Eseguire ricerche su Google Drive

Vault cerca su Drive tutti gli elementi di proprietà degli utenti specificati nella voce di ricerca e gli elementi condivisi direttamente con loro. Nella ricerca di Vault possono essere inclusi gli elementi di un Drive condiviso che sono stati condivisi direttamente con un utente, indipendentemente dal fatto che quest'ultimo sia membro di quel Drive condiviso o meno. Non sono invece incluse le cartelle o le scorciatoie di Drive.

Sì, puoi cercare direttamente i Drive condivisi selezionati oppure, quando esegui una ricerca per unità organizzative o account specifici, puoi scegliere di includere i risultati dei Drive condivisi.

Per tutti gli elementi, puoi cercare il titolo, il proprietario, la data dell'ultima modifica e altri metadati.

Per i tipi di file supportati, puoi cercare parole e frasi presenti nei contenuti dei file. Vault indicizza le prime 100 pagine dei file di testo e le prime 10 pagine di testo nei PDF di immagini.

È possibile cercare testo all'interno dei seguenti tipi di file:

• Microsoft Word, Excel e PowerPoint
• .pdf
• .html
• .txt
• .rtf
• OpenOffice™ XML
• Wireless Application Protocol (.wap)
• Wireless Markup Language (.wml)
• Google Earth (.kml)

Vault non indicizza i contenuti di file video, audio, immagine o binari.

Puoi visualizzare in anteprima i seguenti tipi di file:

• File creati con Documenti Google, Fogli Google, Presentazioni Google e Disegni Google
• File caricati come .docx, .pdf e .xlsx

In alcuni editor di Documenti Google, gli utenti possono collegare un file a un altro file. Ad esempio, in un documento Google puoi inserire un grafico collegato ai dati di un foglio di lavoro di Fogli Google. Ogni volta che il foglio di lavoro viene aggiornato, viene aggiornato anche il grafico nel documento.

Quando cerchi file su Drive, Vault restituisce solo quelli che corrispondono ai criteri di ricerca. Se questi file sono collegati a file che non corrispondono alla tua query, i file collegati non vengono inclusi nei risultati.

No. Puoi cercare solo nella versione più recente di un file, ma puoi inserire la data della versione come parte della ricerca. Quando inserisci la data della versione, Vault cerca la versione corrente del file, ma visualizzi in anteprima ed esporti i contenuti dell'ultima versione salvata prima delle ore 00:00 UTC della data specificata. Il controllo delle versioni è supportato solo su Google Drive per Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google. 

Vengono riportate alcune proprietà della versione attuale, a prescindere dalla data della versione specificata. Tra queste sono inclusi il titolo della versione, le persone con cui è stata condivisa, la data/ora dell'ultima modifica e altri dati contenuti del file metadata.xml di Vault.

Le istantanee della versione includono i commenti, soggetti ai seguenti criteri:

• I commenti aperti sono inclusi solo se l'organizzazione dispone dell'accesso per commenti o in modifica al documento. I commenti non vengono inclusi se hai solo l'accesso in visualizzazione.
• Un singolo commento aperto (senza risposte) verrà incluso se: 1) il commento era già stato creato alla data della versione e 2) il testo commentato esisteva in quella versione (anche se attualmente risulta eliminato). Un commento non è incluso nelle versioni precedenti alla sua creazione.
• La versione integrale di un thread di commenti aperto (con risposte) verrà inclusa se: 1) il primo commento era già stato creato alla data della versione e 2) il testo commentato esisteva in quella versione (anche se attualmente risulta eliminato). Ad esempio, se un thread di commenti comprende due messaggi creati rispettivamente il 1° e il 5 ottobre, una ricerca con data della versione 2 ottobre conterrà entrambi i commenti, anche se il commento del 5 ottobre non esisteva nella data specificata.
• I commenti modificati vengono inclusi così come sono attualmente, non come si presentavano alla data/ora della versione.
• I commenti risolti o eliminati non vengono inclusi in una versione, anche se erano aperti alla data/ora specificata per la versione.

No. Non puoi cercare nell'unità organizzativa di primo livello. Seleziona un'unità organizzativa secondaria o account individuali. Puoi cercare su Drive fino a un massimo di 5000 account (come account individuali o membri di unità organizzative).