Exportar los datos de una organización

Los superadministradores pueden exportar los datos de los usuarios de su organización a un archivo de Google Cloud. La mayoría de los datos de Google Workspace se pueden exportar. Consulta más información en la sección Datos incluidos en la exportación. Sin embargo, los datos que los usuarios hayan eliminado no se pueden exportar, a menos que estuvieran sujetos a las políticas de conservación de Google Vault.

Si prefieres que tus usuarios descarguen sus datos ellos mismos, diles que consulten el artículo sobre cómo descargar datos. Comprueba que Google Takeout esté activado.

Importante: Hay algunos tipos de datos que por ahora no se pueden exportar con la herramienta de exportación de datos. Antes de iniciar una exportación, te recomendamos que consultes qué tipos de datos no se pueden exportar

Requisitos

Para exportar los datos de tu organización, debes:

  • Tener una cuenta en tu dominio desde hace al menos 30 días, si el dominio se ha creado hace más de 30 días.
  • Ser superadministrador de tu dominio de servicios de Google.
  • Haber activado la verificación en dos pasos en tu cuenta (no es necesario implementarla de forma obligatoria). Esta medida solo es necesaria para el administrador que hace la exportación. Consulta cómo comprobar si la verificación en dos pasos está activada en una cuenta.

    Nota: Si tienes que activar la verificación en dos pasos, pero no quieres hacerlo en todas las cuentas de usuario de tu unidad organizativa, primero debes crear una unidad organizativa secundaria. A continuación, transfiere a esa unidad organizativa los datos de tu cuenta y activa la verificación en dos pasos.

  • No tener más de 1000 usuarios en tu cuenta de Google. Si tienes más, ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google Cloud para habilitar temporalmente la herramienta de exportación de datos.

Antes de empezar

  • Para que la herramienta de exportación exporte datos de las cuentas de usuario, dichas cuentas deben llevar creadas más de 24 horas.
  • Si tu organización tiene más de un superadministrador, todos los administradores reciben un correo en el que se indica que hay una exportación de datos pendiente, y la herramienta empieza a exportar los datos 48 horas después de que inicies el proceso de exportación. Este periodo de espera ayuda a proporcionar seguridad a los datos de tu organización.
  • Si tu organización solo tiene un superadministrador, no se envía ningún correo de notificación de exportación.
  • Si tu cuenta de Google pierde los privilegios de superadministrador mientras se ejecuta una exportación que has iniciado, la exportación se cancelará automáticamente. No se exportará ningún dato. El resto de superadministradores recibirán un correo de notificación en el que se indicará que la exportación no se ha realizado correctamente.

 Exportar datos de usuarios

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Inicia sesión con una cuenta que tenga privilegios de superadministrador (y que no termine en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, haz clic en""y, en Herramientas, selecciona Exportación de datos.
  3. Haz clic en Iniciar la exportación.

El proceso de exportación suele tardar 72 horas, aunque puede prolongarse hasta 14 días si hay mucho volumen de datos. Cuando termine el proceso, recibirás un correo de aviso. 

Revisa la exportación por si hubiera algún error: el correo de notificación incluye un enlace al informe de la exportación, en el que se muestran los errores si se hubiera producido alguno, es decir, si hay algunos datos que no se han exportado. Para obtener más información, consulta la sección Consultar el informe de exportación de datos más abajo.  
 
Si hubiera algún error, puedes repetir la exportación. Para obtener más información, consulta más abajo la sección Repetir una exportación en caso de errores.

Además, en la página Exportación de datos de la consola de administración aparecerá uno de estos indicadores de estado en el archivo de la exportación:

  • Error: los datos no se han exportado.
  • Completada con errores: en el archivo faltan algunos datos que no se han exportado.
  • Finalizada: se han exportado todos los datos.

Repetir una exportación en caso de errores

Si se producen errores durante una exportación, se mostrarán en el informe de exportación. Además, en la página Exportación de datos de la consola de administración aparecerá este indicador de estado en el archivo de la exportación: Completada con errores.

Nota: Si repites la exportación, la herramienta de exportación de datos exportará únicamente los datos que faltan.

Cómo repetir una exportación en caso de errores

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Inicia sesión con una cuenta que tenga privilegios de superadministrador (y que no termine en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, haz clic en""y, en Herramientas, selecciona Exportación de datos.
  3. Haz clic en Iniciar corrección.

Cuando termine el proceso, recibirás un correo de aviso.

Se creará un archivo con los datos corregidos. Si aún hay errores (faltan datos) después de completar el proceso de corrección, sigue los pasos anteriores para repetir la exportación. Puedes seguir corrigiendo archivos hasta que se hayan exportado todos los datos.

Si necesitas ayuda para obtener archivos que no se han exportado, ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google Workspace. El equipo anulará el límite de tiempo de las exportaciones para que puedas iniciar otra exportación completa sin tener que esperar 30 días.

Qué se incluye en un archivo corregido

Un archivo corregido puede incluir estos elementos:

  • Datos que faltaban debido a un error temporal; por ejemplo, una imagen que no se incluyó en un documento durante el proceso de exportación.
  • Datos a los que un usuario ha perdido el acceso entre los intentos de exportación por parte de un administrador; por ejemplo, porque su licencia cambió a una versión inferior.

Un archivo corregido no incluye lo siguiente:

  • Datos que faltaban debido a un error permanente; por ejemplo, porque el usuario eliminó o cambió la propiedad de un documento antes de que comenzara el proceso de exportación o entre distintos intentos de exportación.
  • Datos que se exportaron anteriormente, con esta excepción: si un elemento se hubiera exportado parcialmente (por ejemplo, si en un documento faltaba una imagen o un comentario), la herramienta de exportación de datos intentará exportar todo el elemento de nuevo.

Consultar los datos exportados

  1. En la herramienta de exportación de datos, haz clic en Acceder al archivo. También puedes hacerlo desde el correo electrónico de confirmación.
  2. En el archivo de Google Cloud Storage, haz clic en la carpeta raíz para ver la lista de carpetas de usuario. La carpeta de cada usuario contiene un archivo ZIP con los datos de ese usuario.
  3. Haz clic en el archivo ZIP para descargar los datos del usuario.
  4. Descomprime el archivo para ver los datos de cada usuario desglosados por producto. Los datos exportados están disponibles durante 30 días; transcurrido ese periodo, se eliminan definitivamente.

Haz clic en el archivo ZIP para descargar los datos del usuario correspondiente y descomprímelo para poder consultarlos desglosados por producto, como Gmail, Drive, etc. Los datos exportados están disponibles durante 30 días; transcurrido ese periodo, se eliminan definitivamente.

Nota: Algunos datos, como los archivos de unidades compartidas, pertenecen a una cuenta de servicio y no a un usuario concreto. En el archivo de exportación, las cuentas de servicio se llaman "Recurso".

Consultar el informe de exportación de datos

En la carpeta raíz de tu archivo de exportación de datos se incluye un informe que indica el estado de la exportación. Puedes abrir el informe en un navegador web.

Si se ha producido algún error de exportación, en el informe se incluye la siguiente información:

  • ID de usuario/servicio: identifica las entidades con las que se han producido errores de exportación. Estos identificadores pueden ser el nombre de usuario de una cuenta de usuario, el nombre de un grupo, o un ID de cuenta de servicio. Las cuentas están en orden alfabético.
  • Tipo de cuenta: puede ser uno de los que se indican a continuación.
    • Cuenta de usuario.
    • Cuenta de grupo.
    • Datos propiedad del cliente: son archivos que pertenecen a tu organización, no a usuarios concretos.

      Nota: En el informe se muestran algunos tipos concretos de datos propiedad del cliente, como las unidades compartidas. Se muestran como "Recurso".

    • Cuenta de servicio: se trata de una cuenta creada automáticamente para incluir datos sin propietario, como el contenido de Google Jamboard.
  • Archivo: son enlaces a archivos que incluyen el contenido que pertenece al usuario o a la cuenta de servicio en cuestión.
  • Resumen de errores: se indica cuántos archivos se han exportado y cuántos no. Para mostrar los archivos que no se han exportado, haz clic en la flecha situada a la izquierda del resumen de errores.

Ejemplo de informe con errores de exportación

Se muestra un informe de datos de muestra.

Preguntas

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¿Puedo volver a exportar los datos de mis usuarios?
Sí. Puedes volver a exportarlos una vez que hayan pasado 30 días desde el momento en que finalizó la última exportación.  
¿Puedo exportar solo los datos de algunos de mis usuarios?

No. Con la herramienta de exportación de datos se exportan los datos de todos los usuarios de tu dominio. No se pueden exportar solo ciertos tipos de datos ni únicamente los de determinados usuarios.

Sin embargo, los usuarios sí pueden exportar tipos de datos concretos. Para obtener más información, consulta el artículo sobre cómo descargar datos.

Solo quiero exportar los datos del correo, ¿puedo hacerlo con la herramienta de exportación de datos?

No. Con esta herramienta no se puede indicar qué tipos de datos exportar, sino que se exportan directamente todos los datos de todos los usuarios de tu dominio.

Sin embargo, los usuarios sí pueden exportar tipos de datos concretos. Para obtener más información, consulta el artículo sobre cómo descargar datos.

¿Qué datos se incluyen en las exportaciones?

Datos incluidos en la exportación

Por lo general, la herramienta de exportación de datos exporta los mismos datos que están disponibles con Google Takeout para los usuarios, además de los datos que solo están disponibles para los administradores. A continuación se indica lo que se incluye si haces una exportación con la herramienta de exportación de datos.

  • Datos de Calendar. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: la información estructurada de reserva de recursos.
  • Datos de Chat. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: los mensajes y archivos adjuntos de las salas creadas por usuarios de tu organización.
  • Datos de Chrome
  • Datos de Classroom 
  • Datos de Cloud Search (solo disponible para administradores)
  • Datos de Contactos
  • Datos de Currents. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente:
    • Novedades de Currents:
      • Listas personalizadas de novedades creadas por los administradores
      • Usuarios que los administradores han designado como líderes
      • Etiquetas que los administradores han subido o excluido
    • Comunidades de las que los usuarios son propietarios o moderadores

      Nota: Para exportar comunidades sin propietarios ni moderadores, ponte en contacto con el equipo de asistencia. 

  • Datos de Drive. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: los datos de unidades compartidas.
  • Datos de Gmail. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente:
  • Datos de Grupos. Se incluyen también los datos de los grupos sin propietario de tu organización.

    Nota: Los datos que los usuarios hayan creado en grupos para particulares solo están disponibles para esos usuarios.

  • Datos de Keep
  • Datos de Recordatorios
  • Datos de Tasks

    Nota: Se incluyen también los datos de Tasks que se han eliminado recientemente, junto con las marcas de tiempo de la eliminación.

  • Datos de Vault conservados (disponible solo para administradores). Los datos de cualquier servicio que los usuarios hayan eliminado, pero que estén sujetos a las retenciones o a las reglas de conservación de Vault. Se deben tener licencias de Vault.

  • Datos de Voice. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente:
    • Pedidos de portabilidad de números
    • Configuración del asistente automático
    • Lista de teléfonos fijos
    • Direcciones fiscales
    • Número de identificación fiscal
    • Números de teléfono y asignaciones de números de teléfono
    • Datos de licencias de usuario
    • Grupos destinatarios de llamadas

    Nota: También se incluyen los datos de Voice que se han eliminado recientemente.

Para ver qué tipos de datos no se pueden exportar, consulta el artículo Problemas conocidos de Google Workspace.

Tipos de cuentas que se incluyen en la exportación

  • Cuentas con licencia y activas
  • Cuentas suspendidas por un administrador
  • Cuentas archivadas
  • Cuentas con licencia de Vault para antiguos empleados
  • Exportaciones de Chrome: cuentas activas de Google Workspace for Education
¿En qué región geográfica se almacenan los datos exportados?
Los datos se almacenan en Estados Unidos. 
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