Premiers pas : guide de configuration Drive pour les administrateurs

Définir les autorisations de partage des utilisateurs Drive

En tant qu'administrateur G Suite, vous pouvez contrôler la façon dont les utilisateurs de votre organisation partagent les fichiers et dossiers Google Drive (y compris les documents Google Docs, Sheets, Slides, My Maps, les dossiers et tous les autres éléments enregistrés sur Drive). En général, lorsque des utilisateurs partagent un dossier, tout le contenu du dossier est également partagé. 

Cet article s'adresse aux administrateurs. Pour savoir comment partager vos propres fichiers ou définir des autorisations pour ces derniers, consultez l'article Partager des fichiers via Google Drive

Avant de commencer (facultatif)

Si vous souhaitez définir des autorisations par département ou par domaine

Cette fonctionnalité est disponible dans les éditions G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Business, G Suite for Education et G Suite pour les associations, et dans Drive Enterprise. Comparer les éditions

Les propriétaires de fichiers peuvent partager leurs fichiers en fonction des autorisations que vous définissez pour leur unité organisationnelle ou leur groupe. En général, vous définissez des autorisations pour des unités organisationnelles ou pour un domaine. Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser les autorisations des groupes d'utilisateurs au sein des unités organisationnelles ou entre elles. 

  1. Ajoutez une unité organisationnelle pour chaque département ou domaine. Pour connaître la procédure à suivre, consultez l'article Ajouter une unité organisationnelle.
  2. Déplacez les comptes utilisateur vers vos unités organisationnelles. Pour connaître la procédure à suivre, consultez l'article Placer des comptes utilisateur dans une autre unité organisationnelle.
  3. Pour définir des autorisations de partage pour chaque unité organisationnelle, suivez les instructions ci-dessous.
  4. (Facultatif) Définissez l'autorisation de partage pour les groupes

Si des propriétaires de fichiers changent d'unité organisationnelle, ou si la propriété d'un fichier est transférée à une personne qui fait partie d'une autre unité organisationnelle, les autorisations de partage du fichier sont celles de la nouvelle unité organisationnelle. Si vous modifiez la priorité du groupe, vous pouvez également modifier les autorisations de partage du propriétaire du fichier. 

Les utilisateurs ne peuvent en aucun cas passer outre les paramètres de partage définis par les propriétaires de fichiers. Cela est vrai même si ceux en vigueur au sein de leur unité organisationnelle sont moins stricts.

Définir des autorisations de partage

Permettre aux utilisateurs de votre organisation de partager avec tout le monde
  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis G Suite puis Drive et Docs.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.

    Vous pouvez sélectionner une unité organisationnelle ou un groupe pour cette fonctionnalité uniquement si vous utilisez les éditions G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite pour les associations ou Drive Enterprise. Comparer les éditions G Suite

  5. Sous Partage en dehors de votre organisation, activez le partage de fichiers et sélectionnez les options de partage :

    Option Description
    Activé Permet aux utilisateurs d'inviter des personnes externes à l'organisation à consulter, commenter ou modifier des fichiers partagés.
    Afficher un avertissement lorsque des fichiers appartenant aux utilisateurs de votre organisation sont partagés en dehors de votre organisation
     

    (Facultatif) Invite les utilisateurs à vérifier que les fichiers ne sont pas confidentiels avant de les partager en dehors de l'organisation. 

    Les avertissements s'affichent uniquement lorsque les utilisateurs partagent des fichiers via l'éditeur Docs ou les boîtes de dialogue de partage Drive. Si les utilisateurs partagent des fichiers directement, par exemple en envoyant des liens par e-mail, ces avertissements ne s'affichent pas.

    Autoriser les utilisateurs de votre organisation à envoyer des invitations de partage à des personnes externes à votre organisation qui n'utilisent pas de compte Google (Facultatif) Permet aux utilisateurs de partager des fichiers avec des personnes externes à l'organisation qui n'utilisent pas de compte Google. Si vous décochez cette case, les utilisateurs pourront partager des fichiers avec des destinataires externes uniquement si ces derniers utilisent un compte Google ou font partie d'une liste de diffusion Google Groupes.

    Remarque : Les comptes Google ne doivent pas nécessairement utiliser des adresses Gmail ou G Suite. Un compte Google est simplement un système avec connexion unifié qui permet d'accéder aux produits Google, tels que Docs, Sheets et Slides. Pour aider une personne à créer un compte Google, envoyez-lui ce lien : https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.

    • Autoriser les utilisateurs externes à consulter le fichier uniquement s'ils sont connectés à un compte Google. Oblige les destinataires à se connecter à un compte Google avant de pouvoir ouvrir les fichiers, sauf si ces fichiers sont déjà partagés publiquement sur le Web ou disponibles par le biais d'un lien, si vous l'avez autorisé.
    • Autoriser les utilisateurs externes à prévisualiser le fichier sans se connecter à un compte Google. Permet aux destinataires de prévisualiser le contenu d'un fichier en mode lecture seule, sans devoir se connecter à un compte Google.

    Pour modifier ou ajouter des commentaires à des fichiers, les réviseurs doivent se connecter à un compte Google et les invitations doivent autoriser les commentaires ou les modifications.

    Autoriser les utilisateurs de votre organisation à publier des fichiers sur le Web, ou à les rendre visibles à tous les internautes en tant que fichiers publics ou non répertoriés

    (Facultatif) Permet aux utilisateurs d'effectuer les opérations suivantes :

    • Publier des documents Docs, Sheets et Slides en cliquant sur Fichier puis Publier sur le Web. Les fichiers sont accessibles à tous sur le Web et inclus dans l'index de recherche. 
    • Sélectionner des paramètres de partage qui rendent les fichiers visibles à tous les internautes en tant que fichiers publics ou non répertoriés. En savoir plus sur les personnes avec lesquelles vous partagez le lien

    Si vous décochez cette case, les utilisateurs peuvent continuer à envoyer des invitations de partage de fichiers à tout le monde. En revanche, ils ne pourront pas rendre les fichiers visibles sur le Web. 

    Ce paramètre n'est pas disponible dans l'ancienne version gratuite de G Suite. Dans celle-ci, tous les utilisateurs peuvent publier des fichiers sur le Web ou partager le lien avec tout le monde.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent être appliqués indifféremment.

Restreindre le partage en dehors des domaines en liste blanche

Cette fonctionnalité est disponible dans les éditions G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Business, G Suite for Education et G Suite pour les associations, et dans Drive Enterprise. Comparer les éditions

Vous pouvez restreindre le partage de fichiers uniquement aux domaines G Suite de confiance inclus dans la liste blanche. Ainsi, les utilisateurs ne peuvent pas partager de fichiers en dehors de votre organisation, mais peuvent en partager avec des partenaires sur d'autres domaines G Suite.

Pour être ajoutés à la liste blanche, les domaines doivent être des domaines G Suite.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis G Suite puis Drive et Docs.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.

    Vous pouvez sélectionner une unité organisationnelle ou un groupe pour cette fonctionnalité uniquement si vous utilisez les éditions G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite pour les associations ou Drive Enterprise. Comparer les éditions G Suite

    1. Sous Partage en dehors de votre organisation, sélectionnez les options de partage :
      Option Description
      Domaines en liste blanche

      Permet aux utilisateurs de l'unité organisationnelle ou du groupe spécifié de partager des fichiers avec les utilisateurs des domaines G Suite externes en liste blanche. De plus, ces derniers peuvent accéder aux formulaires Google Forms qui ont été créés au sein de l'unité organisationnelle et qui nécessitent une connexion.

      Afficher un avertissement lorsque des fichiers appartenant à des utilisateurs de votre organisation sont partagés avec des utilisateurs des domaines en liste blanche
       

      (Facultatif) Invite les utilisateurs à vérifier que les fichiers ne sont pas confidentiels avant de les partager avec des domaines en liste blanche. 

      Les avertissements s'affichent uniquement lorsque les utilisateurs partagent des fichiers via l'éditeur Docs ou les boîtes de dialogue de partage Drive. Si les utilisateurs partagent des fichiers directement, par exemple en envoyant des liens par e-mail, ces avertissements ne s'affichent pas.

      Autoriser les utilisateurs de votre organisation à recevoir des fichiers provenant d'utilisateurs n'appartenant pas à des domaines autorisés

      (Facultatif) Permet aux utilisateurs d'effectuer les opérations suivantes :

      • Ouvrir des fichiers partagés avec eux par des personnes appartenant à des domaines qui ne figurent pas sur la liste blanche
      • À l'aide des éditeurs Docs, modifier les documents Google Docs, Sheets et Slides stockés sur des systèmes de stockage tiers, tels que Box 

      Si vous décochez cette option, les utilisateurs pourront modifier des fichiers seulement si ceux-ci sont partagés par des personnes appartenant à des domaines de la liste blanche. De plus, les utilisateurs ne pourront pas passer par des éditeurs Docs pour modifier les documents Google Docs sur des systèmes de stockage tiers. En savoir plus sur l'utilisation de systèmes de stockage tiers

  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Ajoutez des domaines G Suite de confiance à la liste blanche. Cette dernière est automatiquement disponible pour toutes les unités organisationnelles et tous les groupes de votre organisation.

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent être appliqués indifféremment.

Restreindre le partage en dehors de votre organisation

Vous pouvez empêcher les utilisateurs de partager ou de recevoir les éléments suivants en dehors de votre organisation :

  • Invitations aux documents Docs, Sheets et Slides, qui peuvent être utilisés pendant 14 jours après leur création 
  • Liens vers des fichiers stockés dans Drive
  • Pièces jointes d'e-mail pouvant être envoyées ou reçues par les utilisateurs, téléchargées directement à partir d'appareils et stockées dans Drive
  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis G Suite puis Drive et Docs.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.

    Vous pouvez sélectionner une unité organisationnelle ou un groupe pour cette fonctionnalité uniquement si vous utilisez les éditions G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite pour les associations ou Drive Enterprise. Comparer les éditions G Suite

  5. Sous Partage en dehors de votre organisation, désactivez le partage et sélectionnez les options requises : 
    Option Description
    Désactivé

    Empêche les utilisateurs de partager des fichiers Google Drive avec des personnes externes à l'organisation via des invitations, des liens et des pièces jointes d'e-mail. Les utilisateurs externes à votre organisation ne pourront pas consulter les nouveaux sites publiés. Empêche les utilisateurs d'envoyer des formulaires Google Forms qui nécessitent de partager des documents en dehors de votre organisation.

    Autoriser les utilisateurs de votre organisation à recevoir des fichiers provenant d'utilisateurs externes à votre organisation

    (Facultatif) Si cette option est décochée, les utilisateurs ne pourront pas effectuer les actions suivantes :

    • Ouvrir des fichiers partagés avec eux par des personnes appartenant à des domaines qui ne figurent pas sur la liste blanche
    • À l'aide des éditeurs Docs, modifier les documents Google Docs, Sheets et Slides stockés sur des systèmes de stockage tiers, tels que Box 

    Si vous cochez cette option, les utilisateurs pourront ouvrir des fichiers externes partagés avec votre organisation, mais ils ne pourront les partager qu'au sein de votre organisation. Vous pouvez également permettre aux utilisateurs de modifier les fichiers Google enregistrés sur des systèmes de stockage tiers en cochant cette case. En savoir plus sur l'utilisation de systèmes de stockage tiers

  6. Cliquez sur Enregistrer.

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent être appliqués indifféremment.

Contrôler les fichiers stockés sur des Drive partagés

Cette fonctionnalité est disponible dans les éditions G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Business, G Suite for Education et G Suite pour les associations, et dans Drive Enterprise. Comparer les éditions

Vous pouvez définir les personnes autorisées à déplacer des fichiers et des dossiers vers des emplacements externes à votre organisation lorsque celles-ci souhaitent :

  • transférer du contenu d'un Drive partagé de votre organisation vers un Drive partagé appartenant à une autre organisation ;
  • transférer du contenu d'un Drive partagé de votre organisation vers le dossier Mon Drive d'un membre d'une autre organisation ;
  • transférer du contenu du dossier Mon Drive d'un membre de votre organisation vers un Drive partagé appartenant à une autre organisation.
  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis G Suite puis Drive et Docs.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Sélectionnez l'unité organisationnelle souhaitée.

    Important : Si vous sélectionnez une unité organisationnelle enfant, ce paramètre permet uniquement de déplacer le contenu du Drive d'un utilisateur vers un Drive partagé appartenant à une autre organisation ou entreprise. Le transfert du contenu d'un Drive partagé vers une autre organisation est toujours contrôlé par le paramètre de l'organisation racine, puisque ce type de Drive appartient à celle-ci.
     
  5. Dans Distribution de contenu à l'extérieur de votre organisation, sélectionnez l'une des options présentées ci-dessous, puis cliquez sur Enregistrer.
     
    Option Description
    Tout le monde Toute personne bénéficiant d'un accès "Gestionnaire" à un Drive partagé peut déplacer des fichiers de ce Drive vers un emplacement Drive appartenant à une organisation différente. En savoir plus sur les paramètres d'accès des utilisateurs

    De plus, n'importe quel membre de l'unité organisationnelle sélectionnée peut copier du contenu de son Drive vers un Drive partagé appartenant à une organisation différente, telle qu'une autre entreprise, un autre établissement scolaire ou un autre groupe. En savoir plus sur le transfert de contenu vers un Drive partagé
     
    Seulement les utilisateurs de votre organisation Seuls les membres de votre organisation bénéficiant d'un accès "Gestionnaire" à un Drive partagé peuvent déplacer des fichiers de ce Drive vers un emplacement Drive appartenant à une organisation différente.

    De plus, les utilisateurs de l'unité organisationnelle sélectionnée peuvent copier du contenu de leur Drive vers un Drive partagé appartenant à une organisation différente.
     
    Personne Les fichiers d'un Drive partagé ne peuvent pas être déplacés vers un emplacement Drive appartenant à une organisation différente.

    De plus, personne dans l'unité organisationnelle sélectionnée ne peut copier de contenu de son Drive vers un Drive partagé appartenant à une organisation différente.
     

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent être appliqués indifféremment.

 

Contrôler la création de Drive partagés

Vous pouvez déterminer si les utilisateurs sont autorisés à créer des Drive partagés dans votre organisation. Pour obtenir des instructions, reportez-vous à la section Gérer l'activité et les utilisateurs d'un Drive partagé.

Définir les options du Vérificateur d'accès et le partage de liens par défaut

Sélectionner les options du Vérificateur d'accès

Lorsque les utilisateurs partagent des fichiers via les outils G Suite, le Vérificateur d'accès s'assure que les destinataires ont bien accès aux fichiers. Les utilisateurs peuvent également être amenés à accorder l'accès si nécessaire, dans les cas où ils doivent :

  • envoyer des messages Gmail comportant des liens vers des fichiers qui n'ont pas été partagés avec les destinataires ;
  • mentionner (à l'aide du bouton "+") dans un commentaire de document une personne qui n'a pas accès au document ;
  • joindre des fichiers à des événements d'agenda lorsque les invités n'ont pas accès aux fichiers.

Si les utilisateurs partagent des fichiers qui ne leur appartiennent pas, les options du Vérificateur d'accès sont celles qui ont été paramétrées pour l'unité organisationnelle du propriétaire du fichier. Si les utilisateurs partagent plusieurs fichiers et que les paramètres de différentes unités organisationnelles entrent en conflit, les options du Vérificateur d'accès sont celles qui ont été paramétrées pour l'unité organisationnelle la moins permissive.

En tant qu'administrateur, vous pouvez indiquer le niveau d'accès que les utilisateurs sont autorisés à accorder.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis G Suite puis Drive et Docs.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.

    Vous pouvez sélectionner une unité organisationnelle ou un groupe pour cette fonctionnalité uniquement si vous utilisez les éditions G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite pour les associations ou Drive Enterprise. Comparer les éditions G Suite

  5. Cliquez sur Paramètres de partage
  6. Sous Vérificateur d'accès, précisez comment vous souhaitez que les utilisateurs résolvent les problèmes d'accès aux fichiers : 
    Option Description
    Destinataires uniquement Permet aux utilisateurs d'accorder l'accès aux destinataires concernés*. Il s'agit du paramètre le plus restrictif. 
    Destinataires uniquement ou votre organisation

    Offre deux possibilités aux utilisateurs :

    • Accorde l'accès aux destinataires concernés*.*
    • Accorde l'accès à toutes les personnes qui disposent du lien dans l'organisation.
    Destinataires uniquement, votre organisation ou public (aucun compte Google n'est nécessaire)

    Offre trois possibilités aux utilisateurs :

    • Accorde l'accès aux destinataires concernés*.*
    • Accorde l'accès à toutes les personnes qui disposent du lien dans l'organisation.
    • Rend le fichier public, disponible à toutes les personnes disposant du lien.

    Ce paramètre, le moins restrictif, est disponible uniquement si le partage est activé pour l'organisation et que vous autorisez les utilisateurs à publier des fichiers sur le Web.


    Accorder l'accès aux destinataires concernés permet simplement d'ajouter les destinataires à la liste de partage. Si le fichier a été partagé avec d'autres personnes, ces dernières y ont toujours accès.
     
  7. Cliquez sur Enregistrer

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent être appliqués indifféremment.

Définir le partage de liens par défaut

Vous pouvez définir l'option de partage de liens qui apparaît par défaut lorsque les utilisateurs partagent des fichiers. Cette option par défaut s'applique au partage d'éléments dans Mon Drive, mais ne concerne pas le contenu des Drive partagés. Ils peuvent utiliser cette option par défaut ou en choisir une différente pour partager leurs fichiers. Pour empêcher les utilisateurs de choisir une option de partage différente, vous pouvez restreindre le partage de fichiers.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis G Suite puis Drive et Docs.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.

    Vous pouvez sélectionner une unité organisationnelle ou un groupe pour cette fonctionnalité uniquement si vous utilisez les éditions G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite pour les associations ou Drive Enterprise. Comparer les éditions G Suite

  5. Sous Partage de lien, sélectionnez l'option à afficher par défaut dans la boîte de dialogue qui s'ouvre lorsque les utilisateurs partagent des fichiers :
    Option Description
    Désactivé Seuls le propriétaire du fichier et les personnes avec lesquelles il partage le fichier peuvent accéder à ce dernier.
     
    Activé – Tous les utilisateurs de votre organisation disposant du lien Toutes les personnes de votre organisation disposant du lien peuvent accéder au fichier. Les fichiers associés à ce paramètre de visibilité n'apparaissent normalement pas dans les résultats de recherche, à moins qu'un lien vers le fichier concerné ne figure dans un autre fichier inclus dans l'index de recherche.
     
    Activé – Tous les utilisateurs de votre organisation Toutes les personnes de votre organisation peuvent rechercher et afficher le fichier. Un fichier associé à ce paramètre de visibilité apparaît dans le Drive d'un utilisateur uniquement après qu'il a accédé au fichier ou que le fichier a été partagé avec lui.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent être appliqués indifféremment.

 

Vérifier les modifications

Il est préférable d'attendre 24 heures avant de vérifier que les modifications apportées aux paramètres de partage ont été prises en compte. Pendant ce délai, les anciens et les nouveaux paramètres peuvent être appliqués indifféremment.

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