บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ หากต้องการดูวิธีแชร์ไฟล์หรือตั้งค่าสิทธิ์สำหรับไฟล์ของตนเอง โปรดไปที่หัวข้อ แชร์ไฟล์จาก Google ไดรฟ์.
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมว่าผู้ใช้จะแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์กับบุคคลภายนอกองค์กรได้หรือไม่ การตั้งค่าการแชร์เหล่านี้ยังมีผลกับรายการจาก Google เอกสาร, ชีต, สไลด์, ไฟล์โปรเจ็กต์ Sites และ My Maps รวมถึงโฟลเดอร์และรายการอื่นๆ ที่เก็บไว้ในไดรฟ์
- ตัวอย่างสถานการณ์การตั้งค่าการแชร์
- เปิดหรือปิดการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ไปยังภายนอก
- อนุญาตให้แชร์ภายนอกกับโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น
- กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่น
- ลองจัดการการแชร์ไดรฟ์โดยใช้กฎการเชื่อถือ
หมายเหตุ: หากต้องการควบคุมการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ไม่มีบัญชี Google ให้เปิดหรือปิดการแชร์กับผู้เข้าชม
ตัวอย่างสถานการณ์การตั้งค่าการแชร์
ตั้งค่าการแชร์ที่กำหนดเองให้กลุ่มหรือหน่วยขององค์กรคุณอาจต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้บางรายหรือหน่วยขององค์กรเพียงบางหน่วยแชร์เนื้อหากับภายนอก และบล็อกการแชร์กับภายนอกให้แก่คนอื่นๆ ซึ่งทำได้โดยใช้การตั้งค่าการแชร์ของไดรฟ์หรือกฎการเชื่อถือ
ในการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ ให้ทำสิ่งต่อไปนี้
- เพิ่มผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มการกำหนดค่า หากยังไม่ได้ดำเนินการ
- ปิดใช้การแชร์กับภายนอกสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุดตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป
- คลิกกลุ่มหรือหน่วยขององค์กรที่ต้องการอนุญาตให้แชร์กับภายนอกทางด้านซ้าย
สำคัญ: การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างการตั้งค่าหน่วยขององค์กร หากผู้ใช้อยู่ในกลุ่มหลายกลุ่ม ระบบจะใช้การตั้งค่าสำหรับกลุ่มที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดกับผู้ใช้
- เปิดการแชร์กับภายนอก
หากใช้กฎการเชื่อถือ ดูวิธีในสร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสำหรับการแชร์ไดรฟ์
คุณอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ไม่มีบัญชี Google ได้โดยเปิดการแชร์สำหรับผู้เข้าชม คุณเลือกอนุญาตให้ผู้เข้าชมแชร์ข้อมูลกับใครก็ได้หรือเฉพาะโดเมนที่เชื่อถือได้ โปรดดูวิธีการที่หัวข้ออนุญาตให้แชร์กับผู้ที่ไม่ได้ใช้ Google ด้วยการแชร์สำหรับผู้เข้าชม
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
การตั้งค่าการแชร์ในคอนโซลผู้ดูแลระบบจะมีผลกับผู้ใช้ตามหน่วยขององค์กรหรือกลุ่ม คุณไม่สามารถควบคุมโฟลเดอร์แต่ละรายการในส่วนไดรฟ์ของฉันของผู้ใช้ได้
หากต้องการอนุญาตให้แชร์เฉพาะบางไฟล์กับภายนอก คุณใช้ไดรฟ์ที่แชร์แทนได้ ซึ่งเมื่อใช้วิธีนี้ ไดรฟ์ที่แชร์จะทำหน้าที่เป็นโฟลเดอร์
- สร้างหน่วยขององค์กรที่ไม่มีสมาชิก
- ปิดใช้การแชร์กับภายนอกสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุดตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป
- เปิดการแชร์กับภายนอกสำหรับหน่วยขององค์กรใหม่ ซึ่งจะลบล้างการตั้งค่าสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุด
- (ไม่บังคับ) หากต้องการอนุญาตให้แชร์กับบุคคลภายนอกองค์กรได้โดยไม่ต้องมีบัญชี Google ให้เปิดการแชร์กับผู้เข้าชมให้กับหน่วยขององค์กรใหม่
- สร้างไดรฟ์ที่แชร์เพื่อให้มีไฟล์และโฟลเดอร์สำหรับการแชร์ภายนอก
- ระบุบุคคลที่อนุญาตให้แชร์ไฟล์ภายนอกและเพิ่มบุคคลนั้นเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ พร้อมระดับการเข้าถึงผู้ร่วมให้ข้อมูล ผู้จัดการเนื้อหา หรือผู้จัดการ หากมีผู้ใช้จำนวนมาก ให้เพิ่มผู้ใช้เป็นกลุ่ม
หมายเหตุ:
- คุณเพิ่มบุคคลภายนอกองค์กรเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ได้ หากมีบัญชี Google หากไม่มีบัญชี Google คุณสามารถเปิดการแชร์กับผู้เข้าชมเพื่อให้ผู้ใช้แชร์เนื้อหากับบุคคลภายนอกองค์กรได้
- ตรวจสอบและทําความเข้าใจสิทธิ์ที่แต่ละระดับการเข้าถึงมอบให้ กำหนดระดับการเข้าถึงที่เหมาะสมให้แก่สมาชิกไดรฟ์ที่แชร์โดยพิจารณาตามความต้องการเฉพาะขององค์กร
- มอบสิทธิ์ไดรฟ์ที่แชร์ให้กับหน่วยขององค์กรใหม่
- ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์
- (ไม่บังคับ) หากต้องการรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเพิ่มเนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์และแชร์กับภายนอก ให้ตั้งค่ากฎการรายงานตามเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์
เปิดหรือปิดการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ไปยังภายนอก
การแชร์เนื้อหาในไดรฟ์กับบุคคลภายนอกองค์กรเป็นส่วนสำคัญในการทำงานร่วมกัน แต่ก็มีความเสี่ยงต่ออุบัติเหตุข้อมูลรั่วไหล หากเปิดการแชร์ภายนอก คุณจะมีตัวเลือกให้จำกัดการแชร์ เช่น เตือนผู้ใช้ก่อนแชร์ หรือบล็อกไม่ให้แชร์ลิงก์
หากปิดการแชร์กับภายนอก ผู้ใช้จะแชร์รายการต่อไปนี้กับผู้ใช้ภายนอกไม่ได้
- คำเชิญไปยังรายการที่สร้างในเอกสาร ชีต และสไลด์
- ลิงก์ไปยังไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์
- รายการที่แนบมากับอีเมล ไม่ว่าจะเป็นรายการที่อัปโหลดจากอุปกรณ์โดยตรงหรือจัดเก็บไว้ในไดรฟ์
นอกจากนี้ คุณยังบล็อกรายการเดียวกันที่ผู้ใช้ภายนอกส่งไปยังผู้ใช้ในองค์กรของคุณได้ด้วย ข้อจำกัดเหล่านี้มีผลกับสมาชิกกลุ่มภายนอก เมื่อแชร์ไฟล์กับกลุ่มที่มีผู้ใช้ภายนอก ผู้ใช้ภายนอกเหล่านั้นจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
วิธีเปิดหรือปิดการแชร์กับภายนอก
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
-
คลิกการตั้งค่าการแชร์ > ตัวเลือกการแชร์
-
หากต้องการใช้การตั้งค่ากับทุกคน ให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือเลือกหน่วยขององค์กรย่อยหรือกลุ่มการกำหนดค่า
- หากต้องการเปิดการแชร์กับภายนอก ให้คลิกเปิดแล้วเลือกตัวเลือกการแชร์
- หากต้องการปิดการแชร์กับภายนอก ให้คลิกปิด คุณยังบล็อกการแชร์เนื้อหาภายนอกกับผู้ใช้ไม่ได้ ซึ่งรวมถึงเนื้อหาในระบบพื้นที่เก็บข้อมูลของบุคคลที่สาม
-
คลิกบันทึก หากกำหนดค่าหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มไว้แล้ว คุณอาจรับค่าหรือลบล้างหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือยกเลิกการตั้งค่ากลุ่มได้
อนุญาตให้แชร์ภายนอกกับโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus, G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
คุณสามารถอนุญาตให้แชร์ไฟล์เฉพาะกับโดเมนที่เชื่อถือได้ (ได้รับอนุญาต) สิ่งที่ควรทราบเมื่อใช้รายการอนุญาตเพื่อจำกัดการแชร์มีดังนี้
- โดเมนนั้นต้องเป็นโดเมน Google Workspace เว้นแต่ว่าคุณจะใช้การแชร์สำหรับผู้เข้าชม
- โปรดเลือกเฉพาะโดเมนในรายการที่อนุญาตเพื่อแชร์ไฟล์ โดยทั้งหมดจะเป็นโดเมนที่เชื่อถือได้
- ผู้ใช้จะไม่สามารถแชร์ไฟล์กับบัญชีส่วนบุคคลได้
- หากองค์กรของคุณมีทั้งใบอนุญาต Cloud Identity และ Google Workspace รายการที่อนุญาตจะมีผลกับผู้ใช้ Cloud Identity ด้วยเช่นกัน
ก่อนเริ่มต้น: หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางราย ให้เพิ่มบัญชีของผู้ใช้ที่ต้องการในหน่วยขององค์กร (เพื่อตั้งค่าตามแผนก) หรือเพิ่มไปยังกลุ่มการกำหนดค่า (เพื่อตั้งค่าให้กับผู้ใช้ในแผนกต่างๆ)
เพิ่มโดเมนที่เชื่อถือได้ลงในรายการที่อนุญาต หากยังไม่ได้เพิ่ม
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
- คลิกการตั้งค่าการแชร์
- หากต้องการใช้การตั้งค่ากับทุกคน ให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือเลือกหน่วยขององค์กรย่อยหรือกลุ่มการกำหนดค่า
- คลิกโดเมนในรายการที่อนุญาต แล้วเลือกตัวเลือกการแชร์
- คลิกบันทึก หากกำหนดค่าหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มไว้แล้ว คุณอาจรับค่าหรือลบล้างหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือยกเลิกการตั้งค่ากลุ่มได้
ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงกว่าจะเห็นการเปลี่ยนแปลง ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน
กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่น
คุณสามารถอนุญาตหรือบล็อกการย้ายเนื้อหาจากไดรฟ์ที่แชร์ที่เกี่ยวข้องกับแหล่งที่มาหรือเป้าหมายภายนอก เช่น
- คุณสามารถบล็อกการย้ายเนื้อหาจากไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกหรือ "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ภายนอกได้
- คุณสามารถบล็อกการย้ายเนื้อหาจาก "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกได้
โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อควบคุมการแชร์สำหรับองค์กร
ลองจัดการการแชร์ไดรฟ์โดยใช้กฎการเชื่อถือ
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus, Enterprise Essentials Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
คุณใช้กฎการเชื่อถือในการจัดการการแชร์ทั้งภายในและภายนอกองค์กรแทนการตั้งค่าไดรฟ์ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมบุคคลที่ผู้ใช้ของคุณแชร์ข้อมูลด้วยได้มากขึ้น โปรดดูรายละเอียดในหัวข้อ สร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสําหรับการแชร์ไดรฟ์
