ייצוא כל הנתונים של הארגון

מעוניינים לייצא רק חלק מהנתונים של הארגון? אתם יכולים לעבור למאמר ייצוא של נתוני המשתמשים. 

באמצעות הכלי לייצוא נתונים, אתם יכולים לייצא את נתוני הארגון לארכיון של Google Cloud Storage ואז להוריד אותם. ארגונים שיש להם מהדורה כלשהי של Google Workspace, יכולים לייצא את כל הנתונים (וגם נתונים של משתמש יחיד) פעם אחת בכל 30 ימים. 

כדי לאפשר למשתמשים להוריד את הנתונים שלהם, עליכם להפעיל את Google Takeout ולהפנות את המשתמשים למאמר איך להוריד את הנתונים מחשבון Google שלכם.

חשוב: אם לארגון שלכם יש הרשאת FedRAMP או שיש בו יותר מ-1,000 משתמשים, אתם צריכים לפנות לתמיכה של Google Workspace לפני השימוש בכלי לייצוא נתונים. לצוות התמיכה של Google Workspace אין גישה לנתונים שמיוצאים מהכלי לייצוא נתונים ואין לו אפשרות לעבד את הנתונים האלו.

בדף הזה

• לפני שמתחילים
• שלב 1: ייצוא הנתונים
• שלב 2: הצגה והורדה של הנתונים שיוצאו
• ניסיון חוזר לייצוא עקב שגיאות
• צפייה בדוח של ייצוא הנתונים

לפני שמתחילים

הרחבת הכול  |  כיווץ הכול

דרישות

כדי לייצא את נתוני הארגון, עליכם:

• להשתמש בחשבון סופר-אדמין ב-Google Workspace או ב-Cloud Identity שנפתח לפני 30 ימים לפחות (אלא אם יצרתם את החשבון הארגוני לפני פחות מ-30 ימים).
• להפעיל אימות דו-שלבי (2SV) בחשבון. אכיפה מסוג אימות דו-שלבי (2SV) נדרשת רק בחשבון של האדמין שמתחיל את הייצוא. כדי לבדוק אם מופעל אימות דו-שלבי בחשבון, צריך לבדוק את הגדרות האבטחה של החשבון.

כדי לגשת לנתונים שיוצאו, צריך להפעיל את Google Cloud בחשבון. אתם יכולים להפעיל את Google Cloud רק לסופר-אדמינים שצריכים גישה לנתונים שיוצאו. מידע נוסף מופיע במאמר הפעלה או השבתה של Google Cloud למשתמשים.

אילו נתונים מיוצאים

הכלי לייצוא נתונים מייצא את אותם נתונים שזמינים למשתמשים ב-Google Takeout. הוא מייצא גם נתונים שזמינים רק לאדמינים, כמו נתונים שנמחקו ונשמרו ב-Vault ונתונים בבעלות הלקוח. נתונים בבעלות הלקוח שייכים לארגון ולא למשתמשים ספציפיים, כמו הודעות ב-Gmail שהוכנסו להסגר בניהול האדמין.

• נתוני היומן – גם הנתונים הבאים בבעלות הלקוח כלולים בייצוא: מידע על הזמנת משאבים מובנה.
• נתוני ה-Chat – גם הנתונים הבאים בבעלות הלקוח כלולים בייצוא: הודעות וקבצים מצורפים שנשלחו בחדרים שנוצרו על ידי משתמשים בארגון שלכם.
• נתוני Chrome
• נתוני Classroom
• נתוני Cloud Search – (זמינים לאדמינים בלבד).
• נתונים של אנשי קשר
• נתוני Drive – גם הנתונים הבאים בבעלות הלקוח כלולים בייצוא: נתונים בתיקיות האחסון השיתופי ובמסמכים ששותפו.
• נתוני Gmail ו-Google Hangouts (הגרסה הקלאסית של Hangouts) – גם הנתונים הבאים בבעלות הלקוח כלולים בייצוא:
  • הודעות שהוכנסו להסגר בניהול האדמין.
  • הודעות במצב סודי של Gmail שבהן השולח והנמען שייכים לאותו דומיין.
• נתונים של קבוצות Google – בייצוא כלולים גם נתונים של קבוצות בארגון שאינן בבעלות של אף אחד.

  הערה: נתונים שנוצרו על ידי משתמשים בקבוצות לקוח זמינים רק למשתמשים האלה.

• נתוני Keep
• נתוני תזכורות
• נתוני Tasks

  הערה: בייצוא כלולים גם נתונים מ-Tasks שנמחקו לאחרונה, כולל חותמות זמן של מחיקות.

• נתונים שנשמרו ב-Vault (זמינים רק לאדמינים) – נתונים בכל השירותים שהמשתמשים מחקו אבל כפופים להחזקה לצורך משפטי ב-Vault או לכללי שמירה. לשם כך נדרשים רישיונות ל-Vault.

• נתוני Voice – גם הנתונים הבאים בבעלות הלקוח כלולים בייצוא:
  • הזמנות של ניודי מספרים
  • הגדרות של המערכת לניתוב שיחות
  • רשימה של מכשירי טלפון IP
  • כתובות לצורכי מס
  • מזהה מס
  • מספרי טלפון והקצאות של מספרי טלפון
  • נתונים של רישיונות משתמשים
  • קבוצות חיוג

  הערה: גם נתוני Voice שנמחקו לאחרונה כלולים בייצוא.

הכלי לייצוא נתונים לא מייצא:

• נתונים של חשבונות משתמשים שנוצרו במהלך 24 השעות לפני תחילת הייצוא.
• נתונים שנמחקו, אלא אם הנתונים האלה נשמרו או הוחזקו לצרכים משפטיים לפי כללי המדיניות של Google Vault.

ייצוא מלא כולל נתונים של משתמשים עם סוגי החשבונות הבאים:

• חשבונות פעילים עם רישיון
• חשבונות שהושעו על ידי אדמין
• חשבונות שהועברו לארכיון
• חשבונות עם רישיון Vault עובדים לשעבר (VFE)
• לגבי ייצוא Chrome: חשבונות פעילים ב-Google Workspace for Education

היעד לייצוא הנתונים

הכלי לייצוא נתונים מייצא את נתוני הארגון לקטגוריה של Cloud Storage. לצורך ייצוא של כל המידע הנתמך, הכלי מספק קטגוריה זמנית של Cloud Storage שנמצאת בבעלות Google. הנתונים המיוצאים מאוחסנים בארצות הברית. הנתונים המיוצאים נמחקים אוטומטית אחרי 60 ימים.

חשוב: הנתונים מיוצאים בכמה חבילות קטנות במקום בחבילה אחת גדולה. ייצוא בהיקף גדול עשוי להימשך מספר ימים, שבמהלכם חלק מחבילות הנתונים יסיימו את הייצוא לפני חבילות נתונים אחרות. אם ההורדה שלכם ארכה מספר ימים, חלק מקובצי הנתונים יימחקו לפני קבצים אחרים. כדי לדעת מתי קבצים ספציפיים יימחקו, צריך להפחית את כלל הימים שארך הייצוא מהמספר 60. לפני תאריך המחיקה, עליכם להוריד את הנתונים שיוצאו.

כדי לייצא את הנתונים לאזור אחר או כדי לשמור אותם למשך יותר מ-60 יום, עליכם ליצור ייצוא מותאם אישית ולספק לו קטגוריית יעד של Cloud Storage שנמצאת בבעלותכם. מידע נוסף מופיע במאמר ייצוא של נתוני המשתמשים.

שלב 1: ייצוא של נתוני המשתמשים

אתם יכולים להתחיל ייצוא מלא של נתוני הארגון לפי השלבים הבאים. אפשר לבצע את השלבים האלה בכל המהדורות של Google Workspace. מידע על אפשרויות מתקדמות יותר מופיע במאמר ייצוא של נתוני המשתמשים.

כדי לבצע את המשימה הזו עליכם להיות מחוברים כסופר-אדמין .

1. נכנסים אל מסוף Google Admin.

   יש להיכנס באמצעות חשבון האדמין (חשבון שלא מסתיים ב-‎@gmail.com).

2. In the Admin console, go to Menu  DataData import & exportData Export.

3. לוחצים על הגדרת ייצוא חדש.
4. בתיבה שם, מזינים שם לייצוא.
5. בתיבה היקף, מסמנים את האפשרות ייצוא כל נתוני המשתמשים.
6. בתיבה ייצוא מתמשך, משאירים את התיבה לא מסומנת.
   הערה: רק ארגונים שיש להם את התוסף Assured Controls רואים את התיבות ייצוא מתמשך ויעד.
7. בתיבה יעד, מסמנים את האפשרות קטגוריה בבעלות Google.
8. לוחצים על התחלת הייצוא.

כשמתחילים לבצע ייצוא, כל הסופר-אדמינים מקבלים אימייל על כך שיש ייצוא נתונים בהמתנה. הייצוא יהיה מוכן 48 שעות אחרי שעת ההתחלה, לפחות. תקופת ההמתנה הזו עוזרת לשמור על האבטחה של נתוני הארגון.

ייצוא נתונים נמשך בדרך כלל 72 שעות, אבל יכול גם להימשך עד 14 ימים – בהתאם להיקף הנתונים שמייצאים. כל הסופר-אדמינים מקבלים התראה באימייל כשתהליך הייצוא הסתיים. כל הסופר-אדמינים יכולים לראות את הייצוא.

הערה: אם חשבון Google שלכם יאבד את הרשאות הסופר-אדמין במהלך הייצוא שהתחלתם, הייצוא יבוטל באופן אוטומטי. לא יתבצע ייצוא נתונים וסופר-אדמינים אחרים יקבלו התראה באימייל על כך שהייצוא נכשל.

שלב 2: הצגה והורדה של הנתונים שיוצאו

לפני שמתחילים: חשוב לוודא שהפעלתם את Google Cloud בחשבון. מידע נוסף מופיע במאמר הפעלה או השבתה של Google Cloud למשתמשים.

1. בהודעת האישור באימייל או בכלי לייצוא נתונים, לוחצים על גישה לארכיון.

   הערה: רק האדמין שהתחיל את הייצוא מקבל התראה באימייל, אבל כל הסופר-אדמינים יכולים לגשת לייצוא.

2. אתם יכולים לבדוק את סטטוס הייצוא במסוף Admin או ב-Google Cloud Storage:
   1. הדף של הכלי לייצוא נתונים במסוף Admin מראה את סוגי הסטטוסים הבאים לארכיון הייצוא:
      1. נכשל – לא יוצאו נתונים.
      2. הושלם עם שגיאות – חלק מהנתונים לא מופיעים בארכיון.
      3. הושלם – כל הנתונים יוצאו.
   2. בארכיון ב-Cloud Storage, דוח הייצוא כולל סיכום של הייצוא שנכשל אם התרחשו שגיאות כלשהן. מידע נוסף על מה שמופיע בדוח הייצוא בדף הזה, מוסבר בקטע צפייה בדוח של ייצוא הנתונים.

   אם אירעו שגיאות בייצוא, אתם יכולים לנסות לייצא רק את הנתונים החסרים. כדי לעשות זאת, אתם יכולים להיעזר בהוראות בקטע ניסיון חוזר לייצוא עקב שגיאות בדף הזה.

3. כשתהיו מוכנים לצפות בנתונים המיוצאים ולהוריד אותם, תוכלו ללחוץ על תיקיית הבסיס בארכיון ב-Cloud Storage. תיקיית הבסיס מכילה רשימה של תיקיות המשתמשים. כל תיקייה של משתמש מכילה קובץ ZIP עם הנתונים של אותו משתמש.

   הערה: חלק מהנתונים, כמו קבצים בתיקיות אחסון שיתופי, שייכים לחשבון השירות ולא למשתמש. בארכיון הייצוא, חשבונות שירות נקראים 'משאב'.

4. לוחצים על קובץ ה-ZIP כדי להוריד את נתוני המשתמש.
5. מחלצים את הקובץ כדי לראות את נתוני המשתמש לפי מוצר.

ניסיון חוזר לייצוא עקב שגיאות

אם חסרים נתונים בייצוא, הם רשומים בדוח הייצוא כשגיאה. כשמבצעים ניסיון ייצוא חוזר כדי לתקן את השגיאות (בתהליך שנקרא 'תיקון שגיאות'), הכלי לייצוא נתונים מתחיל תהליך ייצוא נוסף כדי לייצא רק את הנתונים החסרים.

1. נכנסים אל מסוף Google Admin.

   יש להיכנס באמצעות חשבון האדמין (חשבון שלא מסתיים ב-‎@gmail.com).

2. In the Admin console, go to Menu  DataData import & exportData Export.

3. לוחצים על התחלת תיקון.

   כשהתהליך של תיקון השגיאות יסתיים, יישלח אליכם אימייל. רק האדמין שהתחיל את תיקון השגיאות יקבל התראה באימייל, אבל כל הסופר-אדמינים יוכלו לגשת לייצוא.

   הנתונים החסרים יתווספו לארכיון חדש.

4. בודקים את הייצוא של הנתונים החסרים. אם עדיין יש שגיאות בדוח (כלומר נתונים חסרים) אחרי תהליך התיקון, אפשר לייצא שוב. ניתן לבצע תהליך של תיקון שגיאות עד 3 פעמים בכל ייצוא.

חשוב: תקופת השמירה של הנתונים שיוצאו נשארת אותו דבר – היא מתחילה בתאריך של ייצוא הנתונים הראשון. תיקון השגיאות לא מרענן את תאריך התפוגה של תקופת השמירה.

אם דרושה לכם עזרה בייצוא קבצים שלא הצלחתם לייצא, אתם יכולים ליצור קשר עם צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace. הצוות יכול לאפס את מגבלת הזמן על הייצוא, כך שתוכלו להתחיל ייצוא מלא נוסף בלי לחכות 30 ימים.

מה כלול בארכיון של תיקון שגיאות

ארכיון של תיקון שגיאות עשוי להכיל את הנתונים הבאים:

• נתונים שהיו חסרים בגלל שאירעה שגיאה זמנית – לדוגמה, תמונה לא נכללה במסמך במהלך עיבוד הייצוא.
• נתונים שמשתמש איבד גישה אליהם בין ניסיונות הייצוא של האדמין – לדוגמה, בגלל שהרישיון שלו שודרג לאחור.

ארכיון של תיקון שגיאות לא כולל את הנתונים הבאים:

• נתונים שהיו חסרים בגלל שגיאה קבועה. לדוגמה, המשתמש מחק או שינה את הבעלות על מסמך לפני שתהליך הייצוא התחיל או בין ניסיונות ייצוא.
• נתונים שיוצאו בעבר, אלא אם פריט יוצא באופן חלקי – לדוגמה, מסמך שחסרה בו תמונה או הערה. במקרה כזה הכלי לייצוא נתונים ינסה לייצא שוב את כל הפריט.

צפייה בדוח של ייצוא הנתונים

הדוח של ייצוא הנתונים כולל את הסטטוס של הייצוא ומטא נתונים, כמו שם האדמין שהתחיל את הייצוא ומתי הוא התחיל אותו.

1. בהודעת האישור באימייל או בכלי לייצוא נתונים, לוחצים על גישה לארכיון.

   הערה: רק האדמין שהתחיל את הייצוא מקבל התראה באימייל, אבל כל הסופר-אדמינים יכולים לגשת לייצוא.

2. בתיקיית הבסיס בארכיון של ייצוא הנתונים, לוחצים על הדוח. אפשר לפתוח את הדוח בדפדפן.

אם אירעו שגיאות בייצוא, הדוח יציג שגיאות עם הפרטים הבאים:

• מזהה המשתמש/השירות – שם המשתמש של חשבון המשתמש, שם הקבוצה או מזהה של חשבון השירות שהנתונים שלהם לא יוצאו. החשבונות מופיעים בסדר אלפביתי.
• סוג החשבון – יכול להיות אחד מהסוגים הבאים:
  • משתמש
  • קבוצה
  • נתונים בבעלות הלקוח – קבצים בבעלות הארגון ולא בבעלות משתמשים ספציפיים.

    הערה: בדוח מופיעים כמה סוגים ספציפיים של נתונים בבעלות הלקוח, כמו תיקיות אחסון שיתופי. הקבצים האלה נקראים בדוח 'משאב'.

  • חשבון שירות – חשבון שנוצר אוטומטית לנתונים שאינם בבעלות של אף אחד, כמו תוכן ב-Google Jamboard.
• ארכיון – מקשר לקובצי ארכיון שמכילים את התוכן שבבעלות המשתמש או חשבון השירות.
• סיכום של כשלונות בייצוא – מספר הקבצים שיוצאו ומספר הקבצים שלא יוצאו. כדי לראות רשימה של קבצים שלא יוצאו, לוחצים על החץ מימין לסיכום.

דוח עם שגיאות ייצוא לדוגמה

נושאים קשורים

• ייצוא נתוני המשתמשים
• אפשרויות לשמירת נתונים של עובדים לשעבר