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Esportare tutti i dati dell'organizzazione

Vuoi esportare solo alcuni dati dell'organizzazione? Vai a Esportare i dati in base a unità organizzativa, gruppo o utente

Puoi esportare alcuni o tutti i dati della tua organizzazione in un archivio di Google Cloud Storage e scaricarli. Lo strumento Esportazione dei dati consente di esportare tutti i dati supportati per tutti gli utenti. Successivamente, potrai scaricare selettivamente i dati esportati in base all'utente e al servizio.

Per permettere agli utenti di scaricare i loro dati, consenti Google Takeout e invitali a consultare Come scaricare i dati di Google.

Importante:

  • Lo strumento Esportazione dei dati non esporta:
    • Alcuni tipi di dati. Scopri di più sui tipi di dati.
    • Dati degli account utente creati nelle 24 ore precedenti l'avvio dell'esportazione.
    • Dati eliminati, a meno che non fossero soggetti a conservazione o ad archiviazione a fini legali in virtù dei criteri di Google Vault. Per informazioni dettagliate, vai a Google Vault.
  • Se la tua organizzazione ha più di 1000 utenti, contatta l'assistenza Google Workspace prima di utilizzare lo strumento Esportazione dei dati. Il team di assistenza di Google Workspace non accede o elabora i dati che verranno esportati tramite lo strumento Esportazione dei dati.
  • (Versioni Google Workspace for Education) Per l'unità organizzativa o il gruppo di accesso che utilizza lo strumento Esportazione dei dati, assicurati di selezionare l'etichetta età Tutti gli utenti hanno compiuto 18 anni. Per maggiori dettagli, vai a Controllare l'accesso ai servizi Google in base all'età.
    Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più
  • Lo strumento Esportazione dei dati non supporta le limitazioni per le regioni geografiche impostate nella Console di amministrazione per l'hosting dei dati dell'organizzazione. I contenuti vengono esportati sempre negli Stati Uniti.

Prima di iniziare

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Requisiti

Per esportare i dati della tua organizzazione, devi:

  • Avere un account super amministratore di Google Workspace o Cloud Identity esistente da almeno 30 giorni. (Se hai creato un account aziendale meno di 30 giorni fa, questo requisito non si applica.)
  • Aver attivato la verifica in due passaggi (V2P) per il tuo account. Non è richiesta l'applicazione forzata della verifica in due passaggi, ma è obbligatoria solo per l'amministratore che avvia l'esportazione. Per controllare se la V2P è attiva per il tuo account, esamina le impostazioni di sicurezza dell'account.

    Suggerimento: se devi attivare la V2P, ma non vuoi farlo per tutti gli utenti della tua organizzazione o unità organizzativa, crea prima un'unità organizzativa secondaria, quindi sposta il tuo account al suo interno e attiva la V2P.

  • L'ultima esportazione riuscita deve essere stata completata più di 30 giorni prima. Tuttavia, se l'ultima esportazione non è andata a buon fine, puoi avviarne una nuova immediatamente o eseguire un'esportazione correttiva per acquisire i dati mancanti. Puoi anche eseguire un'esportazione per utente singolo contemporaneamente o entro 30 giorni dall'ultima esportazione completa.

Nota: se la tua organizzazione dispone di un'autorizzazione FedRAMP, contatta l'Assistenza Google Workspace per accedere allo strumento Esportazione dei dati.

Per accedere ai dati esportati, devi aver attivato Google Cloud per il tuo account. Puoi attivare Google Cloud solo per i super amministratori che devono accedere ai dati esportati. Per informazioni dettagliate, vedi Attivare o disattivare Google Cloud per gli utenti.

Notifiche e tempistiche delle esportazioni
  • Dopo che avvii un'esportazione, tutti i super amministratori ricevono un'email in cui viene comunicata l'esistenza di un'esportazione in attesa. L'esportazione sarà disponibile non prima di 48 ore dopo l'avvio. Questo periodo di attesa contribuisce a tutelare la sicurezza dei dati della tua organizzazione.
  • Se il tuo Account Google perde i privilegi di super amministratore mentre è in corso un'esportazione avviata da te, questa viene automaticamente annullata. I dati non saranno esportati e gli altri super amministratori riceveranno una notifica via email che indica che l'esportazione non è riuscita.
  • Un'esportazione dei dati di solito richiede 72 ore, ma in base alle sue dimensioni possono essere necessari fino a 14 giorni. Riceverai una notifica via email al termine del processo. Solo l'amministratore che ha avviato l'esportazione riceve una notifica via email, ma tutti i super amministratori possono visualizzare l'esportazione.
  • I dati vengono eliminati dopo 60 giorni dall'esportazione.
    Importante: i dati in Cloud Storage vengono eliminati 60 giorni dopo l'esportazione. I dati vengono esportati in vari pacchetti anziché come un pacchetto unico. Le esportazioni di grandi dimensioni possono richiedere più giorni e alcuni pacchetti di dati possono essere esportati diversi giorni prima di altri. Se il download richiede più giorni, alcuni singoli file di dati vengono eliminati prima di altri. Per determinare quando verranno eliminati i singoli file, sottrai il numero di giorni necessari per completare l'esportazione da 60. Devi scaricare l'esportazione prima di questa data.
  • Se riprovi a esportare i dati a causa di errori (correzione), la data e l'ora di scadenza dell'esportazione rimangono invariate, a partire dalla prima esportazione dei dati. La correzione non aggiorna la data e l'ora di scadenza. Vai a Ripetere un'esportazione per risolvere gli errori.
Quali dati vengono esportati

Lo strumento Esportazione dei dati esporta gli stessi dati disponibili con Google Takeout per gli utenti. Esporta inoltre i dati disponibili solo per gli amministratori, ad esempio i dati eliminati che sono conservati da Vault e i dati di proprietà dell'organizzazione. I dati di proprietà dell'organizzazione sono quelli di proprietà della tua organizzazione e non di singoli utenti, ad esempio i messaggi di Gmail in quarantena amministrativa.

  • Dati di Calendar. Sono inclusi anche i seguenti dati di proprietà dell'organizzazione: informazioni strutturate sulla prenotazione di risorse.
  • Dati di Chat. Sono inclusi anche i seguenti dati di proprietà dell'organizzazione: messaggi e allegati per le stanze virtuali create dagli utenti della tua organizzazione.
  • Dati di Chrome
  • Dati di Classroom
  • Dati di Cloud Search (disponibili solo per gli amministratori)
  • Dati di Contatti
  • Dati di Drive. Sono inclusi anche i seguenti dati di proprietà dell'organizzazione: dati contenuti nei Drive condivisi e nei documenti condivisi.
  • Dati di Gmail e di Google Hangouts (versione classica di Hangouts). Sono inclusi anche i seguenti dati di proprietà dell'organizzazione:
  • Dati di Gruppi. Sono inclusi anche i dati relativi ai gruppi senza proprietario nell'organizzazione.

    Nota: i dati creati dagli utenti nella versione consumer dei gruppi sono disponibili solo per questi utenti.

  • Dati di Keep
  • Dati dei promemoria
  • Dati di Tasks

    Nota: sono inclusi anche i dati di Tasks eliminati di recente, con i relativi timestamp di eliminazione.

  • Dati conservati in Vault (disponibili solo per gli amministratori). I dati inclusi in qualsiasi servizio che sono stati eliminati dagli utenti, ma sono soggetti ad archiviazione a fini legali o alle regole di conservazione di Vault. Richiede licenze di Vault.

  • Dati di Voice. Sono inclusi anche i seguenti dati di proprietà dell'organizzazione:
    • Ordini di portabilità del numero
    • Impostazioni dell'operatore automatico
    • Elenco dei telefoni VoIP
    • Indirizzi fiscali
    • ID fiscale
    • Numeri di telefono e assegnazioni dei numeri di telefono
    • Dati sulle licenze utente
    • Gruppi di risposta

    Nota: sono inclusi anche i dati di Voice eliminati di recente.

Tipi di account i cui dati sono inclusi nell'esportazione
  • Con licenza e attivo
  • Sospeso da un amministratore
  • Archiviato
  • Vault per ex dipendenti
  • Per le esportazioni di Chrome: utente di Google Workspace for Education attivo
In quale regione di dati si trovano i dati esportati?
I dati si trovano negli Stati Uniti.
Posso importare i dati esportati in un dominio Google Workspace diverso?
No. I dati esportati non possono essere importati collettivamente in un altro dominio Google Workspace. Scopri di più su come trasferire dati tra account Google Workspace.

Passaggio 1: esporta i dati degli utenti

Per questa attività, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).

  2. Nella Console di amministrazione, nel riquadro a destra in Strumenti, fai clic su Esportazione dei dati.

  3. Fai clic su Avvia esportazione.
  4. Al termine dell'esportazione, visualizza e scarica tempestivamente i dati esportati. 
    Nota: i dati esportati vengono eliminati definitivamente 60 giorni dopo l'esportazione. Per maggiori informazioni, vedi Notifiche e tempistiche delle esportazioni sopra. 

Passaggio 2: visualizza e scarica i dati esportati

Prima di iniziare: assicurati di aver attivato Google Cloud per il tuo account. Per maggiori dettagli, vedi Attivare o disattivare Google Cloud per gli utenti.

  1. Nell'email di conferma o nello strumento Esportazione dei dati, fai clic su Accedi all'archivio.

    Nota: solo l'amministratore che ha avviato l'esportazione riceve una notifica via email, ma tutti i super amministratori possono accedere all'esportazione.

  2. Controlla lo stato dell'esportazione nella Console di amministrazione o in Google Cloud Storage:
    1. Nella pagina Esportazione dei dati nella Console di amministrazione viene visualizzato uno dei seguenti indicatori di stato per l'archivio di esportazione:
      1. Non riuscita: non sono stati esportati dati.
      2. Completata con errori: alcuni dati non sono presenti nell'archivio.
      3. Completata: sono stati esportati tutti i dati.
    2. Nell'archivio di Cloud Storage, il report sull'esportazione include un riepilogo degli eventuali errori che si sono verificati. Per saperne di più sulle informazioni contenute nel report sull'esportazione, vai a Visualizzare il report sull'esportazione dei dati in questa pagina.

    In caso di errori nell'esportazione, puoi provare a esportare solo i dati mancanti. Per le istruzioni, vai a Ripetere un'esportazione per risolvere gli errori in questa pagina.

  3. Quando è tutto pronto per visualizzare e scaricare i dati esportati, fai clic sulla cartella principale nell'archivio di Cloud Storage. La cartella principale contiene un elenco di cartelle utente. Ciascuna cartella utente contiene un file ZIP con i dati di un utente.

    Nota: alcuni dati, ad esempio i file dei Drive condivisi, sono di proprietà di un account di servizio e non di un utente. Nell'archivio di esportazione, gli account di servizio sono chiamati "Risorsa".

  4. Fai clic sul file ZIP per scaricare i dati dell'utente.
  5. Decomprimi il file per esaminare i dati dell'utente in base al prodotto.

Ripetere un'esportazione per risolvere gli errori

I dati non esportati vengono elencati nel report sull'esportazione come errori. Se fai un nuovo tentativo per risolvere gli errori (correzione), lo strumento Esportazione dei dati avvierà un altro processo di esportazione solo per i dati mancanti.

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).

  2. Nella Console di amministrazione, nel riquadro a destra in Strumenti, fai clic su Esportazione dei dati.

  3. Fai clic su Avvia correzione.

    Riceverai una notifica via email al termine del processo di correzione. Solo l'amministratore che ha avviato la correzione riceve una notifica via email, ma tutti i super amministratori possono visualizzare l'esportazione.

    I dati corretti vengono aggiunti a un nuovo archivio.

  4. Esamina l'esportazione correttiva. Se dopo il processo di correzione esistono ancora errori di esportazione (dati mancanti), ritenta l'esportazione. Puoi effettuare un massimo di 3 tentativi di correzione per ogni esportazione.

Importante: la data e l'ora di scadenza dell'esportazione rimangono invariate, a partire dalla prima esportazione dei dati. La correzione non aggiorna la data e l'ora di scadenza.

Se hai bisogno di aiuto per recuperare i file non esportati, contatta l'assistenza Google Workspace, che può reimpostare il limite di tempo per l'esportazione per permetterti di avviarne un'altra completa senza dover attendere 30 giorni.

Che cosa è incluso in un archivio corretto

Un archivio corretto può includere i seguenti dati:

  • Dati mancanti a causa di un errore temporaneo, ad esempio un'immagine che non è stata inclusa in un documento durante il processo di esportazione.
  • Dati a cui un utente ha perso l'accesso tra un tentativo di esportazione e l'altro da parte di un amministratore, ad esempio perché è stato eseguito un downgrade della sua licenza.

Un archivio corretto non include i seguenti dati:

  • Dati mancanti a causa di un errore permanente, ad esempio se l'utente ha eliminato un documento o ne ha modificato la proprietà prima che iniziasse il processo di esportazione o tra un tentativo di esportazione e l'altro.
  • Dati esportati in precedenza, con la seguente eccezione: se un elemento è stato esportato solo in parte, ad esempio in un documento manca un'immagine o un commento, lo strumento Esportazione dei dati tenta di esportare di nuovo l'intero elemento.

Visualizzare il report sull'esportazione dei dati

Nel report sull'esportazione dei dati sono inclusi lo stato dell'esportazione e i metadati, ad esempio quale amministratore ha avviato l'esportazione e quando.

  1. Nell'email di conferma o nello strumento Esportazione dei dati, fai clic su Accedi all'archivio.

    Nota: solo l'amministratore che ha avviato l'esportazione riceve una notifica via email, ma tutti i super amministratori possono accedere all'esportazione.

  2. Nella cartella principale dell'archivio di esportazione dei dati, fai clic sul report. Puoi aprire il report in un browser.

Se si sono verificati errori di esportazione, il report includerà i seguenti dettagli:

  • ID utente/servizio: nome utente corrispondente a un account utente o nome di gruppo oppure l'ID dell'account di servizio per il quale si sono verificati errori di esportazione. Gli account sono elencati in ordine alfabetico.
  • Tipo di account: può essere uno dei tipi seguenti:
    • Utente
    • Gruppo
    • Dati di proprietà dell'organizzazione: file di proprietà della tua organizzazione, non di singoli utenti

      Nota: il report mostra alcuni tipi specifici di dati di proprietà dell'organizzazione, come i Drive condivisi. Questi file sono indicati come "Risorsa".

    • Account di servizio: account creato automaticamente per i dati privi di proprietario, ad esempio i contenuti di Google Jamboard.
  • Archivio: collegamenti ai file di archivio che contengono i contenuti di proprietà dell'utente o dell'account di servizio.
  • Riepilogo errori: il numero di file esportati e non esportati. Per visualizzare un elenco dei file che non sono stati esportati, fai clic sulla freccia a sinistra del riepilogo degli errori.

Esempio di report con errori di esportazione

Viene mostrato un report di dati di esempio.

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