Gestionar recursos de Calendar

Además de programar reuniones en Google Calendar, los usuarios de tu organización pueden gestionar recursos compartidos. Lo más habitual es que estos recursos sean salas de reuniones, pero también pueden reservarse proyectores, coches de empresa, oficinas para invitados, equipos de ocio o cualquier otro recurso que puedan reservar los usuarios para utilizarlos durante un periodo determinado.

Privilegios necesarios para gestionar recursos

Para gestionar recursos de calendario, debes tener asignado un rol de administrador con el privilegio Edificios y recursos > Gestionar, como el rol predefinido Administrador de servicios. Puedes usar ese rol o crear otro personalizado. Para obtener instrucciones al respecto, consulta los artículos Asignar funciones de administrador a usuarios o Crear funciones de administrador personalizadas.

Nota: Solo los superadministradores pueden gestionar recursos desde sus propios calendarios antes de compartir esos recursos con otros usuarios.

Tareas de administración recomendadas

  1. Crear edificios, características y recursos
    Para gestionar recursos de Calendar, primero hay que crearlos. Si algunos de tus recursos se crearon antes del 17 de octubre del 2017, te recomendamos que los cambies por recursos estructurados.

  2. Añadir recursos a la lista Mis calendarios
    Para gestionar un recurso, debes añadir su dirección de correo electrónico a la lista Mis calendarios. Una vez que lo hayas hecho, puedes editarlo, compartirlo y recibir notificaciones sobre él.

  3. Compartir recursos de calendario
    Si no configuras ninguna opción para compartir en los recursos nuevos, heredarán la opción de uso compartido predeterminada para calendarios secundarios de la organización.

  4. Añadir recursos a eventos
    Una vez que se han creado y compartido recursos, tus usuarios y tú podéis añadirlos a eventos de la misma forma que invitas a participantes.

  5. Recibir notificaciones de recursos
    Puedes seleccionar que se reciba una notificación cuando se produzcan estas situaciones:

    • Se programe un recurso para un evento nuevo.
    • Se modifique o se cancele un evento programado.
    • Respondan al evento las personas invitadas o los recursos.

    También puedes solicitar una programación diaria del recurso.

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