Este artículo está dirigido a administradores. Para obtener más información sobre cómo definir permisos para tus propios archivos o cómo compartirlos, consulta el artículo Compartir archivos desde Google Drive.
Como administrador, puedes controlar si los usuarios pueden compartir archivos y carpetas de Google Drive con usuarios que no pertenezcan a la organización. Estas opciones para compartir se aplican a los elementos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, los archivos de proyectos de Sites, My Maps, las carpetas y cualquier otro elemento que se almacene en Drive.
- Ejemplos de opciones para compartir
- Activar o desactivar el uso compartido de archivos y carpetas de Drive con usuarios externos
- Permitir que se compartan archivos de forma externa solo con dominios de confianza
- Controlar quién puede mover contenido a unidades compartidas de otra organización
- Prueba a gestionar el uso compartido de Drive con reglas de confianza
Nota: Para controlar las opciones para compartir contenido con usuarios externos que no son de Google, activa o desactiva la opción de compartir contenido con visitantes.
Ejemplos de opciones para compartir
Configurar el uso compartido personalizado de grupos o unidades organizativasPuede que quieras permitir que solo los usuarios de determinados grupos o unidades organizativas puedan compartir contenido de forma externa y evitar que se comparta con usuarios externos. Puedes hacerlo con las opciones para compartir de Drive o con reglas de confianza.
En las opciones para compartir de Drive:
- Si aún no lo has hecho, coloca los usuarios en unidades organizativas o en grupos de configuración.
- Desactiva la opción para compartir contenido de forma externa en la unidad organizativa superior, tal como se describe en la siguiente sección.
- A la izquierda, haz clic en el grupo o la unidad organizativa donde quieras permitir que se compartan archivos de forma externa.
Importante: Los ajustes del grupo prevalecen sobre los de la unidad organizativa. Si un usuario pertenece a varios grupos, se le asigna el ajuste que tenga la mayor prioridad.
- Activa la opción para compartir contenido de forma externa.
Con las reglas de confianza: consulta cómo crear y gestionar reglas de confianza para compartir archivos de Drive.
Para permitir que los usuarios compartan archivos y carpetas con usuarios externos que no tengan cuenta de Google, activa el uso compartido de visitantes. Puedes permitir que se compartan archivos con cualquier usuario o solo con dominios de confianza. Para obtener instrucciones, consulta Permitir que se compartan archivos con usuarios que no tengan cuenta de Google.
Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; y G Suite Business. Comparar ediciones
Las opciones para compartir disponibles en la consola de administración se aplican a los usuarios por unidad organizativa o grupos. No puedes controlar las carpetas individuales de los usuarios de Mi unidad.
Para permitir que solo se compartan externamente determinados archivos, puedes utilizar unidades compartidas. Con este enfoque, la unidad compartida actúa como carpeta.
- Crea una unidad organizativa sin miembros.
- Desactiva la opción para compartir contenido de forma externa en la unidad organizativa superior, tal como se describe en la siguiente sección.
- Activa la opción para compartir contenido de forma externa en la nueva unidad organizativa y anula la configuración de la unidad organizativa superior.
- (Opcional) Para permitir que se compartan archivos con personas ajenas a tu organización sin cuentas de Google, activa el uso compartido de visitantes en la nueva unidad organizativa.
- Crea una unidad compartida para incluir archivos y carpetas que se pueden compartir con usuarios externos.
- Identifica a las personas a las que se les permite compartir los archivos externamente y añádelas como miembros de la unidad compartida con el nivel de acceso Colaborador, Gestor de contenido o Administrador. Si tienes muchos usuarios, añádelos como un grupo.
Nota:
- Puedes añadir a personas ajenas a tu organización como miembros de una unidad compartida si tienen cuentas de Google. Si no tienen cuenta de Google, puedes activar el uso compartido de visitantes para que los usuarios puedan compartir contenido con ellos.
- Lee detenidamente los permisos que se conceden en cada nivel de acceso. Determina qué nivel de acceso es adecuado para los miembros de una unidad compartida según las necesidades específicas de tu organización.
- Asigna la unidad compartida a la nueva unidad organizativa.
- Mover contenido a unidades compartidas.
- (Opcional) Si quieres recibir una notificación cuando se añada contenido a la unidad compartida y se comparta con usuarios externos, puedes configurar una regla de informes basada en los eventos de registro de Drive.
Activar o desactivar el uso compartido de archivos y carpetas de Drive con usuarios externos
Compartir contenido de Drive con personas ajenas a tu organización puede ser un proceso importante de colaboración, pero también conlleva el riesgo de que se produzca una filtración de datos. Si activas la opción para compartir contenido de forma externa, tendrás opciones para limitar las opciones para compartir contenido, como advertir a los usuarios antes de que compartan contenido o impedir que se comparta mediante enlace.
Si desactivas el uso compartido con usuarios externos, los usuarios no podrán compartir los siguientes elementos con usuarios externos:
- Invitaciones a elementos creados en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones
- Enlaces a archivos almacenados en Drive
- Elementos adjuntos a correos, que se pueden subir directamente desde dispositivos o almacenados en Drive
También puedes bloquear los mismos elementos procedentes de usuarios externos para que no se muestren a usuarios de tu organización. Estas restricciones se aplican a los miembros externos de grupos. Cuando se comparten archivos con un grupo que tiene usuarios externos, estos no pueden acceder al archivo.
Para activar o desactivar la opción de compartir contenido de forma externa, sigue estos pasos:
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Google Workspace
-
Haz clic en Opciones para compartir > Opciones para compartir.
-
Si quieres que el ajuste que elijas a continuación se aplique a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.
- Para activar el uso compartido con usuarios externos, haz clic en Activado y elige las opciones para compartir.
- Para desactivar el uso compartido con usuarios externos, haz clic en Desactivado. También puedes bloquear contenido externo para que no se comparta con tus usuarios, incluido el contenido de sistemas de almacenamiento de terceros.
-
Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes heredar o anular una unidad organizativa superior, o bien no definir ninguna opción en el caso de los grupos.
Permitir que se compartan archivos de forma externa solo con dominios de confianza
Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; y G Suite Business. Comparar ediciones
Puedes permitir que se compartan archivos solo con dominios de confianza (permitidos). Cuando usas una lista de dominios permitidos con el fin de restringir la opción para compartir contenido:
- El dominio debe ser de Google Workspace, salvo que utilices la función para compartir archivos con usuarios que no tienen cuenta de Google.
- No puedes seleccionar solo determinados dominios de la lista de permitidos para compartir archivos. Se incluyen todos los dominios de confianza.
- Los usuarios no pueden compartir archivos con cuentas personales.
- Si en tu organización hay usuarios con licencias de Cloud Identity y otros con licencias de Google Workspace, la lista de dominios permitidos también se aplica a los usuarios de Cloud Identity.
Antes de empezar: Para aplicar el ajuste a cuentas de usuario concretas, coloca esas cuentas en una unidad organizativa o en un grupo de configuración. Con la primera opción aplicarás el ajuste a todos los usuarios de un departamento, mientras que con la segunda podrás aplicarlo a usuarios específicos de un mismo departamento o de departamentos diferentes.
Añade dominios de confianza a tu lista de permitidos si aún no lo has hecho.
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Opciones para compartir
- Si quieres que el ajuste que elijas a continuación se aplique a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.
- Haz clic en Lista de dominios permitidos y elige las opciones para compartir.
- Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes heredar o anular una unidad organizativa superior, o bien no definir ninguna opción en el caso de los grupos.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.
Controlar quién puede mover contenido a unidades compartidas de otra organización
Puedes permitir o impedir que se mueva contenido de unidades compartidas que incluyan una fuente o un destino externos. Por ejemplo:
- Puedes impedir que se mueva contenido de una unidad compartida de tu organización a una unidad compartida externa o a la ubicación Mi unidad de un usuario externo.
- Puedes impedir que se mueva contenido de Mi unidad de un usuario de tu organización a una unidad compartida externa.
Consulta más información en el artículo Controlar el uso compartido en tu organización.
Prueba a gestionar el uso compartido de Drive con reglas de confianza
Ediciones compatibles con esta función: Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Enterprise Essentials Plus. Comparar ediciones
En lugar de utilizar los ajustes de Drive para compartir contenido fuera de tu organización, puedes usar reglas de confianza para gestionar el uso compartido dentro y fuera de tu organización. Las reglas de confianza te dan mayor control sobre con quién pueden compartir contenido tus usuarios. Para obtener más información, consulta el artículo Crear y gestionar reglas de confianza para compartir archivos en Drive.
