Cet article s'adresse aux administrateurs. Pour savoir comment partager ou définir des autorisations pour vos propres fichiers, consultez Partager des fichiers via Google Drive.
Compatible avec toutes les éditions de Google Workspace, Cloud Identity et G Suite
En tant qu'administrateur, vous pouvez décider si les utilisateurs peuvent partager des fichiers et des dossiers de Google Docs, Sheets, Slides, Sites et My Maps ainsi que de Drive partagés avec des personnes en dehors de votre organisation. Vous pouvez également activer un indicateur permettant de préciser si un Drive partagé ou un fichier Drive appartient à une personne externe à votre organisation ou est partagé avec elle.
Remarque : Les Gems sont stockés et partagés dans Google Drive. Les paramètres de partage de Drive s'appliquent donc également aux Gems. Tous les fichiers Google inclus dans un Gem sont partagés avec toutes les personnes ayant accès au Gem. Pour en savoir plus, consultez Activer ou désactiver le partage de Gems.
- Exemples de paramètres de partage
- Activer ou désactiver le partage externe de fichiers et de dossiers dans Drive
- Autoriser le partage externe avec certains domaines uniquement
- Activer ou désactiver l'indicateur pour les fichiers partagés en externe
- Définir les personnes autorisées à déplacer du contenu vers un Drive partagé appartenant à une autre organisation
- Gérer le partage Drive avec des règles de confiance
- Qu'en est-il des comptes utilisateur qui ne disposent plus de Drive ?
Remarque : Pour contrôler le partage avec des utilisateurs externes sans compte Google, activez ou désactivez le partage avec des visiteurs.
Exemples de paramètres de partage
Tout développer | Tout réduire
Configurer le partage personnalisé pour un groupe ou une unité organisationnelleVous pouvez autoriser uniquement les utilisateurs de certains groupes ou unités organisationnelles à partager du contenu en externe, et bloquer le partage externe pour tous les autres utilisateurs. Pour cela, utilisez les paramètres de partage Drive ou les règles de confiance.
Avec les paramètres de partage Drive :
- Si ce n'est pas déjà fait, placez les utilisateurs dans des unités organisationnelles ou des groupes de configuration.
- Désactivez le partage externe pour l'unité organisationnelle racine, comme décrit dans la section suivante.
- À gauche, cliquez sur le groupe ou l'unité organisationnelle que vous souhaitez autoriser à partager du contenu en externe.
Important : Les paramètres du groupe remplacent les paramètres de l'unité organisationnelle. Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes, le paramètre de celui ayant la priorité la plus élevée s'applique à l'utilisateur.
- Activez le partage externe.
Avec les règles de confiance : découvrez comment créer et gérer des règles de confiance pour le partage Drive.
Vous pouvez autoriser les utilisateurs à partager des fichiers et des dossiers avec des utilisateurs externes n'ayant pas de compte Google en activant le partage avec des visiteurs. Vous pouvez choisir d'autoriser le partage avec les visiteurs ou uniquement avec des domaines de confiance. Pour savoir comment procéder, consultez Autoriser le partage avec des utilisateurs autres que Google via le partage avec des visiteurs.
Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Starter, Business Standard et Business Plus ; Enterprise Standard et Enterprise Plus ; Education Fundamentals, Education Standard et Education Plus ; Essentials, Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus ; Nonprofits ; G Suite Business. Comparer votre édition
Les paramètres de partage disponibles dans la console d'administration s'appliquent aux utilisateurs par unité organisationnelle ou par groupe. Vous n'avez aucun contrôle sur les dossiers individuels des dossiers Mon Drive des utilisateurs.
Pour autoriser uniquement le partage externe de certains fichiers, vous pouvez utiliser des Drive partagés. Avec cette approche, le Drive partagé fait office de dossier.
- Créez une unité organisationnelle sans membres.
- Désactivez le partage externe pour l'unité organisationnelle racine, comme décrit dans la section suivante.
- Activez le partage externe pour la nouvelle unité organisationnelle, en remplaçant le paramètre de l'unité organisationnelle racine.
- (Facultatif) Pour autoriser le partage avec des personnes externes à votre organisation sans compte Google, activez le partage avec des visiteurs pour la nouvelle unité organisationnelle.
- Créez un Drive partagé pour stocker des fichiers et des dossiers en vue d'un partage externe.
- Identifiez les personnes autorisées à partager les fichiers en externe et ajouter ces personnes en tant que membres du Drive partagé avec les niveaux d'accès Contributeur ,Gestionnaire de contenu ou Responsable. Si vous avez de nombreux utilisateurs, ajoutez-les en tant que groupe.
Remarque :
- Vous pouvez ajouter des personnes externes à votre organisation en tant que membres d'un Drive partagé à condition qu'elles disposent d'un compte Google. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez activer le partage avec des visiteurs afin que vos utilisateurs puissent partager du contenu avec elles.
- Examinez les autorisations accordées par chaque niveau d'accès et assurez-vous de bien les comprendre. Déterminez le bon niveau d'accès des membres du Drive partagé en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.
- Attribuez le Drive partagé à la nouvelle unité organisationnelle.
- Transférez du contenu vers le Drive partagé.
- (Facultatif) Si vous souhaitez être averti lorsqu'un contenu est ajouté au Drive partagé et partagé en externe, vous pouvez configurer une règle de reporting basée sur les événements de journaux Drive.
Activer ou désactiver le partage externe de fichiers et de dossiers dans Drive
Partager du contenu dans Drive avec des personnes externes à votre organisation peut être important pour la collaboration, mais cela comporte également un risque de fuite de données. Si vous activez le partage externe, vous avez la possibilité de le limiter. Par exemple, vous pouvez avertir les utilisateurs avant qu'ils ne partagent des fichiers ou bloquer le partage par lien.
Si vous désactivez le partage externe, les utilisateurs ne peuvent pas partager les éléments suivants avec des utilisateurs externes :
- Invitations à des éléments créés dans Docs, Sheets et Slides
- Liens vers des fichiers stockés dans Drive
- Éléments joints à des e-mails, importés directement depuis des appareils ou stockés dans Drive
Les utilisateurs externes perdent également l'accès aux éléments qui ont été précédemment partagés avec eux.
Vous pouvez également bloquer ces mêmes éléments provenant d'utilisateurs externes pour les utilisateurs de votre organisation. Ces restrictions s'appliquent aux membres externes au groupe. Lorsque des fichiers sont partagés avec un groupe contenant des utilisateurs externes, ces utilisateurs externes ne peuvent pas accéder au fichier.
Remarque : Les restrictions s'appliquent au niveau de l'utilisateur, et non au niveau du groupe. Ainsi, même si des fichiers peuvent être partagés avec un groupe externe, les utilisateurs externes de ce groupe qui sont bloqués par vos paramètres de partage ne peuvent pas y accéder.
Pour activer ou désactiver le partage externe :
-
Connectez-vous à la console d'administration Google avec un compte administrateur.
Si vous ne disposez pas d'un compte administrateur, vous ne pouvez pas accéder à la console d'administration.
-
Accédez à Menu
Apps > Google Workspace > Drive et Docs.
Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".
-
Cliquez sur Paramètres de partage
Options de partage.
-
(Facultatif) Si vous souhaitez appliquer le paramètre uniquement à certains utilisateurs, sélectionnez sur le côté une unité organisationnelle (souvent utilisée pour des services) ou un groupe de configuration (avancé). Voir la marche à suivre
Les paramètres de groupe remplacent ceux des unités organisationnelles. En savoir plus
- Pour activer le partage externe, cliquez sur Activé, puis choisissez des options de partage.
- Pour désactiver le partage externe, cliquez sur Désactivé. Vous pouvez également empêcher le partage de contenu externe avec vos utilisateurs, y compris le contenu de systèmes de stockage tiers.
-
Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également cliquer sur Remplacer pour un unité organisationnelle.
Pour restaurer ultérieurement la valeur héritée, cliquez sur Hériter (ou Non défini pour un groupe).
Autoriser le partage externe uniquement avec des domaines approuvés
Vous pouvez autoriser le partage de fichiers uniquement avec les domaines de confiance (autorisés). Lorsque vous utilisez une liste d'autorisation pour restreindre le partage :
- Le domaine doit être un domaine Google Workspace, sauf si vous avez activé le partage avec des visiteurs.
- Vous ne pouvez pas sélectionner uniquement certains domaines dans la liste d'autorisation pour le partage de fichiers. Tous les domaines de confiance sont inclus.
- Les utilisateurs ne peuvent pas partager de fichiers avec les comptes personnels.
- Si votre organisation possède à la fois des licences Cloud Identity et Google Workspace, la liste d'autorisation s'applique également aux utilisateurs Cloud Identity.
Avant de commencer:si nécessaire, découvrez comment appliquer le paramètre à un service ou à un groupe.
Si ce n'est pas déjà fait, ajoutez des domaines de confiance à votre liste d'autorisation.
-
Connectez-vous à la console d'administration Google avec un compte administrateur.
Si vous ne disposez pas d'un compte administrateur, vous ne pouvez pas accéder à la console d'administration.
-
Accédez à Menu
Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".
- Cliquez sur Paramètres de partage
-
(Facultatif) Si vous souhaitez appliquer le paramètre uniquement à certains utilisateurs, sélectionnez sur le côté une unité organisationnelle (souvent utilisée pour des services) ou un groupe de configuration (avancé). Voir la marche à suivre
Les paramètres de groupe remplacent ceux des unités organisationnelles. En savoir plus
- Cliquez sur Domaines ajoutés à la liste d'autorisation, puis choisissez des options de partage.
-
Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également cliquer sur Remplacer pour un unité organisationnelle.
Pour restaurer ultérieurement la valeur héritée, cliquez sur Hériter (ou Non défini pour un groupe).
- (Forms uniquement) Sous Paramètres de partage, cliquez sur Réponses aux questions du formulaire. Indiquez si les utilisateurs de votre domaine peuvent répondre aux questions des formulaires créés en externe ou partager les formulaires en externe pour recevoir des réponses.
Remarque : Si vous désactivez ces options, les paramètres de partage Google Drive sont appliqués aux personnes interrogées.
-
Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également cliquer sur Remplacer pour un unité organisationnelle.
Pour restaurer ultérieurement la valeur héritée, cliquez sur Hériter (ou Non défini pour un groupe).
La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent s'appliquer par intermittence.
Activer ou désactiver l'indicateur pour les fichiers partagés en externe
Par défaut, lorsqu'un Drive partagé ou un fichier Drive appartient à une personne externe à votre organisation ou est partagé avec elle, un indicateur d'avertissement Externe s'affiche. Vous pouvez activer ou désactiver ce paramètre pour l'ensemble de vos utilisateurs ou certains d'entre eux. Si vous désactivez ce paramètre, vous pourrez toujours consulter les fichiers partagés en externe dans les événements de journaux Drive.
Pour activer ou désactiver l'indicateur :
Avant de commencer:si nécessaire, découvrez comment appliquer le paramètre à un service ou à un groupe.
-
Connectez-vous à la console d'administration Google avec un compte administrateur.
Si vous ne disposez pas d'un compte administrateur, vous ne pouvez pas accéder à la console d'administration.
-
Accédez à Menu
Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".
-
Cliquez sur Paramètres de partage
-
(Facultatif) Si vous souhaitez appliquer le paramètre uniquement à certains utilisateurs, sélectionnez sur le côté une unité organisationnelle (souvent utilisée pour des services) ou un groupe de configuration (avancé). Voir la marche à suivre
Les paramètres de groupe remplacent ceux des unités organisationnelles. En savoir plus
-
Cliquez sur Mettre en surbrillance les fichiers externes
-
Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également cliquer sur Remplacer pour un unité organisationnelle.
Pour restaurer ultérieurement la valeur héritée, cliquez sur Hériter (ou Non défini pour un groupe).
Comprendre le comportement d'affichage de l'indicateur
Lorsque l'indicateur d'avertissement est activé, il s'affiche pour les fichiers Drive appartenant à une personne externe à votre organisation ou partagés avec elle. Notez toutefois ces exceptions :
- L'indicateur ne s'affiche pas si un groupe Google Groupes appartenant à votre organisation peut accéder au fichier, même si le groupe inclut des membres externes à votre organisation.
- L'indicateur s'affiche toujours si des comptes de service peuvent accéder au fichier, qu'ils appartiennent à une personne interne ou externe à votre organisation.
- L'indicateur s'affiche toujours si des groupes Google Classroom générés automatiquement peuvent accéder au fichier.
Définir les personnes autorisées à déplacer des contenus vers un Drive partagé appartenant à une autre organisation
Vous pouvez autoriser ou empêcher le déplacement de contenus à partir de Drive partagés impliquant une source ou une cible externe. Par exemple :
- Vous pouvez empêcher le déplacement des contenus d'un Drive partagé de votre organisation vers un Drive partagé externe ou le dossier Mon Drive d'un utilisateur externe.
- Vous pouvez empêcher le déplacement des contenus du dossier Mon Drive d'un utilisateur de votre organisation vers un Drive partagé externe.
Pour en savoir plus, consultez Limiter les utilisateurs autorisés à déplacer du contenu vers des Drive partagés externes.
Gérer le partage Drive avec les règles de confiance
Éditions compatibles avec cette fonctionnalité: Frontline Plus; Enterprise Standard et Enterprise Plus; Education Standard et Education Plus; Enterprise Essentials Plus. Comparer votre édition
Au lieu d'utiliser les paramètres Drive pour les partages en dehors de votre organisation, vous pouvez gérer le partage interne et externe à l'aide de règles de confiance. Les règles de confiance vous permettent de mieux contrôler avec qui vos utilisateurs effectuent des partages. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer des règles de confiance pour le partage Drive.
Qu'en est-il des comptes utilisateur qui ne disposent plus de Drive ?
Si un utilisateur de votre organisation ne dispose plus du service Drive et Docs pour son compte (par exemple, si la licence Google Workspace a été supprimée de son compte), les fichiers dont il est propriétaire ne peuvent être partagés que dans votre organisation, même si les paramètres de partage appliqués à ses fichiers autorisent le partage externe.
Pour permettre le partage externe des fichiers de l'utilisateur, vous pouvez ajouter la licence Utilisateur archivé (UA) à son compte. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des licences Utilisateur archivé.
