Definir guardas de documentos para o Drive

Use as guardas de documentos para preservar os dados por tempo indeterminado e cumprir as obrigações de preservação ou os requisitos legais.

Se excluir dados, um usuário sujeito a uma retenção de documentos deixará de vê-los, embora esses dados continuem preservados no Vault. Enquanto a guarda de documentos estiver em vigor, você poderá pesquisar e exportar os dados.

Se o administrador do G Suite excluir uma conta de usuário no Admin Console, os dados do usuário não ficarão mais disponíveis no Vault e não poderão ser restaurados. Se você quiser reter os dados de um usuário, ele precisará ter a licença do G Suite e do Vault. Saiba mais sobre as licenças do Vault.

Saiba mais em Perguntas frequentes sobre guardas de documentos.

Informações importantes sobre o Drive e as guardas de documentos

Os arquivos na guarda de documentos ficam visíveis para os usuários

Quando você cria uma guarda de documentos, os arquivos cobertos permanecem visíveis para o usuário, mesmo que eles tenham sido removidos da visualização por uma regra de retenção.

Variações na cobertura da guarda de documentos dependendo da configuração
  • No Drive, uma guarda de documentos é aplicável aos arquivos que pertencem a ou foram compartilhados com os usuários ou as organizações cobertos. Isso inclui os arquivos em um drive compartilhado que foram compartilhados com um usuário, mesmo que ele não seja um participante desse drive compartilhado.
  • Quando você aplica uma guarda de documentos a drives compartilhados, ela também é aplicada aos drives compartilhados com participantes sujeitos à guarda de documentos.
  • Não é possível aplicar uma guarda de documentos a um drive compartilhado. Você precisa aplicá-la aos membros e marcar a caixa Incluir drives compartilhados.
Como um drive compartilhado afeta uma guarda de documentos?
Os arquivos em um drive compartilhado não são preservados por uma guarda de documentos nas situações abaixo:
  • Quando um participante do drive compartilhado:
    • remove um arquivo sem estar sujeito a uma guarda de documentos;
    • remove o único participante do drive compartilhado sujeito a uma guarda de documentos.
  • Quando nenhum participante do drive compartilhado está sujeito a guardas de documentos.

Quando um drive compartilhado é excluído, os arquivos nesse drive compartilhado ficam sujeitos aos seguintes cenários de guarda de documentos:

  • Se um usuário participar do drive compartilhado excluído como um indivíduo (não como participante de um grupo) e estiver sujeito a uma guarda de documentos, todos os arquivos no drive compartilhado serão mantidos até que a guarda de documentos seja removida. Após a remoção da guarda de documentos, os arquivos serão excluídos se não estiverem sujeitos a outra guarda de documentos ou regra de retenção.

  • Se um usuário não for participante do drive compartilhado excluído, mas tiver acesso a um arquivo no drive compartilhado como indivíduo (não como participante de um grupo) e estiver sujeito a uma guarda de documentos, esse arquivo será preservado até que a guarda de documentos seja removida. Os arquivos que não corresponderem a uma regra de retenção ou guarda de documentos serão excluídos.

 

Definir guardas de documentos para o Drive

  1. Crie ou abra o caso que conterá a guarda de documentos.
  2. Clique em Criar retenções.
  3. Digite um nome exclusivo para a guarda de documentos. 
  4. Escolha o tipo de guarda de documentos: Drive.
  5. Use a lista suspensa para aplicar a guarda de documentos a contas individuais ou a uma unidade organizacional inteira:
    • Contas: digite um ou mais endereços de e-mail para as contas que estão sujeitas à guarda de documentos.
    • Organização: escolha uma unidade organizacional na lista suspensa.
    • Marque a caixa Incluir arquivos dos drives compartilhados associados para incluir o conteúdo do drive compartilhado acessível para os usuários sujeitos a esta guarda de documentos, além do conteúdo do Drive desses usuários. 
  6. Clique em Salvar para criar a guarda de documentos.

Modificar uma retenção de documentos existente no Drive

Você pode alterar alguns dos critérios de uma retenção de documentos. No entanto, não é possível alterar o tipo de dados.

  1. Abra o caso que contém a retenção de documentos.
  2. Clique na guarda de documentos e em Editar retenção.
  3. Modifique qualquer um dos seguintes critérios:
    • Contas: adicione ou remova contas ou unidades organizacionais. Não é possível adicionar contas a uma guarda de documentos que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma guarda de documentos que abranja contas individuais. Além disso, se remover todos os usuários, você receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos. 
    • Incluir arquivos dos drives compartilhados associados: altere esta configuração para incluir ou excluir arquivos nos drives compartilhados.
  4. Clique em Salvar.
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