Utilizzare Vault per eseguire ricerche su Google Drive e Meet

Vault è destinato agli amministratori e agli uffici legali. Perché tu possa utilizzare Vault, l'amministratore di Google Workspace deve configurare il tuo account. Chi è il mio amministratore?

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare Vault per cercare elementi su Google Drive, inclusi i Drive condivisi, e nelle registrazioni di Meet. Puoi cercare nei titoli e nei contenuti dei tipi di file supportati. Puoi anche visualizzare l'anteprima degli elementi ed esportare i risultati di ricerca.

Cose da sapere prima di iniziare una ricerca

Apri tutto

In che modo Vault cerca gli elementi su Drive?

Vault cerca su Drive tutti gli elementi di proprietà degli utenti specificati nella voce di ricerca e gli elementi condivisi direttamente con loro. Nella ricerca di Vault possono essere inclusi gli elementi di un Drive condiviso che sono stati condivisi direttamente con un utente, indipendentemente dal fatto che quest'ultimo sia membro di quel Drive condiviso o meno. Non sono invece incluse le cartelle o le scorciatoie di Drive.

Posso cercare all'interno di Drive condivisi?

Sì, puoi cercare direttamente all'interno dei Drive condivisi selezionati oppure, quando esegui una ricerca per unità organizzative o account specifici, puoi scegliere di includere i risultati dei Drive condivisi.

Quali parti degli elementi su Drive sono disponibili per la ricerca?

Per tutti gli elementi, puoi cercare il titolo, il proprietario, la data dell'ultima modifica e altri metadati.

Per i tipi di file supportati, puoi cercare parole e frasi presenti nei contenuti dei file. Vault indicizza le prime 100 pagine dei file di testo e le prime 10 pagine di testo nei PDF di immagini.

È possibile cercare testo all'interno dei seguenti tipi di file:

Vault non indicizza i contenuti di file video, audio, immagine o binari.

Come posso cercare le registrazioni di Meet e relativi log di Chat, Domande e risposte e Sondaggi?
  • Registrazioni: puoi cercare in base al titolo e ai metadati della riunione, come il proprietario, l'ID riunione e l'ora di inizio della registrazione. Tuttavia, i contenuti delle registrazioni di Meet non vengono indicizzati per la ricerca perché sono file video (MP4). Per limitare la ricerca solo ai video, puoi utilizzare il termine di ricerca type:video
  • Log di Chat: i log di Chat vengono salvati come file SBV. I log della chat contengono timestamp del messaggio relativi all'ora di inizio della registrazione, al nome e al cognome dei mittenti e al testo del messaggio. Puoi cercare per nome del file, testo nel log e metadati, ad esempio in base a quando il file è stato creato.
  • Log di Domande e risposte e Sondaggi: i log di Domande e risposte e Sondaggi vengono salvati come file di Fogli Google e contengono le domande, le risposte e i partecipanti. Puoi cercare per nome del file, testo nel log e metadati, ad esempio in base a quando il file è stato creato.

Scopri di più sulle registrazioni di Meet

Quali tipi di file posso visualizzare in anteprima con Vault per Drive?

Puoi visualizzare in anteprima i seguenti tipi di file:

  • File creati con Documenti Google, Fogli Google, Presentazioni Google e Disegni Google
  • File caricati come .docx, .pdf e .xlsx
I file collegati potrebbero non essere inclusi quando cerchi ed esporti file in Drive

In alcuni editor di Documenti Google, gli utenti possono collegare un file a un altro file. Ad esempio, in un documento Google puoi inserire un grafico collegato ai dati di un foglio di lavoro di Fogli Google. Ogni volta che il foglio di lavoro viene aggiornato, viene aggiornato anche il grafico nel documento.

Quando cerchi file su Drive, Vault restituisce solo quelli che corrispondono ai criteri di ricerca. Se questi file sono collegati a file che non corrispondono alla tua query, i file collegati non vengono inclusi nei risultati.

Posso cercare all'interno della cronologia delle revisioni di un documento?

No. Puoi cercare solo nella versione più recente di un file, ma puoi inserire la data della versione come parte della ricerca. Quando inserisci la data della versione, Vault cerca la versione corrente del file, ma visualizzi in anteprima ed esporti i contenuti dell'ultima versione salvata prima delle ore 00:00 UTC della data specificata. Il controllo delle versioni è supportato solo su Google Drive per Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google. 

Vengono riportate alcune proprietà della versione attuale, a prescindere dalla data della versione specificata. Tra queste sono inclusi il titolo della versione, le persone con cui è stata condivisa, la data/ora dell'ultima modifica e altri dati contenuti del file metadata.xml di Vault.

Le istantanee della versione includono i commenti, soggetti ai seguenti criteri:

  • I commenti aperti sono inclusi solo se l'organizzazione dispone dell'accesso per commenti o in modifica al documento. I commenti non vengono inclusi se hai solo l'accesso in visualizzazione.
  • Un singolo commento aperto (senza risposte) verrà incluso se: 1) il commento era già stato creato alla data della versione e 2) il testo commentato esisteva in quella versione (anche se attualmente risulta eliminato). Un commento non è incluso nelle versioni precedenti alla sua creazione.
  • La versione integrale di un thread di commenti aperto (con risposte) verrà inclusa se: 1) il primo commento era già stato creato alla data della versione e 2) il testo commentato esisteva in quella versione (anche se attualmente risulta eliminato). Ad esempio, se un thread di commenti comprende due messaggi creati rispettivamente il 1° e il 5 ottobre, una ricerca con data della versione 2 ottobre conterrà entrambi i commenti, anche se il commento del 5 ottobre non esisteva nella data specificata.
  • I commenti modificati vengono inclusi così come sono attualmente, non come si presentavano alla data/ora della versione.
  • I commenti risolti o eliminati non vengono inclusi in una versione, anche se erano aperti alla data/ora specificata per la versione.
Posso cercare nell'unità organizzativa di primo livello della mia organizzazione?

No. Non puoi cercare nell'unità organizzativa di primo livello. Seleziona un'unità organizzativa secondaria o account individuali. Puoi cercare su Drive fino a un massimo di 5000 account (come account individuali o membri di unità organizzative).

La data e l'ora di creazione e modifica di un file caricato dipendono dall'origine del file
La data e l'ora di creazione e modifica impostate da Drive per un file quando viene caricato per la prima volta potrebbero corrispondere al file locale o alla data e ora di caricamento, a seconda di come il file è stato aggiunto a Drive. Nella tabella seguente sono indicate la data e l'ora utilizzate per fonti diverse, dove:
  • Caricamento: il timestamp indica quando il file è stato caricato su Drive
  • Locale: il timestamp corrisponde a quello del file originale sul dispositivo o servizio di origine.
Origine file (client) Data/ora di creazione Data/ora di modifica
App web Caricamento

Prima dell'8 aprile 2020: caricamento

Dopo l'8 aprile 2020: locale

Drive File Stream Locale Locale
Backup e sincronizzazione Caricamento Locale
iOS Caricamento Caricamento
Android Caricamento Caricamento
G Suite Migrate Locale Locale
API Drive Può essere impostata dal chiamante Può essere impostata dal chiamante

Cercare file in Drive

Questi passaggi si riferiscono alla nuova versione di Vault (vault.google.com). Vai ai passaggi per la versione classica di Vault

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche. Cerca i dati nelle pratiche, ovvero le aree di lavoro per i progetti Vault, in cui puoi raggruppare insieme blocchi, ricerche ed esportazioni correlati tra loro. Le pratiche non limitano i dati che è possibile cercare: tutti i dati a cui puoi accedere sono disponibili per la ricerca.
  3. Se la pratica in cui vuoi eseguire la query di ricerca esiste, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
    1. Fai clic su Crea pratica.
    2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
    3. Fai clic su Crea.

    Si apre la scheda Ricerca.

  4. Per il servizio, seleziona Drive.
  5. Seleziona i dati di origine in cui cercare:
    • Tutti i dati: cerca in tutti i messaggi dell'organizzazione.
    • Dati bloccati: cerca solo nei messaggi sottoposti a blocco in relazione alla pratica.
  6. Seleziona l'entità in cui cercare:
    • Account specifici: puoi inserire fino a 5000 indirizzi email di account.
    • Unità organizzativa: cerca in tutti gli account di un'unità organizzativa specifica. Nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona un'unità organizzativa.

      Se scegli un'unità organizzativa che comprende unità organizzative secondarie, la ricerca degli account verrà eseguita anche in queste ultime. L'unità organizzativa deve avere meno di 5000 membri, incluse le unità organizzative secondarie

    • Drive condivisi: cerca in uno o più Drive condivisi:
      1. Nella finestra di dialogo visualizzata, inserisci uno o più indirizzi email dei membri del Drive condiviso.
      2. Fai clic su Trova.
      3. Nell'elenco dei Drive condivisi, seleziona uno o più Drive condivisi e fai clic su Aggiungi.
  7. (Facoltativo) Se cerchi negli account o in un'unità organizzativa, per includere i messaggi nei Drive condivisi, fai clic su Includi elementi dai Drive condivisi "".
  8. (Facoltativo) Seleziona un fuso orario.
  9. (Facoltativo) Inserisci un intervallo per la Data modifica.
    • Se inserisci una data di inizio, Vault restituisce tutti gli elementi modificati in quella data o successivamente.
    • Se inserisci una data di fine, Vault restituisce tutti gli elementi modificati in quella data o precedentemente.
  10. (Facoltativo) In Termini, inserisci uno o più termini di ricerca:
    • Per cercare una o più parole chiave nei contenuti, nel titolo o nei metadati, inserisci parole separate da spazi. Ad esempio, obiettivi progetto.
    • Per cercare una frase, racchiudi le parole tra virgolette. Ad esempio, "obiettivi del progetto".
    • Per cercare per account, condivisione, nome dell'elemento, tipo di elemento o data di modifica, utilizza gli operatori di ricerca.

    I termini di ricerca non possono superare i 2000 caratteri.

  11. (Facoltativo) Per recuperare le versioni di Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google salvate in una data specifica, inserisci una Data versione. Scopri di più
  12. Fai clic su una delle seguenti opzioni:
    • Cerca: esegui la ricerca e restituisci un elenco di elementi che corrispondono alla query.
    • Esporta: esporta direttamente i risultati della ricerca e ignora l'anteprima dei risultati. Scopri di più sulle esportazioni
  13. Al termine della ricerca o dell'esportazione, puoi eseguire le seguenti azioni:
    • Per modificare la ricerca, fai clic su Espandi.
    • Per aprire l'anteprima di un elemento, fai clic sull'elemento.
    • Per creare un'esportazione dei risultati di ricerca, fai clic su Esporta. Scopri di più
    • Per salvare la query, fai clic su Salva. Scopri di più
    • Per cancellare tutti i campi e avviare una nuova ricerca, fai clic su Cancella.

Visualizzare l'anteprima dei risultati di ricerca

Questi passaggi si riferiscono alla nuova versione di Vault (vault.google.com). Vai ai passaggi per la versione classica di Vault

Dopo aver effettuato una ricerca, puoi esaminare e scaricare gli elementi che corrispondono alla tua query.

L'anteprima è supportata per i file Google come Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni, oltre ad altri tipi comuni come PDF, DOCX e XLSX. Non puoi visualizzare l'anteprima di file ZIP, binari e video (Scopri di più). Nei file di Google, non puoi visualizzare in anteprima i commenti, le modifiche suggerite o la cronologia delle revisioni.

  1. Per visualizzare un elemento in anteprima, fai clic sull'elemento nell'elenco dei risultati di ricerca.
    • Per i tipi di file supportati, viene visualizzata un'anteprima dell'elemento.
    • Per i tipi di file non supportati, Vault visualizza un errore nell'anteprima, ma puoi comunque scaricare l'elemento.
  2. Per scaricare un elemento dall'anteprima, fai clic su Altro ""quindi Scarica.

Utilizzare la versione classica di Vault

Fai clic qui sotto per aprire i passaggi per la versione classica di Vault (ediscovery.google.com). Vai ai passaggi per la nuova versione di Vault

Cercare file di Drive e Meet su ediscovery.google.com

Cercare file in Drive

  1. Crea una nuova pratica o fai clic su una pratica esistente.
  2. Fai clic su Cerca nel riquadro a sinistra, quindi fai clic su Drive come tipo di dati da cercare.
  3. Scegli un'origine:
    • Tutti i dati: cerca in tutti i dati dell'organizzazione.
    • Dati bloccati: cerca in tutti i dati sottoposti a blocco relativi alla pratica.
  4. Seleziona un metodo di ricerca:
    • Account specifici: inserisci uno o più account per cercare fino a 5000 utenti di Vault nel dominio. Se tenti di cercare più di 5000 utenti o non includi almeno un utente, la ricerca non funzionerà. Puoi anche selezionare la casella Includi i risultati dei Drive condivisi.
    • Unità organizzativa: cerca all'interno di un'unità organizzativa specifica. Se ne scegli una con unità organizzative secondarie, la ricerca verrà eseguita anche in queste ultime. L'unità organizzativa deve avere meno di 5000 membri. Puoi anche selezionare la casella Includi i risultati dei Drive condivisi.
    • Drive condivisi: fai clic su Trova i Drive condivisi.
      1. Aggiungi l'indirizzo email di un membro di un Drive condiviso.
      2. Inizia a digitare il nome del Drive condiviso che stai cercando, quindi selezionalo. Puoi scegliere più Drive condivisi.
  5. (Facoltativo) Inserisci un intervallo di date e scegli un fuso orario.
    • Se inserisci una data di inizio, Vault restituisce tutti i file modificati nella data inserita o successivamente.
    • Se inserisci una data di fine, Vault restituisce tutti i file modificati in quella data o precedentemente.
  6. (Facoltativo) Utilizza Termini per specificare uno o più termini di ricerca. Se la ricerca è complessa, utilizza gli operatori di ricerca.
  7. Vault cerca solo nella versione più recente di un file. Tuttavia, puoi inserire la data della versione per visualizzare ed esportare i file Google così com'erano in tale data. Scopri di più sugli elementi inclusi nella cronologia delle versioni un file.
  8. Fai clic su una delle seguenti opzioni:
    • Cerca: consente di eseguire una ricerca.
    • Esporta: ignora l'anteprima ed esporta immediatamente i risultati di ricerca.
  9. (Facoltativo) Fai clic sulla Freccia giù accanto a Cerca per visualizzare le seguenti opzioni:
    1. Reimposta: cancella il modulo di ricerca.
    2. Duplica modulo di ricerca: apre un altro modulo di ricerca nel modulo corrente che contiene le informazioni già inserite precedentemente.

Visualizzare l'anteprima dei risultati di ricerca

Una volta completata la ricerca, Vault apre una tabella dei risultati che include il titolo, il proprietario e la data dell'ultima modifica di ciascun elemento. Puoi visualizzare l'anteprima degli elementi nei tipi di file supportati.

Per visualizzare un elemento, fai clic sull'elemento nella tabella dei risultati.

Per scaricare l'elemento, fai clic su Altro ""e poi Scarica. Puoi scaricare un elemento anche se non viene caricato nell'anteprima.

Nota: la visualizzazione dell'anteprima dei file di Drive presenta diversi problemi noti. Scopri di più
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