Definir retenções de documentos para o Drive

Use as retenções de documentos para preservar os dados por tempo indeterminado e cumprir as obrigações de preservação ou os requisitos legais.

Se excluir dados, um usuário sujeito a uma retenção de documentos deixará de vê-los, embora esses dados continuem preservados no Vault. Enquanto a retenção estiver em vigor, você poderá pesquisar e exportar os dados.

Observação: quando um administrador do G Suite exclui a conta de um usuário no Admin console, os dados do usuário não ficam mais disponíveis no Vault e não podem ser restaurados. Se você quiser reter os dados de um usuário, ele precisará ter a licença do G Suite e do Vault. Saiba mais sobre as licenças do Google Vault.

Para mais informações sobre retenções, consulte Perguntas frequentes sobre retenções de documentos.

Informações importantes sobre o Drive e as guardas de documentos

Os arquivos na guarda de documentos ficam visíveis para os usuários

Quando você cria uma guarda de documentos, os arquivos cobertos permanecem visíveis para o usuário, mesmo que eles tenham sido removidos da visualização do usuário por uma regra de retenção.

Variações na cobertura da retenção de documentos dependendo do tipo de configuração
  • No Drive, uma guarda de documentos é aplicável aos arquivos que pertencem a ou foram compartilhados com os usuários ou as organizações cobertos. Isso inclui os arquivos em um drive compartilhado que foram compartilhados com um usuário, mesmo que o usuário não seja membro desse drive compartilhado.
  • Quando você aplica uma guarda de documentos a drives compartilhados, ela também é aplicada aos drives compartilhados com membros sujeitos à guarda de documentos.
  • Não é possível aplicar uma guarda de documentos a um drive compartilhado. Você precisa aplicá-la aos membros e marcar a caixa Incluir drives compartilhados.
Como um drive compartilhado afeta uma guarda de documentos?
Os arquivos em um drive compartilhado não são preservados por uma guarda de documentos nas situações abaixo.
  • Quando um membro do drive compartilhado:
    • remove um arquivo sem estar sujeito a uma guarda de documentos;
    • remove o único membro do drive compartilhado sujeito a uma guarda de documentos.
  • Quando nenhum membro do drive compartilhado está sujeito a guardas de documentos.

 

Definir guardas de documentos para o Drive

  1. Crie ou abra o caso que conterá a retenção de documentos.
  2. Clique em Criar retenção.
  3. Digite um nome exclusivo para a retenção de documentos. 
  4. Escolha o tipo de retenção: Drive.
  5. Use a lista suspensa para aplicar a retenção de documentos a contas individuais ou a uma unidade organizacional inteira:
    • Contas: digite um ou mais endereços de e-mail para as contas que estão sujeitas à retenção.
    • Organização: escolha uma unidade organizacional na lista suspensa.
    • Marque a caixa Incluir arquivos dos drives compartilhados associados para incluir o conteúdo do drive compartilhado acessível para os usuários sujeitos a esta guarda de documentos, além do conteúdo do Drive desses usuários. 
  6. Clique em Salvar para criar a retenção.

Modificar uma retenção de documentos existente no Drive

Você pode alterar alguns dos critérios de uma retenção de documentos. No entanto, não é possível alterar o tipo de dados.

  1. Abra o caso que contém a retenção de documentos.
  2. Clique na guarda de documentos e em Editar retenção.
  3. Modifique qualquer um dos seguintes critérios:
    • Contas: adicione ou remova contas ou unidades organizacionais. Observação: não é possível adicionar contas a uma retenção que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma retenção que abranja contas individuais. Além disso, se remover todos os usuários, você receberá uma solicitação para excluir a retenção. 
    • Incluir arquivos dos drives compartilhados associados: altere esta configuração para incluir ou excluir arquivos nos drives compartilhados.
  4. Clique em Salvar.
Isso foi útil?
Como podemos melhorá-lo?