Google ドライブを検索する

案件を作成すると、Google ドライブ内のファイルを検索できます。次のものを検索することもできます。

検索に関する注意事項

検索を行う前に、以下のことをご理解ください。

Vault でドライブ内のアイテムはどのように検索されますか?

検索エントリで指定したユーザーが所有するアイテムと、そのユーザーと直接共有されているすべてのアイテムがドライブ内で検索されます。Vault の検索では、ユーザーと直接共有されている共有ドライブ内のアイテムも、そのユーザーがその共有ドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず対象になります。フォルダやドライブのショートカットは対象外です。

共有ドライブを検索することはできますか?

はい。選択した共有ドライブを直接検索するか、特定のアカウントまたは組織部門を検索する際に共有ドライブを検索対象に含めることができます。

ドライブ内のアイテムのどの部分を検索できますか?

すべてのアイテムのタイトル、オーナー、最終更新日、その他のメタデータを検索できます。

サポートされているファイル形式については、ファイルのコンテンツ内の単語やフレーズを検索できます。Vault では、テキスト ファイルの場合は最初の 100 ページ、テキストを含む画像からなる PDF の場合は最初の 10 ページがインデックス登録されます。

次の形式のファイル内でテキストを検索できます。

Vault では、動画、音声、画像、バイナリ ファイルのコンテンツはインデックス登録されません。

ドライブ向け Vault でプレビューできるのはどのファイル形式ですか?

次のファイル形式をプレビューできます。

  • Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライド、Google 図形描画で作成されたファイル
  • アップロードされたファイル(.docx、.pdf、.xlsx など)
ドライブでファイルを検索したり書き出したりするときに、リンクされたファイルは対象にならない可能性があります

一部の Google ドキュメント エディタでは、ユーザーは別のファイルにファイルをリンクできます。たとえば、Google ドキュメントでは、Google スプレッドシートのデータにリンクされているグラフをドキュメントに挿入できます。スプレッドシートが更新されるたびに、ドキュメント内のグラフも更新されます。

Vault でドライブ内のファイルを検索すると、検索条件に一致するファイルのみが返されます。その中に、クエリ対象外のファイルにリンクされたファイルがある場合、リンク先のファイルは検索結果に含まれません。

ドキュメントの変更履歴を検索することはできますか?

いいえ。検索できるのはファイルの最新の版のみです。ただし、検索の条件として版の日付を入力することは可能です。版の日付を入力すると、Vault ではファイルの最新の版が検索されますが、版の日付の午前 12 時(UTC)より前に保存された最新の版のコンテンツをプレビューして書き出せます。なお、版が管理されているのは、Google ドライブの Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルのみです。

指定した版の日付に関係なく、現在の版の一部のプロパティが表示されます。表示されるプロパティには、Vault の metadata.xml ファイル内のタイトル、共有相手、最終更新日、その他のデータが含まれます。

次を条件として、版のスナップショットにはコメントが表示されます。

  • 未解決のコメントは、ドキュメントに対するコメント権限または編集権限を組織が持っている場合にのみ表示されます。閲覧権限しか持っていない場合、コメントは表示されません。
  • 未解決の単独のコメント(返信のないコメント)は、1)コメントが版の日付の時点で作成されており、2)コメントされたテキストがその版に存在する場合(最新の版ではコメントされたテキストが削除済みの場合であっても)に表示されます。コメントは、コメントが作成される前の版には表示されません。
  • 未解決のコメント スレッド(返信を含むスレッド)は、1)最初のコメントが版の日付の時点で作成されており、2)コメントされたテキストがその版に存在する場合(最新の版ではコメントされたテキストが削除済みの場合であっても)に表示されます。たとえば、コメント スレッドに 10 月 1 日と 10 月 5 日に作成された 2 つのメッセージがある場合に、10 月 2 日の版の日付で検索すると、その日付の時点では 10 月 5 日のメッセージが存在していないにもかかわらず両方のメッセージが表示されます。
  • 編集済みのコメントは、以前の版のコメントではなく、現在の版のコメントが表示されます。
  • 版の日付の時点ではコメントが未解決であっても、解決済みまたは削除済みのコメントは表示されません。
組織の最上位の組織部門を検索することはできますか?

いいえ。最上位の組織部門を検索することはできないため、子組織部門または個々のアカウントを選択してください。最大 5,000 アカウント(個々のアカウントまたは組織部門のメンバー)について、ドライブ内のデータを検索できます。

アップロードしたファイルの作成および変更時刻は、アップロード元によって異なる
ファイルを最初にアップロードしたときにドライブで設定される作成時刻と変更時刻は、そのファイルをどのようにドライブに追加したかによって、ローカル ファイルの時刻が反映される場合と、ファイルがアップロードされた時刻が反映される場合とがあります。次の表は、アップロード元によってどの時刻が反映されるかをまとめたものです。
  • アップロード - タイムスタンプにはファイルがドライブにアップロードされた時刻が反映される
  • ローカル - タイムスタンプにはアップロード元のデバイスまたはサービス上にある元のファイルと同じものが反映される
ファイルのアップロード元(クライアント) 作成時刻 変更時刻
ウェブアプリ アップロード

2020 年 4 月 8 日より前: アップロード

2020 年 4 月 8 日より後: ローカル

ドライブ ファイル ストリーム ローカル ローカル
バックアップと同期 アップロード ローカル
iOS アップロード アップロード
Android アップロード アップロード
G Suite Migrate ローカル ローカル
Drive API 呼び出し元で設定可能 呼び出し元で設定可能

ドライブ内のファイルを検索する

  1. 新しい案件を作成するか、既存の案件をクリックします。
  2. 左側のパネルにある [検索] をクリックし、検索するデータの種類として [ドライブ] をクリックします。
  3. [ソース] を選択します。
    • [すべてのデータ] - 組織内のすべてのデータを検索します。
    • [保持データ] - 指定した案件で記録保持の対象となっているすべてのデータを検索します。
  4. [検索方法] を選択します。
    • [特定のアカウント] - 検索対象のアカウントを入力します。ドメインに含まれる Vault ユーザーを最多で 5,000 人検索できます。5,000 人を超えるユーザーを検索しようとした場合、あるいはユーザーを 1 人も指定しなかった場合、検索は失敗します。[共有ドライブからの検索結果を含める] チェックボックスをオンにすることもできます。
    • [組織部門] - 特定の組織部門内を検索します。選択した組織部門に下位組織部門がある場合は、そのすべての下位組織部門も検索対象になります。組織部門のメンバーの人数は、5,000 人以下である必要があります。[共有ドライブからの検索結果を含める] チェックボックスをオンにすることもできます。
    • [共有ドライブ] - [共有ドライブを探す] をクリックします。
      1. 共有ドライブのメンバーのメールアドレスを追加します。
      2. 検索対象の共有ドライブの名前を入力し、ドライブをクリックします。複数の共有ドライブを選択できます。
  5. (省略可)期間を入力し、タイムゾーンを選択します。
    • 開始日を入力した場合は、その日以降に修正されたすべてのファイルが表示されます。
    • 終了日を入力した場合は、その日以前に修正されたすべてのファイルが表示されます。
  6. (省略可)[キーワード] で検索キーワードを指定します。検索演算子を使用すると、複雑な条件で検索することができます。
  7. Vault の検索対象は最新版のファイルのみですが、[版の日付] に値を入力することで、指定した日付に存在していた Google ファイルを表示して書き出すことができます。詳しくは、ファイルのバージョン履歴に含まれる情報についての記事をご覧ください。
  8. 次のいずれかをクリックします。
    • [検索] - 検索を実行します。
    • [エクスポート] - 検索結果をプレビューせずに、すぐに書き出します。
  9. (省略可)[検索] の横にある下向き矢印をクリックして、以下を選択します。
    1. [リセット] - 検索フォームをクリアします。
    2. [検索フォームを複製] - 現在のフォームの下に、入力済みの情報が自動的に取り込まれた別の検索フォームが表示されます。

検索結果のプレビュー

ファイルを検索すると、検索結果に各ドキュメントのタイトル、オーナー、最終更新日が表示されます。

注: ドライブ内のファイルのプレビューに関して、いくつか問題が報告されています。詳細をご覧ください。

次の表に、Vault でのさまざまなファイル形式の処理方法を示します。

  検索 プレビュー 書き出し
Google のファイル

タイトル

コンテンツ

メタデータ

ドキュメント

新しいスプレッドシート

古いスプレッドシート

スライド

図形描画

フォーム

ユーザーがアップロードしたファイル

タイトル

コンテンツ(テキストベースのファイル形式のみ)

メタデータ

大部分の一般的なファイル形式
コメント 一部 ×

ドキュメント

新しいスプレッドシート

古いスプレッドシート

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変更履歴 × × ×
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