Primeiros passos: guia de configuração do Drive para administradores

Definir as permissões de compartilhamento dos usuários do Drive

Este artigo é destinado aos administradores. Para saber como compartilhar ou definir permissões para seus arquivos, consulte Compartilhar arquivos do Google Drive

Por ser administrador, você controla como os usuários na sua organização compartilham arquivos e pastas do Google Drive. Isso inclui os arquivos do Documentos, do Planilhas, do Apresentações, do My Maps, pastas e outros itens armazenados no Drive. Quando os usuários compartilham pastas, todo o conteúdo interno é compartilhado. 

Antes de começar (opcional)

Se você quiser definir permissões por departamento ou domínio

Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals e Plus; G Suite Business; Essentials.  Comparar sua edição

Os proprietários de arquivos podem compartilhá-los com base nas permissões que você definiu para uma unidade organizacional ou um grupo. Normalmente, você escolhe as permissões para unidades organizacionais ou seu domínio. Depois, você pode personalizá-las para grupos de usuários que pertencem a uma ou várias unidades organizacionais. 

  1. Adicione uma unidade organizacional a cada departamento ou domínio. Para ver as etapas, consulte Adicionar uma unidade organizacional.
  2. Mova os usuários para suas unidades organizacionais. Veja as etapas em Mover usuários para uma unidade organizacional. 
  3. Para definir permissões de compartilhamento para cada unidade organizacional, siga as instruções abaixo.
  4. (Opcional) Defina a permissão de compartilhamento para grupos de usuários

Se os proprietários dos arquivos forem movidos para unidades organizacionais ou grupos diferentes, ou se a propriedade de um arquivo for transferida para alguém em outro grupo ou unidade organizacional, as permissões de compartilhamento do novo local serão aplicadas. Além disso, reordenar a prioridade dos grupos pode mudar as permissões de compartilhamento do proprietário. Saiba mais sobre os grupos de configuração.

Ao compartilharem arquivos criados por outras pessoas, os usuários terão as mesmas permissões de compartilhamento que os proprietários dos arquivos. Isso é válido mesmo para usuários em unidades organizacionais ou grupos com configurações de compartilhamento mais permissivas.

Definir permissões de compartilhamento

Permitir que os usuários da sua organização compartilhem com qualquer pessoa

Você pode permitir que os usuários convidem pessoas de fora da organização para acessar arquivos compartilhados. Também é possível permitir que eles tornem os arquivos públicos na Web. 

Clientes do Cloud Identity: todos os usuários com licenças do Cloud Identity sempre poderão compartilhar arquivos com pessoas de fora da sua organização e publicá-los na Web para qualquer pessoa acessar.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Appse depoisGoogle Workspacee depoisDrive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals e Plus; G Suite Business; edição para organizações sem fins lucrativos; Essentials.  Comparar sua edição

  5. Em Compartilhamento fora de sua organização, ative o compartilhamento de arquivos e escolha as opções de compartilhamento:

    Opção Descrição
    Ativado Permite que os usuários convidem pessoas fora da sua organização para ver, comentar ou editar arquivos compartilhados.
    No caso de arquivos que pertençam a usuários em sua organização, avisar ao compartilhar fora de sua organização
     

    (Opcional) Envia um alerta aos usuários para confirmar que os arquivos não são confidenciais antes de compartilhá-los fora da sua organização. 

    Os avisos só aparecem quando os usuários compartilham os arquivos via Editores de Documentos Google ou caixas de diálogo de compartilhamento do Drive. Se os usuários compartilharem arquivos diretamente, por exemplo, enviando links por e-mail, os avisos não serão exibidos. 

    Permitir que os usuários em sua organização enviem convites de compartilhamento para pessoas fora de sua organização que não usem uma Conta do Google

    (Opcional) Permite que os usuários que não usam as Contas do Google compartilhem arquivos com pessoas de fora da sua organização. 

    Se você desmarcar essa caixa, os usuários só poderão compartilhar arquivos com destinatários externos que tenham Contas do Google ou estejam em uma lista de e-mails do Grupos do Google.

    Para editar ou comentar arquivos, os revisores precisam fazer login em uma Conta do Google ou de visitante se o compartilhamento para visitantes estiver ativado. Os convites precisam permitir comentários ou edições.

    Permitir que os usuários em sua organização publiquem arquivos na Web e os tornem visíveis como arquivos públicos ou não listados

    Se você usa a edição gratuita legada do G Suite, faça upgrade para o Google Workspace e tenha acesso a este recurso.

    (Opcional) Permite que os usuários:

    • publiquem arquivos do Documentos, do Planilhas e do Apresentações em Arquivoe depoisPublicar na Web. Isso permite que qualquer pessoa acesse e pesquise os arquivos na Web; 
    • selecionem as configurações de compartilhamento para tornar os arquivos visíveis como públicos ou não listados. Saiba mais sobre com quem é possível compartilhar links.

    Se você desmarcar essa caixa, os usuários ainda poderão enviar convites de compartilhamento de arquivos para qualquer pessoa. Só não poderão tornar os arquivos públicos na Web.

  6. Clique em Salvar.

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

Restringir o compartilhamento fora dos domínios permitidos

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É possível restringir o compartilhamento de arquivos somente a domínios confiáveis (autorizados). Para adicionar um domínio a uma lista de permissões, ele precisa ser do Google Workspace, a menos que você esteja usando o compartilhamento de visitantes. Saiba mais

Clientes do Cloud Identity: se sua organização tiver uma combinação de licenças do Cloud Identity e do Google Workspace, os domínios em uma configuração de lista de permissões para usuários do Google Workspace também serão válidos para os usuários com licenças do Cloud Identity.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Appse depoisGoogle Workspacee depoisDrive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals e Plus; G Suite Business; edição para organizações sem fins lucrativos; Essentials.  Comparar sua edição

    1. Em Compartilhamento fora de sua organização, escolha as opções de compartilhamento:
      Opção Descrição
      Domínios permitidos

      Permite que os usuários de uma unidade organizacional ou um grupo específicos compartilhem arquivos com pessoas em domínios externos que estejam em uma lista de permissões.

      No caso de arquivos que pertençam aos usuários em sua organização, avisar ao compartilhar com usuários em domínios permitidos
       

      (Opcional) Envia um alerta aos usuários para confirmar que os arquivos não são confidenciais antes de compartilhá-los com usuários de um domínio que está em uma lista de permissões. 

      Os alertas só aparecem quando os usuários compartilham arquivos com os Editores de arquivos Google ou as caixas de diálogo de compartilhamento do Drive. Quando os usuários compartilham arquivos diretamente, por exemplo, enviando links por e-mail, os avisos não aparecem.​ 

      Permitir que os usuários em sua organização recebam arquivos de usuários fora dos domínios autorizados

      (Opcional) Permite que os usuários:

      • abram arquivos compartilhados com eles por pessoas em domínios que não estão em uma lista de permissões;
      • façam alterações com os Editores de arquivos Google nos arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações armazenados em sistemas de terceiros, como o Box. 

      Se você desmarcar essa caixa, ocorrerá o seguinte:

      • Os usuários só poderão editar os arquivos compartilhados por pessoas em um domínio na lista de permissões.
      • Além disso, não será possível usar os Editores de arquivos Google para fazer alterações em arquivos armazenados em sistemas de terceiros. Saiba mais sobre como usar sistemas de armazenamento de terceiros.
      Permitir que os usuários em sua organização enviem convites de compartilhamento para pessoas fora de sua organização que não usem uma Conta do Google

      (Opcional) Permite o compartilhamento verificado com PIN com usuários que não são do Google, mas usam domínios na sua lista de permissões. Assim como os usuários do Google, eles são identificados pelo endereço de e-mail na caixa de diálogo de compartilhamento. Saiba mais

  5. Clique em Salvar
  6. Adicione qualquer domínio confiável à sua lista de permissões. Veja mais detalhes em Permitir o compartilhamento externo apenas com domínios confiáveis.

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

Restringir o compartilhamento fora da sua organização

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Você pode restringir o compartilhamento ou o recebimento dos seguintes itens de fora da sua organização:

  • Convites para arquivos do Documentos, do Planilhas e do Apresentações, que podem ser usados por 14 dias após a data de criação 
  • Links para arquivos armazenados no Drive
  • Anexos de e-mail que podem ser enviados ou recebidos pelos usuários, enviados por upload diretamente dos dispositivos e armazenados no Drive
  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Appse depoisGoogle Workspacee depoisDrive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals e Plus; G Suite Business; edição para organizações sem fins lucrativos; Essentials.  Comparar sua edição

  5. Em Compartilhamento fora de sua organização, desative esse recurso e selecione uma destas opções: 
    Opção Descrição
    Desativar

    Impede que os usuários compartilhem arquivos do Google Drive com pessoas fora da sua organização usando convites, links e anexos de e-mail. Os usuários fora da sua organização não verão novos sites publicados. Esta opção também impede que os usuários enviem arquivos do Formulários Google que exigem o compartilhamento de documentos fora da organização.

    Permitir que os usuários em sua organização recebam arquivos de usuários fora de sua organização

    (Opcional) Quando esta caixa estiver desmarcada, os usuários não poderão:

    • abrir arquivos compartilhados com eles por pessoas em domínios que não estão na lista de permissões;
    • fazer alterações com os Editores de arquivos Google nos arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações armazenados em sistemas de terceiros, como o Box. 

    Se você marcar esta caixa:

    • os usuários poderão abrir arquivos compartilhados de fora da organização, mas poderão compartilhar dentro de sua organização.
    • você poderá permitir que os usuários editem arquivos do Google armazenados em sistemas de terceiros. Saiba mais
    Observação: se você definir uma política impedindo que usuários externos acessem as informações da sua organização, os arquivos ainda poderão ser compartilhados em um grupo do Google com usuários externos, mas esses usuários não poderão acessar o arquivos.
  6. Clique em Salvar.

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

Controlar arquivos armazenados em drives compartilhados

Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals e Plus; G Suite Business; Essentials.  Comparar sua edição

É possível controlar quem pode mover arquivos e pastas para fora da sua organização nestas situações:

  • Mover conteúdo de um drive compartilhado na sua organização para um drive compartilhado de outra organização
  • Mover conteúdo de um drive compartilhado na sua organização para o "Meu Drive" de uma pessoa em outra organização
  • Mover conteúdo do Meu Drive de uma pessoa na sua organização para um drive compartilhado de outra organização
  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Appse depoisGoogle Workspacee depoisDrive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Selecione uma unidade organizacional ou um grupo

    Importante: se você selecionar uma unidade organizacional filha ou um grupo filho, essa configuração só controlará a migração do conteúdo do Meu Drive de um usuário para um drive compartilhado em outro drive organização (por exemplo, outra empresa ou escola). A migração do conteúdo de um drive compartilhado para outra organização é sempre controlada pela configuração da unidade organizacional de nível superior. Isso ocorre porque os drives compartilhados pertencem à unidade organizacional de nível superior.
     
  5. Em Distribuindo conteúdo fora de sua organização, selecione uma opção na tabela abaixo e clique em Salvar.
     
    Opção Descrição
    Qualquer pessoa Qualquer administrador com acesso total a um drive compartilhado pode mover os arquivos e as pastas para o Drive de outra organização. Saiba mais sobre as permissões de acesso dos usuários.

    Além disso, qualquer pessoa na unidade organizacional selecionada pode copiar o conteúdo do Meu Drive para um drive compartilhado de outra organização, como uma empresa, um grupo ou uma escola. Saiba mais sobre como migrar conteúdo para um drive compartilhado.
     
    Apenas os usuários em sua organização Somente pessoas na sua organização com acesso de administrador a um drive compartilhado podem mover os arquivos e as pastas para o Drive de outra organização.

    Além disso, os usuários na unidade organizacional ou no grupo selecionados podem mover conteúdo do Meu Drive para um drive compartilhado de outra organização.
     
    Ninguém
    • Não é possível migrar os arquivos em um drive compartilhado para o Drive de outra organização.
    • Além disso, ninguém na unidade organizacional ou no grupo selecionados pode mover conteúdo do Meu Drive para um drive compartilhado de outra organização.
    • Ninguém na unidade organizacional ou no grupo selecionados pode criar arquivos em um drive compartilhado que pertença a outra organização.

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

 

Controlar a criação de drives compartilhados

Você controla se os usuários poderão criar drives compartilhados na sua organização. Veja mais instruções em Gerenciar usuários e a atividade do Drive de equipe.

Permitir que os usuários tornem um arquivo público

Etapas rápidas para tornar os arquivos públicos para qualquer pessoa
  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Appse depoisGoogle Workspacee depoisDrive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento e, em Opções de compartilhamento, selecione:
    • ATIVADO: os arquivos que pertencem a usuários na sua organização podem ser compartilhados fora de sua organização. Isso também é aplicável aos arquivos em todos os drives compartilhados.
      • No caso de arquivos que pertençam a usuários em sua organização, avisar ao compartilhar fora de sua organização
      • Permitir que os usuários em sua organização enviem convites de compartilhamento para pessoas fora de sua organização que não usem uma Conta do Google
      • Permitir que os usuários em sua organização publiquem arquivos na Web e os tornem visíveis como arquivos públicos ou não listados
  4. Clique em Salvar.

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

 

Recomendar opções de compartilhamento de link para os usuários

Definir públicos-alvo

Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Plus; G Suite Business.  Comparar sua edição

Se você ativar o compartilhamento de links, o público-alvo padrão ou principal predefinido será sua organização. Esse público inclui todos os usuários da organização. Se sua organização criou outros públicos-alvo, você poderá:

  • aplicar públicos-alvo ao Drive;
  • definir um público-alvo principal diferente para todos os usuários ou somente para alguns;
  • remover públicos-alvo do Drive.

Saiba mais sobre os públicos-alvo e como defini-los para um Serviço do Google.

Antes de começar: você pode definir públicos-alvo para uma unidade organizacional de nível superior, uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração. No entanto, os arquivos nos drives compartilhados sempre mostram os públicos-alvo definidos para a unidade organizacional de nível superior.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Appse depoisGoogle Workspacee depoisDrive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

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  5. Clique em Públicos-alvo. A lista Públicos-alvo mostra os públicos-alvo que já estão aplicados ao serviço, na ordem em que eles aparecem nas configurações de compartilhamento dos usuários.

  6. (Opcional) Para adicionar um ou mais públicos-alvo:
    1. Clique em Adicionar públicos-alvo.
    2. Marque a caixa de até cinco públicos-alvo que você quer aplicar ao serviço.

      Se houver vários públicos-alvo, você pode procurar um específico digitando as primeiras letras do nome. 

  7. (Opcional) Para remover um público-alvo, clique em Remover item""do público-alvo.

    Clicar no ícone "X" para remover um público-alvo

  8. (Opcional) Para mudar a ordem em que os públicos-alvo aparecem nas configurações de compartilhamento de link dos usuários, arraste-os para outra posição.

    Arrastar um público-alvo para a posição "Principal"

  9. Se preferir, digite a ordem de exibição desejada na caixa à esquerda do nome do público.

    Observação: a primeira posição é o público-alvo principal (padrão). O público-alvo principal aparece primeiro na lista de recomendações de compartilhamento do usuário.

  10. Clique em Salvar.

Importante: para o público-alvo principal aparecer como a opção de compartilhamento de link padrão para os usuários, ative o compartilhamento de link.

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

Definir as opções do Verificador de acesso e o padrão do compartilhamento de links

Escolher as opções do Verificador de acesso

Quando os usuários compartilham arquivos com ferramentas do Google Workspace, o Verificador de acesso confirma se os destinatários têm acesso aos arquivos. Se necessário, o serviço também pede aos usuários para conceder acesso. Isso ocorre quando os usuários:

  • enviam mensagens do Gmail ou do Google Chat com links para arquivos que não foram compartilhados com os destinatários;
  • +mencionam alguém em um comentário em um documento que não tem acesso ao arquivo;
  • anexam arquivos a eventos da agenda em que os convidados não têm acesso aos arquivos.

Se os usuários compartilharem arquivos que não pertencem a eles, as opções do Verificador de acesso serão determinadas pela unidade organizacional do proprietário do arquivo. Se eles compartilharem vários arquivos, e muitas configurações de unidade organizacional forem válidas, as opções do Verificador de acesso serão determinadas pela unidade organizacional menos permissiva.

Como administrador, você pode especificar o nível de acesso que os usuários têm permissão para conceder.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Appse depoisGoogle Workspacee depoisDrive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals e Plus; G Suite Business; edição para organizações sem fins lucrativos; Essentials.  Comparar sua edição

  5. Clique em Opções de compartilhamento
  6. No Verificador de acesso, especifique como você quer que os usuários resolvam os problemas de acesso a arquivos: 
    Opção Descrição
    Apenas destinatários Permite que os usuários concedam acesso apenas aos destinatários pertinentes.* Essa é a configuração mais restritiva. 
    Apenas destinatários ou sua organização

    Os usuários têm duas opções:

    • Conceder acesso aos destinatários pertinentes*
    • Conceder acesso a todos na sua organização que tenham o link
    Apenas destinatários, sua organização ou público (nenhuma Conta do Google exigida)

    Os usuários têm três opções:

    • Conceder acesso aos destinatários pertinentes*
    • Conceder acesso a todos na sua organização que tenham o link
    • Tornar o arquivo público (disponível para qualquer pessoa com o link)

    Essa configuração menos restritiva só fica disponível quando o compartilhamento está ativado na sua organização e você permite que os usuários publiquem arquivos na Web.


    * Se você conceder acesso aos destinatários pertinentes, eles apenas serão adicionados à lista de compartilhamento. Se o arquivo tiver sido compartilhado com outras pessoas, elas ainda poderão acessá-lo.
     
  7. Clique em Salvar

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

Definir o padrão para o compartilhamento de link

É possível definir a opção padrão de compartilhamento de link que aparece para os usuários quando eles compartilham arquivos nos Editores de arquivos Google. Esse padrão é válido para o compartilhamento de conteúdo em Meu Drive, mas não nos drives compartilhados. Os usuários podem escolher esse padrão ou outra opção para compartilhar arquivos. Para impedir que eles escolham outra opção de compartilhamento, você pode restringir o compartilhamento de arquivos.

Clientes do Cloud Identity: se sua organização tiver uma combinação de licenças do Cloud Identity e do Google Workspace, a configuração de compartilhamento de link para os usuários do Google Workspace também será válida para os usuários do Cloud Identity.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Appse depoisGoogle Workspacee depoisDrive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals e Plus; G Suite Business; edição para organizações sem fins lucrativos; Essentials.  Comparar sua edição

  5. Clique em Compartilhamento de link e selecione a opção padrão que aparecerá na caixa de diálogo relacionada quando os usuários compartilharem arquivos:
    Opção Descrição
    Desativar O arquivo só pode ser acessado pelo proprietário e pelas pessoas com quem ele foi compartilhado.
     
    ATIVADO: qualquer pessoa em sua organização com o link

    Qualquer pessoa da sua organização que tenha o link pode acessar o arquivo. Os arquivos com essa visibilidade só costumam aparecer nos resultados da pesquisa quando há links para eles em outros arquivos pesquisáveis.

    Importante: se você definir outro público-alvo padrão em vez do predefinido para qualquer pessoa na organização (nomeada como sua organização), essa opção mostrará esse público-alvo, não as opções de compartilhamento de link dos usuários.

    ATIVADO: qualquer pessoa em sua organização

    Qualquer pessoa na sua organização pode pesquisar e visualizar o arquivo. No entanto, um arquivo com essa visibilidade só aparece no Drive de um usuário depois que ele acessa o arquivo ou o arquivo é compartilhado com ele.

    Importante: se você definir outro público-alvo padrão em vez do público predefinido para qualquer pessoa na organização (chamado sua organização), essa opção mostrará esse público-alvo, não as opções de compartilhamento de link dos usuários.

  6. Clique em Salvar.

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

Checar alterações

É recomendável aguardar 24 horas antes de testar as mudanças nas configurações de compartilhamento. Durante esse tempo, é possível que as configurações novas e antigas sejam aplicadas de modo intermitente.


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