ייצוא כל הנתונים של הארגון

רוצים לייצא רק חלק מהנתונים של הארגון? אתם יכולים לעבור למאמר ייצוא של נתוני המשתמשים. 

באמצעות הכלי לייצוא נתונים, אתם יכולים לייצא את נתוני הארגון לארכיון של Google Cloud Storage ואז להוריד אותם. ארגונים שיש להם מהדורה כלשהי של Google Workspace, יכולים לייצא את כל הנתונים (וגם נתונים של משתמש יחיד) פעם אחת בכל 30 ימים. 

כדי לאפשר למשתמשים להוריד את הנתונים שלהם, אתם צריכים להפעיל את Google Takeout ולהפנות את המשתמשים למאמר איך להוריד את הנתונים מחשבון Google שלכם.

חשוב: אם לארגון שלכם יש הרשאת FedRAMP או אם יש בו יותר מ-1000 משתמשים, לפני שתשתמשו בכלי לייצוא נתונים, אתם צריכים לפנות אל צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace. לצוות התמיכה למשתמשי Google Workspace אין גישה לנתונים שמיוצאים מהכלי לייצוא נתונים ואין לו אפשרות לעבד את הנתונים האלו.

בדף הזה

• לפני שמתחילים
• שלב 1: ייצוא הנתונים
• שלב 2: עיון בנתונים שייצאתם והורדת הנתונים
• ניסיון חוזר לתיקון שגיאות בייצוא
• צפייה בדוח של ייצוא הנתונים

לפני שמתחילים

הרחבת הכול  |  כיווץ הכול

שלב 1: ייצוא של נתוני המשתמשים

לפניכם השלבים כדי להתחיל ייצוא מלא של נתוני הארגון. התהליך הזה אפשרי בכל המהדורות של Google Workspace. מידע על אפשרויות מתקדמות יותר מופיע במאמר ייצוא של נתוני המשתמשים.

כדי לבצע את המשימה הזו עליכם להיות מחוברים כסופר-אדמין .

1. היכנסו אל מסוף Google Admin באמצעות חשבון אדמין.

   אי אפשר לגשת למסוף אדמין בלי חשבון אדמין.

2. Go to Menu Data > Data import & export > Data Export.
3. לוחצים על הגדרת ייצוא חדש.
4. בתיבה שם, מזינים שם לייצוא.
5. בתיבה היקף, מסמנים את האפשרות ייצוא כל נתוני המשתמשים.
6. בתיבה ייצוא מתמשך, משאירים את התיבה לא מסומנת.
   הערה: רק ארגונים שיש להם את התוסף Assured Controls רואים את התיבה ייצוא מתמשך.
7. בתיבה יעד, מסמנים את האפשרות קטגוריה של Cloud שמסופקת על ידי Google.
   חשוב: בחלק מהמהדורות, תיבת היעד כוללת את האפשרות לייצא לקטגוריה של Cloud Storage בבעלותכם. במצבים מסוימים, הנתונים שמיוצאים לקטגוריה בבעלות הלקוח מוגבלים יותר לעומת הנתונים שמיוצאים לקטגוריה שמסופקת על ידי Google. מידע נוסף אפשר למצוא במאמר בנושא ייצוא נתוני משתמשים.
8. אתם יכולים לבחור אם להשתמש בקטגוריה שמאוחסנת בארה"ב, באירופה או לציין שאין העדפה.
   התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: ‏Enterprise Plus, ‏Education Standard, ‏Teaching and Learning Upgrade, ‏Education Plus, ‏Enterprise Essentials Plus ו-Google Workspace Assured Controls.
9. לוחצים על התחלת הייצוא.

כשמתחילים לבצע ייצוא, כל הסופר-אדמינים מקבלים אימייל שיש ייצוא נתונים בהמתנה. הייצוא יהיה מוכן 48 שעות או יותר אחרי שעת ההתחלה. תקופת ההמתנה הזו מגינה על האבטחה של נתוני הארגון.

ייצוא נתונים נמשך בדרך כלל 72 שעות, אבל יכול גם להימשך עד 14 ימים – בהתאם לנפח הנתונים שמייצאים. כל הסופר-אדמינים מקבלים התראה באימייל כשתהליך הייצוא מסתיים. כל הסופר-אדמינים יכולים לראות את הייצוא.

הערה: אם חשבון Google שלכם יאבד את הרשאות הסופר-אדמין במהלך הייצוא שהתחלתם, יכול להיות שהייצוא לא יושלם.

שלב 2: עיון בנתונים שייצאתם והורדת הנתונים

לפני שמתחילים: חשוב לוודא שהפעלתם את Google Cloud בחשבון. מידע נוסף מופיע במאמר הפעלה או השבתה של Google Cloud למשתמשים.

1. בהודעת האישור באימייל או בכלי לייצוא נתונים, לוחצים על הצגת הארכיון.
2. אתם יכולים לבדוק את סטטוס הייצוא במסוף Admin או ב-Google Cloud Storage:

   אם היו שגיאות בייצוא, אתם יכולים לייצא שוב רק את הנתונים החסרים. ההוראות לייצוא מחדש מופיעות בקטע ניסיון חוזר לייצוא עקב שגיאות.

   1. בדף של הכלי לייצוא נתונים במסוף Admin, הסטטוס של ארכיון הייצוא יכול להיות:
      1. נכשל – לא יוצאו נתונים.
      2. הושלם עם שגיאות – חלק מהנתונים לא מופיעים בארכיון.
      3. הושלם – כל הנתונים יוצאו.
   2. בארכיון ב-Cloud Storage, אם לא כל הנתונים יוצאו, דוח הייצוא כולל סיכום של כל השגיאות שהתרחשו. בקטע צפייה בדוח של ייצוא הנתונים, דוח הייצוא מוסבר יותר בפירוט.
3. כשאתם מוכנים לעיין בנתונים המיוצאים ולהוריד אותם, תלחצו על תיקיית הבסיס בארכיון ב-Cloud Storage. תיקיית הבסיס מכילה רשימה של תיקיות המשתמשים. כל תיקייה של משתמש מכילה קובץ ZIP עם הנתונים של אותו משתמש.

   הערה: חלק מהנתונים, כמו קבצים בתיקיות אחסון שיתופי, שייכים לחשבון השירות ולא למשתמש. בארכיון הייצוא, חשבונות שירות נקראים "משאב".

   בממשק המשתמש של Cloud Storage אפשר להוריד רק אובייקט אחד בכל פעם. כדי להוריד תיקייה או כמה אובייקטים בבת אחת, צריך להשתמש בכלי שורת הפקודה gsutil. מידע נוסף

   דוגמה:

   ‎gsutil -m cp -r \‎
   ‎  "gs://[gsutil URI for your Takeout bucket]" \‎
   ‎  .‎

4. לוחצים על קובץ ה-ZIP כדי להוריד את נתוני המשתמש.
5. מחלצים את הקובץ כדי לראות את נתוני המשתמש לפי מוצר.

ניסיון ייצוא חוזר עקב שגיאות

אם חסרים נתונים בייצוא, הם רשומים בדוח הייצוא כשגיאה. כשמנסים לייצא שוב כדי לתקן את השגיאות (בתהליך שנקרא "תיקון שגיאות"), הכלי לייצוא נתונים מתחיל תהליך ייצוא נוסף ומייצא רק את הנתונים החסרים.

1. היכנסו אל מסוף Google Admin באמצעות חשבון אדמין.

   אי אפשר לגשת למסוף אדמין בלי חשבון אדמין.

2. Go to Menu Data > Data import & export > Data Export.
3. לוחצים על התחלת תיקון.

   כשהתהליך של תיקון השגיאות יסתיים, יישלח אליכם אימייל. רק האדמין שהתחיל את תיקון השגיאות יקבל התראה באימייל, אבל כל הסופר-אדמינים יוכלו לגשת לייצוא.

   הנתונים החסרים יתווספו לארכיון חדש.

4. בודקים את הייצוא לתיקון שגיאות. אחרי תהליך התיקון, אם עדיין יש שגיאות בדוח (כלומר נתונים חסרים), אפשר לייצא שוב. ניתן לבצע תהליך של תיקון שגיאות עד 3 פעמים בכל ייצוא.

חשוב: תקופת השמירה של הנתונים שיוצאו נשארת אותו דבר – היא מתחילה בתאריך של ייצוא הנתונים הראשון. תיקון השגיאות לא מרענן את תאריך התפוגה של תקופת השמירה.

אם אתם צריכים שנעזור לכם לייצא קבצים שלא הצלחתם לייצא, צרו קשר עם צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace. הצוות יכול לאפס את מגבלת הזמן על הייצוא, ואז תוכלו להתחיל ייצוא מלא נוסף בלי לחכות 30 ימים.

מה כלול בארכיון של תיקון שגיאות

ארכיון של תיקון שגיאות יכול להכיל את הנתונים הבאים:

• נתונים שהיו חסרים בגלל שקרתה שגיאה זמנית – לדוגמה, תמונה לא נכללה במסמך במהלך עיבוד הייצוא.
• נתונים שמשתמש איבד גישה אליהם בין ניסיונות הייצוא של האדמין – לדוגמה, בגלל שהרישיון שלו שודרג לאחור.

ארכיון של תיקון שגיאות לא כולל את הנתונים הבאים:

• נתונים שהיו חסרים בגלל שגיאה קבועה. לדוגמה, המשתמש מחק או שינה את הבעלות על מסמך לפני שתהליך הייצוא התחיל או בין ניסיונות הייצוא.
• נתונים שיוצאו בעבר, אלא אם פריט יוצא באופן חלקי – לדוגמה, מסמך שחסרה בו תמונה או הערה. במקרה כזה הכלי לייצוא נתונים ינסה לייצא שוב את הפריט במלואו.

צפייה בדוח של ייצוא הנתונים

הדוח של ייצוא הנתונים כולל את הסטטוס של הייצוא ומטא נתונים, כמו שם האדמין שהתחיל את הייצוא ומתי הוא התחיל אותו.

1. בהודעת האישור באימייל או בכלי לייצוא נתונים, לוחצים על הצגת הארכיון.

   הערה: רק האדמין שהתחיל את הייצוא מקבל התראה באימייל, אבל כל הסופר-אדמינים יכולים לגשת לייצוא.

2. בתיקיית הבסיס בארכיון של ייצוא הנתונים, לוחצים על הדוח. אפשר לפתוח את הדוח בדפדפן.

אם אירעו שגיאות בייצוא, הדוח יציין שגיאות עם הפרטים הבאים:

• מזהה המשתמש/השירות – שם המשתמש של חשבון המשתמש, שם הקבוצה או מזהה של חשבון השירות שהנתונים שלהם לא יוצאו. החשבונות מופיעים בסדר אלפביתי.
• סוג החשבון – יכול להיות אחד מהסוגים הבאים:
  • משתמש
  • קבוצה
  • נתונים בבעלות הלקוח – קבצים בבעלות הארגון ולא בבעלות משתמשים ספציפיים.

    הערה: בדוח מופיעים כמה סוגים ספציפיים של נתונים בבעלות הלקוח, כמו תיקיות אחסון שיתופי. הקבצים האלה נקראים בדוח "משאב".

  • חשבון שירות – חשבון שנוצר אוטומטית לנתונים שלא מוגדר להם בעלים.
• ארכיון – מקשר לקובצי ארכיון שמכילים את התוכן שבבעלות המשתמש או חשבון השירות.
• סיכום של כשלונות בייצוא – מספר הקבצים שיוצאו ומספר הקבצים שלא יוצאו. כדי לראות רשימה של הקבצים שלא יוצאו, לוחצים על החץ מימין לסיכום.

דוח עם שגיאות ייצוא לדוגמה

נושאים קשורים