Artikel ini ditujukan untuk administrator. Guna mempelajari cara membagikan atau menyetel izin untuk file Anda, buka Membagikan file dari Google Drive.
Sebagai administrator, Anda dapat mengontrol apakah pengguna dapat membagikan file dan folder Google Drive kepada orang di luar organisasi. Setelan berbagi ini berlaku untuk item dari Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, file project Sites, My Maps, folder, dan item lainnya yang disimpan di Drive.
- Contoh skenario setelan berbagi
- Mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi eksternal untuk file dan folder di Drive
- Mengizinkan berbagi eksternal dengan domain tepercaya saja
- Mengontrol siapa saja yang dapat memindahkan konten ke drive bersama milik organisasi lain
- Mencoba mengelola berbagi Drive dengan aturan kepercayaan
Catatan: Untuk mengontrol fitur berbagi dengan pengguna non-Google eksternal, aktifkan atau nonaktifkan berbagi dengan pengunjung.
Contoh skenario setelan berbagi
Menyiapkan berbagi kustom untuk grup atau unit organisasiAnda mungkin ingin mengizinkan pengguna dalam grup atau unit organisasi tertentu saja untuk berbagi konten secara eksternal, dan memblokir berbagi eksternal untuk orang lain. Anda dapat melakukannya dengan setelan berbagi Drive atau dengan aturan kepercayaan.
Dengan setelan berbagi Drive:
- Tempatkan pengguna di unit organisasi atau grup konfigurasi jika Anda belum melakukannya.
- Nonaktifkan berbagi eksternal untuk unit organisasi teratas, seperti yang dijelaskan di bagian berikutnya.
- Di sebelah kiri, klik grup atau unit organisasi yang ingin Anda izinkan untuk berbagi secara eksternal.
Penting: Setelan grup akan menggantikan setelan unit organisasi. Jika pengguna berada di beberapa grup, setelan untuk grup dengan prioritas tertinggi akan diterapkan ke pengguna.
- Aktifkan berbagi eksternal.
Dengan aturan kepercayaan: Pelajari caranya di Membuat dan mengelola aturan kepercayaan untuk berbagi Drive.
Anda dapat mengizinkan pengguna berbagi file dan folder dengan pengguna eksternal yang tidak memiliki Akun Google dengan mengaktifkan fitur berbagi dengan pengunjung. Anda dapat memilih untuk mengizinkan berbagi dengan pengunjung atau hanya domain tepercaya. Untuk mengetahui petunjuknya, lihat Mengizinkan berbagi dengan pengguna non-Google yang menggunakan fitur berbagi dengan pengunjung.
Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, dan Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Bandingkan edisi
Setelan berbagi yang tersedia di konsol Admin berlaku untuk pengguna menurut unit organisasi atau grup. Anda tidak memiliki kontrol atas folder perorangan di Drive Saya pengguna.
Agar hanya mengizinkan file tertentu dibagikan secara eksternal, Anda dapat menggunakan drive bersama. Dengan pendekatan ini, drive bersama berfungsi sebagai folder.
- Buat unit organisasi tanpa anggota.
- Nonaktifkan berbagi eksternal untuk unit organisasi teratas, seperti yang dijelaskan di bagian berikutnya.
- Mengaktifkan berbagi eksternal untuk unit organisasi baru, yang mengganti setelan untuk unit organisasi teratas.
- (Opsional) Untuk mengizinkan berbagi dengan orang di luar organisasi tanpa Akun Google, aktifkan berbagi dengan pengunjung untuk unit organisasi baru.
- Membuat drive bersama agar berisi file dan folder untuk dibagikan secara eksternal.
- Identifikasi orang yang diizinkan untuk berbagi file secara eksternal dan tambahkan orang tersebut sebagai anggota drive bersama dengan tingkat akses Kontributor, Pengelola konten, atau Pengelola. Jika Anda memiliki banyak pengguna, tambahkan mereka sebagai grup.
Catatan:
- Anda dapat menambahkan orang di luar organisasi sebagai anggota drive bersama jika mereka memiliki Akun Google. Jika tidak, Anda dapat mengaktifkan berbagi dengan pengunjung agar pengguna dapat berbagi konten dengan mereka.
- Tinjau dan pahami izin yang diberikan oleh setiap tingkat akses. Tentukan tingkat akses yang tepat untuk anggota drive bersama berdasarkan kebutuhan spesifik organisasi Anda.
- Menetapkan drive bersama ke unit organisasi baru.
- Memindahkan konten ke drive bersama.
- (Opsional) Jika ingin mendapatkan notifikasi saat konten ditambahkan ke drive bersama dan dibagikan secara eksternal, Anda dapat menyiapkan aturan pelaporan berdasarkan peristiwa log Drive.
Mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi eksternal untuk file dan folder di Drive
Berbagi konten di Drive dengan orang di luar organisasi Anda dapat menjadi proses kolaborasi yang penting, tetapi juga berisiko menyebabkan kebocoran data. Jika mengaktifkan berbagi eksternal, Anda memiliki opsi untuk membatasi pembagian, seperti memperingatkan pengguna sebelum mereka berbagi atau memblokir berbagi link.
Jika Anda menonaktifkan berbagi eksternal, pengguna tidak dapat berbagi item berikut dengan pengguna eksternal:
- Undangan ke item yang dibuat di Dokumen, Spreadsheet, dan Slide
- Link ke file yang disimpan di Drive
- Item yang dilampirkan ke email, baik diupload langsung dari perangkat atau disimpan di Drive
Anda juga dapat memblokir item yang sama yang berasal dari pengguna eksternal dan pengguna di organisasi Anda. Pembatasan ini berlaku untuk anggota grup eksternal. Saat file dibagikan dengan grup yang memiliki pengguna eksternal, pengguna eksternal tersebut tidak dapat mengakses file tersebut.
Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi eksternal:
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
Aplikasi
Google Workspace
-
Klik Setelan berbagi > Opsi berbagi.
-
Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi teratas dipilih. Jika tidak, pilih unit organisasi turunan atau grup konfigurasi.
- Untuk mengaktifkan berbagi eksternal, klik Aktif, lalu pilih opsi berbagi.
- Untuk menonaktifkan berbagi eksternal, klik Nonaktif. Anda juga dapat memblokir konten eksternal agar tidak dibagikan kepada pengguna, termasuk konten di sistem penyimpanan pihak ketiga.
-
Klik Simpan. Jika mengonfigurasi unit organisasi atau grup, Anda mungkin dapat menetapkan ke Warisi atau Ganti untuk unit organisasi induk, atau Tidak disetel untuk grup.
Mengizinkan berbagi eksternal dengan domain tepercaya saja
Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, dan Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Bandingkan edisi
Anda dapat mengizinkan berbagi file hanya dengan domain tepercaya (diizinkan). Jika Anda menggunakan daftar yang diizinkan untuk membatasi berbagi:
- Domain harus berupa domain Google Workspace, kecuali jika Anda menggunakan fitur berbagi dengan pengunjung.
- Anda tidak dapat memilih domain tertentu saja dalam daftar yang diizinkan untuk berbagi file. Semua domain tepercaya disertakan.
- Pengguna tidak dapat berbagi file dengan akun pribadi.
- Jika organisasi Anda memiliki gabungan lisensi Cloud Identity dan Google Workspace, daftar yang diizinkan juga berlaku untuk pengguna Cloud Identity.
Sebelum memulai: Untuk menerapkan setelan bagi pengguna tertentu, tempatkan akun mereka di unit organisasi (untuk ditetapkan berdasarkan departemen) atau grup konfigurasi (untuk ditetapkan bagi pengguna di seluruh atau dalam departemen).
Tambahkan domain tepercaya ke daftar yang diizinkan jika Anda belum melakukannya.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Klik Setelan berbagi
- Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi teratas dipilih. Jika tidak, pilih unit organisasi turunan atau grup konfigurasi.
- Klik Domain yang Diizinkan, lalu pilih opsi berbagi.
- Klik Simpan. Jika mengonfigurasi unit organisasi atau grup, Anda mungkin dapat menetapkan ke Warisi atau Ganti untuk unit organisasi induk, atau Tidak disetel untuk grup.
Diperlukan waktu hingga 24 jam agar perubahan terlihat. Selama waktu ini, setelan lama dan baru mungkin diterapkan secara bergantian.
Mengontrol siapa saja yang dapat memindahkan konten ke drive bersama milik organisasi lain
Anda dapat mengizinkan atau memblokir pemindahan konten dari drive bersama yang melibatkan sumber atau target eksternal. Contoh:
- Anda dapat memblokir pemindahan konten dari drive bersama di organisasi ke drive bersama eksternal atau Drive Saya milik pengguna eksternal.
- Anda dapat memblokir pemindahan konten dari Drive Saya milik pengguna di organisasi Anda ke drive bersama eksternal.
Untuk mengetahui detailnya, buka Mengontrol fitur berbagi untuk organisasi Anda.
Mencoba mengelola berbagi Drive dengan aturan kepercayaan
Edisi yang didukung untuk fitur ini: Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Standard dan Education Plus; Enterprise Essentials Plus. Bandingkan edisi
Daripada menggunakan setelan Drive untuk berbagi di luar organisasi, Anda dapat menggunakan aturan kepercayaan untuk mengelola aktivitas berbagi di dalam dan di luar organisasi. Aturan kepercayaan memberi Anda lebih banyak kontrol atas siapa yang dapat berbagi dengan pengguna Anda. Untuk mengetahui detailnya, lihat Membuat dan mengelola aturan kepercayaan untuk berbagi Drive.
