Usługa Google Vault jest przeznaczona dla administratorów i pracowników zespołu prawnego. Aby można było korzystać z Vault, administrator Google Workspace musi skonfigurować Twoje konto. Kto jest moim administratorem?
W ramach projektów pozyskiwania danych elektronicznych z Google Workspace możesz używać Vault do wyszukiwania elementów na Dysku Google, takich jak dyski współdzielone, nagrania z Google Meet czy witryny utworzone w nowej wersji Witryn Google. Możesz wyszukiwać tytuły i zawartość obsługiwanych typów plików. Możesz też wyświetlać podgląd elementów i eksportować wyniki wyszukiwania.
Ważne informacje dotyczące wyszukiwania
Zanim zaczniesz wyszukiwać wiadomości, sprawdź, jakie typy danych z Dysku, Meet i Witryn są obsługiwane, a także zapoznaj się z artykułem Najczęstsze pytania związane z wyszukiwaniem w Vault.
Rozwiń wszystko | Zwiń wszystko
Jakie dane są wyszukiwaneWyszukiwane:
- treści i metadane tekstowe plików na Dyskach i dyskach współdzielonych użytkowników,
- pliki zewnętrzne udostępnione użytkownikom.
Niewyszukiwane:
- zaszyfrowane materiały;
- połączone pliki;
- Układy e-maili
- zawartość plików wideo, audio, ZIP, obrazów ani plików binarnych;
- filmy automatycznie zsynchronizowane z kontem Google Currents użytkownika.
Treści i metadane dostępne dla wyszukiwarki
W przypadku wszystkich elementów możesz wyszukać tytuł, właściciela, datę ostatniej modyfikacji i inne metadane.
W przypadku obsługiwanych typów plików możesz wyszukiwać słowa i wyrażenia w treści plików. Vault indeksuje pierwsze 100 stron plików tekstowych oraz pierwsze 10 stron tekstu w plikach PDF zawierających obrazy.
Tekst możesz wyszukiwać w plikach następujących typów:
- Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Formularze i Witryny Google;
Uwaga: komentarze, sugerowane zmiany i metadane zadań niewidoczne bezpośrednio w dokumencie nie są przeszukiwane.
- Microsoft Word, Excel i PowerPoint;
- PDF;
- HTML;
- TXT;
- RTF;
- SBV;
- OpenOffice™ XML;
- Wireless Application Protocol (WAP);
- Wireless Markup Language (WML);
- Google Earth (KML).
Więcej informacji znajdziesz w artykule Obsługiwane usługi i typy danych (w sekcjach dotyczących Dysku, Meet i Witryn).
To, jakie pliki Vault wyszukuje, zależy od rodzaju wyszukiwania:
| Rodzaj wyszukiwania | Wyszukiwane pliki |
|---|---|
| Określone konta lub Jednostka organizacyjna |
Vault wyszukuje:
(Opcjonalnie) Pliki na dyskach współdzielonychVault przeszukuje tylko pliki udostępnione bezpośrednio danemu kontu oraz pliki w folderach udostępnionych bezpośrednio temu kontu. Dyski współdzielone nie są uwzględniane, chyba że je dodasz do wyszukiwania. Jeśli w wyszukiwaniu uwzględnisz dyski współdzielone (podczas wyszukiwania według konta lub jednostki organizacyjnej), Vault przeszuka dyski współdzielone, do których należy przeszukiwane konto. |
| Dyski współdzielone | Vault wyszukuje wszystkie pliki na wybranych dyskach współdzielonych. |
Uwaga: nie dotyczy to folderów ani skrótów na Dysku.
- Nagrania – możesz wyszukiwać według tytułu spotkania i metadanych, takich jak właściciel, identyfikator spotkania i czas rozpoczęcia nagrania. Jeśli na spotkaniu włączone są napisy, Vault przeszuka również ich treść. Aby zawęzić wyszukiwanie tylko do filmów, możesz użyć zapytania
type:video. - Dzienniki czatu – zapisywane jako plik SBV. Dzienniki czatu zawierają sygnatury czasowe wiadomości powiązane z czasem rozpoczęcia, imionami i nazwiskami nadawców oraz treścią wiadomości. Możesz wyszukiwać według nazwy pliku, tekstu w dzienniku i metadanych, np. daty utworzenia pliku.
- Listy obecności — zapisywane jako plik Arkuszy Google Te dzienniki zawierają imiona i nazwiska oraz adresy e-mail uczestników, a także informacje o czasie spędzonym na spotkaniu. Możesz wyszukiwać według nazwy pliku, tekstu w dzienniku i metadanych, np. daty utworzenia pliku.
- Dzienniki pytań i odpowiedzi oraz ankiet – zapisywane jako plik Arkuszy. Te dzienniki zawierają pytania, odpowiedzi i uczestników. Możesz wyszukiwać według nazwy pliku, tekstu w dzienniku i metadanych, np. daty utworzenia pliku.
- Notatki – zapisywane jako plik Dokumentów Google i tworzone podczas korzystania z opcji Utwórz notatki ze spotkania w Kalendarzu Google. Możesz wyszukiwać według nazwy pliku, tekstu w notatkach i metadanych, na przykład daty utworzenia pliku.
Aby zawęzić wyszukiwanie do witryn utworzonych w nowej wersji Witryn Google, wpisz hasło type:site. Aby wykluczyć witryny, wpisz hasło -type:site lub NOT type:site.
Możesz wyświetlać podgląd tych typów plików:
- pliki utworzone w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach, Witrynach i Rysunkach Google;
- pliki przesłane przez użytkownika, na przykład .docx, .pdf i .xslx.
- Gdy wyświetlasz podgląd witryny, możesz też zobaczyć podgląd linków zewnętrznych. Możesz wyświetlać podgląd umieszczonych plików, o ile pliki te obsługują podgląd (np. arkusze kalkulacyjne lub dokumenty), a Ty masz uprawnienia dostępu do pliku. Jeśli nie masz uprawnień dostępu, musisz wyszukać umieszczony plik bezpośrednio.
Nie można wyświetlać podglądu plików zaszyfrowanych, filmów ani zawartości plików ZIP.
Możesz przeszukiwać tylko najnowsze wersje plików. Jednak podczas wyszukiwania możesz wpisać datę wersji. Gdy wpiszesz datę wersji, Vault wyszuka obecną wersję pliku, ale wyświetli podgląd oraz wyeksportuje zawartość ostatniej wersji zapisanej przed godziną 12:00 wybranego dnia. Ustawiasz w zapytaniu strefę czasową. Na Dysku Google są przechowywane wersje plików utworzonych w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach, Witrynach i Rysunkach Google.
Wczesne wersje bardzo dużych plików – z wyjątkiem tych objętych blokadą– mogą zostać scalone, aby zaoszczędzić miejsce. Jeśli przeszukujesz Vault przy użyciu Dysku, nie będziesz mieć dostępu do wczesnych wersji, lecz do najstarszej scalonej wersji.
Niektóre właściwości są raportowane na podstawie obecnej wersji niezależnie od podanej daty wersji. Obejmują one tytuł, osoby, którym udostępniono plik, datę ostatniej modyfikacji, osoby zatwierdzające, stan zatwierdzenia i inne dane w pliku metadata.xml Vault.
Migawki wersji zawierają niektóre komentarze zgodnie z następującymi kryteriami:
- Otwarte komentarze są uwzględniane tylko wtedy, gdy Twoja organizacja ma uprawnienia do komentowania lub edycji dokumentu. Komentarze nie są uwzględniane, jeśli masz tylko uprawnienia do wyświetlania.
- Otwarty pojedynczy komentarz (niezawierający odpowiedzi) jest uwzględniony w wynikach, jeśli został utworzony przed określoną datą wersji oraz skomentowany tekst istniał w tej wersji (nawet jeśli później został usunięty). Komentarza nie ma w wersjach sprzed daty jego utworzenia.
- Otwarty wątek komentarzy (z odpowiedziami) jest uwzględniony w wynikach w całości, jeśli pierwszy komentarz został utworzony przed określoną datą wersji oraz skomentowany tekst istniał w tej wersji (nawet jeśli później został usunięty). Jeśli na przykład wątek komentarzy zawiera dwie wiadomości utworzone 1 października i 5 października, wyszukiwanie z datą wersji 2 października zawiera oba komentarze, mimo że komentarz z 5 października wtedy nie istniał.
- Edytowane komentarze są uwzględniane w postaci, w jakiej istnieją obecnie, a nie w postaci z określonej daty.
- W wersji nie są uwzględniane komentarze zamknięte ani usunięte, nawet jeśli były otwarte w określonym czasie.
Nie można przeszukiwać nadrzędnej jednostki organizacyjnej. Wybierz podrzędną jednostkę organizacyjną lub pojedyncze konta. Na Dysku możesz przeszukiwać do 5000 kont (indywidualnych lub należących do jednostek organizacyjnych).
- Przesłanie – sygnatura czasowa wskazuje datę i godzinę przesłania pliku na Dysk.
- Wersja lokalna – sygnatura czasowa wskazuje datę i godzinę utworzenia oryginalnego pliku na urządzeniu źródłowym lub w usłudze źródłowej.
| Źródło pliku (klient) | Czas utworzenia | Czas modyfikacji |
|---|---|---|
| Aplikacja internetowa | Przesłanie |
Przed 8 kwietnia 2020 roku: Po 8 kwietnia 2020 roku: |
| Dysk Google na komputer | Przesłanie | Wersja lokalna |
| Kopia zapasowa i synchronizacja | Przesłanie | Wersja lokalna |
| iOS | Przesłanie | Przesłanie |
| Android | Przesłanie | Przesłanie |
| G Suite Migrate | Wersja lokalna | Wersja lokalna |
| Drive API | Możliwość ustawienia przez kod wywołujący | Możliwość ustawienia przez kod wywołujący |
Wyszukiwanie plików na Dysku
- Zaloguj się na https://vault.google.com.
- Kliknij Sprawy. Wyszukiwanie odbywa się w sprawach, czyli obszarach roboczych Twoich projektów Vault. Sprawy umożliwiają grupowanie powiązanych blokad, wyszukiwań i eksportów. Nie ograniczają zakresu danych, które można przeszukiwać – wszystkie dane, do których użytkownik ma dostęp, można wyszukać z dowolnej sprawy.
- Jeśli istnieje sprawa, w której chcesz uruchomić zapytanie, kliknij ją, aby ją otworzyć. W przeciwnym razie utwórz sprawę:
- Kliknij Utwórz sprawę.
- Wpisz nazwę sprawy i opcjonalnie opis.
- Kliknij Utwórz.
Otworzy się karta Szukaj.
- Jako usługę wybierz Dysk.
- Wybierz dane źródłowe do wyszukania:
- Wszystkie dane – przeszukuje wszystkie wiadomości w organizacji.
- Zablokowane dane – przeszukuje tylko wiadomości zablokowane w związku z daną sprawą.
- Wybierz element do wyszukania:
- Określone konta – wpisz maksymalnie 5000 adresów e-mail kont.
- Jednostka organizacyjna – przeszukuje wszystkie konta w określonej jednostce organizacyjnej. W wyświetlonym oknie wybierz jednostkę organizacyjną.
Jeśli wybierzesz jednostkę organizacyjną z jednostkami podrzędnymi, przeszukane zostaną również konta w podrzędnych jednostkach organizacyjnych. Jednostka organizacyjna musi liczyć mniej niż 5000 członków – ten limit obejmuje też podrzędne jednostki organizacyjne.
- Dyski współdzielone – przeszukaj co najmniej 1 dysk współdzielony:
Wybierz dyski współdzielone i kliknij Dodaj. Jeśli masz wiele dysków współdzielonych i lista jest podzielona na strony, wybór zostanie zachowany po zmianie stron. Jeśli zaznaczysz pole Zaznacz wszystko u góry listy, zostaną wybrane tylko elementy na bieżącej stronie. Możesz też przeszukiwać listę według adresu e-mail użytkownika lub nazwy dysku współdzielonego.
- Aby przefiltrować listę według adresu e-mail użytkownika:
- Kliknij Znajdź według adresu e-mail użytkownika.
- Podaj co najmniej jedno konto.
- Kliknij Znajdź.
- Aby przefiltrować listę według nazwy dysku współdzielonego (jeśli w organizacji jest mniej niż 1000 dysków współdzielonych):
- Kliknij Filtruj według nazwy i wpisz litery w nazwie dysku współdzielonego. Na przykład
prodpowiada dyskom współdzielonym o nazwach „Projekty sprzedażowe”, „Projekty marketingowe” i „Zarządzanie produktami”, ale nie „Konserwacja”.Lista z podziałem na strony jest aktualizowana automatycznie w miarę dodawania liter.
-
Zaznacz pola
kliknij Enter.
- Kliknij Filtruj według nazwy i wpisz litery w nazwie dysku współdzielonego. Na przykład
- Aby znaleźć dysk współdzielony według nazwy (jeśli organizacja ma ponad 1000 dysków współdzielonych):
- Kliknij Znajdź według nazwy dysku współdzielonego.
- Wpisz co najmniej jedno słowo zawarte w nazwie dysku współdzielonego. Uwaga: słowa muszą być dokładne i pełne. Na przykład wyrażenie
marketingowe, projektyjest zgodne z dyskami współdzielonymi o nazwie „Projekty marketingowe KW4'22” i „Projekty marketingowe”. Nie pasuje on do dysku współdzielonego o nazwie „archiwum projektu marketingowego”, ponieważ zawarte tam słowo to „projektu”, a nie „projekty”. Podobniemanie pasuje do żadnego z tych dysków współdzielonych, ponieważ jest to część słowa, a nie jego całość. - Kliknij Znajdź.
- Aby przefiltrować listę według adresu e-mail użytkownika:
- Witryny – szukaj witryn na podstawie adresu URL.
- W wyświetlonym oknie wpisz co najmniej 1 adres URL opublikowanej witryny (jeśli wpiszesz ich więcej, rozdziel je przecinkami). Format adresu URL to sites.google.com/domena/nazwa-witryny. Uwaga: możesz wyszukiwać jedynie po adresie URL witryny (a nie strony). Nie dotyczy to jednak witryn udostępnianych organizacjom zewnętrznym.
- Kliknij Znajdź.
- Z listy witryn wybierz te, które chcesz uwzględnić w wyszukiwaniu, a potem kliknij Dodaj.
- (Opcjonalnie) Jeśli przeszukujesz konta lub jednostki organizacyjne i chcesz uwzględnić pliki na dyskach współdzielonych, kliknij Uwzględnij elementy z dysków współdzielonych
.
- (Opcjonalnie) Wybierz strefę czasową.
- (Opcjonalnie) Wpisz zakres dat modyfikacji.
- Jeśli wpiszesz datę początkową, Vault zwróci wszystkie elementy zmodyfikowane w tym dniu lub później.
- Jeśli wpiszesz datę końcową, Vault zwróci wszystkie elementy zmodyfikowane w tym dniu lub wcześniej.
- (Opcjonalnie) W polu Wyszukiwane hasła wpisz co najmniej jedno zapytanie:
- Aby wyszukać co najmniej jedno słowo kluczowe w treści, tytule lub metadanych, wpisz słowa rozdzielone spacjami, np.
cele projektu. - Aby wyszukać wyrażenie, umieść słowa w cudzysłowie prostym, np.
"cele projektu". - Aby wyszukiwać według konta, stanu udostępniania, nazwy lub typu elementu albo daty modyfikacji, użyj operatorów wyszukiwania.
Zapytanie może zawierać maksymalnie 2000 znaków.
- Aby wyszukać co najmniej jedno słowo kluczowe w treści, tytule lub metadanych, wpisz słowa rozdzielone spacjami, np.
- (Opcjonalnie) Aby pobrać wersje plików utworzonych w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach, Witrynach i Rysunkach Google zapisane w określonym dniu, wpisz datę wersji. Szczegółowe informacje znajdziesz na tej stronie w sekcji o historii zmian.
- (Opcjonalnie) Aby wyszukać tylko pliki szyfrowane po stronie klienta lub wykluczyć je z wyszukiwania, kliknij Zaawansowane opcje wyszukiwania i wybierz, jakich plików szukasz (domyślnie są to wszystkie pliki). Uwaga: ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy jest włączone szyfrowanie po stronie klienta Google Workspace.
- Kliknij jedną z tych opcji:
- Wyszukiwanie – przeprowadza wyszukiwanie i zwraca listę elementów pasujących do zapytania.
- Eksportuj – bezpośrednio eksportuje wyniki wyszukiwania i pomija podgląd wyników wyszukiwania. Więcej informacji o eksportowaniu
- Po zakończeniu wyszukiwania lub eksportowania możesz wykonać te czynności:
- Aby edytować wyszukiwanie, kliknij Rozwiń.
- Aby otworzyć podgląd elementu, kliknij go. Uwaga: na liście wyników obok plików szyfrowanych po stronie klienta znajduje się ikona Zaszyfrowane
.
- Aby utworzyć eksport wyników wyszukiwania, kliknij Eksportuj. Więcej informacji o eksportowaniu
- Aby zapisać zapytanie, kliknij Zapisz. Więcej informacji o zapisanych zapytaniach
- Aby wyczyścić wszystkie pola i rozpocząć nowe wyszukiwanie, kliknij Wyczyść.
kliknij Enter.Wyświetlanie podglądu wyników wyszukiwania
Po przeprowadzeniu wyszukiwania możesz przeglądać i pobierać elementy odpowiadające zapytaniu.
Podgląd działa w przypadku plików z usług Google takich jak Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Witryny i Rysunki. Obsługiwane są też inne popularne typy plików – m.in. PDF, DOCX i XLSX. Nie można wyświetlać podglądu plików ZIP, binarnych, wideo ani zaszyfrowanych. W plikach Google nie można wyświetlać podglądu komentarzy, sugerowanych zmian ani historii zmian.
Uwaga: funkcja IMAGE w Arkuszach Google pozwala wykorzystać obraz z adresu URL, np. „https://www.example.com/images/logo.jpg”. W podglądzie arkusza kalkulacyjnego w Vault obraz jest pobierany ze źródła w czasie rzeczywistym. W przypadku obrazów przesłanych lub wstawionych w arkuszu kalkulacyjnym Vault przechowuje i wyświetla obraz dostępny w dniu określonym w wyszukiwaniu.
- Aby wyświetlić podgląd elementu, wybierz go na liście wyników wyszukiwania.
- W przypadku obsługiwanych typów plików otworzy się podgląd elementu.
- Jeśli podgląd pliku nie jest obsługiwany, Vault wyświetli błąd, ale nadal możesz pobrać dany element.
- Aby pobrać element z podglądu, kliknij Więcej