Per iniziare: guida alla configurazione di Drive per gli amministratori

Impostare le autorizzazioni di condivisione di Drive degli utenti

In qualità di amministratore di G Suite, puoi specificare in che modo gli utenti della tua organizzazione possono condividere i file e le cartelle di Google Drive, ovvero, tra gli altri, documenti, fogli e presentazioni Google, file di Google My Maps, cartelle e tutti gli altri elementi archiviati su Drive. Quando gli utenti condividono le cartelle, in genere viene condiviso anche tutto il loro contenuto. 

Questo articolo è rivolto agli amministratori. Per ulteriori informazioni su come condividere o impostare autorizzazioni per i tuoi file, vedi Condividere file da Google Drive

Prima di iniziare (facoltativo)

Se vuoi impostare le autorizzazioni in base al reparto o al dominio

Questa funzionalità è disponibile con le versioni G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education e G Suite per il non profit. Confronta le versioni

I proprietari di file possono condividere i loro file in base alle autorizzazioni che hai impostato per l'unità organizzativa o il gruppo di cui fanno parte. Di solito vengono impostate le autorizzazioni per un'unità organizzativa o per un dominio. Facoltativamente, puoi personalizzare le autorizzazioni per gruppi di utenti all'interno di unità organizzative specifiche o in tutte le unità organizzative. 

  1. Aggiungi un'unità organizzativa per ogni reparto o dominio. Per le istruzioni, vedi Aggiungere un'unità organizzativa.
  2. Sposta gli utenti nelle unità organizzative. Per la procedura, vedi Spostare gli utenti in un'unità organizzativa.
  3. Imposta le autorizzazioni di condivisione per ogni unità organizzativa utilizzando le istruzioni riportate qui di seguito.
  4. Imposta l'autorizzazione di condivisione per i gruppi. (facoltativo) 

Se i proprietari di file passano a unità organizzative diverse o se la proprietà dei file viene trasferita a un utente di un diverso gruppo o unità organizzativa, le autorizzazioni di condivisione del file cambiano in base a quelle della nuova unità organizzativa o del nuovo gruppo. Inoltre, modificando l'ordine di priorità di un gruppo cambi anche le autorizzazioni di condivisione del proprietario di un file. 

Gli utenti non possono in nessun caso condividere file di cui non siano proprietari utilizzando autorizzazioni superiori a quelle del proprietario del file, nemmeno se fanno parte di unità organizzative con impostazioni di condivisione più permissive.

Impostare le autorizzazioni di condivisione

Consentire agli utenti dell'organizzazione di condividere elementi con chiunque
  1. Accedi al tuo Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad ApplicazioniquindiG SuitequindiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Impostazioni di condivisione.
  4. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.

    Puoi selezionare un'unità organizzativa o un gruppo per questa funzionalità solo se hai G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite per il non profit o Drive Enterprise. Confronto tra le edizioni di G Suite

  5. Nella sezione Condivisione all'esterno di la tua organizzazione, attiva la condivisione dei file e seleziona le opzioni di condivisione:

    Opzione Descrizione
    Attivata Consente agli utenti di invitare persone esterne all'organizzazione a visualizzare, commentare o modificare i file condivisi.
    Avvisa gli utenti di la tua organizzazione quando condividono file di loro proprietà al di fuori di la tua organizzazione
     

    Avvisa gli utenti di assicurarsi che i file non siano riservati prima di condividerli all'esterno dell'organizzazione. (facoltativo) 

    Gli avvisi vengono visualizzati solo quando gli utenti condividono i file tramite l'editor di documenti o le finestre di dialogo di condivisione di Drive. Se gli utenti condividono file direttamente, ad esempio inviando i link via email, gli avvisi non vengono visualizzati.

    Consenti agli utenti di la tua organizzazione di inviare inviti di condivisione a persone all'esterno di la tua organizzazione che non utilizzano un Account Google Consente agli utenti di condividere file con persone all'esterno dell'organizzazione che non utilizzano Account Google. Se deselezioni questa casella, gli utenti possono condividere file con destinatari esterni solo se tali destinatari utilizzano Account Google o fanno parte di una mailing list di Google Gruppi. (facoltativo)

    Nota: non è necessario che gli Account Google utilizzino indirizzi Gmail o G Suite. L'Account Google costituisce semplicemente un sistema di accesso unificato per utilizzare i prodotti Google, tra cui Documenti, Fogli e Presentazioni. Se una persona non ha un Account Google, inviale questo link: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.

    • Richiedi l'accesso a Google per la visualizzazione del file da parte degli utenti esterni. Richiede ai destinatari di accedere ai loro Account Google per poter aprire i file, a meno che i file non siano configurati come condivisi pubblicamente sul Web o resi disponibili per chiunque abbia il link e tu abbia consentito di aprire i file senza accedere all'Account Google.
    • Consenti agli utenti esterni di visualizzare l'anteprima del file senza accedere a Google. Consente ai destinatari di visualizzare l'anteprima dei contenuti dei file in modalità di sola lettura senza accedere all'Account Google.

    Per modificare o commentare i file, i revisori devono accedere all'Account Google e gli inviti devono consentire i commenti o la modifica.

    Consenti agli utenti di la tua organizzazione di pubblicare file sul Web o di renderli visibili a tutti come file pubblici o non in elenco

    Consente agli utenti di: (facoltativo)

    • Pubblicare file di Documenti, Fogli e Presentazioni tramite File quindi Pubblica sul Web. I file diventano così accessibili e disponibili per la ricerca sul Web per tutti. 
    • Selezionare impostazioni di condivisione che rendono i file visibili a tutti come file pubblici o non in elenco. Ulteriori informazioni sulla condivisione di link con persone specifiche.

    Se deselezioni questa casella, gli utenti possono comunque inviare inviti di condivisione file a chiunque. Non possono però rendere i file pubblici sul Web. 

    Questa impostazione non è disponibile nella versione gratuita precedente di G Suite. Tutti gli utenti della versione gratuita possono pubblicare i file sul Web o condividere il link con chiunque.

  6. Fai clic su Salva.

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. Durante questo periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni che quelle precedenti.

Limitare la condivisione all'esterno dei domini autorizzati

Questa funzionalità è disponibile con le versioni G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education e G Suite per il non profit. Confronta le versioni

Puoi consentire la condivisione dei file solo ai domini G Suite attendibili (autorizzati). In questo modo impedisci agli utenti di condividere file all'esterno dell'organizzazione, ma consenti loro di condividerli con colleghi di lavoro in altri domini G Suite.

Per essere autorizzati, i domini devono essere domini G Suite.

  1. Accedi al tuo Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad ApplicazioniquindiG SuitequindiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Impostazioni di condivisione.
  4. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.

    Puoi selezionare un'unità organizzativa o un gruppo per questa funzionalità solo se hai G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite per il non profit o Drive Enterprise. Confronto tra le edizioni di G Suite

    1. Nella sezione Condivisione all'esterno di la tua organizzazione, scegli le opzioni di condivisione:
      Opzione Descrizione
      Domini autorizzati

      Consente agli utenti dell'unità organizzativa specificata di condividere file nei domini G Suite esterni autorizzati. Inoltre, gli utenti dei domini autorizzati possono accedere ai moduli Google creati nell'unità organizzativa che richiedono agli utenti di eseguire l'accesso.

      Avvisa gli utenti di la tua organizzazione quando condividono file di loro proprietà con utenti di domini autorizzati
       

      Avvisa gli utenti di assicurarsi che i file non siano riservati prima di condividerli con utenti dei domini autorizzati. (facoltativo) 

      Gli avvisi vengono visualizzati solo quando gli utenti condividono i file tramite l'editor di documenti o le finestre di dialogo di condivisione di Drive. Se gli utenti condividono file direttamente, ad esempio inviando i link via email, gli avvisi non vengono visualizzati.

      Consenti agli utenti di la tua organizzazione di ricevere file da utenti esterni ai domini autorizzati

      Consente agli utenti di: (facoltativo)

      • Aprire file condivisi con loro da persone appartenenti a domini che non sono nella whitelist.
      • Utilizzare gli editor di documenti per modificare documenti, fogli e presentazioni Google memorizzati su sistemi di archiviazione di terze parti, ad esempio Box. 

      Se deselezioni questa casella, gli utenti possono modificare i file solo se sono condivisi da persone appartenenti a domini inclusi nella whitelist. Inoltre, gli utenti non possono utilizzare gli editor di documenti per modificare i file su sistemi di archiviazione di terze parti. Ulteriori informazioni sull'utilizzo dei sistemi di archiviazione di terze parti.

  5. Fai clic su Salva.
  6. Autorizza i domini G Suite attendibili. La whitelist è automaticamente disponibile per tutte le unità organizzative e i gruppi della tua organizzazione.

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. Durante questo periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni che quelle precedenti.

Limitare la condivisione all'esterno della tua organizzazione

Puoi impedire agli utenti di condividere all'esterno della tua organizzazione e di ricevere dall'esterno dell'organizzazione i seguenti elementi:

  • Inviti per documenti, fogli e presentazioni Google, che possono essere utilizzati per 14 giorni dopo la loro creazione 
  • Link ai file archiviati in Drive
  • Allegati email che possono essere inviati o ricevuti dagli utenti, caricati direttamente dai dispositivi e archiviati in Drive
  1. Accedi al tuo Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad ApplicazioniquindiG SuitequindiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Impostazioni di condivisione.
  4. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.

    Puoi selezionare un'unità organizzativa o un gruppo per questa funzionalità solo se hai G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite per il non profit o Drive Enterprise. Confronto tra le edizioni di G Suite

  5. Nella sezione Condivisione all'esterno di la tua organizzazione, disattiva la condivisione e seleziona le opzioni: 
    Opzione Descrizione
    Disattivata

    Impedisce agli utenti di condividere file di Google Drive con persone all'esterno dell'organizzazione tramite inviti, link e allegati email. Gli utenti esterni all'organizzazione non potranno visualizzare i nuovi siti pubblicati. Inoltre, impedisce agli utenti di inviare moduli Google che richiedono loro di condividere documenti all'esterno dell'organizzazione.

    Consenti agli utenti di la tua organizzazione di ricevere file da utenti esterni a la tua organizzazione

    Se deselezionata, impedisce agli utenti di: (facoltativo)

    • Aprire file condivisi con loro da persone appartenenti a domini che non sono nella whitelist.
    • Utilizzare gli editor di documenti per modificare documenti, fogli e presentazioni Google memorizzati su sistemi di archiviazione di terze parti, ad esempio Box. 

    Se selezioni questa casella, gli utenti possono aprire file condivisi dall'esterno dell'organizzazione, ma possono condividerli solo all'interno della tua organizzazione. Inoltre, se selezioni questa casella puoi consentire agli utenti di modificare i file Google memorizzati su sistemi di archiviazione di terze parti. Ulteriori informazioni sull'utilizzo dei sistemi di archiviazione di terze parti.

  6. Fai clic su Salva.

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. Durante questo periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni che quelle precedenti.

Controlla i file archiviati su Drive condivisi

Questa funzionalità è disponibile con le versioni G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education e G Suite per il non profit. Confronta le versioni

Puoi stabilire chi può spostare file e cartelle all'esterno della tua organizzazione nelle seguenti situazioni:

  • Trasferimento di contenuti da un Drive condiviso della tua organizzazione a un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione
  • Trasferimento di contenuti da un Drive condiviso della tua organizzazione al Drive di un utente di un'altra organizzazione
  • Trasferimento di contenuti dal Drive di un utente della tua organizzazione a un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione
  1. Accedi al tuo Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad ApplicazioniquindiG SuitequindiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Impostazioni di condivisione.
  4. Seleziona l'unità organizzativa appropriata.

    Importante: se selezioni un'unità organizzativa secondaria, questa impostazione controlla solo il trasferimento di contenuti dal Drive di un utente a un Drive condiviso di un'altra organizzazione (ad esempio un'altra attività o scuola). Il trasferimento di contenuti da un Drive condiviso a un'altra organizzazione è sempre controllato dall'impostazione dell'organizzazione di livello superiore. Infatti, i Drive condivisi sono di proprietà dell'organizzazione di livello superiore.
     
  5. In Distribuzione di contenuti all'esterno di nome organizzazione, seleziona un'opzione dalla tabella seguente e fai clic su Salva.
     
    Opzione Descrizione
    Chiunque Chiunque sia autorizzato ad accedere come responsabile a un Drive condiviso può spostare file da quel Drive condiviso al percorso di un Drive di un'altra organizzazione. Ulteriori informazioni sulle autorizzazioni di accesso degli utenti.

    Inoltre, chiunque nell'unità organizzativa selezionata può copiare i contenuti da Il mio Drive a un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione (ad esempio un'altra attività, gruppo o scuola). Ulteriori informazioni sulla migrazione di contenuti su un Drive condiviso.
     
    Solo utenti di nome organizzazione Solo gli utenti della tua organizzazione autorizzati ad accedere come responsabili a un Drive condiviso possono spostare file da quel Drive condiviso al percorso di un Drive di un'altra organizzazione.

    Inoltre, gli utenti dell'unità organizzativa selezionata possono copiare i contenuti da Il mio Drive a un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione.
     
    Nessuno I file di un Drive condiviso non possono essere spostati nel percorso di un Drive di un'altra organizzazione.

    Inoltre, nessun utente dell'unità organizzativa selezionata può copiare i contenuti di Il mio Drive su un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione.
     

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. Durante questo periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni che quelle precedenti.

 

Controlla la creazione dei Drive condivisi

Puoi decidere se consentire agli utenti di creare Drive condivisi nella tua organizzazione. Per istruzioni, vedi Gestire gli utenti e l'attività dei Drive condiviso.

Configurare le opzioni di Controllo di accesso e le impostazioni predefinite di condivisione tramite link

Scegliere le opzioni di Controllo di accesso

Quando gli utenti condividono file tramite gli strumenti di G Suite, il Controllo di accesso verifica che i destinatari abbiano accesso ai file. Il servizio, inoltre, richiede agli utenti di fornire l'accesso se necessario, ovvero quando gli utenti:

  • Inviano messaggi di Gmail con link a file che non sono stati condivisi con i destinatari.
  • Aggiungono una persona selezionando "+" nel commento a un documento e questa persona non ha accesso al documento.
  • Allegano file a eventi di calendario i cui invitati non hanno accesso ai file.

Se gli utenti condividono file di cui non sono proprietari, vengono applicate le opzioni del Controllo di accesso dell'unità organizzativa a cui appartiene la persona che ha la proprietà del file. Se gli utenti condividono più file e si applicano impostazioni di diverse unità organizzative, vengono applicate le opzioni di Controllo di accesso dell'unità organizzativa meno permissiva.

In qualità di amministratore, puoi specificare il livello di accesso che gli utenti possono concedere.

  1. Accedi al tuo Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad ApplicazioniquindiG SuitequindiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Impostazioni di condivisione.
  4. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.

    Puoi selezionare un'unità organizzativa o un gruppo per questa funzionalità solo se hai G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite per il non profit o Drive Enterprise. Confronto tra le edizioni di G Suite

  5. Fai clic su Impostazioni di condivisione
  6. In Controllo di accesso, specifica la modalità che gli utenti devono utilizzare per risolvere problemi di accesso ai file: 
    Opzione Descrizione
    Solo destinatari Offre agli utenti una sola opzione, quella di concedere l'accesso esclusivamente ai destinatari designati.* Questa è l'impostazione più restrittiva. 
    Solo destinatari o la tua organizzazione

    Offre agli utenti due opzioni:

    • Concedere l'accesso ai destinatari designati.*
    • Concedere l'accesso a tutti i membri dell'organizzazione che hanno il link.
    Solo destinatari, la tua organizzazione o pubblicamente (non è necessario un Account Google)

    Offre agli utenti tre opzioni:

    • Concedere l'accesso ai destinatari designati.*
    • Concedere l'accesso a tutti i membri dell'organizzazione che hanno il link.
    • Rendere pubblico il file (disponibile per chiunque abbia il link).

    Questa impostazione, che è la meno restrittiva, è disponibile solo se la condivisione è attivata per la tua organizzazione e se hai consentito agli utenti di pubblicare file sul Web.


    *Quando si concede l'accesso ai destinatari designati, questi vengono semplicemente aggiunti all'elenco di condivisione. Se il file è stato condiviso con altre persone, queste continueranno a potervi accedere.
     
  7. Fai clic su Salva

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. Durante questo periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni che quelle precedenti.

Configurare l'impostazione predefinita relativa alla condivisione tramite link

Puoi impostare l'opzione di condivisione tramite link visualizzata dagli utenti per impostazione predefinita quando condividono i file dall'editor di documenti. Questa impostazione predefinita si applica quando si condividono contenuti su Il mio Drive, ma non sui Drive condivisi. Gli utenti possono utilizzare questa impostazione predefinita o sceglierne un'altra per condividere i propri file. Per impedire agli utenti di scegliere un'altra opzione di condivisione, puoi limitare la condivisione dei file.

  1. Accedi al tuo Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad ApplicazioniquindiG SuitequindiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Impostazioni di condivisione.
  4. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.

    Puoi selezionare un'unità organizzativa o un gruppo per questa funzionalità solo se hai G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite per il non profit o Drive Enterprise. Confronto tra le edizioni di G Suite

  5. In Condivisione tramite link, seleziona l'opzione di condivisione predefinita da visualizzare nella finestra di dialogo di condivisione tramite link quando gli utenti condividono i file:
    Opzione Descrizione
    Disattivata Possono accedere al file solo il proprietario e le persone con cui il proprietario ha condiviso il file.
     
    Attivata: Chiunque in la tua organizzazione con il link Qualsiasi utente della tua organizzazione che abbia il link può accedere al file. I file con questa visibilità in genere non sono visualizzati nei risultati di ricerca, a meno che non vi siano link ad essi in altri file ricercabili.
     
    Attivata - Chiunque in la tua organizzazione Chiunque nella tua organizzazione può cercare e visualizzare il file. Tuttavia, un file con questa visibilità viene visualizzato nella cartella Drive dell'utente solo dopo che quest'ultimo ha eseguito l'accesso al file o dopo che il file è stato condiviso con lui.
  6. Fai clic su Salva.

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. Durante questo periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni che quelle precedenti.

 

Verificare le modifiche

È preferibile attendere 24 ore prima di verificare le modifiche alle impostazioni di condivisione. In tale periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni sia quelle precedenti.

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