard وEnterprise Plus: اختَر أرشفة المستخدم.
- إذا أردت إزالة مستخدم من الأرشيف، انقر على إزالة المستخدم من الأرشيف.
- انقر على "انتهى" في رسالة التأكيد التي تظهر إذا كان الرمز صحيحًا.
أرشفة المستخدمين أو إخراجهم من الأرشيف بشكلٍ مُجمَّع
يمكنك وضع المستخدمين في الأرشيف أو إزالتهم من الأرشيف بشكلٍ مجمَّع باستخدام ملف CSV أو واجهات برمجة تطبيقات SDK للمشرف.
لأرشفة عدة مستخدمين أو إخراجهم من الأرشيف باستخدام ملف CSV:
- يُرجى اتّباع التوجيهات الواردة في إضافة عدة مستخدمين في آنٍ واحد.
- في نموذج ملف CSV الذي تم تنزيله، في العمود حالة جديدة [تحميل فقط]، يمكنك إدخال تم الوضع في الأرشيف لوضع مستخدم في الأرشيف، أو نشط لإخراج مستخدم من الأرشيف.
لأرشفة عدة مستخدمين أو إخراجهم من الأرشيف باستخدام واجهات برمجة تطبيقات SDK للمشرف:
- يُرجى اتّباع التوجيهات الواردة في الطريقة: users.update.
- يمكنك ضبط المتغيِّر المنطقي وُضِع في الأرشيف على صحيح أو خطأ لكل مستخدم حسب الحاجة.
