Drive-Einrichtungsanleitung für Administratoren

Freigabeberechtigungen für Drive-Nutzer festlegen

Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Wie Sie Ihre eigenen Dateien freigeben oder die Berechtigungen dafür festlegen, erfahren Sie im Hilfeartikel Dateien in Google Drive freigeben

Als Administrator können Sie steuern, wie Nutzer in Ihrer Organisation Google Drive-Dateien und ‑Ordner freigeben. Dazu gehören z. B. Elemente aus Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und My Maps sowie Ordner und alle weiteren in Google Drive gespeicherten Elemente.

Hinweise

  • Sie können für alle Nutzer dieselben Freigaberegeln festlegen oder für unterschiedliche Gruppen bzw. Abteilungen andere Regeln definieren. Wenn Sie die Einstellung auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, fassen Sie deren Konten in einer Organisationseinheit zusammen oder fügen Sie sie einer Konfigurationsgruppe hinzu. So legen Sie die Einstellung pro Abteilung bzw. abteilungsübergreifend fest.
  • Mit Zielgruppen können Sie Nutzern empfehlen, für welche Personengruppen sie ihre Dateien freigeben sollten, z. B. Abteilungen oder Teams. Informationen zum Einrichten von Zielgruppen finden Sie im Hilfeartikel Zielgruppen.

Nutzern die Freigabe von Dateien außerhalb Ihrer Organisation erlauben

  1. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf Appsund dannGoogle Workspaceund dannGoogle Drive und Google Docs.
  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen und dann Freigabeoptionen.
  3. Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Geben Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.

    Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Standard und Plus; Kontakt zum Vertriebsteam für Enterprise-Funktionen aufnehmen; Education Fundamentals, Education Standard, das Teaching and Learning Upgrade und Education Plus; G Suite Business; Nonprofits; Essentials.  G Suite-Versionen vergleichen

  4. Klicken Sie unter Freigabe außerhalb von Ihrer Organisation auf Ein und wählen Sie die Freigabeoptionen aus:

    • Warnen, wenn Dateien außerhalb Ihrer Organisation freigegeben werden: Zum Schutz vertraulicher Daten erhalten Nutzer eine Warnung, wenn sie Dateien außerhalb Ihrer Organisation freigeben.
    • Freigabeeinladungen an Nutzer ohne Google-Konto außerhalb Ihrer Organisation senden: Nutzer können Dateien für Personen ohne Google-Konto freigeben. 
      Hinweis: Um Dateien bearbeiten oder kommentieren zu können, müssen sich die Nutzer in einem Google-Konto anmelden bzw. in einem Besucherkonto, wenn die Besucherfreigabe aktiviert ist.
    • Nutzern erlauben, Dateien und veröffentlichte Webinhalte für jeden sichtbar zu machen, der über den Link verfügt
  5. Klicken Sie auf Speichern. Für übergeordnete Organisationseinheiten können Sie die Optionen übernehmen oder überschreiben und für Gruppen die Option Aufheben auswählen.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen wirksam werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Freigabe auf bestimmte Domains beschränken

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Standard und Plus; Kontakt zum Vertriebsteam für Enterprise-Funktionen aufnehmen; Education Fundamentals, Education Standard, das Teaching and Learning Upgrade und Education Plus; G Suite Business; Essentials.  G Suite-Versionen vergleichen

Sie können die Dateifreigabe auf vertrauenswürdige Domains beschränken, also auf solche, die sich auf der Zulassungsliste befinden. Beachten Sie Folgendes, wenn Sie die Freigabe mit einer Zulassungsliste einschränken:

  • Auf die Zulassungsliste können nur Google Workspace-Domains gesetzt werden, es sei denn, Sie verwenden die Besucherfreigabe
  • Nutzer können keine Dateien für private Konten freigeben.
  • Wenn Ihre Organisation sowohl Cloud Identity- als auch Google Workspace-Lizenzen hat, gelten die Domains auf einer Zulassungsliste für Google Workspace-Nutzer auch für Nutzer mit einer Cloud Identity-Lizenz.

So legen Sie die Einstellungen für die Zulassungsliste fest:

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf Appsund dannGoogle Workspaceund dannGoogle Drive und Google Docs.
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen und dann Freigabeoptionen.
  4. Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Geben Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.

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  5. Klicken Sie unter Freigabe außerhalb von Ihrer Organisation auf Domains auf der Zulassungsliste und wählen Sie die Freigabeoptionen aus:
    • Warnen, wenn Dateien für Nutzer in Domains auf der Zulassungsliste freigegeben werden: Zum Schutz vertraulicher Daten erhalten Nutzer eine Warnung, wenn sie Dateien für Nutzer in einer Domain auf einer Zulassungsliste freigeben.
    • Nutzern erlauben, Dateien von Nutzern aus Domains zu empfangen, die nicht auf der Zulassungsliste stehen: Nutzer können Dateien aus Domains öffnen, die nicht auf einer Zulassungsliste stehen, und Dateien in Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen bearbeiten, die in Speichersystemen von Drittanbietern gespeichert sind.  
    • Nutzern erlauben, Freigabeeinladungen an Personen zu senden, die kein Google-Konto verwenden: Mit dieser Option ist eine Besucherfreigabe mit PIN-Bestätigung für Nutzer ohne Google-Konto in Domains auf Ihrer Zulassungsliste möglich. 
  6. Klicken Sie auf Speichern. Für übergeordnete Organisationseinheiten können Sie die Optionen übernehmen oder überschreiben und für Gruppen die Option Aufheben auswählen.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen wirksam werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Alle Dateifreigaben außerhalb Ihrer Organisation einschränken

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Sie können festlegen, dass Nutzer die folgenden Elemente außerhalb Ihrer Organisation weder freigeben noch empfangen dürfen:

  • Einladungen für Elemente in Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen, die bis 14 Tage nach ihrer Erstellung gültig sind 
  • Links zu in Google Drive gespeicherten Dateien
  • E-Mail-Anhänge, die von Nutzern gesendet oder empfangen, direkt von Geräten hochgeladen und in Google Drive gespeichert werden können

So schränken Sie die Dateifreigabe außerhalb Ihrer Organisation ein:

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf Appsund dannGoogle Workspaceund dannGoogle Drive und Google Docs.
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen und dann Freigabeoptionen.
  4. Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Geben Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.

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  5. Klicken Sie unter Freigabe außerhalb von Ihrer Organisation auf Aus
  6. Sie können verhindern, dass Nutzer Dateien öffnen oder bearbeiten, die sich außerhalb Ihrer Organisation oder in Speichersystemen von Drittanbietern befinden. Dazu entfernen Sie das Häkchen neben Nutzern in Ihrer Organisation erlauben, Dateien von Nutzern außerhalb von Ihrer Organisation zu empfangen.
    Hinweis: Wenn Sie mit einer Richtlinie festlegen, dass externe Nutzer nicht auf die Informationen Ihrer Organisation zugreifen können, ist es weiterhin möglich, dass Nutzer in Ihrer Organisation Dateien in einer Gruppe freigeben, die externe Nutzer hat. Diese können dann aber nicht darauf zugreifen.
  7. Klicken Sie auf Speichern. Für übergeordnete Organisationseinheiten können Sie die Optionen übernehmen oder überschreiben und für Gruppen die Option Aufheben auswählen.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen wirksam werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Freigabe von Links zu Dateien für Nutzer steuern

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Sie können festlegen, welche Optionen Nutzer haben, wenn sie Links zu Dateien aus „Meine Ablage“ freigeben. Die Optionen gelten nicht für Dateien und Ordner in geteilten Ablagen. 

Cloud Identity-Kunden: Wenn Ihre Organisation sowohl Cloud Identity- als auch Google Workspace-Lizenzen hat, gilt die Linkfreigabeeinstellung für die Nutzer von Google Workspace auch für Nutzer mit einer Cloud Identity-Lizenz.

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf Appsund dannGoogle Workspaceund dannGoogle Drive und Google Docs.
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  4. Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Geben Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.

    Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Standard und Plus; Kontakt zum Vertriebsteam für Enterprise-Funktionen aufnehmen; Education Fundamentals, Education Standard, das Teaching and Learning Upgrade und Education Plus; G Suite Business; Nonprofits; Essentials.  G Suite-Versionen vergleichen

  5. Klicken Sie auf Standardeinstellung für die Linkfreigabe.
  6. Wählen Sie eine Option aus:
    • Aus: Nur der Eigentümer der Datei und die Nutzer, für die er diese freigegeben hat, können auf die Datei zugreifen.
    • Ein – Jeder in Ihrer Organisation, der über den Link verfügt: Jeder in Ihrer Organisation, der den Link hat, kann auf die Datei zugreifen. Dateien, für die diese Einstellung gilt, werden normalerweise nicht in den Suchergebnissen angezeigt, es sei denn, andere suchbare Dateien enthalten Links zu ihnen.
    • Ein – Jeder, der über den Link verfügt: Jeder in Ihrer Organisation kann die Datei suchen und ansehen. Dateien mit dieser Sichtbarkeit sind in der Ablage eines Nutzers jedoch erst zu sehen, nachdem er auf die Datei zugegriffen hat oder sie für ihn freigegeben wurde.
      Wichtig: Wenn Sie für die Freigabeeinstellungen eine Zielgruppe festgelegt haben und nicht einen Nutzer in Ihrer Organisation, werden stattdessen die Optionen für die Zielgruppe angezeigt.
  7. Klicken Sie auf Speichern. Für übergeordnete Organisationseinheiten können Sie die Optionen übernehmen oder überschreiben und für Gruppen die Option Aufheben auswählen.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen wirksam werden.

Zugriffsebenen einschränken, die Nutzer für Dateien erteilen können

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Sie können festlegen, welche Zugriffsebenen Nutzer für die Dateien erteilen können, wenn sie aufgefordert werden, eine Datei freizugeben. Das kommt vor, wenn Nutzer Folgendes tun:

  • Gmail- oder Google Chat-Nachrichten mit Links zu Dateien senden, die nicht für die Empfänger freigegeben wurden
  • Jemanden in einem Kommentar in einer Datei +erwähnen, auf die er keinen Zugriff hat
  • Google Kalender-Terminen Dateien hinzufügen, auf die die Gäste keinen Zugriff haben

Wenn Nutzer Dateien freigeben, die ihnen nicht gehören, gelten die Freigabeeinstellungen der Organisationseinheit des Dateieigentümers. Falls Nutzer mehrere Dateien freigeben, für die die Einstellungen unterschiedlicher Organisationseinheiten gelten, werden die Optionen der Organisationseinheit übernommen, die den Zugriff am stärksten einschränkt.

So legen Sie fest, welche Zugriffsebenen Nutzer erteilen können:

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf Appsund dannGoogle Workspaceund dannGoogle Drive und Google Docs.
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  4. Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Geben Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.

    Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Standard und Plus; Kontakt zum Vertriebsteam für Enterprise-Funktionen aufnehmen; Education Fundamentals, Education Standard, das Teaching and Learning Upgrade und Education Plus; G Suite Business; Nonprofits; Essentials.  G Suite-Versionen vergleichen

  5. Klicken Sie auf Freigabeoptionen
  6. Wählen Sie unter Zugriffsprüfung eine Option aus: 
    • Nur für Empfänger, für Ihre Organisation oder öffentlich: Nutzer können allen Personen Zugriff gewähren, die über den Link verfügen. Die Einstellung mit der geringsten Einschränkung ist nur verfügbar, wenn die Freigabe für Ihre Organisation aktiviert ist und Sie die Veröffentlichung von Dateien im Web für Ihre Nutzer zulassen.
    • Nur für Empfänger oder für Ihre Organisation: Nutzer können den erforderlichen Empfängern sowie allen Personen in Ihrer Organisation, die über den Link verfügen, Zugriff gewähren.
    • Nur für Empfänger: Nutzer können nur erforderlichen Empfängern Zugriff erlauben. Andere Personen, für die die Datei freigegeben wurde, haben weiterhin Zugriff darauf. Das ist die strengste Einstellung.
  7. Klicken Sie auf Speichern. Für übergeordnete Organisationseinheiten können Sie die Optionen übernehmen oder überschreiben und für Gruppen die Option Aufheben auswählen.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen wirksam werden.

Zugriff auf Dateien in geteilten Ablagen steuern

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Standard und Plus; Kontakt zum Vertriebsteam für Enterprise-Funktionen aufnehmen; Education Fundamentals, Education Standard, das Teaching and Learning Upgrade und Education Plus; G Suite Business; Essentials.  G Suite-Versionen vergleichen

Sie können steuern, wer Dateien und Ordner außerhalb Ihrer Organisation verschieben kann, wenn Inhalte folgendermaßen verschoben werden:

  • Von einer geteilten Ablage in Ihrer Organisation in eine geteilte Ablage, die einer anderen Organisation gehört, oder in „Meine Ablage“ einer Person in einer anderen Organisation
  • Von „Meine Ablage“ einer Person in Ihrer Organisation in eine geteilte Ablage, die einer anderen Organisation gehört 

Weitere Informationen zur Steuerung des Zugriffs auf Dateien in geteilten Ablagen finden Sie unter Freigabeeinstellungen für Ihre Organisation verwalten.

Weitere Informationen

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