在 Google 云端硬盘中进行搜索

创建诉讼或调查后,您就可以在 Google 云端硬盘中搜索文件。此外,您还可以搜索:

执行搜索操作前的必知事项

执行搜索操作之前,您应了解以下内容。

保险柜如何搜索云端硬盘中的文件?

保险柜会搜索云端硬盘,找出您在搜索查询中指定的用户所拥有或他人与其共享的所有文件。其中包括共享云端硬盘中直接共享给这类用户的文件,无论这类用户是否为相应共享云端硬盘的成员。

保险柜还会搜索:

  • 您在搜索查询中指定的用户所拥有或他人与其直接共享的所有文件。
  • 贵单位中,与您在搜索查询中指定的用户直接共享的共享云端硬盘。
  • 与您在搜索查询中指定的用户直接共享的共享云端硬盘文件。
  • 与您在搜索查询中指定的用户直接共享的外部共享云端硬盘文件。请注意,保险柜无法搜索与您单位中的用户共享的归外部所有的共享云端硬盘,即使共享云端硬盘中包含与这些用户直接共享的文件也不例外。
我可以搜索共享云端硬盘中的内容吗?

可以。您可以通过以下两种方式搜索共享云端硬盘中的文件:

  • 如果您要搜索特定用户或单位部门拥有的文件,可以选中相应复选框,在搜索范围中纳入相关联的共享云端硬盘。
  • 您可以先使用保险柜查找共享云端硬盘,然后在选定的共享云端硬盘中搜索文件。
云端硬盘中文件的哪个部分是可以搜索的?

您可以搜索出现在文件名和文件内容中的字词和短语。保险柜会将文本文件的前 100 页内容和图片 PDF 的前 10 页文字编入索引。

您可以搜索下列类型的文件中的文字:

注意:G Suite 政府版客户无法搜索文件内容,但可以搜索文件名和其他文件属性。

保险柜不会将视频、音频、图片或二进制文件编入索引。

对于云端硬盘,通过保险柜可以预览哪些类型的文件?

您可以预览这些文件:

  • Google 文件,例如 Google 文档、表格、幻灯片和绘图
  • 用户上传的文件,例如 .docx、.pdf 和 .xslx
搜索和导出云端硬盘文件时,可能不包含链接的文件

用户可以将 Google 文件链接到其他 Google 文件中。例如,用户在 Google 文档中撰写内容时,可以创建链接至 Google 表格中所含数据的图表。每当电子表格更新时,文档中的图表也会更新。

当您在云端硬盘中搜索文件时,保险柜只会返回符合搜索条件的文件。如果这些文件包含的链接文件不在您的查询范围内,则搜索结果中就不会纳入链接的文件。

我可以搜索文档的历史修订记录吗?

不可以。您目前只能搜索文件的最新版本。但是,您可以在搜索时输入版本日期。此操作会检索每个文件的快照,而快照显示了指定日期结束前文件的所有更改。只有 Google 文档、表格、幻灯片和绘图支持版本设置功能。
文件的版本历史记录不会包含对以下内容的更改:

  • 标题
  • 共享对象
  • 评论(仅包含最新版本的未解决评论)
保险柜可以针对整个网域搜索 Google 云端硬盘吗?

对于 Google 云端硬盘,保险柜可搜索多达 5000 位用户(单位部门的各个用户或成员)。

在云端硬盘中搜索文件

  1. 创建一项新的诉讼或调查,或点击现有的某项诉讼或调查。
  2. 点击左侧面板中的搜索,然后点击云端硬盘作为要搜索的数据类型。
  3. 选择一个来源
    • 所有数据 - 搜索您单位中的所有数据。
    • 保全的数据 - 搜索为该诉讼或调查保全的所有数据。
  4. 选择一种搜索方式:
    • 特定帐号 - 输入一个或多个帐号,这种情况下可以在网域中搜索最多 5000 位保险柜用户。如果您尝试搜索超过 5000 位用户,或者未至少指定 1 位用户,搜索操作就会失败。您也可以选中包括共享云端硬盘中的搜索结果复选框。
    • 单位部门 - 搜索特定单位部门中的数据。如果您选择的单位部门包含下级单位部门,那么也会搜索所有下级单位部门中的数据。单位部门中的成员不得超过 5000 位。您还可以选中包括共享云端硬盘中的搜索结果复选框。
    • 共享云端硬盘 - 点击查找共享云端硬盘
      1. 添加共享云端硬盘成员的电子邮件地址。
      2. 开始输入您要查找的共享云端硬盘的名称,然后点击所需的共享云端硬盘。您可以选择多个共享云端硬盘。
  5. (可选)输入日期范围,然后选择一个时区
    • 如果您输入开始日期,保险柜会返回您所输入日期当天或之后修改的所有文件。
    • 如果您输入结束日期,保险柜会返回您所输入日期当天或之前修改的所有文件。
  6. (可选)使用字词字段指定一个或多个搜索字词。您可以使用搜索运算符来执行复杂的搜索操作。
  7. 保险柜只会搜索最新版本的文件。但是,您可以输入版本日期,以查看和导出指定日期的 Google 文件版本。详细了解文件的版本历史记录包含哪些内容。
  8. 点击以下一项:
    • 搜索 - 执行搜索操作。
    • 导出 - 跳过搜索预览,直接导出搜索结果。
  9. (可选)点击搜索向下箭头以选择以下选项:
    1. 重置 - 清空搜索表单。
    2. 复制搜索表单 - 在当前表单下打开另一个搜索表单,其中已预先填充您所输入的信息。

预览搜索结果

搜索文件后,搜索结果会包含每个文档的标题、所有者和上次修改日期。

注意:对于预览云端硬盘文件这项功能,目前已经知道存在一些问题。了解详情

下表显示了保险柜处理不同文件类型的方式。

  搜索 预览 导出
Google 文件

标题

内容

元数据

文档

新版表格

旧版表格

幻灯片

绘图

表单

支持
用户上传的文件

标题

内容(仅限文本型文件)

元数据

大多数常见文件类型 支持
评论 部分支持 不支持

文档

新版表格

旧版表格

建议的修改 不支持 不支持 不支持
修订历史记录 不支持 不支持 不支持
该内容对您有帮助吗?
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