Google ドライブを検索する

案件を作成すると、Google ドライブ内のファイルを検索できます。次のものを検索することもできます。

検索に関する注意事項

検索を行う前に、以下のことをご理解ください。

Vault ではドライブ内のファイルはどのように検索されますか?

Vault では、検索エントリで指定したユーザーがドライブ内で所有しているファイルと、そのユーザーと直接共有されているファイルが検索されます。ユーザーと直接共有されている共有ドライブ内のファイルも、そのユーザーがその共有ドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、検索の対象になります。

Vault では、以下も検索されます。

  • 検索クエリで指定したユーザーが所有している、またはそのユーザーと直接共有されているすべてのファイル。
  • 検索クエリで指定したユーザーと直接共有されている組織内の共有ドライブ。
  • 検索クエリで指定したユーザーと直接共有されている共有ドライブのファイル。
  • 検索クエリで指定したユーザーと直接共有されている外部共有ドライブのファイル。なお、組織内のユーザーと共有されている外部所有の共有ドライブは、その共有ドライブにそのユーザーと直接共有されているファイルが含まれていても、Vault で検索することはできません。
共有ドライブを検索することはできますか?

はい。共有ドライブ内のファイルを検索するには 2 つの方法があります。

  • 特定のユーザーまたは組織部門に帰属するファイルを検索する場合、チェックボックスをオンにすることで、そのユーザーまたは組織部門に関連する共有ドライブを検索対象に含めることができます。
  • Vault を使用して特定の共有ドライブを検索した後、その中のファイルを検索できます。
ドライブ内のファイルのどの部分を検索できますか?

ファイル名と本文に含まれる語句を検索することができます。Vault では、テキスト ファイルの場合は最初の 100 ページ、テキストを含む画像から成る PDF の場合は最初の 10 ページがインデックス登録されます。

次の形式のファイル内でテキストを検索できます。

注: G Suite for Government をご利用の場合、ファイルの内容を検索することはできません。ただし、ファイル名や他のファイル プロパティを検索することは可能です。

Vault では、動画、音声、画像、バイナリ ファイルはインデックス登録されません。

ドライブ向け Vault でプレビューできるのはどのファイル形式ですか?

次のファイル形式をプレビューできます。

  • ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画などの Google のファイル
  • ユーザーがアップロードしたファイル(.docx、.pdf、.xlsx など)
ドライブでファイルを検索したり書き出したりするときに、リンクされたファイルは対象にならない可能性があります。

ユーザーは Google ファイルを別の Google ファイルにリンクできます。たとえば、Google ドキュメントで Google スプレッドシートのデータにリンクしたグラフを作成することができます。スプレッドシートが更新されるたびに、ドキュメント内のグラフも更新されます。

Vault でドライブ内のファイルを検索すると、検索条件に一致するファイルのみが返されます。その中に、クエリ対象外のファイルにリンクされたファイルがある場合、リンク先のファイルは検索結果に含まれません。

ドキュメントの変更履歴を検索することはできますか?

いいえ。現在のところ検索できるのはファイルの最新バージョンのみです。検索時にバージョンの日付を入力することは可能です。日付を入力すると、指定された日付が終わる時点での変更がわかるスナップショットがファイルごとに表示されます。なお、バージョンが管理されているのは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルのみです。
次の項目に対する変更はファイルのバージョン履歴に含まれません。

  • タイトル
  • 共有相手
  • コメント(未解決のコメントの最新バージョンのみが含まれます)
Vault でドメイン全体の Google ドライブを検索することはできますか?

Vault では最多で 5,000 ユーザー(個々のユーザーまたは組織部門のメンバー)を検索できます。

ドライブ内のファイルを検索する

  1. 新しい案件を作成するか、既存の案件をクリックします。
  2. 左側のパネルにある [検索] をクリックし、検索するデータの種類として [ドライブ] をクリックします。
  3. [ソース] を選択します。
    • [すべてのデータ] - 組織内のすべてのデータを検索します。
    • [保持データ] - 指定した案件で記録保持の対象となっているすべてのデータを検索します。
  4. [検索方法] を選択します。
    • [特定のアカウント] - 検索対象のアカウントを入力します。ドメインに含まれる Vault ユーザーを最多で 5,000 人検索できます。5,000 人を超えるユーザーを検索しようとした場合、あるいはユーザーを 1 人も指定しなかった場合、検索は失敗します。[共有ドライブからの検索結果を含める] チェックボックスをオンにすることもできます。
    • [組織部門] - 特定の組織部門内を検索します。選択した組織部門に下位組織部門がある場合は、そのすべての下位組織部門も検索対象になります。組織部門のメンバーの人数は、5,000 人以下である必要があります。[共有ドライブからの検索結果を含める] チェックボックスをオンにすることもできます。
    • [共有ドライブ] - [共有ドライブを探す] をクリックします。
      1. 共有ドライブのメンバーのメールアドレスを追加します。
      2. 検索対象の共有ドライブの名前を入力し、ドライブをクリックします。複数の共有ドライブを選択できます。
  5. (省略可)期間を入力し、タイムゾーンを選択します。
    • 開始日を入力した場合は、その日以降に修正されたすべてのファイルが表示されます。
    • 終了日を入力した場合は、その日以前に修正されたすべてのファイルが表示されます。
  6. (省略可)[キーワード] で検索キーワードを指定します。検索演算子を使用すると、複雑な条件で検索することができます。
  7. Vault の検索対象は最新版のファイルのみですが、[版の日付] に値を入力することで、指定した日付に存在していた Google ファイルを表示して書き出すことができます。詳しくは、ファイルのバージョン履歴に含まれる情報についての記事をご覧ください。
  8. 次のいずれかをクリックします。
    • [検索] - 検索を実行します。
    • [エクスポート] - 検索結果をプレビューせずに、すぐに書き出します。
  9. (省略可)[検索] の横にある下向き矢印をクリックして、以下を選択します。
    1. [リセット] - 検索フォームをクリアします。
    2. [検索フォームを複製] - 現在のフォームの下に、入力済みの情報が自動的に取り込まれた別の検索フォームが表示されます。

検索結果のプレビュー

ファイルを検索すると、検索結果に各ドキュメントのタイトル、オーナー、最終更新日が表示されます。

注: ドライブ内のファイルのプレビューに関して、いくつか問題が報告されています。詳細をご覧ください。

次の表に、Vault でのさまざまなファイル形式の処理方法を示します。

  検索 プレビュー 書き出し
Google のファイル

タイトル

コンテンツ

メタデータ

ドキュメント

新しいスプレッドシート

古いスプレッドシート

スライド

図形描画

フォーム

ユーザーがアップロードしたファイル

タイトル

コンテンツ(テキストベースのファイル形式のみ)

メタデータ

大部分の一般的なファイル形式
コメント 一部 ×

ドキュメント

新しいスプレッドシート

古いスプレッドシート

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