Per iniziare: guida alla configurazione di Drive per gli amministratori

Impostare le autorizzazioni di condivisione di Drive degli utenti

Questo articolo è rivolto agli amministratori. Per scoprire come condividere o impostare le autorizzazioni per i tuoi file, vai a Condividere file da Google Drive

In qualità di amministratore, puoi controllare in che modo gli utenti della tua organizzazione possono condividere file e cartelle di Google Drive, tra cui elementi di Documenti, Fogli e Presentazioni Google o di My Maps, cartelle e tutto ciò che è archiviato su Drive.

Prima di iniziare

  • Puoi impostare le stesse regole di condivisione per tutti. In alternativa, puoi configurare regole diverse per gruppi o reparti. Per applicare l'impostazione a determinati utenti, inserisci i loro account in un'unità organizzativa (per applicare l'impostazione in base al reparto) oppure inseriscili in un gruppo di configurazione (per applicare l'impostazione a utenti che appartengono a uno o più reparti).
  • Utilizza i segmenti di pubblico di destinazione per consigliare agli utenti i gruppi di persone con i quali dovrebbero condividere contenuti, ad esempio reparti o team. Per informazioni sulla configurazione dei segmenti di pubblico di destinazione, vai a Informazioni sui segmenti di pubblico di destinazione.

Nota: se Drive è disattivato, non puoi modificare le autorizzazioni di condivisione dei file.

Consentire agli utenti di condividere file all'esterno dell'organizzazione

  1. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiGoogle Workspacee poiDrive e Documenti.
  2. Fai clic su Impostazioni di condivisione e poi Opzioni di condivisione.
  3. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.

    Versioni supportate per questa funzionalità: Business Standard e Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade ed Education Plus; G Suite Business; Nonprofits; Essentials.  Confronta la tua versione

  4. In Condivisione all'esterno di nome organizzazione, fai clic su On e seleziona le opzioni di condivisione:

    • Avvisa gli utenti di nome organizzazione quando condividono file di loro proprietà all'esterno di nome organizzazione: per proteggere la riservatezza, gli utenti ricevono un avviso quando tentano di condividere contenuti all'esterno dell'organizzazione.
    • Consenti agli utenti di nome organizzazione di inviare inviti ad account non Google esterni al dominio nome organizzazione: gli utenti possono condividere file con utenti con non utilizzano Account Google. 
      Nota: per modificare i file o aggiungere dei commenti, gli utenti devono accedere a un Account Google (o a un account visitatore, se hai attivato la condivisione con i visitatori).
    • Quando è consentita la condivisione all'esterno di nome organizzazione, gli utenti di nome organizzazione possono rendere visibili, a chiunque abbia il link, file e contenuti web pubblicati.
  5. Fai clic su Salva. Se hai configurato un'unità organizzativa o un gruppo, potresti essere in grado di scegliere Eredita o Ignora per le impostazioni di un'unità organizzativa principale oppure Annulla impostazioni per quelle di un gruppo.

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. In tale periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni sia quelle precedenti.

Limitare la condivisione a determinati domini

Versioni supportate per questa funzionalità: Business Standard e Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade ed Education Plus; G Suite Business; Essentials.  Confronta la tua versione

Puoi limitare la condivisione dei file ai domini attendibili (consentiti). Quando usi una lista consentita per limitare la condivisione:

  • Il dominio deve essere un dominio Google Workspace, a meno che tu non abbia attivato la condivisione con i visitatori
  • Gli utenti non possono condividere file con account personali.
  • Se la tua organizzazione dispone di una combinazione di licenze di Cloud Identity e Google Workspace, i domini in una lista consentita per gli utenti di Google Workspace si applicano anche agli utenti con licenze di Cloud Identity.

Per configurare le impostazioni della lista consentita:

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiGoogle Workspacee poiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Impostazioni di condivisione e poi Opzioni di condivisione.
  4. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.

    Versioni supportate per questa funzionalità: Business Standard e Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade ed Education Plus; G Suite Business; Nonprofits; Essentials.  Confronta la tua versione

  5. In Condivisione all'esterno di nome organizzazione, fai clic su Domini inclusi nella lista consentita e seleziona le opzioni di condivisione:
    • Avvisa gli utenti di nome organizzazione quando condividono file di loro proprietà con utenti di domini inseriti nella lista consentita: per proteggere la riservatezza, gli utenti ricevono un avviso quando tentano di condividere file con gli utenti di un dominio incluso in una lista consentita.
    • Consenti agli utenti di nome organizzazione di ricevere file da utenti esterni ai domini inseriti nella lista consentita: gli utenti possono aprire file da domini non inclusi in una lista consentita e modificare file di Documenti, Fogli e Presentazioni Google archiviati su sistemi di terze parti.  
    • Consenti agli utenti di nome organizzazione di inviare inviti ad account non Google esterni al dominio nome organizzazione: consente la condivisione con visitatori verificata tramite PIN con utenti non Google che appartengono a domini inclusi nella lista consentita. 
  6. Fai clic su Salva. Se hai configurato un'unità organizzativa o un gruppo, potresti essere in grado di scegliere Eredita o Ignora per le impostazioni di un'unità organizzativa principale oppure Annulla impostazioni per quelle di un gruppo.

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. In tale periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni sia quelle precedenti.

Impedire totalmente la condivisione di file all'esterno dell'organizzazione

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Puoi impedire agli utenti di condividere o ricevere i seguenti elementi all'esterno dell'organizzazione:

  • Inviti per elementi di Documenti, Fogli e Presentazioni, che restano attivi per 14 giorni 
  • Link a file archiviati su Drive
  • Allegati email che gli utenti possono inviare o ricevere, caricati direttamente dai dispositivi e archiviati su Drive

Per limitare la condivisione di file all'esterno dell'organizzazione:

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiGoogle Workspacee poiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Impostazioni di condivisione e poi Opzioni di condivisione.
  4. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.

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  5. In Condivisione all'esterno di nome organizzazione, fai clic su Off
  6. (Facoltativo) Per impedire agli utenti di aprire o modificare file provenienti dall'esterno dell'organizzazione o in sistemi di archiviazione di terze parti, deseleziona la casella Consenti agli utenti di nome organizzazione di ricevere file da utenti esterni a nome organizzazione.
    Nota: se imposti un criterio che impedisce agli utenti esterni di accedere alle informazioni della tua organizzazione, gli utenti possono condividere file con un gruppo che include utenti esterni, ma questi ultimi non potranno accedere ai file.
  7. Fai clic su Salva. Se hai configurato un'unità organizzativa o un gruppo, potresti essere in grado di scegliere Eredita o Ignora per le impostazioni di un'unità organizzativa principale oppure Annulla impostazioni per quelle di un gruppo.

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. In tale periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni sia quelle precedenti.

Controllare il modo in cui gli utenti condividono i link ai file

Puoi controllare le opzioni a disposizione degli utenti quando tentano di condividere link a file da Il mio Drive. Le opzioni non si applicano ai file e alle cartelle sui Drive condivisi. 

Clienti di Cloud Identity: se la tua organizzazione dispone di una combinazione di licenze di Cloud Identity e Google Workspace, le impostazioni di condivisione tramite link per gli utenti di Google Workspace si applicano anche agli utenti con licenze di Cloud Identity.

Impostare i segmenti di pubblico di destinazione

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Quando attivi la condivisione tramite link, i segmenti di pubblico di destinazione vengono visualizzati nelle impostazioni di condivisione di Drive degli utenti, per incoraggiarli a condividere contenuti con i gruppi appropriati anziché con l'intera organizzazione. Il pubblico di destinazione principale che imposti corrisponde all'opzione di condivisione predefinita. Scopri di più sui segmenti di pubblico di destinazione.

Il pubblico di destinazione predefinito principale ha lo stesso nome della tua organizzazione e ne include tutti gli utenti. Se nella tua organizzazione sono stati creati altri segmenti di pubblico di destinazione, puoi:

  • Aggiungere segmenti di pubblico di destinazione alle impostazioni di condivisione di Drive degli utenti.
  • Impostare un pubblico di destinazione principale diverso per tutti gli utenti o solo per utenti specifici.
  • Rimuovere i segmenti di pubblico di destinazione dalle impostazioni di condivisione di Drive degli utenti.

    Se rimuovi un pubblico di destinazione: l'opzione di condivisione predefinita per gli utenti diventa Con limitazioni. Tuttavia, i membri del pubblico di destinazione rimosso possono comunque accedere a tutti file condivisi con il pubblico eliminato. Per impedire l'accesso, devi rimuovere i membri dal pubblico di destinazione o eliminarlo.

Per impostare i segmenti di pubblico di destinazione:

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiGoogle Workspacee poiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Segmenti di pubblico di destinazione.
    L'elenco Segmenti di pubblico contiene tutti quelli già applicati al servizio, nell'ordine in cui sono riportati nelle impostazioni di condivisione degli utenti.
  4. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.

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  5. (Facoltativo) Per aggiungere uno o più segmenti di pubblico:

    1. Fai clic su Aggiungi segmenti di pubblico di destinazione.
    2. Scegli un'opzione:
      • Seleziona le caselle per un massimo di cinque segmenti da applicare al servizio.
      • Cerca un segmento di pubblico inserendo le prime lettere del nome. 

  6. (Facoltativo) Per rimuovere un segmento di pubblico di destinazione, fai clic su Rimuovi"" in corrispondenza del segmento.

    Fare clic sull

  7. (Facoltativo) Per modificare l'ordine in cui i segmenti di pubblico di destinazione vengono visualizzati nelle impostazioni di condivisione tramite link degli utenti, scegli un'opzione:
    • Trascina il segmento di pubblico in una nuova posizione.
      Trascinare un pubblico di destinazione nella posizione principale
    • Inserisci l'ordine in cui vuoi che venga visualizzato nella casella a sinistra del nome del segmento.

      Nota: la prima posizione corrisponde al pubblico di destinazione principale (predefinito), che è quello che viene visualizzato per primo nell'elenco dei consigli di condivisione dell'utente.

  8. Fai clic su Salva.

Importante: per fare in modo che il pubblico di destinazione principale sia visibile agli utenti come opzione di condivisione tramite link predefinita, assicurati che la condivisione tramite link sia attiva.

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. In tale periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni sia quelle precedenti.

Impostare l'opzione predefinita per la condivisione tramite link

Versioni supportate per questa funzionalità: Business Standard e Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade ed Education Plus; G Suite Business; Essentials.  Confronta la tua versione

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiGoogle Workspacee poiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Impostazioni di condivisione.
  4. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.

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  5. Fai clic su Opzione predefinita per la condivisione tramite link.
  6. Scegli un'opzione:
    • OFF: possono accedere al file solo il proprietario e le persone con cui il proprietario ha condiviso il file.
    • Viene visualizzata una delle seguenti opzioni, a seconda che il servizio Google includa i segmenti di pubblico di destinazione o meno:
      • ON - Chiunque abbia il link in nome organizzazione: qualsiasi utente della tua organizzazione che abbia il link può accedere al file.
      • ON - Pubblico di destinazione principale con il link: chiunque in questo gruppo abbia il link può accedere al file.

      I file con questa visibilità in genere non sono visualizzati nei risultati di ricerca, a meno che non esistano link a questi file in altri file disponibili per la ricerca.

    • Viene visualizzata una delle seguenti opzioni, a seconda che il servizio Google includa i segmenti di pubblico di destinazione o meno:
      • ON - Tutti gli utenti di nome organizzazione: chiunque nell'organizzazione può cercare e visualizzare il file.
      • ON - Pubblico di destinazione principale: chiunque in questo gruppo può cercare e visualizzare il file.

      I file con questa visibilità vengono visualizzati nei Drive degli utenti solo dopo che questi ultimi li hanno aperti o dopo che il file è stato condiviso con loro.

  7. Fai clic su Salva. Se hai configurato un'unità organizzativa o un gruppo, potresti essere in grado di scegliere Eredita o Ignora per le impostazioni di un'unità organizzativa principale oppure Annulla impostazioni per quelle di un gruppo.

L'applicazione delle modifiche potrebbe richiedere fino a 24 ore.

Limitare i livelli di accesso che gli utenti possono assegnare ai file

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Puoi decidere il livello di accesso che gli utenti possono assegnare ai file quando viene richiesto loro di condividerli. Agli utenti viene richiesto di condividere quando:

  • Inviano messaggi di Gmail o di Google Chat contenenti link a file che non sono stati condivisi con i destinatari.
  • +Menzionano qualcuno in un commento in un file a cui quella persona non ha accesso.
  • Allegano file a eventi di Google Calendar i cui invitati non hanno accesso ai file.

Se gli utenti condividono file di cui non sono proprietari, vengono applicate le opzioni di condivisione dell'unità organizzativa a cui appartiene la persona che ha la proprietà del file. Se gli utenti condividono più file e si applicano impostazioni di diverse unità organizzative, vengono applicate le opzioni dell'unità organizzativa meno permissive.

Per assegnare il livello di accesso che gli utenti possono concedere:

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiGoogle Workspacee poiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Impostazioni di condivisione.
  4. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.

    Versioni supportate per questa funzionalità: Business Standard e Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade ed Education Plus; G Suite Business; Nonprofits; Essentials.  Confronta la tua versione

  5. Fai clic su Opzioni di condivisione
  6. In Controllo di accesso, scegli un'opzione: 
    • Solo destinatari, nome organizzazione o pubblicamente: gli utenti possono concedere l'accesso a chiunque abbia il link. Si tratta dell'impostazione meno restrittiva. È disponibile solo se la condivisione è attivata per la tua organizzazione e se hai consentito agli utenti di pubblicare file sul Web.
    • Solo destinatari o nome organizzazione: gli utenti possono concedere l'accesso ai destinatari designati e a qualsiasi utente della tua organizzazione che abbia il link.
    • Solo destinatari: gli utenti possono concedere l'accesso solo ai destinatari designati. Se il file è stato condiviso con altre persone, queste continueranno a potervi accedere. Questa è l'impostazione più restrittiva.
  7. Fai clic su Salva. Se hai configurato un'unità organizzativa o un gruppo, potresti essere in grado di scegliere Eredita o Ignora per le impostazioni di un'unità organizzativa principale oppure Annulla impostazioni per quelle di un gruppo.

L'applicazione delle modifiche potrebbe richiedere fino a 24 ore.

Controllare chi può accedere ai file archiviati su Drive condivisi

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Puoi stabilire chi può spostare file e cartelle all'esterno della tua organizzazione nel caso di trasferimento di contenuti:

  • Da un Drive condiviso della tua organizzazione a un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione o al Drive di un utente in un'altra organizzazione
  • Dal Drive di un utente della tua organizzazione a un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione 

Per informazioni dettagliate su come controllare chi può accedere ai file archiviati sui Drive condivisi, vai a Controllare la condivisione nella propria organizzazione.

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