Definir guardas de documentos para itens do Drive e dados do Meet

Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, use guardas de documentos para preservar itens no Drive por tempo indeterminado e cumprir obrigações legais ou de preservação. Você pode aplicar uma guarda de documentos a contas específicas ou a todas as contas em uma unidade organizacional e, como alternativa, incluir os drives compartilhados. As gravações e os registros do Google Meet são incluídos nas guardas documentos do Drive. As guardas de documentos substituem as regras de retenção, por isso os dados em guarda são protegidos das regras normais de governança, que poderiam limpá-los.

Se o administrador do Google Workspace excluir a conta de um usuário no Admin Console, os dados do usuário não ficarão mais disponíveis no Vault e não poderão ser restaurados. Se você quiser guardar or reter os dados de um usuário, ele precisará ter as licenças do Google Workspace e do Vault. Saiba mais sobre Preservar dados dos usuários.

Saiba mais em Perguntas frequentes sobre guardas de documentos.

Informações importantes sobre o Drive e as guardas de documentos

As guardas de documentos são aplicáveis apenas aos itens criados pelos usuários na organização

Os itens criados por usuários externos e compartilhados com usuários internos não estão sujeitos às regras de retenção ou guardas de documentos da sua organização.

Os itens na guarda de documentos ficam visíveis para os usuários até serem excluídos

Quando você cria uma guarda de documentos, os arquivos cobertos permanecem visíveis para o usuário, mesmo que eles tenham sido removidos da visualização por uma regra de retenção.

Se um usuário sujeito a uma guarda de documentos excluir itens no Drive e esvaziar a Lixeira, os itens serão removidos da visualização do usuário, mas eles continuarão disponíveis para o Vault. Enquanto a guarda de documentos estiver em vigor, você poderá pesquisar e exportar todos os itens.

A cobertura da guarda de documentos varia dependendo da configuração
  • No Drive, uma guarda de documentos é aplicável aos itens que pertencem a ou foram compartilhados com os usuários ou as organizações sob essa guarda. Isso inclui os itens compartilhados com um usuário em um drive compartilhado, mesmo que essa pessoa não seja um participante. Mas não inclui as pastas nem os atalhos do Drive.
  • Não é possível aplicar uma guarda de documentos a um drive compartilhado. Você precisa aplicá-la aos membros e marcar a caixa Incluir drives compartilhados.
Como um drive compartilhado afeta uma guarda de documentos?
Os arquivos em um drive compartilhado não são preservados por uma guarda de documentos nas situações abaixo:
  • Quando um participante do drive compartilhado:
    • remove um arquivo sem estar sujeito a uma guarda de documentos;
    • remove o único membro do drive compartilhado sujeito a uma guarda de documentos.
  • Quando nenhum participante do drive compartilhado está sujeito a guardas de documentos.

Quando um drive compartilhado é excluído, os arquivos nele ficam sujeitos aos seguintes cenários de guarda de documentos:

  • Se um usuário participar do drive compartilhado excluído como um indivíduo (não como participante de um grupo) e estiver sujeito a uma guarda de documentos, todos os arquivos no drive compartilhado serão mantidos até que a guarda de documentos seja removida. Após a remoção da guarda de documentos, os arquivos serão excluídos se não estiverem sujeitos a outra guarda de documentos ou regra de retenção.

  • Se um usuário não for participante do drive compartilhado excluído, mas tiver acesso a um arquivo no drive compartilhado como indivíduo (não como participante de um grupo) e estiver sujeito a uma guarda de documentos, esse arquivo será preservado até que a guarda de documentos seja removida. Os arquivos que não corresponderem a uma regra de retenção ou guarda de documentos serão excluídos.

 

 Definir uma guarda de documentos nos arquivos do Drive e do Meet

Estas são as etapas do novo Vault (vault.google.com). Veja as etapas do Vault clássico.

  1. Faça login em vault.google.com.
  2. Clique em Casos.
  3. Se o caso já existir, clique nele para abrir. Se não, crie um caso:
    1. Clique em Criar caso.
    2. Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
    3. Clique em Criar.
  4. Clique em Guardas de documentosCriar.
  5. Digite um nome exclusivo para a guarda de documentos.
  6. Clique em Escolher serviçoe depoisDrive.
  7. Clique em Continuar.
  8. Selecione o escopo da guarda de documentos:
    • Contas específicas: digite um ou mais endereços de e-mail da conta ou do grupo.
    • Unidade organizacional: selecione uma unidade organizacional.

    Escolha se a guarda de documentos deve incluir mensagens dos drives compartilhados e clique em Continuar.

  9. Clique em Criar.

Editar uma guarda de documentos nos arquivos do Drive e do Meet

Estas são as etapas do novo Vault (vault.google.com). Veja as etapas do Vault clássico.

Você pode alterar alguns parâmetros de guarda de documentos, mas não pode mudar o serviço (por exemplo, trocar o Drive por outro serviço) ou o tipo de escopo (como mudar de contas para uma unidade organizacional).

  1. Faça login em vault.google.com.
  2. Clique em Casos e no caso que contém a guarda de documentos.
  3. Para alterar as contas ou unidades organizacionais cobertas pela guarda de documentos, faça o seguinte:
    1. Clique em Escopo.
    2. Adicione ou remova contas ou altere a unidade organizacional.

      Observação: não é possível adicionar contas a uma guarda de documentos que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma guarda que abranja contas específicas.

      Se você remover todas as contas, receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos.

    3. Clique em Continuar.
  4. Para alterar se a guarda se aplica aos drives compartilhados, clique em EscopoIncluir itens em drives compartilhados.
  5. Clique em Salvar.

 


Usar o Vault clássico

Clique abaixo para abrir as etapas do Vault clássico (ediscovery.google.com). Veja as etapas do Vault clássico.

Definir guardas de documentos para o Drive em ediscovery.google.com

Definir guardas de documentos para o Drive

  1. Crie ou abra o caso que conterá a guarda de documentos.
  2. Clique em Criar guardas de documentos.
  3. Digite um nome exclusivo para a guarda de documentos. 
  4. Escolha o tipo de guarda de documentos: Drive.
  5. Use a lista suspensa para aplicar a guarda de documentos a contas específicas ou a uma unidade organizacional inteira:
    • Contas: digite um ou mais endereços de e-mail para as contas que estão sujeitas à guarda de documentos.
    • Organização: escolha uma unidade organizacional na lista suspensa.
    • Marque a caixa Incluir arquivos dos drives compartilhados associados para incluir o conteúdo do drive compartilhado acessível para os usuários sujeitos a esta guarda de documentos, além do conteúdo do Drive desses usuários. 
  6. Clique em Salvar para criar a guarda de documentos.

Modificar uma guarda de documentos existente no Drive

Você pode alterar alguns dos critérios de uma guarda de documentos. No entanto, não é possível alterar o tipo de dados.

  1. Abra o caso que contém a guarda de documentos.
  2. Clique na guarda de documentos e em Editar guarda de documentos.
  3. Modifique qualquer um destes critérios:
    • Contas: adicione ou remova contas ou unidades organizacionais. Observação: não é possível adicionar contas a uma guarda de documentos que abranja uma unidade organizacional nem adicionar unidades organizacionais a uma guarda de documentos que abranja contas individuais. Além disso, se remover todos os usuários, você receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos. 
    • Incluir arquivos dos drives compartilhados associados: altere esta configuração para incluir ou excluir arquivos nos drives compartilhados.
  4. Clique em Salvar.
Isso foi útil?
Como podemos melhorá-lo?