Если вам нужно экспортировать только часть данных организации, ознакомьтесь со статьей Как экспортировать данные организации с применением фильтров.
Вы можете экспортировать все данные организации или их часть в архив Google Cloud Storage и скачать их из него. Инструмент "Экспорт данных" экспортирует все поддерживаемые данные для всех пользователей. Для удобства скачивания данные будут сгруппированы по пользователям и сервисам.
Чтобы пользователи могли скачивать свои данные, разрешите им использовать Google Архиватор и дайте ссылку на статью Как скачать свои данные в аккаунте Google.
Важно!
- С помощью инструмента "Экспорт данных" нельзя экспортировать:
- типы данных, которые не поддерживаются из-за технического ограничения;
- данные из аккаунтов пользователей, созданных в течение 24 часов до начала экспорта;
- удаленные данные, если в отношении них не действуют правила хранения и запреты на удаление, заданные в Google Сейфе (ознакомьтесь со статьей о Google Сейфе).
- Если в вашей организации более 1000 пользователей, обратитесь в службу поддержки Google Workspace, прежде чем использовать инструмент "Экспорт данных".
Подготовка
ТребованияЧтобы вы могли экспортировать данные организации, должны выполняться следующие условия:
- У вас есть аккаунт суперадминистратора Google Workspace или Cloud Identity, созданный не менее 30 дней назад. Если корпоративный аккаунт создан менее 30 дней назад, это требование не применяется.
- Для вашего аккаунта включена двухэтапная аутентификация (принудительное применение не требуется). Это обязательно только для администратора, который запустил экспорт. Проверить, включена ли двухэтапная аутентификация, можно в настройках безопасности аккаунта.
Совет. Если вы не хотите включать двухэтапную аутентификацию для всех пользователей в своей организации или организационном подразделении, сначала создайте дочернее организационное подразделение, а затем перенесите в него свой аккаунт и включите двухэтапную аутентификацию для этого подразделения.
- Последний успешный экспорт выполнен более 30 дней назад. Однако если предыдущий экспорт выполнить не удалось, вы можете повторить операцию или запустить добавочный экспорт.
- Другие операции экспорта не выполняются. Можно выполнять не больше одной операции экспорта одновременно.
Примечание. Если в вашей организации используется авторизация FedRAMP, обратитесь в службу поддержки Google и запросите доступ к инструменту "Экспорт данных".
Для доступа к экспортируемым данным необходимо, чтобы для вашего аккаунта был включен сервис Google Cloud. Вы можете включить этот сервис только для суперадминистраторов, которым необходим доступ к экспортированным данным. Подробнее о том, как включить или отключить Google Cloud для пользователей…
- После того как вы начнете экспорт, все суперадминистраторы получат электронное письмо с уведомлением о предстоящем экспорте данных. Экспортированные данные будут доступны не раньше, чем через 48 часов после начала экспорта. Этот период ожидания помогает защитить данные организации.
- Если во время экспорта аккаунт Google потеряет права суперадминистратора, операция будет автоматически отменена. Экспорт данных не состоится, а другие суперадминистраторы получат уведомление об этом по электронной почте.
- Этот процесс обычно длится 72 часа, но в зависимости от объема экспортируемых данных может занять до девяти дней. Когда экспорт завершится, администратор, который его запустил, получит уведомление по электронной почте. Все остальные суперадминистраторы смогут посмотреть результаты экспорта.
- Данные удаляются из Cloud Storage через 60 дней после экспорта.
Важно! Данные экспортируются в виде пакетов. Экспорт большого объема данных может занять несколько дней. При этом некоторые пакеты экспортируются быстрее других, поэтому файлы в них будут удалены раньше. Чтобы узнать, сколько дней у вас осталось на скачивание данных из Cloud Storage, вычтите из 60 количество дней, которое понадобилось для операции экспорта и в течение которых файлы уже хранятся в архиве (если применимо).
Инструмент "Экспорт данных" позволяет скачать те же данные, которые пользователи могут получить с помощью Google Архиватора, а также некоторые данные, доступные только администраторам, например удаленные данные, которые хранятся в Сейфе, и данные клиента. Данные клиента принадлежат организации, а не отдельным пользователям (например, к таким данным относятся письма Gmail в административном карантине).
- Данные Календаря. В экспорт также включается структурированная информация о бронировании ресурсов клиента.
- Данные Chat. В экспорт также включаются сообщения и прикрепленные к ним файлы из чат-комнат, созданных пользователями из вашей организации.
- Данные Chrome.
- Данные Класса.
- Данные Cloud Search (доступны только администраторам).
- Данные Контактов.
- Данные Currents. В экспорт также включаются следующие данные клиента:
- Ленты Currents:
- ленты, созданные администраторами;
- сведения о пользователях, которых администраторы назначили лидерами;
- теги, добавленные или скрытые администраторами.
- Сообщества, принадлежащие пользователям или модерируемые ими.
Примечание. Чтобы экспортировать сообщества без владельцев или модераторов, обратитесь в службу поддержки.
- Ленты Currents:
- Данные Диска. В экспорт также включаются данные клиента на общих дисках.
- Данные Gmail и классической версии Google Hangouts. В экспорт также включаются следующие данные клиента:
- сообщения в административном карантине;
- сообщения Gmail, которыми обменивались пользователи из одного домена в конфиденциальном режиме.
- Данные Групп. Экспортируются также данные групп, не имеющих владельца.
Примечание. Данные, созданные пользователями в обычных группах, доступны только самим пользователям.
- Данные Keep.
- Данные напоминаний.
- Данные Задач.
Примечание. Также включаются недавно удаленные данные Задач, в том числе информация о времени их удаления.
-
Данные, которые находятся на хранении в Сейфе (доступны только администраторам). Данные в любом сервисе, которые пользователи удалили, но на которые распространяются запреты на удаление или правила хранения Сейфа (необходимы лицензии на Сейф).
- Данные Voice. В экспорт также включаются следующие данные клиента:
- заказы на перенос номеров телефонов;
- настройки автосекретаря;
- список стационарных телефонов;
- налоговые адреса;
- идентификационный номер налогоплательщика;
- номера телефонов и сведения об их назначении;
- данные пользовательских лицензий;
- группы вызова.
Примечание. Также включаются недавно удаленные данные Voice.
- Активные аккаунты с лицензией.
- Аккаунты, заблокированные администратором.
- Отправленные в архив аккаунты.
- Сейф для аккаунтов бывших сотрудников.
- При экспорте данных из Chrome: активные аккаунты Google Workspace for Education.
Шаг 1. Экспортируйте данные пользователей
Чтобы выполнить эту задачу, войдите в аккаунт суперадминистратора.
-
Войдите в консоль администратора Google.
Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).
-
В консоли администратора на панели справа в разделе Инструменты выберите Экспорт данных.
- Нажмите Начать экспорт.
- Когда экспорт будет завершен, посмотрите и скачайте экспортированные данные.
Примечание. Экспортированные данные удаляются без возможности восстановления через 60 дней с момента экспорта. Подробная информация приведена в разделе Уведомления и этапы экспорта.
Шаг 2. Посмотрите и скачайте экспортированные данные
Подготовка. Убедитесь, что для вашего аккаунта включен сервис Google Cloud.
- В письме с подтверждением или в инструменте "Экспорт данных" нажмите Перейти к архиву.
Примечание. Уведомление по электронной почте получает только тот администратор, который запустил экспорт, однако доступ к созданному архиву есть у всех суперадминистраторов.
- Проверьте статус экспорта в консоли администратора или в Google Cloud Storage:
- На странице "Экспорт данных" в консоли администратора будет указан статус выполненных операций экспорта:
- Сбой. Данные не были экспортированы.
- Завершено (с ошибками). В архив были включены не все данные.
- Завершено. Экспортированы все данные.
- Информация обо всех возникших ошибках будет доступна в отчете об экспорте данных (вы сможете его найти в Google Cloud Storage).
Если при экспорте произошли ошибки, вы можете повторно попытаться экспортировать данные, не попавшие в архив.
- На странице "Экспорт данных" в консоли администратора будет указан статус выполненных операций экспорта:
- Чтобы посмотреть и скачать экспортированные данные, перейдите в архив в Cloud Storage и выберите корневую папку, которая содержит список папок пользователей. В каждой из них будет ZIP-файл с данными аккаунта.
Примечание. Некоторые данные, например файлы на общих дисках, принадлежат сервисным аккаунтам, а не отдельным пользователям. В архиве с экспортированными данными вместо названий сервисных аккаунтов используется слово "Ресурс".
- Нажмите на ZIP-файл, чтобы скачать архив.
- Разархивируйте файл. Данные будут сгруппированы по сервисам.
Как повторить попытку экспорта
Если какие-то данные не попали в экспорт, они будут перечислены в отчете вместе с информацией о возникших ошибках. Если вы выполните повторную попытку, будут экспортированы только те данные, которые в прошлый раз не вошли в архив.
-
Войдите в консоль администратора Google.
Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).
-
В консоли администратора на панели справа в разделе Инструменты выберите Экспорт данных.
- Нажмите Устранить неполадки.
Когда операция завершится, вам будет отправлено уведомление по электронной почте. Его получите только вы, но посмотреть отчет с результатами операции смогут все суперадминистраторы.
Недостающие данные будут добавлены в новый архив.
- Проверьте результаты экспорта. Если и в этот раз возникнут ошибки, повторите операцию. Это можно делать до тех пор, пока все данные не будут экспортированы.
Если вам все равно не удастся экспортировать какие-то файлы, обратитесь в службу поддержки Google Workspace. Ее сотрудники сбросят ограничение по времени с момента последнего полного экспорта, чтобы вам не пришлось ждать 30 дней, прежде чем повторить процедуру.
Что содержится в архиве добавочного экспорта
Архив добавочного экспорта может содержать:
- Данные, которые не удалось экспортировать из-за временной ошибки (например, во время экспорта в документе отсутствовало изображение).
- Данные, к которым пользователь потерял доступ в период между выполнявшимися администратором попытками экспорта (например, из-за смены лицензии).
В архив не включаются:
- Данные, которые не удалось экспортировать из-за неустранимой ошибки (например, пользователь удалил документ или назначил ему другого владельца до операции экспорта или в период между попытками экспорта).
- Ранее экспортированные данные, за исключением тех, которые были экспортированы лишь частично (например, если в документе отсутствовало изображение или комментарий), – такие данные целиком экспортируются заново.
Как посмотреть отчет об экспорте данных
Отчет об экспорте данных содержит статус экспорта и метаданные, например какой администратор запустил экспорт и когда.
- В письме с подтверждением или в инструменте "Экспорт данных" нажмите Перейти к архиву.
Примечание. Уведомление по электронной почте получает только тот администратор, который запустил экспорт, однако доступ к созданному архиву есть у всех суперадминистраторов.
- Выберите отчет в корневой папке архива с экспортированными данными. Отчет можно открыть в браузере.
Если при экспорте возникли ошибки, в отчете указываются следующие сведения:
- Идентификатор пользователя/сервиса. Имя пользователя, название группы или идентификатор сервисного аккаунта, при экспорте из которого возникли ошибки. Аккаунты перечисляются в алфавитном порядке.
- Тип аккаунта. Возможные варианты:
- Пользователь.
- Группа.
- Данные клиента – файлы, принадлежащие организации, а не отдельным пользователям.
Примечание. В отчете показываются определенные типы данных клиента, например объекты на общих дисках. Эти файлы имеют пометку "Ресурс".
- Сервисный аккаунт – аккаунт, который автоматически создается для данных без владельца, например для контента Google Jamboard.
- Архив – ссылки на файлы в архиве, владельцем которых является пользовательский или сервисный аккаунт.
- Сводка по ошибкам – количество экспортированных файлов и количество файлов, которые не удалось экспортировать. Чтобы посмотреть список файлов, которые не удалось экспортировать, нажмите на стрелку, расположенную слева от сводки по ошибкам.