Phase 1: Einführung in KI vorbereiten

In Phase 1 stellen Sie Ihren Mitarbeitern die KI-Funktionen in Workspace vor und zeigen ihnen, wie sie diese effektiv bei ihrer Arbeit einsetzen können. Planen Sie auch eine Reihe von Mitteilungen, um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.   

Themen in diesem Hilfeartikel

• Schritt 1: Stakeholder für KI einbinden
• Schritt 2: Eine Baseline-Nutzerumfrage durchführen
• Schritt 3: Anwendungsfälle und Ziele identifizieren
• Schritt 4: KI-Funktionen und -Richtlinien einrichten
• Schritt 5: Planen, wie Sie die Änderung kommunizieren

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Schritt 1: Stakeholder für KI einbinden

Wenn Sie die Einführung von KI in Ihrem Unternehmen skalieren möchten, sollten Sie die folgenden Stakeholder einbeziehen, die jeweils eine strategische Rolle spielen. Je nach Größe Ihrer Organisation kann es sich dabei um Einzelpersonen, Teams oder um eine Person mit mehreren Aufgaben handeln.

	Executive Sponsor Diese Person ist in der Regel eine Führungskraft der C-Ebene und hat folgende Aufgaben: Sie ist das Gesicht des Wandels in Ihrem Unternehmen, indem sie die Vorteile von KI bekannt macht und kommuniziert.  Andere Führungs- und Managementebenen auf dieselben Ziele ausrichten Ressourcen für andere Stakeholder zuweisen Hilft bei der Definition von Strategien und Projekten
	Google Workspace-Administrator Diese Person kann in der Admin-Konsole Folgendes tun: Einhaltung der Sicherheits- und Datenrichtlinien Ihres Unternehmens bei der KI-Nutzung Zugriff von Nutzern auf KI-Funktionen verwalten KI-Nutzung und ‑Aktivitäten im Blick behalten  Über neue Funktionen und Alphaprogramme auf dem Laufenden bleiben Weitere Informationen finden Sie unten unter KI-Funktionen und ‑Richtlinien einrichten.
	Einführungsteam Dieses Team besteht aus Entscheidungsträgern und Unternehmensleitern, die:   Änderung innerhalb von Abteilungen befürworten Beim Definieren von KI-Anwendungsfällen und -Zielen helfen Erinnerungen zu Schulungen, Support und Erfolgsgeschichten senden Status und Ergebnisse mit der Führungsebene teilen
	Google-Guides Das sind frühe Nutzer, die: Kollegen von der Nutzung von KI überzeugen  Peer-to-Peer-Support bieten, z. B. während der Sprechstunden. Feedback und Erkenntnisse für die Führungs- und Einführungsteams einholen Weitere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Leitfaden unter Google Guides als erste Nutzer gewinnen.

Schritt 2: Eine Baseline-Nutzerumfrage durchführen

Erkundigen Sie sich als Nächstes bei den Mitarbeitern nach den aktuellen Herausforderungen bei ihrer Arbeit und wie sie denken, dass KI helfen könnte. Die Antworten, die Sie jetzt erhalten, können Ihnen helfen, im nächsten Schritt KI-Anwendungsfälle und -Ziele zu identifizieren. Sie verwenden diese Ausgangsdaten auch, um die Auswirkungen und den Erfolg in Phase 3 dieses Einführungsplans zu messen.

Tipp: Erstellen Sie die Umfrage ganz einfach in Google Formulare. Sie erhalten sofort Ergebnisse und können Antworten mithilfe von Diagrammen und Grafiken auf einen Blick zusammenfassen. Weitere Informationen zum Erstellen einer Umfrage in Google Formulare

Schritt 3: Anwendungsfälle und Ziele identifizieren

Wenn Sie einen tatsächlichen Geschäftswert aus KI ziehen möchten, sollten Sie herausfinden, wie KI Ihre Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen kann:

1. Sehen Sie sich die verfügbaren KI-Funktionen in Workspace an, z. B. Formuliere für mich in Gmail oder Docs oder das Erstellen von Videos mit Google Vids. Liste der KI-Funktionen ansehen
2. Ermitteln Sie für jede Abteilung oder Position spezifische Anwendungsfälle für diese Funktionen.
3. Listen Sie für jede Beispielgruppe die Ziele auf, die Sie erreichen möchten, basierend auf dem, was für Ihr Unternehmen wichtig ist.

   Tipp: Legen Sie messbare Ziele basierend auf Produktivität, Arbeitsqualität, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit sowie Workflows fest. Anhand dieser Ziele können Sie später die Auswirkungen und den Erfolg Ihrer Kampagnen messen.

Hier sind einige Stellen und Anwendungsfälle für den Einstieg.

Produkt und Entwicklung

Anwendungsfälle	Produktentwicklung: Ideen und Kundengeschichten für neue Produkte entwickeln Produkt- und technische Spezifikationen entwerfen Nutzerfeedback analysieren und zusammenfassen Aufgaben aus Notizen oder Transkripten von Besprechungen erstellen
Ziele	Produktentwicklung beschleunigen Kommunikation zwischen Geschäfts- und Entwicklungsteams verbessern Qualität neuer Produkte verbessern Overhead reduzieren, um mehr Zeit für technische Aufgaben zu haben

Personalabteilung und Personalabläufe

Weitere Beispiele: Gemini im Personalwesen verwenden

Anwendungsfälle	Personalbeschaffung und Onboarding:  Stellenbeschreibungen verfassen Benutzerdefinierte E-Mails an Bewerber verfassen Auf Vorstellungsgespräche vorbereiten Mitarbeiterschulung und -entwicklung:  Lehrpläne oder Scripts für Schulungen zu Unternehmensrichtlinien entwickeln Storytelling in Ihren Trainings optimieren
Ziele	Zeit beim Brainstorming und beim Entwickeln von Inhalten sparen Bewerbungsprozess für Bewerber verbessern Qualität der Schulungen und Richtlinienbeschreibungen verbessern Mitarbeiterzufriedenheit durch interne Schulungen steigern

IT-Administratoren

Anwendungsfälle	Dokumentation und Kommunikation:  Wissensdatenbankartikel und Nutzerhandbücher entwerfen Ankündigungen zu technischen Richtlinien oder Änderungen entwerfen Zentralen Wissenshub mit NotebookLM erstellen
Ziele	Qualität der Dokumentation verbessern Technische Kommunikation für Mitarbeiter verbessern  Teams mithilfe einer zentralen Informationsweitergabe auf dem Laufenden halten Mehr Zeit für die IT-Prioritäten

Marketing

Weitere Beispiele: Gemini für Marketingzwecke verwenden

Anwendungsfälle	Entwicklung von Inhalten:  Ideen für Blogbeiträge, Websitetexte und Beiträge in sozialen Medien sammeln Wettbewerbsanalysen recherchieren Kreative Kurzanleitungen und Whitepapers erstellen
Ziele	Den kreativen Prozess beschleunigen Glaubwürdigkeit und Relevanz auf dem Markt erhöhen Kampagnen schneller starten

Vertrieb

Weitere Beispiele: Gemini für den Vertrieb verwenden

Anwendungsfälle	Kundengewinnung:  Personalisierte Ansprache erstellen Ausrichtung auf Kundenidentitäten Recherche und schnellere Suche nach potenziellen Kunden Ansprechende Inhalte erstellen: Schnell vor Ort reagieren Schreibblockaden überwinden
Ziele	Leistung und Qualität von Inhalten steigern Conversion steigern

Schritt 4: KI-Funktionen und -Richtlinien einrichten

Wenn Sie Google Workspace mit Gemini verwenden, erhalten Sie dieselben Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen für Unternehmen wie bei allen anderen Workspace-Diensten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Datenschutz-Hub.

Außerdem haben Sie die folgenden Einstellungen und können nachvollziehen, wie Gemini Ihre Daten verarbeitet und wer welche Funktionen verwenden kann.

Sicherheit und Governance verwalten

In der Admin-Konsole haben Sie folgende Möglichkeiten:

• KI-Klassifizierungslabels anwenden, um zu verhindern, dass Gemini auf sensible Nutzerdaten zugreift. Weitere Informationen
• Richtlinien für die Datenverarbeitung festlegen, die Gemini einhalten muss. Weitere Informationen finden Sie unter Schutz vor Datenverlust (DLP) und Speicherorte für Daten.
• Mit intelligenten Funktionen festlegen, ob Gemini Daten von Nutzern an andere Google-Produkte weitergeben darf. Weitere Informationen

Zugriff auf KI-Funktionen verwalten

Außerdem können Sie die folgenden Funktionen für Nutzer, Teams oder Ihre gesamte Organisation aktivieren oder deaktivieren:

• Gemini App. Weitere Informationen
• Gemini in jeder Workspace-App, z. B. Gmail, Drive oder Docs. Weitere Informationen
• NotebookLM. Weitere Informationen
• Google Vids. Weitere Informationen
• KI-basierte Notizen in Meet-Videokonferenzen. Weitere Informationen
• Workspace-Erweiterungen in der Gemini App. Weitere Informationen

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Schritt 5: Kommunikation der Änderung planen

Um das Interesse der Nutzer an KI aufrechtzuerhalten, sollten Sie regelmäßig Erinnerungen, Tipps und Neuigkeiten zu den Unternehmensstrategien senden.

Zeitleiste für die Kommunikation

Hier ist ein Beispiel für einen Plan zur Planung Ihrer Kommunikation in den drei Phasen der Einführung.

Phase 1: Vorbereiten	Phase 2: KI verwenden	Phase 3: Messen und ausweiten

Ankündigung für das Unternehmen				Google-Guides finden				Umfrage zu den Auswirkungen durchführen
	Executive-Video senden				KI-Roadshow abhalten				Von Erfolgsgeschichten berichten
		Baseline-Umfrage durchführen				Erinnerungen senden				Tipps und Tricks posten
			Trainingswebsite starten				Kurze Umfragen durchführen				Neue Funktionen ankündigen

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Tipp: Mit Gemini können Sie Ihre Mitteilungen schneller verfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Tipps zum Schreiben von Prompts für Gemini.

Ideen zur Weiterverbreitung

• Kick-off-Ankündigung: Beginnen Sie mit einer E-Mail- oder Videoankündigung von Ihrem Executive Sponsor, in der Sie die KI-Funktionen und ihre Vorteile für die Mitarbeiter vorstellen.
• KI-Roadshow: Lassen Sie erste Nutzer mit Teams zusammenkommen, um Anwendungsfälle zu demonstrieren, die auf dieses Team zugeschnitten sind.
• Newsletter und Erinnerungen: Senden Sie diese wöchentlich, um Tipps, Strategien und Erfolgsgeschichten zu KI zu teilen.
• Umfragen: Führen Sie diese in jeder Phase durch, um Feedback zu erhalten und die Auswirkungen zu messen.
• Poster: Visuelle Elemente am Arbeitsplatz, die die wichtigsten Anwendungsfälle oder Aufgaben hervorheben

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