搜尋 Google 雲端硬碟

建立案件後,即可搜尋 Google 雲端硬碟檔案和下列項目:

進行搜尋前的注意事項

執行搜尋前,請先瞭解下列事項。

保管箱如何在雲端硬碟中搜尋檔案?

您在搜尋項目中指定使用者後,保管箱會在雲端硬碟中搜尋所有該使用者擁有的檔案,以及與該使用者直接共用的檔案,包括共用雲端硬碟中與使用者直接共用的檔案,無論使用者是否為該共用雲端硬碟的成員都一樣。

保管箱也會搜尋:

  • 搜尋查詢中指定的使用者所擁有的檔案,以及與該使用者直接共用的檔案。
  • 在貴機構中,與搜尋查詢中指定的使用者直接共用的共用雲端硬碟。
  • 與搜尋查詢中指定的使用者直接共用的共用雲端硬碟檔案。
  • 與搜尋查詢中指定的使用者直接共用的外部共用雲端硬碟檔案。請注意,如果您與貴機構使用者共用外部對象所擁有的共用遠端硬碟,保管箱就無法進行搜尋,即使搜尋結果包含與這些使用者直接共用的檔案。
我可以搜尋共用雲端硬碟嗎?

可以。我們提供兩種雲端硬碟檔案搜尋選項:

  • 搜尋特定使用者或機構單位的檔案時,您可以勾選相應方塊,讓搜尋範圍包含相關聯的共用雲端硬碟搜尋結果。
  • 您可以先使用保管箱搜尋共用雲端硬碟,然後再搜尋其中的檔案。
雲端硬碟檔案的哪些部分可供搜尋?

您可以搜尋出現在檔案名稱和檔案內容中的字句。保管箱會為文字檔案的前 100 頁內容和圖文 PDF 的前 10 頁文字內容建立索引。

您可以搜尋以下檔案類型中的文字:

注意:G Suite 政府機關版客戶無法搜尋檔案內容,只能搜尋檔案名稱和其他檔案屬性。

保管箱無法為影片、音訊、圖片或二進位檔案建立索引。

我可以透過保管箱預覽哪些類型的雲端硬碟檔案?

您可以預覽下列檔案:

  • Google 檔案,例如文件、試算表、簡報和繪圖
  • 使用者上傳的檔案,例如 .docx、.pdf 和 .xlsx
搜尋及匯出雲端硬碟中的檔案時,系統可能不會納入連結的檔案

使用者可以將 Google 檔案連結到其他 Google 檔案中。舉例來說,使用者編輯 Google 文件時,可以建立連結至 Google 試算表中內含資料的圖表。只要試算表內容有所更新,系統也會更新文件中的圖表。

搜尋雲端硬碟中的檔案時,保管箱只會傳回符合搜尋條件的檔案。如果這些檔案內含的連結檔案不符合您的查詢條件,搜尋結果就不會納入這些連結的檔案。

我可以搜尋文件的修訂版本記錄嗎?

不可以。目前您只能搜尋檔案的最新版本。不過,您可以在搜尋時輸入版本日期,系統就會根據指定日期擷取所有檔案的快照,其中顯示當天結束前的所有變更。版本設定功能僅支援 Google 文件、試算表、簡報和繪圖。
檔案的版本記錄不會納入以下項目的變更:

  • 標題
  • 共用對象
  • 註解 (只包含最新版本的未解決註解)
保管箱可以搜尋整個網域的 Google 雲端硬碟嗎?

保管箱可搜尋的使用者數量多達 5,000 位 (個別使用者或機構單位成員)。

搜尋 Google 雲端硬碟檔案

  1. 建立新案件或點選現有案件。
  2. 按一下左側面板中的 [搜尋],再按一下 [雲端硬碟] 做為要搜尋的資料類型。
  3. 選擇 [來源]
    • 所有資料:搜尋貴機構的所有資料。
    • 保留的資料:搜尋為案件保留的所有資料。
  4. 選取搜尋方法:
    • 特定帳戶:輸入一或多個帳戶以搜尋網域中的保管箱使用者 (最多可搜尋 5,000 位)。如果您搜尋的使用者數量超過 5,000 位,或者沒有指定至少一位使用者,搜尋作業就會失敗。您也可以勾選 [包含共用雲端硬碟搜尋結果] 方塊。
    • 機構單位:在特定機構單位中進行搜尋。如果您選擇的機構單位含有子機構單位,那麼所有的子機構單位都會納入搜尋範圍。機構單位成員人數必須少於 5,000 位。您也可以勾選 [包含共用雲端硬碟搜尋結果] 方塊​。
    • 共用雲端硬碟:按一下 [尋找共用雲端硬碟]
      1. 新增共用雲端硬碟成員的電子郵件地址。
      2. 輸入您要尋找的共用雲端硬碟名稱,然後點選所需的共用雲端硬碟。您可以選擇多個共用雲端硬碟。
  5. (選用) 輸入日期範圍,然後選擇時區
    • 如果輸入開始日期,保管箱會傳回自該日期起經過修改的檔案。
    • 如果輸入結束日期,保管箱會傳回截至該日期為止經過修改的檔案。
  6. (選用) 在 [字詞] 欄位中指定一或多個搜尋字詞,您可以使用搜尋運算子執行複雜的搜尋。
  7. 保管箱只能搜尋最新版本的檔案。不過,現在您可以輸入 [版本日期],以便查看並匯出指定日期當天的 Google 檔案。建議您進一步瞭解檔案的版本記錄會納入的項目。
  8. 點選下列其中一個選項:
    • 搜尋:執行搜尋。
    • 匯出:略過預覽,直接匯出搜尋結果。
  9. (選用) 按一下「搜尋」向下箭頭,進行下列動作:
    1. 重設:清除搜尋表單。
    2. 複製搜尋表單:在目前表單之下開啟另一個搜尋表單,並預先填入您已輸入的資訊。

預覽搜尋結果

搜尋檔案後,搜尋結果會列出每份文件的標題、擁有者和上次修改日期。

注意:在雲端硬碟中預覽檔案時,有幾個已知問題需留意。瞭解詳情

下表顯示保管箱如何處理不同的檔案類型。

  搜尋 預覽 匯出
Google 檔案

名稱

內容

中繼資料

文件

新版試算表

舊版試算表

簡報

繪圖

表單

支援
使用者上傳的檔案

名稱

內容 (僅限文字檔案類型)

中繼資料

常見檔案類型 支援
註解 部分 不支援

文件

新版試算表

舊版試算表

建議編輯 不支援 不支援 不支援
修訂版本記錄 不支援 不支援
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