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Exportar todos los datos de tu organización

¿Quieres exportar solo algunos de los datos de tu organización? Consulta el artículo Exportar datos por unidad organizativa, grupo o usuario

Puedes exportar todos o algunos de los datos de tu organización a un archivo de Google Cloud Storage, y descargar después ese archivo. Con la herramienta de exportación de datos, podrás exportar todos los datos admitidos de todos los usuarios. Después, podrás descargar de forma selectiva los datos exportados por usuario y servicio.

Si quieres que tus usuarios puedan descargar sus datos, permite el uso de Google Takeout y recomiéndales que consulten el artículo Cómo descargar datos de Google.

Importante:

  • La herramienta de exportación de datos no exporta:
    • Determinados tipos de datos. Más información sobre los tipos de datos
    • Datos de las cuentas de usuario creadas en las 24 horas anteriores al inicio de la exportación.
    • Datos que se hayan eliminado, a menos que estén sujetos a políticas de conservación o retención de Google Vault. Consulta más información en Google Vault.
  • Si en tu organización hay más de 1000 usuarios, ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google Workspace antes de usar la herramienta de exportación de datos. El equipo de Asistencia de Google Workspace no accede a los datos que se exportarán a través de la herramienta de exportación de datos ni los trata.
  • (Ediciones de Google Workspace for Education) Para la unidad organizativa o el grupo de acceso que utilice la herramienta de exportación de datos, debes seleccionar la etiqueta que indica que todos los usuarios tienen 18 años o más. Consulta más información en el artículo Controlar el acceso a los servicios de Google por edad.
    Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
  • La herramienta de exportación de datos no admite las restricciones de regiones geográficas que se hayan definido en la consola de administración para alojar datos de organizaciones. El contenido siempre se exporta a Estados Unidos.

Antes de empezar

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Requisitos

Para exportar datos de tu organización, debes cumplir los siguientes requisitos:

  • Tener una cuenta de superadministrador de Google Workspace o de Cloud Identity con una antigüedad mínima de 30 días. Si has creado una cuenta de organización hace menos de 30 días, este requisito no se aplica.
  • Haber activado la verificación en dos pasos en tu cuenta (no es necesario implementarla como función obligatoria). La verificación en dos pasos solo es necesaria para el administrador que inicia la exportación. Para comprobar si la verificación en dos pasos está activada en tu cuenta, revisa la configuración de seguridad de tu cuenta.

    Consejo: Si tienes que activar la verificación en dos pasos, pero no quieres hacerlo en todas las cuentas de usuario de tu organización o unidad organizativa, crea primero una unidad organizativa secundaria. A continuación, transfiere tu cuenta a esa unidad organizativa y activa la verificación en dos pasos.

  • Haber completado correctamente la última exportación hace más de 30 días. No obstante, si la última exportación no se completó correctamente, puedes iniciar una nueva de inmediato o ejecutar una exportación de solución para obtener los datos que faltan. También puedes hacer una exportación de un solo usuario al mismo tiempo o durante los 30 días posteriores a tu última exportación completa.

Nota: Si tu organización tiene una autorización de FedRAMP, ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google Workspace para acceder a la herramienta de exportación de datos.

Para acceder a los datos exportados, debes tener Google Cloud activado en tu cuenta. Puedes activar Google Cloud solo para los superadministradores que necesiten acceder a los datos exportados. Para obtener información detallada, consulta el artículo Activar o desactivar Google Cloud para los usuarios.

Notificaciones y tiempos de exportación
  • Después de iniciar una exportación, todos los superadministradores reciben un correo en el que se indica que hay una exportación de datos pendiente. La exportación no estará disponible antes de que transcurran 48 horas desde su inicio. Este periodo de espera ayuda a proteger los datos de tu organización.
  • Si tu cuenta de Google pierde los privilegios de superadministrador mientras se ejecuta una exportación que has iniciado, la exportación se cancelará automáticamente. No se exportará ningún dato y los demás superadministradores recibirán una notificación por correo electrónico en la que se indica que la exportación no se ha hecho correctamente.
  • El proceso de exportación suele tardar 72 horas, aunque puede prolongarse hasta 14 días si hay un gran volumen de datos. Cuando termine el proceso, recibirás un correo de aviso. Aunque solo el administrador que inicia la exportación recibe una notificación por correo electrónico, todos los superadministradores pueden ver la exportación.
  • Los datos se eliminan 60 días después de haberse exportado.
    Importante: Los datos de Cloud Storage se eliminan 60 días después de la exportación. Los datos se exportan en varios paquetes, no en un único paquete. Las exportaciones de gran tamaño pueden tardar varios días, y algunos paquetes de datos pueden exportarse varios días antes que otros. Si tu descarga ha tardado varios días, algunos archivos de datos se eliminarán antes que otros. Para saber cuándo se eliminará un archivo concreto, resta a 60 el número de días que tardó en completarse la exportación. Debes descargar la exportación antes de esa fecha.
  • Si vuelves a intentar exportar los datos debido a errores (solución), la fecha de vencimiento de la exportación seguirá siendo la misma, empezando por la primera exportación de datos. La solución no actualiza la fecha de vencimiento. Consulta el artículo Reintentar la exportación de las partes fallidas.
¿Qué datos se exportan?

La herramienta de exportación de datos exporta los mismos datos que están a disposición de los usuarios en Google Takeout. También exporta datos que solo están a disposición de los administradores (por ejemplo, los datos eliminados que conserva Vault y los datos propiedad del cliente). Los datos propiedad del cliente, como los mensajes de Gmail que se han enviado a la cuarentena de administrador, pertenecen a tu organización y no a usuarios concretos.

  • Datos de Calendar. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: la información de reserva de recursos estructurados.
  • Datos de Chat. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: los mensajes y archivos adjuntos de las salas creadas por usuarios de tu organización.
  • Datos de Chrome
  • Datos de Classroom
  • Datos de Cloud Search (solo disponibles para administradores)
  • Datos de Contactos
  • Datos de Drive. También se incluyen los siguientes datos propiedad del cliente: los datos de unidades compartidas y los documentos compartidos.
  • Datos de Gmail y Google Hangouts (versión clásica de Hangouts). También se incluyen los siguientes datos propiedad del cliente:
  • Datos de Grupos. Se incluyen también los datos de los grupos sin propietario de tu organización.

    Nota: Los datos que los usuarios hayan creado en grupos para particulares solo están disponibles para esos usuarios.

  • Datos de Keep
  • Datos de recordatorios
  • Datos de Tasks

    Nota: Se incluyen también los datos de Tasks que se han eliminado recientemente, junto con las marcas de tiempo de la eliminación.

  • Datos de Vault conservados (disponibles solo para administradores). Los datos de cualquier servicio que los usuarios hayan eliminado, pero que estén sujetos a las retenciones o a las reglas de conservación de Vault. Se deben tener licencias de Vault.

  • Datos de Voice. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente:
    • Pedidos de portabilidad de números
    • Configuración del asistente automático
    • Lista de teléfonos de escritorio
    • Direcciones fiscales
    • Número de identificación fiscal
    • Números de teléfono y asignaciones de números de teléfono
    • Datos de licencias de usuario
    • Grupos destinatarios de llamadas

    Nota: También se incluyen los datos de Voice que se han eliminado recientemente.

Tipos de cuentas cuyos datos se incluyen en la exportación
  • Cuentas con licencia y activas
  • Cuentas suspendidas por un administrador
  • Cuentas archivadas
  • Cuentas con licencia de Vault para antiguos empleados
  • Exportaciones de Chrome: cuentas activas de Google Workspace for Education
¿En qué región de datos se almacenan los datos exportados?
Los datos se almacenan en Estados Unidos.
¿Puedo importar datos exportados a otro dominio de Google Workspace?
No. Los datos exportados no se pueden importar en bloque a otro dominio de Google Workspace. Más información sobre cómo transferir datos entre cuentas de Google Workspace

Paso 1: Exporta los datos de los usuarios

Para hacer esta tarea, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve al panel derecho, en Herramientas, y haz clic en Exportación de datos.

  3. Haz clic en Iniciar la exportación.
  4. Una vez que la exportación se haya completado, consulta y descarga los datos exportados lo antes posible. 
    Nota: Los datos exportados se eliminan permanentemente 60 días después de su exportación. Para obtener más información, consulta la sección Notificaciones y tiempos de exportación que figura arriba. 

Paso 2: Consulta y descarga los datos exportados

Antes de empezar: comprueba que Google Cloud está activado en tu cuenta. Para obtener más información, consulta el artículo Activar o desactivar Google Cloud para los usuarios.

  1. En el correo de confirmación o en la herramienta de exportación de datos, haz clic en Acceder al archivo.

    Nota: Aunque solo el administrador que ha iniciado la exportación recibe una notificación por correo electrónico, todos los superadministradores pueden acceder a la exportación.

  2. Comprueba el estado de la exportación en la consola de administración o en Google Cloud Storage:
    1. En la página "Exportación de datos" de la consola de administración se muestra uno de los siguientes indicadores de estado en el archivo de la exportación:
      1. Error: los datos no se han exportado.
      2. Completada con errores: en el archivo faltan algunos datos que no se han exportado.
      3. Finalizada: se han exportado todos los datos.
    2. En el archivo de Cloud Storage, el informe de exportación incluye un resumen de errores si se ha producido algún error. Puedes encontrar más información sobre el contenido de este informe en el apartado Consultar el informe de exportación de datos de esta página.

    Si se han producido errores en la exportación, puedes probar a exportar solo los datos que faltan. Para obtener instrucciones, consulta la sección Reintentar la exportación de las partes fallidas de esta página.

  3. Cuando quieras ver y descargar los datos exportados, haz clic en la carpeta raíz del archivo de Cloud Storage. La carpeta raíz contiene una lista de las carpetas de los usuarios. La carpeta de cada usuario contiene un archivo ZIP con los datos de ese usuario.

    Nota: Algunos datos, como los archivos de unidades compartidas, pertenecen a una cuenta de servicio y no a un usuario concreto. En el archivo de exportación, las cuentas de servicio se llaman "Recurso".

  4. Haz clic en un archivo ZIP para descargar los datos de ese usuario.
  5. Descomprime el archivo para consultar los datos del usuario por producto.

Reintentar la exportación de las partes fallidas

Si la exportación no incluye todos los datos, estos aparecerán como errores en el informe de exportación. Al repetir las partes fallidas, lo que se conoce como "solución", la herramienta de exportación de datos inicia un nuevo proceso para exportar únicamente los datos que faltan.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve al panel derecho, en Herramientas, y haz clic en Exportación de datos.

  3. Haz clic en Iniciar solución.

    Cuando termine el proceso, recibirás un correo de aviso. Aunque solo el administrador que inicia la exportación de solución recibe una notificación por correo electrónico, todos los superadministradores pueden ver la exportación.

    Los datos de la solución se añaden a un nuevo archivo.

  4. Revisa la exportación de solución. Si aún hay errores (faltan datos) después de completar el proceso de solución, repite la exportación. Tienes un límite de 3 intentos de solución para cada exportación.

Importante: La fecha de vencimiento de la exportación sigue siendo la misma, empezando por la primera exportación de datos. La solución no actualiza la fecha de vencimiento.

Si necesitas ayuda para obtener datos que no se han exportado, ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google Workspace. El equipo puede restablecer el plazo de exportación para que puedas iniciar otra exportación completa sin tener que esperar 30 días.

Qué se incluye en un archivo de solución

Los archivos de solución pueden incluir los siguientes datos:

  • Datos que faltaban debido a un error temporal; por ejemplo, una imagen que no se incluyó en un documento durante el proceso de exportación.
  • Datos a los que un usuario ha perdido el acceso entre los intentos de exportación por parte de un administrador; por ejemplo, porque su licencia cambió a una versión inferior.

Los archivos de solución no incluyen los siguientes datos:

  • Datos que faltaban debido a un error permanente; por ejemplo, porque el usuario eliminó o cambió la propiedad de un documento antes de que comenzara el proceso de exportación o entre distintos intentos de exportación.
  • Datos que se exportaron anteriormente, con esta excepción: si un elemento se ha exportado parcialmente (por ejemplo, si en un documento faltaba una imagen o un comentario), la herramienta de exportación de datos intentará exportar todo el elemento de nuevo.

Consultar el informe de exportación de datos

El informe de exportación de datos incluye el estado de la exportación y los metadatos; por ejemplo, qué administrador inició la exportación y cuándo.

  1. En el correo de confirmación o en la herramienta de exportación de datos, haz clic en Acceder al archivo.

    Nota: Aunque solo el administrador que ha iniciado la exportación recibe una notificación por correo electrónico, todos los superadministradores pueden acceder a la exportación.

  2. En la carpeta raíz de tu archivo de exportación de datos, haz clic en el informe. Puedes abrir el informe en un navegador.

Si se ha producido algún error de exportación, en el informe se incluirá la siguiente información:

  • ID de usuario/servicio: identifica las entidades con las que se han producido errores de exportación. Estos identificadores pueden ser el nombre de usuario de una cuenta de usuario, el nombre de un grupo o el ID de una cuenta de servicio. Las cuentas están en orden alfabético.
  • Tipo de cuenta: puede ser uno de los que se indican a continuación.
    • Usuario
    • Grupo
    • Datos propiedad del cliente: son archivos que pertenecen a tu organización, no a usuarios concretos.

      Nota: En el informe se muestran algunos tipos concretos de datos propiedad del cliente, como las unidades compartidas. Estos archivos aparecen como "Recurso".

    • Cuenta de servicio: se trata de una cuenta creada automáticamente para incluir datos sin propietario, como el contenido de Google Jamboard.
  • Archivo: son enlaces a archivos que incluyen el contenido que pertenece al usuario o a la cuenta de servicio en cuestión.
  • Resumen de errores: se indica cuántos archivos se han exportado y cuántos no. Para ver una lista de los archivos que no se han exportado, haz clic en la flecha situada a la izquierda del resumen de errores.

Ejemplo de informe con errores de exportación

Se muestra un informe de datos de muestra.

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