Dit artikel is bestemd voor beheerders. Als u informatie wilt over hoe u uw eigen bestanden kunt delen of er rechten voor kunt instellen, bekijkt u Bestanden delen vanuit Google Drive.
Als beheerder kun je bepalen of gebruikers Google Drive-bestanden en -mappen kunnen delen met mensen buiten je organisatie. Deze instellingen voor delen zijn van toepassing op items uit Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Sites-projectbestanden, My Maps, mappen en andere items die zijn opgeslagen in Drive.
- Voorbeeldscenario's van instellingen voor delen
- Extern delen van bestanden en mappen in Drive aan- of uitzetten
- Extern delen alleen toestaan met bepaalde domeinen
- Bepalen wie content kan verplaatsen naar een gedeelde Drive die eigendom is van een andere organisatie
- Delen in Drive beheren met vertrouwensregels
Opmerking: Als u delen met externe niet-Google-gebruikers wilt beheren, zet u delen met bezoekers aan of uit.
Voorbeeldscenario's van instellingen voor delen
Alles uitvouwen | Alles samenvouwen
Aangepast delen instellen voor een groep of organisatie-eenheidU kunt instellen dat alleen gebruikers in bepaalde groepen of organisatie-eenheden content extern kunnen delen en u kunt extern delen voor alle andere gebruikers blokkeren. U kunt dit doen met de instellingen voor delen in Drive of met vertrouwensregels.
Met de instellingen voor delen in Drive:
- Plaats de gebruikers in organisatie-eenheden of configuratiegroepen als u dit nog niet heeft gedaan.
- Zet extern delen uit voor de organisatie-eenheid op het hoogste niveau, zoals beschreven in het volgende gedeelte.
- Klik links op de groep of organisatie-eenheid aan wie u extern delen wilt toestaan.
Belangrijk: Groepsinstellingen overschrijven instellingen voor organisatie-eenheden. Als een gebruiker bij meerdere groepen hoort, wordt de instelling voor de groep met de hoogste prioriteit toegepast op de gebruiker.
- Zet extern delen aan.
Met vertrouwensregels: Bekijk meer informatie in Vertrouwensregels maken en beheren voor delen in Drive.
U kunt toestaan dat gebruikers bestanden en mappen delen met externe gebruikers die geen Google-account hebben door delen met bezoekers aan te zetten. U kunt ervoor kiezen om items te delen met iedereen of alleen met vertrouwde domeinen. Zie voor de instructies Delen met niet-Google-gebruikers toestaan met delen met bezoekers.
Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Business Standard en Business Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade en Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Versies vergelijken
De instellingen voor delen die beschikbaar zijn in de Beheerdersconsole, gelden voor gebruikers per organisatie-eenheid of groepen. U heeft geen controle over afzonderlijke mappen in de Mijn Drives van gebruikers.
Als u alleen bepaalde bestanden extern wilt delen, kunt u gedeelde Drives gebruiken. De gedeelde Drive fungeert dan als de map.
- Maak een organisatie-eenheid zonder leden.
- Zet extern delen uit voor de organisatie-eenheid op het hoogste niveau, zoals beschreven in het volgende gedeelte.
- Zet extern delen aan voor de nieuwe organisatie-eenheid. Dit overschrijft de instelling voor de organisatie-eenheid op het hoogste niveau.
- (Optioneel) Als u delen met mensen zonder Google-account buiten uw organisatie wilt toestaan, zet u delen met bezoekers aan voor de nieuwe organisatie-eenheid.
- Maak een gedeelde Drive met bestanden en mappen voor extern delen.
- Geef aan welke mensen de bestanden extern mogen delen en voeg deze mensen toe als lid van de gedeelde Drive met het toegangsniveau van Bijdrager, Contentbeheerder of Manager. Als u veel gebruikers heeft, voegt u ze toe als groep.
Opmerking:
- U kunt mensen van buiten uw organisatie toevoegen als lid van een gedeelde Drive als ze een Google-account hebben. Als ze geen Google-account hebben, kunt u delen met bezoekers aanzetten zodat uw gebruikers content met ze kunnen delen.
- Zorg dat u de rechten die door elk toegangsniveau worden verleend leest en begrijpt. Bepaal het juiste toegangsniveau voor leden van de gedeelde Drive op basis van de specifieke behoeften van uw organisatie.
- Wijs de gedeelde Drive toe aan de nieuwe organisatie-eenheid.
- Verplaats content naar de gedeelde Drive.
- (Optioneel) Als u een melding wilt krijgen als content aan de gedeelde Drive wordt toegevoegd en extern wordt gedeeld, kunt u een rapportregel instellen op basis van Drive-logboekgebeurtenissen.
Extern delen van bestanden en mappen in Drive aan- of uitzetten
Content delen in Drive met mensen buiten uw organisatie kan een belangrijk samenwerkingsproces zijn, maar brengt ook het risico op datalekken met zich mee. Als u extern delen aanzet, heeft u opties om delen te beperken, zoals een waarschuwing weergeven aan gebruikers voordat ze items delen of blokkeren dat ze links delen.
Als u extern delen uitzet, kunnen gebruikers de volgende items niet delen met externe gebruikers:
- Uitnodigingen voor items die zijn gemaakt in Documenten, Spreadsheets en Presentaties
- Links naar in Drive opgeslagen bestanden.
- Items die zijn bijgevoegd bij e-mails via rechtstreeks uploaden vanaf een apparaat of via opgeslagen items in Drive
U kunt ook dezelfde items blokkeren die afkomstig zijn van externe gebruikers in uw organisatie. Deze beperkingen gelden voor externe groepsleden. Als bestanden worden gedeeld met een groep die externe gebruikers heeft, hebben die externe gebruikers geen toegang tot het bestand.
Extern delen aan- of uitzetten:
-
Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
-
Ga in de Beheerdersconsole naar Menu
Apps
Google Workspace
-
Klik op Instellingen voor delen > Opties voor delen.
-
Laat de organisatie-eenheid op het hoogste niveau geselecteerd als u wilt dat de instelling voor iedereen geldt. Selecteer anders een onderliggende organisatie-eenheid of een configuratiegroep.
- Als u extern delen wilt aanzetten, klikt u op Aan en kiest u opties voor delen.
- Klik op Uit om extern delen uit te zetten. U kunt ook blokkeren dat externe content met uw gebruikers wordt gedeeld, inclusief content in opslagsystemen van derden.
-
Klik op Opslaan. Als je een organisatie-eenheid of groep hebt ingesteld, kun je de instelling mogelijk laten overnemen of overschrijven van een bovenliggende organisatie-eenheid of instellen op Niet ingesteld voor een groep.
Extern delen alleen toestaan met bepaalde domeinen
Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Business Standard en Business Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade en Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Versies vergelijken
U kunt het delen van bestanden toestaan met alleen vertrouwde (toegelaten) domeinen. Als u een toelatingslijst gebruikt om delen te beperken, geldt het volgende:
- Het domein moet een Google Workspace-domein zijn, tenzij u delen met bezoekers toestaat.
- U kunt niet slechts bepaalde domeinen selecteren op de toelatingslijst voor het delen van bestanden. De instelling geldt voor alle vertrouwde domeinen.
- Gebruikers kunnen geen bestanden delen met persoonlijke accounts.
- Als uw organisatie zowel Cloud Identity- als Google Workspace-licenties heeft, geldt de toelatingslijst ook voor Cloud Identity-gebruikers.
Voordat u begint: Als u de instelling wilt toepassen op bepaalde gebruikers, plaatst u hun accounts in een organisatie-eenheid (om de instelling toe te passen op een bepaalde afdeling) of in een configuratiegroep (om de instelling toe te passen op gebruikers in verschillende afdelingen).
Zet vertrouwde domeinen op uw toelatingslijst als u dit nog niet heeft gedaan.
-
Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
-
Ga in de Beheerdersconsole naar Menu
- Klik op Instellingen voor delen
- Laat de organisatie-eenheid op het hoogste niveau geselecteerd als u wilt dat de instelling voor iedereen geldt. Selecteer anders een onderliggende organisatie-eenheid of een configuratiegroep.
- Klik op Domeinen op de toelatingslijst en kies de opties voor delen.
- Klik op Opslaan. Als je een organisatie-eenheid of groep hebt ingesteld, kun je de instelling mogelijk laten overnemen of overschrijven van een bovenliggende organisatie-eenheid of instellen op Niet ingesteld voor een groep.
Het kan 24 uur duren voordat de wijzigingen zijn doorgevoerd. Gedurende deze tijd kunnen zowel oude als nieuwe instellingen om beurten worden afgedwongen.
Bepalen wie content kan verplaatsen naar een gedeelde Drive die eigendom is van een andere organisatie
U kunt het verplaatsen van content uit gedeelde Drives die zijn gekoppeld aan een externe bron of doel toestaan of blokkeren. Voorbeeld:
- U kunt het verplaatsen van content van een gedeelde Drive in uw organisatie naar een externe gedeelde Drive of de Mijn Drive van een externe gebruiker blokkeren.
- U kunt het verplaatsen van content uit de Mijn Drive van een gebruiker in uw organisatie naar een externe gedeelde Drive blokkeren.
Ga naar Opties voor delen instellen voor uw organisatie voor meer informatie.
Delen in Drive beheren met vertrouwensregels
Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Enterprise Standard en Enterprise Plus, Education Standard en Education Plus, Enterprise Essentials Plus. Versies vergelijken
In plaats van Drive-instellingen te gebruiken om bestanden te delen buiten uw organisatie, kunt u vertrouwensregels gebruiken om deelacties buiten en binnen uw organisatie te beheren. Met vertrouwensregels heeft u meer controle over met wie uw gebruikers bestanden kunnen delen. Zie Vertrouwensregels maken en beheren voor delen in Drive voor meer informatie.
