Primeiros passos: guia de configuração do Drive para administradores

Definir as permissões de compartilhamento dos usuários do Drive

Este artigo é para administradores. Se você quiser saber como compartilhar ou definir permissões nos seus arquivos, consulte Compartilhar arquivos do Google Drive.

Como administrador, você controla como os usuários na sua organização compartilham arquivos e pastas do Google Drive. Isso inclui itens do Documentos, Planilhas, Apresentações e My Maps, além de pastas e outros itens armazenados no Drive.

Antes de começar

  • Você pode criar as mesmas regras de compartilhamento para todas as pessoas ou definir regras diferentes para grupos ou departamentos. Se você quiser aplicar a configuração a usuários específicos, adicione essas contas a uma unidade organizacional (por departamento) ou um grupo de configuração (por usuário em todos ou alguns departamentos).
  • Use os públicos-alvo para recomendar com que grupos as pessoas precisam compartilhar, como departamentos ou equipes. Veja informações sobre como configurar públicos-alvo em Sobre públicos-alvo.

Permitir que os usuários compartilhem arquivos fora da sua organização

  1. Na página inicial do Admin Console, acesse Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.
  2. Clique em Configurações de compartilhamento e depois Opções de compartilhamento.
  3. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade e Plus; G Suite Business; edição para organizações sem fins lucrativos; Essentials.  Comparar sua edição

  4. Em Compartilhamento fora de sua organização, clique em Ativado e escolha uma destas opções:

    • No caso de arquivos que pertençam a usuários em {sua organização}, avisar ao compartilhar fora de {sua organização}: para proteger a confidencialidade, os usuários recebem um aviso quando tentam compartilhar fora da sua organização.
    • Permitir que os usuários em {sua organização} enviem convites de compartilhamento para pessoas fora de {sua organização} que não usem uma Conta do Google: os usuários podem compartilhar arquivos com pessoas sem Contas do Google.
      Observação: para comentar ou editar arquivos, os usuários precisarão fazer login em uma Conta do Google ou em uma conta de convidado se o compartilhamento com convidados estiver ativado.
    • Quando o compartilhamento fora de {sua organização} é permitido, os usuários de {sua organização} podem tornar os arquivos e o conteúdo da Web publicado visível para qualquer pessoa com o link
  5. Clique em Salvar. Se você tiver configurado uma unidade organizacional ou um grupo, talvez seja possível usar as opções Herdar ou Modificar em uma unidade organizacional mãe ou a opção Cancelar configuração em um grupo.

As mudanças podem levar 24 horas para entrar em vigor. Durante esse tempo, é possível que as configurações mais antigas e mais recentes sejam aplicadas de forma intermitente.

Restringir o compartilhamento a domínios específicos

Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade e Plus; G Suite Business; Essentials.  Comparar sua edição

Você pode restringir o compartilhamento de arquivos a domínios confiáveis (autorizados). Veja o que acontece quando você usa uma lista de permissões para restringir o compartilhamento:

  • O domínio precisa ser do Google Workspace, a menos que você esteja usando o compartilhamento com convidado.
  • Os usuários não podem compartilhar arquivos com contas pessoais.
  • Os domínios em uma configuração de lista de permissões para usuários do Google Workspace também serão válidos para os usuários com licenças do Cloud Identity se a organização tiver uma combinação de licenças desses dois produtos.

Para definir as configurações da lista de permissões, siga estas etapas:

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento e depois Opções de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade e Plus; G Suite Business; edição para organizações sem fins lucrativos; Essentials.  Comparar sua edição

  5. Em Compartilhamento fora de sua organização, clique em Domínios permitidos escolha uma destas opções:
    • No caso de arquivos que pertençam a usuários em {sua organização}, avisar ao compartilhar com usuários em domínios permitidos: para proteger a confidencialidade, os usuários recebem um aviso quando tentam compartilhar arquivos com um domínio em uma lista de permissões.
    • Permitir que os usuários em {sua organização} recebam arquivos de usuários fora dos domínios autorizados: os usuários podem abrir arquivos de domínios que não estão em uma lista de permissões e editar arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações Google armazenados em sistemas de terceiros.  
    • Permitir que os usuários em {sua organização} enviem convites de compartilhamento para pessoas fora de {sua organização} que não usem uma Conta do Google: permite o compartilhamento verificado com PIN com usuários que não são do Google, mas usam domínios na sua lista de permissões.
  6. Clique em Salvar. Se você tiver configurado uma unidade organizacional ou um grupo, talvez seja possível usar as opções Herdar ou Modificar em uma unidade organizacional mãe ou a opção Cancelar configuração em um grupo.

As mudanças podem levar 24 horas para entrar em vigor. Durante esse tempo, é possível que as configurações mais antigas e mais recentes sejam aplicadas de forma intermitente.

Restringir todo o compartilhamento de arquivos fora da sua organização

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Você pode restringir o compartilhamento ou o recebimento dos seguintes itens de fora da sua organização:

  • Convites para itens no Documentos, Planilhas e Apresentações ativos há 14 dias
  • Links para arquivos armazenados no Drive
  • Anexos de e-mail que os usuários podem enviar ou receber e fazer upload de dispositivos para armazenar no Drive

Para restringir o compartilhamento de arquivos fora da organização, siga estas etapas:

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento e depois Opções de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

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  5. Em Compartilhamento fora de sua organização, clique em Desativado.
  6. (Opcional) Para impedir que os usuários abram ou editem arquivos de fora da organização ou em sistemas de armazenamento de terceiros, desmarque a opção Permitir que os usuários em sua organizaçãorecebam arquivos de usuários fora de sua organização.
    Observação: se você definir uma política impedindo que usuários externos acessem as informações da sua organização, os arquivos poderão ser compartilhados em um grupo com esses usuários, mas não acessados por eles.
  7. Clique em Salvar. Se você tiver configurado uma unidade organizacional ou um grupo, talvez seja possível usar as opções Herdar ou Modificar em uma unidade organizacional mãe ou a opção Cancelar configuração em um grupo.

As mudanças podem levar 24 horas para entrar em vigor. Durante esse tempo, é possível que as configurações mais antigas e mais recentes sejam aplicadas de forma intermitente.

Controlar como os usuários compartilham links para arquivos

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Você pode controlar as opções dos usuários quando tentam compartilhar links para arquivos do Meu Drive. As opções não são válidas para os arquivos e as pastas nos drives compartilhados.

Clientes do Cloud Identity: a configuração de compartilhamento de link para os usuários do Google Workspace também será válida para os usuários do Cloud Identity se a organização tiver uma combinação de licenças desses dois produtos.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade e Plus; G Suite Business; edição para organizações sem fins lucrativos; Essentials.  Comparar sua edição

  5. Clique em Padrão de compartilhamento de link.
  6. Escolha uma destas opções:
    • Desativado: o arquivo só pode ser acessado pelo proprietário e pelas pessoas com quem foi compartilhado.
    • ATIVADO: qualquer pessoa emsua organização com o link: qualquer pessoa na sua organização com o link pode acessar o arquivo. Os arquivos com essa visibilidade só costumam aparecer nos resultados da pesquisa quando há links para eles em outros arquivos pesquisáveis.
    • Ativado: qualquer pessoa com o link: qualquer pessoa na sua organização pode pesquisar e ver o arquivo. Mas um arquivo com essa visibilidade só aparece no Drive de um usuário após ser acessado por essa pessoa ou compartilhado com ela.
      Importante: essas opções aparecem quando você define um público-alvo para as configurações de compartilhamento, e não qualquer pessoa na sua organização.
  7. Clique em Salvar. Se você tiver configurado uma unidade organizacional ou um grupo, talvez seja possível usar as opções Herdar ou Modificar em uma unidade organizacional mãe ou a opção Cancelar configuração em um grupo.

As mudanças podem levar 24 horas para entrar em vigor.

Restringir os níveis de acesso que os usuários podem dar aos arquivos

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Você decide o nível de acesso que os usuários podem dar aos arquivos quando alguém pede para compartilhá-los. Os usuários recebem pedidos para compartilhar quando:

  • enviam mensagens do Gmail ou do Google Chat com links para arquivos que não foram compartilhados com os destinatários;
  • mencionam +alguém que não tem acesso a um comentário em um arquivo;
  • anexam arquivos a eventos da agenda em que os convidados não têm acesso aos arquivos.

Se os usuários compartilharem arquivos que não são deles, as opções de compartilhamento serão determinadas pela unidade organizacional do proprietário. Se eles compartilharem vários arquivos, e muitas configurações de unidade organizacional forem válidas, as opções serão definidas pela unidade organizacional com menos permissões.

Para atribuir o nível de acesso que os usuários podem dar, siga estas etapas:

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade e Plus; G Suite Business; edição para organizações sem fins lucrativos; Essentials.  Comparar sua edição

  5. Clique em Opções de compartilhamento.
  6. Em Verificador de acesso, escolha uma destas opções: 
    • Apenas destinatários, sua organização ou público: os usuários podem dar acesso a qualquer pessoa que tenha o link. A configuração menos restritiva só estará disponível se o compartilhamento estiver ativado na sua organização e você permitir que os usuários publiquem arquivos na Web.
    • Apenas destinatários ousua organização: os usuários podem dar acesso aos destinatários pertinentes e a qualquer pessoa da organização que tenha o link.
    • Apenas destinatários: os usuários só poderão dar acesso aos destinatários pertinentes. Se o arquivo tiver sido compartilhado com outras pessoas, elas ainda poderão acessá-lo. Essa é a configuração mais restritiva.
  7. Clique em Salvar. Se você tiver configurado uma unidade organizacional ou um grupo, talvez seja possível usar as opções Herdar ou Modificar em uma unidade organizacional mãe ou a opção Cancelar configuração em um grupo.

As mudanças podem levar 24 horas para entrar em vigor.

Controlar quem pode acessar os arquivos armazenados nos drives compartilhados

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É possível controlar quem pode mover arquivos e pastas para fora da sua organização nestas situações:

  • Ao mover o conteúdo de um drive compartilhado na sua organização para um drive compartilhado de outra organização ou do Meu Drive de um usuário externo
  • Ao mover conteúdo do Meu Drive de uma pessoa na sua organização para um drive compartilhado de outra organização

Veja mais detalhes sobre como controlar quem pode acessar os arquivos armazenados nos drives compartilhados em Controlar o compartilhamento na sua organização.

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