Начало работы: руководство по настройке Диска для администраторов

Как настроить разрешения совместного доступа для пользователей Диска

Администратор G Suite может контролировать, как сотрудники организации предоставляют доступ к своим файлам и папкам на Google Диске – документам, таблицам, презентациям, картам и любым другим объектам. Когда пользователи предоставляют доступ к папкам, как правило, становится доступным всё их содержимое.

Эта статья предназначена для администраторов. О предоставлении доступа к личным файлам и настройке разрешений для них читайте в статье Как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске.

Подготовка (необязательно)

Как задать разрешения для отделов или доменов

Эта функция доступна в версиях G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite for Education и G Suite for Nonprofits. Сравнить версии

Владельцы файлов могут делиться ими согласно разрешениям, заданным для их организационных подразделений или групп. Как правило, вы можете выбрать разрешения для организационных подразделений или своего домена. Затем их можно настроить для групп пользователей, принадлежащих к одному или нескольким организационным подразделениям.

  1. Добавьте организационное подразделение для каждого отдела или домена. Подробнее…
  2. Переместите пользователей в организационные подразделения. Подробнее…
  3. Настройте разрешения совместного доступа для каждого организационного подразделения. Подробнее…
  4. При необходимости настройте разрешения совместного доступа для групп.

Если владелец файла переходит в другое организационное подразделение или группу, а также если право собственности на файл передается сотруднику другого отдела или группы, то в действие вступают разрешения, заданные для нового организационного подразделения или группы. Кроме того, при изменении приоритета групп могут также измениться и разрешения совместного доступа для владельца файла. Подробнее о группах

Пользователи не могут обладать более широкими правами доступа к файлам, чем владельцы этих файлов, даже если они входят в организационное подразделение или группу с более широкими правами.

Как настроить разрешения совместного доступа

Как разрешить сотрудникам предоставлять доступ к файлам всем пользователям

Вы можете разрешить сотрудникам предоставлять доступ к общим файлам пользователям за пределами организации. и публиковать их в Интернете.

Клиенты Cloud Identity: если увсех ваших пользователей есть лицензии Cloud Identity, они могут предоставлять доступ к файлам внешним пользователям и публиковать файлы в Интернете.

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Google Диск и Документы.
  3. Нажмите Настройки доступа.
  4. Чтобы применить настройки ко всем пользователям, выберите организационное подразделение верхнего уровня. В противном случае выберите дочернее подразделение или группу конфигурации.

    Вы можете применять эту функцию к отдельному подразделению или группе, только если в организации используется G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits или G Suite Essentials. Подробнее о разнице между версиями G Suite

  5. В разделе Предоставление доступа пользователям не из домена организация установите значение "Разрешено" и выберите параметры доступа.

    Вариант Описание
    Включено Сотрудники смогут разрешать пользователям вне организации просматривать, комментировать и редактировать файлы, к которым предоставлен доступ.
    Предупреждать о предоставлении доступа к файлам пользователей в организационном подразделении организация пользователям не из домена организация

    Необязательно: предоставляя доступ внешним пользователям, сотрудники увидят соответствующее предупреждение и должны будут убедиться, что файлы не являются конфиденциальными.

    Предупреждения появляются, когда пользователь хочет поделиться файлами в редакторе Документов или на Диске. Если сотрудник отправляет ссылки на документы в электронном письме или аналогичным способом напрямую открывает доступ к файлам, предупреждение не появляется.​

    Разрешить пользователям в организационном подразделении организация отправлять приглашения на совместный доступ пользователям не из домена организация, не имеющим аккаунта Google

    Необязательно: сотрудники смогут предоставлять доступ к файлам внешним пользователям, у которых нет аккаунтов Google.Если снять этот флажок, пользователи смогут предоставлять доступ только тем внешним получателям, у которых есть аккаунт Google или которые входят в список рассылки Google Групп.

    Если вы выберете этот параметр, вам также нужно будет выбрать один из следующих параметров.

    • Предоставлять доступ к файлу внешним пользователям, только если они вошли в аккаунт Google.Чтобы открыть файл, получателю необходимо войти в аккаунт Google, если файл не находится в общем доступе в Интернете или не доступен всем, у кого есть ссылка.

      Примечание. В аккаунтах Google необязательно использовать адреса Gmail или G Suite.Если у получателя нет аккаунта Google, отправьте ему ссылку https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.
       
    • Разрешить внешним пользователям предварительный просмотр файла без входа в аккаунт Google.Получатели смогут просматривать файл в режиме "только чтение", не входя в аккаунт Google.

    Чтобы редактировать или комментировать файлы, пользователю понадобится войти в аккаунт Google (или в гостевой аккаунт, если используется гостевой доступ). Кроме того, в его приглашении на совместный доступ должны быть соответствующие разрешения.

    Разрешить пользователям в организационном подразделении организация публиковать файлы в Интернете или делать их видимыми для любых пользователей либо для тех, у кого есть ссылка

    Необязательно: пользователи смогут выполнять перечисленные ниже действия.

    • Публиковать документы, таблицы и презентации с помощью команды Файл а затем Опубликовать в Интернете. После этого файлы будут доступны для поиска и просмотра всем пользователям в Интернете.
    • Настраивать параметры доступа к файлам, делая их доступными для всех или только для тех, у кого есть ссылка.Подробнее о том, кому можно предоставить доступ по ссылке

    Если снять этот флажок, пользователи всё равно смогут отправлять приглашения на совместный доступ без ограничений, однако файлы не будут общедоступными в Интернете.

    Эта функция недоступна в устаревшей бесплатной версии G Suite. Все пользователи данной версии могут публиковать документы в Интернете или предоставлять к ним доступ по ссылке.

  6. Нажмите Сохранить.

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

Как запретить сотрудникам предоставлять доступ пользователям за пределами доменов из белого списка

Эта функция доступна в версиях G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite for Education и G Suite for Nonprofits. Сравнить версии

Вы можете разрешить сотрудникам предоставлять доступ к файлам только пользователям доверенных доменов (доменов из белого списка).В белый список можно добавлять только домены G Suite (если не используется гостевой доступ). При использовании гостевого доступа можно добавлять в список доверенных доменов другие аккаунты (не G Suite). Подробнее…

Клиенты Cloud Identity: если в вашей организации используются лицензии Cloud Identity и G Suite, конфигурация доменов из белого списка для пользователей G Suite также применяется к пользователям с лицензией Cloud Identity.

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Google Диск и Документы.
  3. Нажмите Настройки доступа.
  4. Чтобы применить настройки ко всем пользователям, выберите организационное подразделение верхнего уровня. В противном случае выберите дочернее подразделение или группу конфигурации.

    Вы можете применять эту функцию к отдельному подразделению или группе, только если в организации используется G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits или G Suite Essentials. Подробнее о разнице между версиями G Suite

    1. В разделе Предоставление доступа пользователям не из домена организация выберите параметры доступа.
      Вариант Описание
      Белый список доменов

      Сотрудники указанного организационного подразделения или группы смогут предоставлять доступ к файлам пользователям внешних доменов G Suite из белого списка.

      Не добавляйте google.com в белый список доменов и не удаляйте этот домен из него.

      Если добавить домен google.com в белый список или удалить его из списка после 5 августа 2020 года, это может помешать обмену данными с другими доменами из белого списка. Если вам нужно предоставить домену google.com доступ к файлам Диска или подписке на Класс, ознакомьтесь с возможными вариантами.
      Предупреждать о предоставлении доступа к файлам пользователей в организационном подразделении организация пользователям доменов из белого списка

      Необязательно: предоставляя доступ пользователям доменов из белого списка, сотрудники увидят соответствующее предупреждение и должны будут убедиться, что файлы не являются конфиденциальными.

      Предупреждения появляются, когда пользователь хочет поделиться файлами в редакторе Документов или на Диске. Если сотрудник отправляет ссылки на документы в электронном письме или аналогичным способом напрямую открывает доступ к файлам, предупреждение не появляется.

      Разрешить пользователям в организационном подразделении организация получать файлы от пользователей не из доменов из белого списка

      Пользователи смогут выполнять перечисленные ниже действия.

      • Открывать файлы, к которым им предоставили доступ пользователи за пределами доменов из белого списка.
      • Использовать редакторы Документов для редактирования файлов Google Документов, Google Таблиц и Google Презентаций, которые хранятся в сторонних системах, таких как Box.

      Если снять этот флажок, ваши сотрудники смогут редактировать только файлы, доступ к которым предоставлен пользователями в доменах из белого списка. Также у ваших сотрудников не будет возможности использовать редакторы Документов для редактирования файлов в сторонних системах хранения данных. Подробнее об использовании сторонних систем

      Разрешить пользователям в организационном подразделении организация отправлять приглашения на совместный доступ пользователям не из домена организация, не имеющим аккаунта Google

      Необязательно: сотрудники смогут предоставлять общий доступ с проверкой по PIN-коду пользователям без аккаунта Google, принадлежащим к доменам из белого списка. В диалоговом окне предоставления доступа эти пользователи определяются по адресам электронной почты – аналогично пользователям аккаунтов Google. Подробнее…

  5. Нажмите Сохранить.
  6. Добавьте доверенные домены G Suite в белый список. Он автоматически доступен для всех организационных подразделений и групп организации.

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

Как запретить сотрудникам предоставлять доступ пользователям за пределами организации

Эта функция доступна в версиях G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite for Education и G Suite for Nonprofits. Сравнить версии

Вы можете блокировать предоставление и получение доступа к следующим объектам за пределами организации:

  • Приглашения для совместного доступа к документам, таблицам и слайдам, действительные в течение 14 дней после их создания.
  • Ссылки на файлы, хранящиеся на Google Диске.
  • Файлы, прикрепленные к электронным письмам, которые могут быть отправлены или получены пользователями, загружены непосредственно с устройств и сохранены на Диске.
  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Google Диск и Документы.
  3. Нажмите Настройки доступа.
  4. Чтобы применить настройки ко всем пользователям, выберите организационное подразделение верхнего уровня. В противном случае выберите дочернее подразделение или группу конфигурации.

    Вы можете применять эту функцию к отдельному подразделению или группе, только если в организации используется G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits или G Suite Essentials. Подробнее о разнице между версиями G Suite

  5. В разделе Предоставление доступа пользователям не из домена организация установите значение "Запрещено" и выберите параметры доступа. 
    Вариант Описание
    Выкл.

    Сотрудники не смогут предоставлять доступ к файлам на Google Диске пользователям за пределами организации через приглашения, ссылки или файлы, прикрепленные к электронным письмам. Новые опубликованные сайты не будут видны внешним пользователям. Кроме того, сотрудники не смогут отправлять формы Google, если для этого требуется предоставить доступ к документам внешним пользователям.

    Разрешить пользователям в организационном подразделении организация получать файлы от пользователей не из домена организация

    Необязательно: если флажок снят, пользователи не могут выполнять перечисленные ниже действия.

    • Открывать файлы, к которым им предоставили доступ пользователи за пределами доменов из белого списка.
    • Использовать редакторы Документов для редактирования файлов Google Документов, Таблиц и Презентаций, которые хранятся в сторонних системах, таких как Box.

    Если установить этот флажок, такие файлы будут доступны, но сотрудники смогут предоставлять к ним доступ только в пределах своей организации.Кроме того, установив флажок, вы можете разрешить пользователям редактировать файлы Google, которые хранятся в сторонних системах.Подробнее об использовании сторонних систем

    Примечание.Если настроить правила, ограничивающие доступ к контенту организации для внешних пользователей, файлами по-прежнему можно будет делиться с Google Группами, в которые входят внешние участники, однако такие участники не смогут просматривать эти файлы.
  6. Нажмите Сохранить.

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

Как управлять файлами на общих дисках

Эта функция доступна в версиях G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite for Education и G Suite for Nonprofits. Сравнить версии

Вы можете разрешить или запретить пользователям следующее:

  • перемещение контента с общего диска организации на общий диск другой организации;
  • перемещение контента с общего диска организации на "Мой диск" пользователя из другой организации;
  • перемещение контента из папки "Мой диск" сотрудника организации на общий диск другой организации.
  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Google Диск и Документы.
  3. Нажмите Настройки доступа.
  4. Выберите организационное подразделение.

    Важно! Выбрав дочернее организационное подразделение, вы сможете разрешить или запретить только перемещение контента из папки "Мой диск" на общий диск другой организации, например компании или учебного заведения. Общий диск принадлежит организации верхнего уровня, поэтому контролировать перемещение контента с общего диска в другую организацию можно только с помощью настройки, заданной для организации верхнего уровня.
     
  5. В разделе Распространение контента за пределами домена ваша организация выберите параметр из приведенной ниже таблицы и нажмите Сохранить.
     
    Параметр Описание
    Все Все пользователи с правами менеджера общего диска могут перемещать хранящиеся на нем файлы за пределы организации. Подробнее об уровнях доступа к общим дискам

    Кроме того, любой пользователь из выбранного организационного подразделения может копировать контент из своей папки "Мой диск" на общий диск другой организации, например компании, группы или учебного заведения. Подробнее о перемещении контента на общий диск
     
    Только пользователи домена ваш домен Только пользователи в вашей организации с правами менеджера общего диска могут перемещать хранящиеся на нем файлы за пределы организации.

    Кроме того, пользователи выбранного организационного подразделения могут копировать контент из своей папки "Мой диск" на общий диск другой организации.
     
    Никто Никто не может перемещать хранящиеся на общем диске файлы за пределы организации.

    Кроме того, ни один пользователь из выбранного организационного подразделения не может копировать контент из папки "Мой диск" на общий диск другой организации.
     

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

 

Как управлять созданием общих дисков

Вы можете разрешить или запретить пользователям создавать общие диски в организации. Подробнее…

Как разрешить пользователям публикацию файлов для общего доступа

Как быстро сделать файл общедоступным
  1. Войдите в консоль администратора и перейдите в раздел Приложения а затем G Suite а затем Google Диск и Документы а затем Настройки доступа.
  2. В разделе Параметры общего доступа выберите настройки, описанные в пунктах ниже.
    • Разрешено: доступ к файлам пользователей в вашей организации можно предоставлять пользователям не из вашей организации. Эта настройка распространяется на файлы на всех общих дисках.
    • Выберите "Предупреждать о предоставлении доступа к файлам пользователей в вашей организации пользователям не из вашей организации".
    • Выберите "Разрешить пользователям в вашей организации отправлять приглашения на совместный доступ пользователям не из вашей организации, не имеющим аккаунта Google".
      • Выберите "Разрешить доступ к файлу внешним пользователям без входа в аккаунт Google".
    • Выберите "Разрешить пользователям в вашей организации публиковать файлы в Интернете или делать их видимыми для любых пользователей либо для тех, у кого есть ссылка".
  3. Нажмите Сохранить.

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

Steps in Admin console to publish docs

Рекомендуемые настройки доступа по ссылкам для пользователей

Как настроить целевые группы (бета-версия)

Эта функция доступна в пакетах G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education и G Suite Enterprise for Education. Сравнить версии " "

Если вы включили доступ по ссылке, по умолчанию применяется предварительно настроенная целевая группа с названием вашей организации, в которую входят все пользователи в организации. Если в вашей организации созданы дополнительные целевые группы, вы можете добавить их в сервис "Диск" и настроить разные группы по умолчанию для всех или некоторых пользователей. Вы также можете удалить любые целевые группы. Подробнее о целевых группах

Более подробную информацию о добавлении и удалении целевых групп можно найти в статье Как настроить целевые группы для сервиса Google.

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Google Диск и Документы.
  3. Нажмите Настройки доступа.
  4. Чтобы применить настройки ко всем пользователям, выберите организационное подразделение верхнего уровня. В противном случае выберите дочернее подразделение или группу конфигурации.

    Вы можете применять эту функцию к отдельному подразделению или группе, только если в организации используется G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits или G Suite Essentials. Подробнее о разнице между версиями G Suite

  5. Нажмите Целевые группы. Список Целевые группы содержит все целевые группы, которые уже добавлены в сервис, в порядке их появления в настройках доступа пользователей.
  6. Если вы хотите добавить одну или несколько групп:
    1. Нажмите Добавить целевую группу.
    2. Установите флажки возле целевых групп, которые хотите добавить в сервис (не более трех).

      Если групп много, вы можете найти нужную группу, введя первые буквы ее названия. 

  7. Если вы хотите удалить целевую группу, нажмите на значок "Удалить элемент" "" для этой группы.
  8. Если вы хотите изменить целевую группу по умолчанию или переместить группу в другое место в списке, нажмите и перетащите ее на новое место (на первом месте находится группа по умолчанию).

    Также можно указать порядок отображения групп в окне слева от названия группы.

  9. Нажмите Сохранить.

Примечание. Если вы хотите, чтобы целевая группа по умолчанию оставалась также вариантом по умолчанию для доступа по ссылке, для начала включите доступ по ссылке.

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

Как настроить параметры функции "Проверка доступа" и доступ по ссылке по умолчанию

Как настраивать параметры Проверки доступа

Когда сотрудники предоставляют доступ к файлам с помощью инструментов G Suite, специальная функция проверяет, доступны ли файлы получателям. При необходимости она также отправляет запросы на доступ. Это происходит, когда пользователи:

  • отправляют сообщения Google Chat со ссылками на файлы, к которым не предоставлен доступ получателям;
  • указывают в комментарии к документу человека, у которого нет доступа к этому документу;
  • прикрепляют к мероприятиям календаря файлы, к которым гости не имеют доступа.

Если пользователи предоставляют доступ к чужим файлам, используются параметры Проверки доступа, заданные для организационного подразделения владельца файла. Если пользователи предоставляют доступ к нескольким файлам и применяются настройки разных организационных подразделений, используются параметры, заданные в организационном подразделении с минимальным уровнем доступа.

Администратор может указать уровень доступа, предоставляемый пользователями.

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Google Диск и Документы.
  3. Нажмите Настройки доступа.
  4. Чтобы применить настройки ко всем пользователям, выберите организационное подразделение верхнего уровня. В противном случае выберите дочернее подразделение или группу конфигурации.

    Вы можете применять эту функцию к отдельному подразделению или группе, только если в организации используется G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits или G Suite Essentials. Подробнее о разнице между версиями G Suite

  5. Нажмите Параметры доступа
  6. В разделе Проверка доступа укажите, какой именно доступ к файлам могут предоставлять пользователи. 
    Вариант Описание
    Только для получателей Пользователи могут предоставлять доступ исключительно получателям*. Эта настройка является наиболее строгой.
    Только для получателей или пользователей домена организация

    Пользователи могут предоставить доступ:

    • Всем получателям*.
    • Всем пользователям организации, у которых есть ссылка.
    Только для получателей, пользователей домена организация или для всех (аккаунт Google не требуется)

    Пользователи могут предоставить доступ:

    • Всем получателям*.
    • Всем пользователям организации, у которых есть ссылка.
    • Всем, у кого есть ссылка.

    Этот наименее строгий вариант доступен, только если для организации включен общий доступ и вы разрешаете пользователям публиковать файлы в Интернете.


    *Предоставление доступа получателям означает, что они добавляются в список общего доступа. Если доступ к файлу был предоставлен другим пользователям, он останется и у остальных получателей.
     
  7. Нажмите Сохранить.

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

Как настроить доступ по ссылке по умолчанию

Вы можете выбрать вариант доступа по ссылке, который будет появляться, когда пользователи предоставляют доступ к файлам в редакторе Документов. Этот параметр применяется по умолчанию при предоставлении доступа к контенту в разделе "Мой диск", но не на общих дисках. Пользователи смогут применить его или выбрать другой вариант на свое усмотрение. Чтобы им была доступна только заданная вами настройка, ограничьте совместный доступ.

Клиенты Cloud Identity: если в вашей организации используются лицензии Cloud Identity и G Suite, параметр доступа по ссылке для пользователей G Suite также применяется к пользователям с лицензией Cloud Identity.

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Google Диск и Документы.
  3. Нажмите Настройки доступа.
  4. Чтобы применить настройки ко всем пользователям, выберите организационное подразделение верхнего уровня. В противном случае выберите дочернее подразделение или группу конфигурации.

    Вы можете применять эту функцию к отдельному подразделению или группе, только если в организации используется G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits или G Suite Essentials. Подробнее о разнице между версиями G Suite

  5. В разделе Доступ по ссылке выберите вариант по умолчанию, который будет предложен пользователю в диалоговом окне при предоставлении доступа к файлам.
    Вариант Описание
    Выкл. Доступ к файлу есть только у владельца и людей, которым он его предоставил.
     
    Разрешено: все в домене организация, у кого есть ссылка

    Все сотрудники в организации, у кого есть ссылка, смогут получить доступ к файлу. Файлы с таким параметром видимости обычно не появляются в результатах поиска, если на них нет ссылок в других доступных для поиска файлах.

    Важно! Если вы настроите другую целевую группу по умолчанию вместо предварительно настроенной (с названием вашей организации и включающей всех пользователей в организации), то она будет показана в вариантах доступа по ссылке для пользователей.

    Разрешено: все в домене организация

    Все пользователи организации могут находить и видеть файл. При этом он добавляется на Диск пользователя только после того, как тот его просмотрит или ему будет предоставлен доступ.

    Важно! Если вы настроите другую целевую группу по умолчанию вместо предварительно настроенной (с названием вашей организации и включающей всех пользователей в организации), то она будет показана в вариантах доступа по ссылке для пользователей.

  6. Нажмите Сохранить.

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

 

Подтверждение изменений

Прежде чем проверять изменения в настройках совместного доступа, подождите 24 часа. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?

Требуется помощь?

Войдите в свой аккаунт, чтобы мы могли предоставить вам дополнительные варианты поддержки и быстрее решить вашу проблему.