Eseguire ricerche su Google Drive

Dopo aver creato una pratica, puoi cercare i file su Google Drive. Puoi anche cercare:

Cose da sapere prima di iniziare una ricerca

Prima di iniziare una ricerca, tieni presente le considerazioni riportate di seguito.

In che modo Vault cerca gli elementi su Drive?

Vault cerca su Drive tutti gli elementi di proprietà degli utenti specificati nella voce di ricerca e gli elementi condivisi direttamente con loro. Nella ricerca di Vault possono essere inclusi gli elementi di un Drive condiviso che sono stati condivisi direttamente con un utente, indipendentemente dal fatto che quest'ultimo sia membro di quel Drive condiviso o meno. Non sono invece incluse le cartelle o le scorciatoie di Drive.

Posso cercare Drive condivisi?

Sì, puoi cercare direttamente i Drive condivisi selezionati oppure, quando esegui una ricerca per unità organizzative o account specifici, puoi scegliere di includere i risultati dei Drive condivisi.

Quali parti degli elementi su Drive sono disponibili per la ricerca?

Per tutti gli elementi, puoi cercare il titolo, il proprietario, la data dell'ultima modifica e altri metadati.

Per i tipi di file supportati, puoi cercare parole e frasi presenti nei contenuti dei file. Vault indicizza le prime 100 pagine dei file di testo e le prime 10 pagine di testo nei PDF di immagini.

È possibile cercare testo all'interno dei seguenti tipi di file:

Vault non indicizza i contenuti di file video, audio, immagine o binari.

Quali tipi di file posso visualizzare in anteprima con Vault per Drive?

Puoi visualizzare in anteprima i seguenti tipi di file:

  • File creati con Documenti Google, Fogli Google, Presentazioni Google e Disegni Google
  • File caricati come .docx, .pdf e .xlsx
I file collegati potrebbero non essere inclusi quando cerchi ed esporti file in Drive

In alcuni editor di Documenti Google, gli utenti possono collegare un file a un altro file. Ad esempio, in un documento Google puoi inserire un grafico collegato ai dati di un foglio di lavoro di Fogli Google. Ogni volta che il foglio di lavoro viene aggiornato, viene aggiornato anche il grafico nel documento.

Quando cerchi file su Drive, Vault restituisce solo quelli che corrispondono ai criteri di ricerca. Se questi file sono collegati a file che non corrispondono alla tua query, i file collegati non vengono inclusi nei risultati.

Posso cercare all'interno della cronologia delle revisioni di un documento?

No. Puoi cercare solo nella versione più recente di un file, ma puoi inserire la data della versione come parte della ricerca. Quando inserisci la data della versione, Vault cerca la versione corrente del file, ma visualizzi in anteprima ed esporti i contenuti dell'ultima versione salvata prima delle ore 00:00 UTC della data specificata. Il controllo delle versioni è supportato solo su Google Drive per Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google. 

Vengono riportate alcune proprietà della versione attuale, a prescindere dalla data della versione specificata. Tra queste sono inclusi il titolo della versione, le persone con cui è stata condivisa, la data/ora dell'ultima modifica e altri dati contenuti del file metadata.xml di Vault.

Le istantanee della versione includono i commenti, soggetti ai seguenti criteri:

  • I commenti aperti sono inclusi solo se l'organizzazione dispone dell'accesso per commenti o in modifica al documento. I commenti non vengono inclusi se hai solo l'accesso in visualizzazione.
  • Un singolo commento aperto (senza risposte) verrà incluso se: 1) il commento era già stato creato alla data della versione e 2) il testo commentato esisteva in quella versione (anche se attualmente risulta eliminato). Un commento non è incluso nelle versioni precedenti alla sua creazione.
  • La versione integrale di un thread di commenti aperto (con risposte) verrà inclusa se: 1) il primo commento era già stato creato alla data della versione e 2) il testo commentato esisteva in quella versione (anche se attualmente risulta eliminato). Ad esempio, se un thread di commenti comprende due messaggi creati rispettivamente il 1° e il 5 ottobre, una ricerca con data della versione 2 ottobre conterrà entrambi i commenti, anche se il commento del 5 ottobre non esisteva nella data specificata.
  • I commenti modificati vengono inclusi così come sono attualmente, non come si presentavano alla data/ora della versione.
  • I commenti risolti o eliminati non vengono inclusi in una versione, anche se erano aperti alla data/ora specificata per la versione.
Posso cercare nell'unità organizzativa di primo livello della mia organizzazione?

No. Non puoi cercare nell'unità organizzativa di primo livello. Seleziona un'unità organizzativa secondaria o account individuali. Puoi cercare su Drive fino a un massimo di 5000 account (come account individuali o membri di unità organizzative).

Cercare file su Drive

  1. Crea una nuova pratica o fai clic su una pratica esistente.
  2. Fai clic su Cerca nel riquadro a sinistra, quindi fai clic su Drive come tipo di dati da cercare.
  3. Scegli un'origine:
    • Tutti i dati: cerca in tutti i dati dell'organizzazione.
    • Dati bloccati: cerca in tutti i dati sottoposti a blocco relativi alla pratica.
  4. Seleziona un metodo di ricerca:
    • Account specifici: inserisci uno o più account per cercare fino a 5000 utenti di Vault nel dominio. Se tenti di cercare più di 5000 utenti o non includi almeno un utente, la ricerca non funzionerà. Puoi anche selezionare la casella Includi i risultati dei Drive condivisi.
    • Unità organizzativa: cerca all'interno di un'unità organizzativa specifica. Se ne scegli una con unità organizzative secondarie, la ricerca verrà eseguita anche in queste ultime.L'unità organizzativa deve avere meno di 5000 membri. Puoi anche selezionare la casella Includi i risultati dei Drive condivisi.
    • Drive condivisi. Fai clic su Trova Drive condivisi:
      1. Aggiungi l'indirizzo email di un membro di un Drive condiviso.
      2. Inizia a digitare il nome del Drive condiviso che stai cercando, quindi selezionalo. Puoi scegliere più Drive condivisi.
  5. Inserisci un intervallo di date e scegli un fuso orario. (facoltativo)
    • Se inserisci una data di inizio, Vault restituisce tutti i file modificati nella data inserita o successivamente.
    • Se inserisci una data di fine, Vault restituisce tutti i file modificati nella data inserita o precedentemente.
  6. Utilizza Termini per specificare uno o più termini di ricerca. Se la ricerca è complessa, utilizza gli operatori di ricerca. (facoltativo)
  7. Vault cerca solo la versione più recente di un file. Tuttavia, puoi inserire la data della versione per visualizzare ed esportare i file Google così com'erano in tale data. Ulteriori informazioni sugli elementi inclusi nella cronologia delle versioni un file.
  8. Fai clic su una delle seguenti opzioni:
    • Cerca: consente di eseguire una ricerca.
    • Esporta: ignora l'anteprima ed esporta immediatamente i risultati della ricerca.
  9. Fai clic sulla freccia giù accanto a Cerca per visualizzare le seguenti opzioni: (facoltativo)
    1. Reimposta: cancella il modulo di ricerca.
    2. Duplica modulo di ricerca: apre un altro modulo di ricerca nel modulo corrente che contiene le informazioni già inserite precedentemente.

Visualizzare l'anteprima dei risultati di ricerca

Dopo aver cercato i file, i risultati includono il titolo, il proprietario e la data dell'ultima modifica di ciascun documento.

Nota: la visualizzazione dell'anteprima dei file di Drive presenta diversi problemi noti. Ulteriori informazioni.

La tabella seguente mostra in che modo Vault gestisce i diversi tipi di file.

  Ricerca Anteprima Esportazione
File Google

Titolo

Contenuti

Metadati

Documenti

Nuova versione di Fogli

Versione classica di Fogli

Presentazioni

Disegni

Moduli

File caricati dall'utente

Titolo

Contenuti (solo tipi di file testuali)

Metadati

Tipi di file più comuni
Commenti Parziale No

Documenti

Nuova versione di Fogli

Versione classica di Fogli

Modifiche suggerite No No No
Cronologia delle revisioni No No No
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