Google Vault は管理者および法務担当者向けです。Vault を使用するには、事前に Google Workspace 管理者にアカウントを設定してもらう必要があります。管理者を確認する
Google Workspace データの電子情報開示プロジェクトの一環として、Google Vault を使用し、共有ドライブ、Google Meet の録画、新しい Google サイトで作成されたサイトなどの Google ドライブのアイテムを検索できます。サポートされているファイル形式のタイトルとコンテンツが検索対象となります。また、アイテムをプレビューしたり、検索結果を書き出したりすることもできます。
検索に関する注意事項
アイテムを検索する前に、サポートされるデータの種類（ドライブ、Meet、サイト）に関する記事と Vault での検索に関するよくある質問をお読みになることをおすすめします。
検索対象となるデータ対象:
- ユーザーのドライブと共有ドライブ内にあるファイルのテキストベースのコンテンツとメタデータ
- ユーザーに共有された外部ファイル
対象外:
- 暗号化されたコンテンツ
- リンクされたファイル
- メール レイアウト
- 動画、音声、画像、ZIP、バイナリ ファイルのコンテンツ
- ユーザーの Google Currents アカウントから自動的に同期された動画
検索可能なコンテンツとメタデータ
すべてのアイテムのタイトル、オーナー、最終更新日、その他のメタデータを検索できます。
サポートされているファイル形式については、ファイルのコンテンツ内の単語やフレーズを検索できます。Vault では、テキスト ファイルの場合は最初の 100 ページ、テキストを含む画像からなる PDF の場合は最初の 10 ページがインデックス登録されます。
次の形式のファイル内でテキストを検索できます。
- Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、Google サイト
注: ドキュメントに直接表示されていないコメント、編集の提案、タスクのメタデータは検索できません。
- Microsoft Word、Excel、PowerPoint
- HTML
- TXT
- RTF
- SBV
- OpenOffice™ XML
- Wireless Application Protocol（WAP）
- Wireless Markup Language（WML）
- Google Earth（KML）
詳しくは、サポートされるサービスとデータタイプ（ドライブ、Meet、Google サイトのセクション）をご覧ください。
Vault で検索されるファイルは、検索のタイプによって異なります。
| 検索のタイプ | 検索されるファイル |
|---|---|
| 特定のアカウント または 組織部門 |
次のものが検索対象となります。
（任意）共有ドライブ内のファイルVault で検索されるのは、アカウントと直接共有されているファイル、またはアカウントと直接共有されているフォルダ内のファイルのみです。共有ドライブは、検索対象に追加しない限り検索されることはありません。検索で共有ドライブを対象に含めると（アカウントまたは組織部門単位で検索する場合）、検索されるアカウントが属する共有ドライブが検索されます。 |
| 共有ドライブ | 指定した共有ドライブ（複数も可）内の全ファイルが Vault で検索されます。 |
注: フォルダおよびドライブのショートカットは対象外です。
- 録画 - 会議のタイトル、メタデータ（オーナー、会議 ID、録画開始時刻など）を指定して検索できます。会議で字幕がオンになっている場合、字幕の内容が検索されます。検索を動画のみに限定するには、検索キーワード
type:videoを使用します。 - チャットログ - SBV ファイルとして保存されます。チャットログには、録画開始時間を基準とするメッセージのタイムスタンプ、送信者の氏名、メッセージ テキストが含まれます。ファイル名、ログ内のテキスト、ファイルの作成日などのメタデータで検索できます。
- 出欠状況 - Google スプレッドシート ファイルとして保存されます。このログには、参加者の名前、メールアドレス、会議に参加していた時間の長さが含まれます。ファイル名、ログ内のテキスト、ファイルの作成日などのメタデータで検索できます。
- Q＆A とアンケートのログ - Google スプレッドシート ファイルとして保存されます。このログには、質問、回答、参加者が含まれます。ファイル名、ログ内のテキスト、ファイルの作成日などのメタデータで検索できます。
- メモ - Google ドキュメント ファイルとして保存され、Google カレンダーの会議メモを使用したときに作成されます。ファイル名、メモ内のテキスト、ファイルの作成日などのメタデータで検索できます。
詳しくは、Meet の録画についての記事をご覧ください。
検索を新しい Google サイトで作成されたサイトに限定するには、検索キーワード type:site を使用します。サイトを除外するには、検索キーワード -type:site または NOT type:site を使用します。
次のファイル形式をプレビューできます。
- Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライド、Google サイト、Google 図形描画で作成されたファイル
- アップロードされたファイル（.docx、.pdf、.xlsx など）
- サイトのプレビューでは、外部リンクもプレビューできます。埋め込まれたスプレッドシートやドキュメントなど、プレビューがサポートされていて、ファイルへのアクセス権限がある場合は、埋め込みファイルをプレビューすることもできます。アクセス権限がない場合は、埋め込みファイルを直接検索する必要があります。
暗号化されたファイル、動画、ZIP ファイルの内容はプレビューできません。
検索できるのはファイルの最新の版のみです。ただし、検索の条件として版の日付を入力することは可能です。版の日付を入力すると、Vault ではファイルの最新の版が検索されますが、指定の日付の午前 0 時より前に保存された最新の版のコンテンツをプレビューして書き出せます。クエリでタイムゾーンを設定します。Google ドライブでは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Google サイト、図形描画で作成されたファイルの版が保持されます。
容量の大きなファイルは、記録保持の対象でない限り、保存容量を節約するために統合されることがあります。ドライブを使用して Vault を検索する場合、古い版にはアクセスできません。代わりに、使用可能な最も古い統合済みの版が表示されます。
指定した版の日付に関係なく、現在の版の一部のプロパティが表示されます。表示されるプロパティには、Vault の metadata.xml ファイル内のタイトル、共有相手、最終更新日、承認者、承認ステータス、その他のデータが含まれます。
次を条件として、版のスナップショットにはコメントが表示されます。
- 未解決のコメントは、ドキュメントに対するコメント権限または編集権限を組織が持っている場合にのみ表示されます。閲覧権限しか持っていない場合、コメントは表示されません。
- 未解決の単独のコメント（返信のないコメント）は、1）コメントが版の日付の時点で作成されており、2）コメントされたテキストがその版に存在する場合（最新の版ではコメントされたテキストが削除済みの場合であっても）に表示されます。コメントは、コメントが作成される前の版には表示されません。
- 未解決のコメント スレッド（返信を含むスレッド）は、1）最初のコメントが版の日付の時点で作成されており、2）コメントされたテキストがその版に存在する場合（最新の版ではコメントされたテキストが削除済みの場合であっても）に表示されます。たとえば、コメント スレッドに 10 月 1 日と 10 月 5 日に作成された 2 つのメッセージがある場合に、10 月 2 日の版の日付で検索すると、その日付の時点では 10 月 5 日のメッセージが存在していないにもかかわらず両方のメッセージが表示されます。
- 編集済みのコメントは、以前の版のコメントではなく、現在の版のコメントが表示されます。
- 版の日付の時点ではコメントが未解決であっても、解決済みまたは削除済みのコメントは表示されません。
いいえ。最上位の組織部門を検索することはできないため、子組織部門または個々のアカウントを選択してください。最大 5,000 アカウント（個々のアカウントまたは組織部門のメンバー）について、ドライブ内のデータを検索できます。
- アップロード - ファイルがドライブにアップロードされた時刻のタイムスタンプ
- ローカル - アップロード元のデバイスまたはサービスにおける元のファイルの作成時刻のタイムスタンプ
| ファイルのアップロード元（クライアント） | 作成日時 | 変更日時 |
|---|---|---|
| ウェブアプリ | アップロード |
2020 年 4 月 8 日より前: 2020 年 4 月 8 日より後: |
| パソコン版 Google ドライブ | アップロード | ローカル |
| バックアップと同期 | アップロード | ローカル |
| iOS | アップロード | アップロード |
| Android | アップロード | アップロード |
| Google Workspace Migrate | ローカル | ローカル |
| Drive API | 呼び出し元で設定可能 | 呼び出し元で設定可能 |
ドライブ内のファイルを検索する
- vault.google.com にログインします。
- [案件] をクリックします。Vault プロジェクトのワークスペースである案件のデータを検索します。案件を使用すると、関連する記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、エクスポートをグループ化できます。案件によって検索できるデータが制限されることはありません。どの案件からでも、アクセスが許可されているすべてのデータを検索できます。
- 検索クエリを実行する案件が存在する場合はその案件をクリックして開くか、新しく案件を作成します。
- [作成] をクリックします。
- 案件の名前と、必要に応じて説明を入力します。
- [案件を新規作成] をクリックします。
[検索] タブが開きます。
- [サービス] で [ドライブ] を選択します。
- 検索するソースデータを選択します。
- [すべてのデータ] - 組織内のすべてのメッセージを検索します。
- [保持データ] - 指定した案件で記録保持の対象となっているデータのみを検索します。
- 検索するエンティティを選択します。
- [特定のアカウント] - アカウントのメールアドレスを入力します（最多 5,000 件まで入力可能）。
- [組織部門] - 特定の組織部門内の全アカウントを検索します。表示されたダイアログで、組織部門を選択します。
選択した組織部門に下位組織部門がある場合は、下位組織部門のアカウントも検索対象になります。組織部門のメンバーの人数は、下位組織部門を含めて 5,000 人未満である必要があります。
- [共有ドライブ] - 1 つ以上の共有ドライブを検索します。
共有ドライブを選択し、[追加] をクリックします。多くの共有ドライブがあってリストが複数のページにわたる場合、ページを変更しても選択内容は保持されます。リストの上部にある [すべて選択] チェックボックスをオンにした場合に選択されるのは、現在のページのみです。メンバーのメールアドレスまたは共有ドライブの名前でリストを検索することもできます。
- メンバーのメールアドレスでリストをフィルタするには:
- [メンバーのメールで検索] をクリックします。
- アカウント（複数可）を入力します。
- [検索] をクリックします。
- 共有ドライブの名前でリストをフィルタするには（組織にある共有ドライブが 1,000 個未満の場合）:
- [名前でフィルタ] をクリックし、共有ドライブの名前に含まれている文字を入力します。たとえば、「
pr」は「Sales projects」、「Marketing Projects」、「Product management」という名前の共有ドライブには一致しますが、「Repairs」には一致しません。複数ページにわたるリストは、文字を追加すると自動的に更新されます。
-
チェックボックスをオン
[Enter] をクリックします。
- [名前でフィルタ] をクリックし、共有ドライブの名前に含まれている文字を入力します。たとえば、「
- 共有ドライブを名前で検索するには（組織の共有ドライブが 1,000 個以上ある場合）
- [共有ドライブ名で検索] をクリックします。
- 共有ドライブの名前に含まれている単語を入力します。注: 単語は正確かつ完結している必要があります。たとえば、「
marketing, projects」は「Marketing projects Q4’22」と「Projects for marketing」という名前の共有ドライブと一致します。「project」に「s」が付いていないため、「Marketing project archive」という名前の共有ドライブとは一致しません。同様に、「ma」は単語の一部にすぎず、完全な単語ではないため、これらの共有ドライブのいずれにも一致しません。 - [検索] をクリックします。
- メンバーのメールアドレスでリストをフィルタするには:
- [サイト] - URL でサイトを検索します。
- 表示されたダイアログで、サイトの公開 URLを入力します（複数ある場合はカンマで区切ります）。URL の形式は sites.google.com/[ドメイン]/[サイト名]です。注: ページの URL では検索できません。サイトの URL のみが検索可能です。また、自組織ではなく外部の組織によって共有されているサイトの URL では検索できません。
- [検索] をクリックします。
- サイトのリストから検索対象のサイトを選択し、[追加] をクリックします。
- （省略可）アカウントまたは組織部門を検索する場合、共有ドライブ内のファイルを含めるには、[
共有ドライブのアイテムを含める] をクリックします。
- （省略可）タイムゾーンを選択します。
- （省略可）[更新日] に期間を入力します。
- 開始日を入力すると、その日以降に変更されたすべてのアイテムが返されます。
- 終了日を入力すると、その日以前に変更されたすべてのアイテムが返されます。
- （省略可）[キーワード] に検索キーワードを入力します（複数可）。
- コンテンツ、タイトル、メタデータ内の複数のキーワードを検索するには、単語をスペースで区切って入力します（例:
project goals）。 - フレーズを検索するには、複数の単語を引用符で囲みます（例:
"project goals"）。 - アカウント、共有、アイテム名、アイテムの種類、更新日で検索するには、検索演算子を使用します。
検索キーワードは 2,000 文字までで指定します。
- コンテンツ、タイトル、メタデータ内の複数のキーワードを検索するには、単語をスペースで区切って入力します（例:
- （省略可）Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、サイト、図形描画で作成され、特定の日付に保存されたファイルの版を取得するには、[版の日付] を入力します。詳しくは、このページの変更履歴に関するセクションをご覧ください。
- （省略可）クライアントサイド暗号化ファイルのみを検索する、または検索から除外するには、[検索オプション] をクリックして検索するファイルを選択します（デフォルトはすべてのファイルです）。注: このオプションは、Google Workspace クライアントサイド暗号化が有効になっている場合にのみ使用できます。
- 次のいずれかをクリックします。
- [検索] - 検索を実行し、クエリに一致するアイテムのリストを返します。
- [エクスポート] - 検索結果をプレビューせずに、すぐに書き出します。書き出しの詳細に関する記事をご覧ください。
- 検索またはエクスポートが完了したら、次の操作を行うことができます。
- 検索を編集するには、[展開する] をクリックします。
- アイテムのプレビューを開くには、そのアイテムをクリックします。注: 検索結果のリストでは、クライアントサイド暗号化ファイルの横に暗号化アイコン
が表示されます。
- 検索結果を書き出すには、[エクスポート] をクリックします。書き出しの詳細に関する記事をご覧ください。
- クエリを保存するには、[保存] をクリックします。保存したクエリに関する記事をご覧ください。
- すべてのフィールドをクリアして新しい検索を開始するには、[クリア] をクリックします。
[Enter] をクリックします。検索結果をプレビューする
検索を実行した後、クエリに一致するアイテムを確認してダウンロードできます。
Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、サイト、図形描画などの Google ファイルのほか、PDF、DOCX、XLSX などの一般的な形式のファイルのプレビューがサポートされています。ZIP、バイナリ、動画、暗号化されたファイルはプレビューできません。Google ファイル内のコメント、編集の提案、変更履歴はプレビューできません。
注: Google スプレッドシートの IMAGE 関数は、画像を URL（https://www.example.com/images/logo.jpg など）で参照できます。Vault でスプレッドシートをプレビューすると、画像がソースからリアルタイムで取得されます。スプレッドシートにアップロードまたは挿入された画像について、検索での指定日の時点で利用可能な画像が Vault に保存されて表示されます。
- アイテムをプレビューするには、検索結果のリストでそのアイテムをクリックします。
- サポートされているファイル形式の場合は、そのアイテムのプレビューが開きます。
- プレビューがサポートされていないファイル形式の場合は、エラーが表示されますが、そのアイテムをダウンロードすることは可能です。
- プレビューからアイテムをダウンロードするには、その他アイコン