Colocar dados do Drive, do Meet e do Sites em guarda de documentos

Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, use guardas de documentos para preservar itens no Drive por tempo indeterminado e cumprir obrigações legais ou de preservação. Você pode aplicar uma guarda de documentos a contas específicas ou a todas as contas em uma unidade organizacional e, como alternativa, incluir os drives compartilhados. As gravações do Google Meet e os registros associados são incluídos nas guardas de documentos do Drive, bem como os sites criados no novo Google Sites. As guardas de documentos substituem as regras de retenção, por isso os dados em guarda são protegidos das regras normais de governança, que poderiam limpá-los.

Se o administrador do Google Workspace excluir a conta de um usuário no Admin Console, os dados do usuário não ficarão mais disponíveis no Vault e não poderão ser restaurados. Se você quiser guardar or reter os dados de um usuário, ele precisará ter as licenças do Google Workspace e do Vault. Saiba mais sobre Preservar dados dos usuários.

Informações importantes sobre o Drive e as guardas de documentos

Antes de definir guardas de documentos, recomendamos que você leia Primeiros passos com guardas de documentos no Google Vault e veja os tipos de dados compatíveis do Drive, Meet e Sites.

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As guardas de documentos são aplicáveis apenas aos itens criados pelos usuários na organização

Os itens criados por usuários externos e compartilhados com usuários internos não estão sujeitos às regras de retenção ou guardas de documentos da sua organização.

Os itens excluídos em uma guarda de documentos continuam visíveis para os usuários

Os arquivos cobertos por uma guarda de documentos continuam visíveis para o usuário, mesmo quando são excluídos pelo usuário ou por uma regra de retenção.

A cobertura da guarda de documentos varia dependendo da configuração
  • No Drive, uma guarda de documentos é aplicável aos itens que pertencem a ou foram compartilhados com os usuários ou as organizações sob essa guarda. Isso inclui os itens compartilhados com um usuário em um drive compartilhado, mesmo que essa pessoa não seja um participante. Mas não inclui as pastas nem os atalhos do Drive.
  • Não é possível aplicar uma guarda de documentos a um drive compartilhado. Você precisa aplicá-la aos membros e marcar a caixa Incluir drives compartilhados.
Como um drive compartilhado afeta uma guarda de documentos?
Os arquivos em um drive compartilhado não são preservados por uma guarda de documentos nas situações abaixo:
  • Quando um participante do drive compartilhado:
    • remove um arquivo sem estar sujeito a uma guarda de documentos;
    • remove o único membro do drive compartilhado sujeito a uma guarda de documentos.
  • Quando nenhum participante do drive compartilhado está sujeito a guardas de documentos.

Quando um drive compartilhado é excluído, os arquivos nele ficam sujeitos aos seguintes cenários de guarda de documentos:

  • Se um usuário participar do drive compartilhado excluído como um indivíduo (não como participante de um grupo) e estiver sujeito a uma guarda de documentos, todos os arquivos no drive compartilhado serão mantidos até que a guarda de documentos seja removida. Após a remoção da guarda de documentos, os arquivos serão excluídos se não estiverem sujeitos a outra guarda de documentos ou regra de retenção.

  • Se um usuário não for participante do drive compartilhado excluído, mas tiver acesso a um arquivo no drive compartilhado como indivíduo (não como participante de um grupo) e estiver sujeito a uma guarda de documentos, esse arquivo será preservado até que a guarda de documentos seja removida. Os arquivos que não corresponderem a uma regra de retenção ou guarda de documentos serão excluídos.

 

 Definir uma guarda de documentos para arquivos do Drive, Meet e Sites

  1. Faça login em vault.google.com.
  2. Clique em Casos.
  3. Se o caso já existir, clique nele para abrir. Se não, crie um caso:
    1. Clique em Criar caso.
    2. Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
    3. Clique em Criar.
  4. Clique em Guardas de documentosCriar.
  5. Digite um nome exclusivo para a guarda de documentos.
  6. Clique em Escolher serviçoe depoisDrive.
  7. Clique em Continuar.
  8. Selecione o escopo da guarda de documentos:
    • Contas específicas: digite um ou mais endereços de e-mail da conta ou do grupo.
    • Unidade organizacional: selecione uma unidade organizacional.

    Escolha se a guarda de documentos deve incluir mensagens dos drives compartilhados e clique em Continuar.

  9. Clique em Criar.

Editar uma guarda de documentos para arquivos do Drive, Meet e Sites

Você pode mudar alguns parâmetros da guarda de documentos, mas não é possível mudar o serviço (por exemplo, trocar o Drive por outro serviço) ou o tipo de escopo (como mudar de contas para uma unidade organizacional).

  1. Faça login em vault.google.com.
  2. Clique em Casos e no caso que contém a guarda de documentos.
  3. Para alterar as contas ou unidades organizacionais cobertas pela guarda de documentos, faça o seguinte:
    1. Clique em Escopo.
    2. Adicione ou remova contas ou mude a unidade organizacional.

      Observação: não é possível adicionar contas a uma guarda de documentos que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma guarda que abranja contas específicas.

      Se você remover todas as contas, receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos.

    3. Clique em Continuar.
  4. Para alterar se a guarda se aplica aos drives compartilhados, clique em EscopoIncluir itens em drives compartilhados.
  5. Clique em Salvar.
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