Google 保管箱專供管理員和法務人員使用。Google Workspace 管理員必須先設定您的帳戶，您才能使用保管箱。我的管理員是誰？
您可以執行 Google Workspace 資料電子蒐證 (eDiscovery) 專案，使用 Google 保管箱搜尋 Google 雲端硬碟項目，包括共用雲端硬碟、Google Meet 錄製內容，以及透過新版 Google 協作平台建立的網站。您可以搜尋標題和支援檔案類型的內容，也可以預覽項目並匯出搜尋結果。
進行搜尋前的注意事項
搜尋訊息前，我們建議您先參閱保管箱支援的雲端硬碟、Meet 及協作平台資料類型與保管箱搜尋常見問題。
系統會搜尋哪些資料？在搜尋範圍內：
- 使用者雲端硬碟和共用雲端硬碟中的檔案文字內容和中繼資料
- 與使用者共用的外部檔案
不在搜尋範圍內：
- 加密內容
- 連結的檔案
- 電子郵件版面配置
- 影片、音訊、圖片、ZIP 或二進位檔案的內容
- 從使用者 Google Currents 帳戶自動同步處理的影片
可搜尋的內容和中繼資料
您可以搜尋所有項目的名稱、擁有者、上次修改日期以及其他中繼資料，
也可以在支援的檔案類型中搜尋檔案內容的字詞和詞組。保管箱會為文字檔案的前 100 頁內容和圖文 PDF 的前 10 頁文字內容建立索引。
您可以搜尋以下檔案類型中的文字：
- Google 文件、試算表、簡報、表單和協作平台
注意：註解、修訂建議和工作中繼資料無法直接顯示在文件中，因此不在搜尋範圍內。
- Microsoft Word、Excel 和 PowerPoint
- HTML
- TXT
- RTF
- SBV
- OpenOffice™ XML
- 無線應用通訊協定 (WAP)
- 無線標記語言 (WML)
- Google 地球 (KML)
詳情請參閱「支援的服務和資料類型」(雲端硬碟、Meet 和協作平台的部分)。
保管箱搜尋的檔案取決於搜尋類型：
| 搜尋類型 | 搜尋的檔案 |
|---|---|
| 特定帳戶 或 機構單位 |
保管箱會搜尋以下項目：
(選用) 共用雲端硬碟中的檔案保管箱只會搜尋直接與帳戶共用的檔案，或是與帳戶直接共用的資料夾檔案。但不包括共用雲端硬碟，除非您選擇將共用雲端硬碟加入搜尋範圍。如果您在依帳戶或機構單位搜尋時，將共用雲端硬碟納入範圍，保管箱會搜尋該帳戶所屬的共用雲端硬碟。 |
| 共用雲端硬碟 | 保管箱會搜尋指定共用雲端硬碟中的所有檔案。 |
注意：保管箱不會搜尋資料夾或雲端硬碟捷徑。
- 錄製內容：您可以依會議名稱和中繼資料 (例如擁有者、會議 ID 和開始錄製時間) 進行搜尋。如果會議已開啟字幕功能，保管箱會搜尋字幕的內容。如果您只要將搜尋範圍限縮在影片，請使用
type:video這個搜尋字詞。 - 即時通訊記錄：會儲存為 SBV 檔案。這份記錄內含與記錄開始時間相關的訊息時間戳記、傳訊者的名字和姓氏，以及訊息文字。您可以依檔案名稱、記錄中的文字和中繼資料 (例如檔案建立時間) 進行搜尋。
- 出席狀況：會儲存為 Google 試算表檔案。該記錄內含參與者的名稱、電子郵件地址，以及通話時間長度。您可以依檔案名稱、記錄中的文字和中繼資料 (例如檔案建立時間) 進行搜尋。
- 問與答和意見調查記錄：會儲存為 Google 試算表檔案。這類記錄內含問題、回答和參與者資料。您可以依檔案名稱、記錄中的文字和中繼資料 (例如檔案建立時間) 進行搜尋。
- 記事：會儲存為 Google 文件檔案，且在您使用 Google 日曆中的製作會議記錄功能時建立。您可以依檔案名稱、記事中的文字和中繼資料 (例如檔案建立時間) 進行搜尋。
如要將搜尋範圍限制於新版協作平台網站所建立的協作平台，並取得相對應的搜尋結果，請輸入搜尋字詞 type:site。如要排除協作平台，請輸入搜尋字詞 -type:site 或 NOT type:site。
您可以預覽下列檔案類型：
- 以 Google 文件、協作平台、簡報、協作平台和繪圖建立的檔案
- 上傳的檔案，例如 .docx、.pdf 和 .xlsx
- 預覽協作平台時，您除了可以預覽外部連結，也可以預覽嵌入的檔案 (如果支援預覽功能的話)，例如嵌入的工作表或文件，而您也有權存取這類檔案。如果您尚未取得存取權限，則需直接搜尋嵌入的檔案。
您無法預覽加密檔案、影片或 ZIP 檔案的內容。
您只能搜尋檔案的最新版本。不過，您可以在搜尋時輸入版本日期。保管箱會搜尋檔案目前的版本，但您預覽及匯出的內容會是該特定日期凌晨 12:00 前儲存的最後一個版本。您可以在查詢中設定時區。Google 雲端硬碟會保留透過 Google 文件、試算表、簡報、協作平台和繪圖建立的檔案版本。
系統可能會合併大型檔案的先前版本合併，但處於訴訟保留狀態的檔案除外。如果您使用雲端硬碟搜尋保管箱，則無法存取先前的版本，只能存取最早的可用合併版本。
不論您指定的版本日期為何，部分屬性只會依照目前版本回報，其中包括標題、共用對象、上次修改時間、核准者和核准狀態，以及保管箱 metadata.xml 檔案中的其他資料。
版本快照是否包含註解取決於下列條件：
- 貴機構必須有該文件的註解或編輯權限，快照才會包含尚未解決的註解。如果您只有檢視權限，快照中就不含註解。
- 必須同時滿足下列條件，快照才會包含尚未解決的單獨註解 (尚無回覆者)：1) 註解的建立日期早於指定版本日期，以及 2) 註解文字存在該版本中 (即使現已刪除)。快照中不會包含建立日期晚於指定版本日期的註解。
- 必須同時滿足下列條件，快照才會包含尚未解決的註解串 (有回覆者)：1) 第一則註解的建立日期早於指定版本日期，以及 2) 註解文字存在該版本中 (即使現已刪除)。舉例來說，如果註解串中的兩則訊息分別是在 10 月 1 日和 10 月 5 日建立的，則指定搜尋的版本日期為 10 月 2 日時，快照中就會包含這兩則註解，即使 10 月 5 日的註解當時還不存在。
- 如果註解曾經過編輯，快照中會呈現註解的當前狀態，而非在該版本中的狀態。
- 快照中不會包含已解決或刪除的註解，即使是在指定版本中尚未解決的註解也不例外。
不可以。請選取子機構單位或個別帳戶。您在雲端硬碟中搜尋的帳戶總數最多可達 5,000 個 (個別帳戶或機構單位成員)。
- 上傳：時間戳記為檔案上傳到雲端硬碟的時間
- 本機：時間戳記為原始檔案在來源裝置或服務上建立的時間
| 檔案來源 (用戶端) | 建立時間 | 修改時間 |
|---|---|---|
| 網頁應用程式 | 上傳 |
2020 年 4 月 8 日前： 2020 年 4 月 8 日後： |
| Google 雲端硬碟電腦版 | 上傳 | 本機 |
| 備份與同步處理 | 上傳 | 本機 |
| iOS | 上傳 | 上傳 |
| Android | 上傳 | 上傳 |
| G Suite 移轉 | 本機 | 本機 |
| Drive API | 可由呼叫程式碼設定 | 可由呼叫程式碼設定 |
搜尋 Google 雲端硬碟檔案
- 登入 https://vault.google.com。
- 按一下「案件」。您將在「案件」中搜尋資料，「案件」是保管箱專案的工作區，可將相關的訴訟保留、搜尋及匯出項目分為同一組。「案件」不會限制您可以搜尋哪類資料，也就是說，只要是您有權存取的資料，都可以透過案件搜尋。
- 如果您要執行搜尋查詢的案件已存在，請點開所需案件。否則請建立案件：
- 按一下 [建立案件]。
- 輸入案件名稱，並視需要輸入說明。
- 按一下 [建立]。
系統會開啟「搜尋」分頁。
- 將服務選為「雲端硬碟」。
- 選取要搜尋的來源資料：
- 所有資料：搜尋機構中的所有訊息。
- 留存資料：僅搜尋套用訴訟保留的案件訊息。
- 選取要搜尋的實體：
- 特定帳戶：可輸入最多 5,000 個帳戶電子郵件地址。
- 機構單位：搜尋特定機構單位中的所有帳戶。請在隨即開啟的對話方塊中選取機構單位。
如果您選擇的機構單位含有子機構單位，那麼子機構單位中的帳戶也會納入搜尋範圍。機構單位 (含子機構單位) 成員人數必須少於 5,000 位。
- 共用雲端硬碟：搜尋一或多個共用雲端硬碟：
選取共用雲端硬碟，然後按一下「新增」。如果您有多個共用雲端硬碟，且清單已分頁，則系統會在您變更頁面時保留所選項目。如果您勾選清單頂端的「全選」方塊，系統只會選取目前的頁面。此外，您可以依成員電子郵件地址或共用雲端硬碟名稱搜尋清單。
- 如要依據成員的電子郵件地址篩選清單，請按照下列步驟操作：
- 按一下「依成員電子郵件地址搜尋」。
- 輸入一或多個帳戶。
- 按一下「尋找」。
- 如何依共用雲端硬碟名稱篩選清單 (如果貴機構共用雲端硬碟數量少於 1,000 個，即可使用這項功能)：
- 按一下「依名稱篩選」，然後在共用雲端硬碟名稱中輸入字母。舉例來說，
pr會比對名為「Sales projects」、「Marketing Projects」和「Product Management」的共用雲端硬碟，但不含「Repairs」。系統會在您新增字母時自動更新分頁清單。
-
勾選方塊
按一下 Enter 鍵。
- 按一下「依名稱篩選」，然後在共用雲端硬碟名稱中輸入字母。舉例來說，
- 如要依名稱尋找共用雲端硬碟 (如果貴機構擁有超過 1,000 個共用雲端硬碟，即可使用這項功能)：
- 按一下「依共用雲端硬碟名稱尋找」。
- 在共用雲端硬碟名稱中輸入一或多個字詞。注意：字詞必須相符且完整。舉例來說，
marketing, projects與名為「Marketing projects Q4’22」和「Projects for marketing」的共用雲端硬碟相符，但與名為「Marketing project archive」的共用雲端硬碟不符，因為「project」的結尾不是「s」；同樣地，ma在這些共用雲端硬碟中都只是字詞的一部分，而非完整的字詞，因此不符合任何共用雲端硬碟。 - 按一下「尋找」。
- 如要依據成員的電子郵件地址篩選清單，請按照下列步驟操作：
- 協作平台：依網址搜尋協作平台。
- 在隨即開啟的對話方塊中，輸入一或多個已發布協作平台的網址，網址間以英文逗號區隔。網址格式為 sites.google.com/<網域>/<協作平台名稱>。注意：您無法使用頁面網址來搜尋，只能輸入協作平台網址。如果協作平台已由外部機構共用，您就無法使用協作平台網址來搜尋。
- 按一下「尋找」。
- 在協作平台清單中選取您要納入搜尋範圍的協作平台，然後按一下「新增」。
- (選用) 如果您搜尋的是帳戶或機構單位，請點選「包含共用雲端硬碟中的項目」
，將共用雲端硬碟中的檔案納入搜尋範圍。
- (選用) 選取時區。
- (選用) 在「修改日期」欄位輸入日期範圍。
- 如果輸入開始日期，保管箱會傳回自該日期起修改過的所有項目。
- 如果輸入結束日期，保管箱會傳回截至該日期為止修改過的所有項目。
- (選用) 在「字詞」欄位中輸入一或多個搜尋字詞：
- 如要搜尋內容、標題或中繼資料中的一或多個關鍵字，請以半形空格分開輸入字詞，例如
專案 目標。 - 如要搜尋詞組，請在字詞前後加上雙引號，例如
"專案目標"。 - 如要按帳戶、共用檔案的來源/目標帳戶、項目名稱、項目類型或修改日期進行搜尋，請使用搜尋運算子。
搜尋字詞不得超過 2,000 個字元。
- 如要搜尋內容、標題或中繼資料中的一或多個關鍵字，請以半形空格分開輸入字詞，例如
- (選用) 如要擷取在特定日期儲存的 Google 文件、試算表、簡報、協作平台和繪圖檔案，請輸入「版本日期」。詳情請參閱本頁的版本記錄相關章節。
- (選用) 如果您只要搜尋用戶端加密檔案，或是將用戶端加密檔案排除在搜尋範圍之外，請按一下「進階搜尋選項」，然後選取要搜尋的檔案 (預設為所有檔案)。注意：必須啟用 Google Workspace 用戶端加密功能，才能使用這個選項。
- 點選以下其中一個選項：
- 搜尋：執行搜尋作業，然後傳回符合您查詢條件的項目清單。
- 匯出：直接匯出搜尋結果，略過搜尋結果預覽畫面。進一步瞭解匯出作業
- 搜尋或匯出作業完成後，您可以執行下列操作：
- 如要編輯搜尋內容，請按一下「展開」。
- 如要開啟項目的預覽畫面，請按一下該項目。 注意：在結果清單中，用戶端加密檔案旁邊會顯示「加密」圖示
。
- 如要匯出搜尋結果，請按一下「匯出」。進一步瞭解匯出作業
- 如要儲存查詢，請按一下「儲存」。進一步瞭解已儲存的查詢
- 如要清除所有欄位並重新開始搜尋，請按一下「清除」。
按一下 Enter 鍵。預覽搜尋結果
執行搜尋後，您可以查看及下載符合查詢條件的項目。
您可以預覽 Google 文件、試算表、簡報、協作平台和繪圖等 Google 檔案，以及 PDF、DOCX 和 XLSX 等其他常見類型的檔案。不過，預覽功能不適用於 ZIP、二進位檔、影片或加密檔案。此外，您也無法在 Google 檔案中預覽註解、修訂建議或修訂版本記錄。
注意：Google 試算表的 IMAGE 函式可以透過網址參照圖片，例如「https://www.example.com/images/logo.jpg」。您在保管箱中預覽試算表時，系統會從來源即時擷取圖片。如果圖片是上傳或插入試算表中，保管箱會儲存及顯示根據指定日期搜尋到的可用圖片。
- 如要預覽項目，請在搜尋結果清單中按一下該項目。
- 如果是可支援的檔案類型，系統會開啟項目預覽畫面。
- 如果是不支援預覽的檔案類型，保管箱會顯示錯誤訊息，不過您仍然可以下載該項目。
- 如要從預覽畫面下載項目，請依序按一下「更多」圖示