Как экспортировать все данные организации

Если вам нужно экспортировать только часть данных организации, ознакомьтесь со статьей Как экспортировать данные пользователей.

С помощью инструмента "Экспорт данных" вы можете экспортировать данные организации в архив Google Cloud Storage и скачать их из него. Организации с любой версией Google Workspace могут выполнять полный экспорт данных (и экспорт данных одного пользователя) каждые 30 дней.

Чтобы пользователи могли скачивать свои данные, разрешите им использовать Google Архиватор и дайте ссылку на статью Как скачать свои данные из аккаунта Google.

Важно! Если в вашей организации применяется авторизация FedRAMP, обратитесь в службу поддержки Google Workspace, прежде чем использовать инструмент "Экспорт данных". У службы поддержки Google Workspace нет доступа к данным, которые экспортируются с помощью инструмента "Экспорт данных", и возможности их обрабатывать.

Содержание

• Подготовка
• Шаг 1. Экспортируйте данные
• Шаг 2. Проверьте и скачайте экспортированные данные
• Как повторить попытку экспорта
• Как посмотреть отчет об экспорте данных

Подготовка

Развернуть все  |  Свернуть все

Требования

Чтобы вы могли экспортировать данные организации, должны выполняться следующие условия:

• Используйте аккаунт суперадминистратора Google Workspace или Cloud Identity, созданный не менее 30 дней назад (если только вы не создали корпоративный аккаунт менее 30 дней назад).
• Для вашего аккаунта должна быть включена двухэтапная аутентификация. Ее принудительное применение обязательно только для администратора, который запустил экспорт. Проверить, включена ли двухэтапная аутентификация, можно в настройках безопасности аккаунта.

Для доступа к экспортируемым данным необходимо, чтобы для вашего аккаунта был включен сервис Google Cloud. Включать его для всех пользователей необязательно: можно сделать это только для суперадминистраторов, которым необходим доступ к экспортированным данным. Подробная информация приведена в статье Как включить или отключить Google Cloud для пользователей.

Типы экспортируемых данных

Инструмент "Экспорт данных" позволяет скачать те же данные, которые пользователи могут получить с помощью Google Архиватора, а также некоторые данные, доступные только администраторам, например удаленные данные, которые хранятся в Сейфе, и данные клиента. Данные клиента принадлежат организации, а не отдельным пользователям (например, к таким данным относятся письма Gmail в административном карантине).

• Данные Календаря. В экспорт также включается структурированная информация о бронировании ресурсов клиента.
• Данные Chat. В экспорт также включаются сообщения и прикрепленные к ним файлы из чат-комнат, созданных пользователями в вашей организации.
• Данные Chrome
• Данные Класса
• Данные Cloud Search (доступны только администраторам).
• Данные Контактов
• Данные Диска. В экспорт также включаются данные клиента на общих дисках и общие документы.
• Данные Gemini
• Данные Gmail и классической версии Google Hangouts. В экспорт также включаются следующие данные клиента:
  • сообщения в административном карантине;
  • сообщения Gmail, которыми обменивались пользователи из одного домена в конфиденциальном режиме.
• Данные Групп. Экспортируются также данные групп, не имеющих владельца.

  Примечание. Данные, созданные пользователями в обычных группах, доступны только самим пользователям.

• Данные Keep
• Данные напоминаний
• Данные Задач

  Примечание. Также экспортируются недавно удаленные данные Задач, в том числе информация о времени их удаления.

• Данные, которые хранятся в Сейфе (доступны только администраторам). Данные в любом сервисе, которые пользователи удалили, но на которые распространяются запреты на удаление или правила хранения Сейфа (необходимы лицензии на Сейф).

• Данные Voice. В экспорт также включаются следующие данные клиента:
  • заказы на перенос номеров телефонов;
  • настройки автосекретаря;
  • список стационарных телефонов;
  • налоговые адреса;
  • идентификационный номер налогоплательщика;
  • номера телефонов и сведения об их назначении;
  • данные пользовательских лицензий;
  • группы вызова.

  Примечание. Также экспортируются недавно удаленные данные Voice.

С помощью инструмента "Экспорт данных" нельзя экспортировать:

• Данные из аккаунтов пользователей, созданных в течение 24 часов до начала экспорта.
• Удаленные данные, если в отношении них не действуют правила хранения и запреты на удаление, заданные в Google Сейфе.

Полный экспорт содержит данные пользователей с аккаунтами следующих типов:

• Активные аккаунты с лицензией.
• Аккаунты, заблокированные администратором.
• Отправленные в архив аккаунты.
• Сейф для аккаунтов бывших сотрудников.
• При экспорте данных из Chrome: активные аккаунты Google Workspace for Education.

Место хранения экспортированных данных

С помощью инструмента "Экспорт данных" можно экспортировать данные организации в сегмент Cloud Storage. Для экспорта всех поддерживаемых данных инструмент предоставляет временный сегмент Cloud Storage, который принадлежит Google и размещен на территории США или Европы. Экспортированные данные автоматически удаляются через 60 дней.

Важно! Данные экспортируются разными пакетами, а не одним. Экспорт большого объема данных занимает продолжительное время, причем некоторые пакеты экспортируются на несколько дней раньше, чем другие. Если на скачивание ушло много дней, то одни файлы будут удалены раньше других. Чтобы узнать, когда это произойдет, вычтите из 60 количество дней, которое понадобилось для операции экспорта. Данные экспорта нужно скачать до наступления этого срока.

Чтобы хранить их дольше 60 дней, необходимо создать специальную операцию экспорта и указать принадлежащий вам сегмент Cloud Storage. Подробнее о том, как экспортировать данные пользователей…

Шаг 1. Экспортируйте данные пользователей

Эти шаги, которые можно выполнить в любой версии Google Workspace, запускают полный экспорт данных организации. Информацию о других вариантах экспорта можно найти в статье Как экспортировать данные пользователей.

Чтобы выполнить эту задачу, войдите в аккаунт суперадминистратора.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора на панели справа в разделе Инструменты выберите Экспорт данных.

3. Нажмите Настроить экспорт.
4. В поле Название введите название экспортируемого набора данных.
5. В поле Область действия выберите Экспортировать данные всех пользователей.
6. Не устанавливайте флажок Непрерывный экспорт.
   Примечание. Флажок Непрерывный экспорт будет отображаться только для организаций с дополнением "Настройки доступа и размещения".
7. В поле Назначение выберите Сегмент Cloud, принадлежащий Google.
   Важно! В некоторых версиях в поле Назначение вы можете выбрать экспорт в принадлежащий вам сегмент Cloud Storage. В сегмент, который принадлежит клиенту, может быть экспортирован более ограниченный объем данных, чем в сегмент Google. Подробная информация приведена в статье Как экспортировать данные пользователей.
8. Укажите, какой сегмент использовать: размещенный на территории США или Европы. Вы также можете выбрать Нет предпочтения.
   Эта функция доступна в версиях Enterprise Plus, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus, Enterprise Essentials Plus, а также в дополнении "Настройки доступа и размещения Google Workspace".
9. Нажмите Начать экспорт.

После того как вы начнете экспорт, все суперадминистраторы получат электронное письмо с уведомлением о предстоящем экспорте данных. Экспортированные данные будут доступны не ранее чем через 48 часов после начала экспорта. Этот период ожидания помогает защитить данные организации.

Экспорт обычно длится 72 часа, но в зависимости от объема данных может занять до 14 дней. Когда процесс будет завершен, все суперадминистраторы получат уведомление по электронной почте и смогут посмотреть результаты экспорта.

Примечание. Если во время экспорта аккаунт Google потеряет права суперадминистратора, операция будет автоматически отменена. Экспорт данных не состоится, а другие суперадминистраторы получат уведомление об этом по электронной почте.

Шаг 2. Проверьте и скачайте экспортированные данные

Подготовка. Убедитесь, что для вашего аккаунта включен сервис Google Cloud.

1. В письме с подтверждением или в инструменте "Экспорт данных" нажмите Перейти к архиву.
2. Проверьте статус экспорта в консоли администратора или в Google Cloud Storage:
   1. На странице "Экспорт данных" в консоли администратора будет указан статус выполненных операций экспорта:
      1. Сбой. Данные не были экспортированы.
      2. Завершено (с ошибками). В архив были включены не все данные.
      3. Завершено. Экспортированы все данные.
   2. Информация обо всех возникших ошибках будет доступна в отчете об экспорте данных (вы сможете найти его в Google Cloud Storage).

   Если при экспорте возникли ошибки, вы можете попытаться экспортировать недостающие данные, выполнив инструкции из раздела Как повторить попытку экспорта на этой странице.

3. Чтобы посмотреть и скачать экспортированные данные, откройте архив в Cloud Storage и выберите корневую папку, которая содержит список папок пользователей. В каждой из них будет ZIP-файл с данными аккаунта.

   Примечание. Некоторые данные, например файлы на общих дисках, принадлежат сервисным аккаунтам, а не отдельным пользователям. Такие данные в архиве имеют название "Ресурс".

4. Нажмите на ZIP-файл, чтобы скачать архив.
5. Разархивируйте файл. Данные будут сгруппированы по сервисам.

Как повторить попытку экспорта

Если какие-то данные не попали в экспорт, они будут перечислены в отчете вместе с информацией о возникших ошибках. Если вы выполните повторную попытку (добавочный экспорт), будут экспортированы только те данные, которые в прошлый раз не вошли в архив.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора на панели справа в разделе Инструменты выберите Экспорт данных.

3. Нажмите Устранить неполадки.

   По завершении добавочного экспорта вы получите уведомление по электронной почте. Уведомление получает только тот администратор, который запустил экспорт, однако доступ к созданному архиву есть у всех суперадминистраторов.

   Данные добавочного экспорта будут сохранены в новом архиве.

4. Проверьте результаты экспорта. Если и в этот раз возникнут ошибки, повторите операцию. Существует ограничение в три добавочных экспорта на каждый обычный.

Важно. Окно срока экспорта остается прежним, начиная с первого экспорта данных. При добавочном экспорте окно срока экспорта не обновляется.

Если вам все равно не удастся экспортировать какие-то файлы, обратитесь в службу поддержки Google Workspace. Ее сотрудники сбросят ограничение по времени с момента последнего полного экспорта, чтобы вам не пришлось ждать 30 дней, прежде чем повторить процедуру.

Что содержится в архиве добавочного экспорта

Архив добавочного экспорта может содержать:

• Данные, которые не удалось экспортировать из-за временной ошибки (например, во время экспорта в документе отсутствовало изображение).
• Данные, к которым пользователь потерял доступ в период между выполнявшимися администратором попытками экспорта (например, из-за смены лицензии).

В архив не включаются:

• Данные, которые не удалось экспортировать из-за неустранимой ошибки (например, пользователь удалил документ или назначил ему другого владельца до операции экспорта или в период между попытками экспорта).
• Ранее экспортированные данные, за исключением тех, которые были экспортированы лишь частично (например, если в документе отсутствовало изображение или комментарий), – такие данные целиком экспортируются заново.

Как посмотреть отчет об экспорте данных

Отчет об экспорте данных содержит статус экспорта и метаданные, например какой администратор запустил экспорт и когда.

1. В письме с подтверждением или в инструменте "Экспорт данных" нажмите Перейти к архиву.

   Примечание. Уведомление по электронной почте получает только тот администратор, который запустил экспорт, однако доступ к созданному архиву есть у всех суперадминистраторов.

2. Выберите отчет в корневой папке архива с экспортированными данными. Отчет можно открыть в браузере.

Если при экспорте возникли ошибки, в отчете указываются следующие сведения:

• Идентификатор пользователя/сервиса. Имя пользователя, название группы или идентификатор сервисного аккаунта, данные которых не удалось экспортировать. Аккаунты перечисляются в алфавитном порядке.
• Тип аккаунта. Возможные варианты:
  • Пользователь.
  • Группа.
  • Данные клиента – файлы, принадлежащие организации, а не пользователям в ней.

    Примечание. В отчете показываются определенные типы данных клиента, например объекты на общих дисках. Эти файлы имеют название "Ресурс".

  • Сервисный аккаунт – аккаунт, который автоматически создается для данных без владельца, например для контента Google Jamboard.
• Архив – ссылки на файлы в архиве, владельцем которых является пользовательский или сервисный аккаунт.
• Сводка по ошибкам – количество экспортированных файлов и количество файлов, которые не удалось экспортировать. Чтобы посмотреть список файлов, которые не удалось экспортировать, нажмите на стрелку, расположенную слева от сводки по ошибкам.

Пример отчета с ошибками экспорта

Статьи по теме

• Как экспортировать данные пользователей
• Как сохранить данные бывших сотрудников