Menggunakan Vault untuk menelusuri Google Drive dan Meet

Vault ditujukan bagi administrator dan staf hukum. Sebelum Anda dapat menggunakan Vault, admin Google Workspace perlu menyiapkan akun Anda. Siapa administrator saya?

Sebagai bagian dari project eDiscovery data Google Workspace, Anda dapat menggunakan Vault untuk menelusuri item di Google Drive, termasuk drive bersama dan rekaman Meet. Anda dapat menelusuri judul dan konten jenis file yang didukung. Anda juga dapat melihat pratinjau item dan mengekspor hasil penelusuran.

Yang harus diketahui sebelum melakukan penelusuran

Buka semua  |  Tutup semua

Bagaimana cara kerja penelusuran menurut akun, unit organisasi, atau drive bersama?

File yang ditelusuri oleh Vault bergantung pada jenis penelusuran:

Jenis penelusuran Files yang ditelusuri
Akun tertentu
atau
Unit organisasi

Vault menelusuri:

  • File yang dimiliki oleh akun.
  • File yang dibagikan langsung dengan akun, termasuk file yang dimiliki oleh pengguna di luar organisasi Anda.
  • File yang dibagikan dengan grup tempat akun menjadi anggota (jika grup memiliki kurang dari 200 anggota).
  • File yang dibagikan dengan grup tempat akun menjadi anggota dan tempat akun dibuka (jika grup memiliki 200 anggota atau lebih).
  • File yang dibagikan dengan semua orang di organisasi tempat akun dibuka.

(Opsional) File di drive bersama

Vault tidak menelusuri file di drive bersama kecuali Anda memilih untuk menyertakannya dalam penelusuran. Saat Anda menyertakan drive bersama dengan penelusuran menurut akun atau menurut unit organisasi:

  • Vault menelusuri drive bersama tempat akun menjadi anggota.
  • Hanya file yang cocok dengan ketentuan kepemilikan atau berbagi yang tercantum di atas yang disertakan dalam penelusuran.
  • Vault tidak menelusuri semua file di drive bersama tempat akun menjadi anggota. Untuk menelusuri semua file di drive bersama, lakukan penelusuran menurut drive bersama.
Drive bersama Vault menelusuri semua file di drive bersama yang dipilih.

Catatan: Penelusuran Vault tidak menyertakan folder atau pintasan Drive.

Bagian item mana di Drive yang dapat ditelusuri?

Untuk semua item, Anda dapat menelusuri judul, pemilik, tanggal terakhir diubah, dan metadata lainnya.

Untuk jenis file yang didukung, Anda dapat menelusuri kata dan frasa dalam konten file. Vault mengindeks 100 halaman pertama file teks dan 10 halaman pertama teks dalam PDF gambar.

Anda dapat menelusuri teks dalam jenis file berikut:

Vault tidak mengindeks konten video, audio, gambar, atau file biner.

Bagaimana cara menelusuri rekaman Meet serta chat, Tanya Jawab, dan log polling terkait?
  • Rekaman—Anda dapat menelusuri berdasarkan judul dan metadata rapat, seperti pemilik, ID rapat, dan waktu mulai rekaman. Namun, konten rekaman Meet tidak diindeks untuk penelusuran karena berupa file video (MP4). Untuk membatasi penelusuran hanya pada video, Anda dapat menggunakan istilah penelusuran type:video
  • Log chat—Log chat disimpan sebagai file SBV. Log chat berisi stempel waktu pesan menurut waktu mulai rekaman, nama depan dan belakang pengirim, serta teks pesan. Anda dapat menelusuri berdasarkan nama file, teks di log, dan metadata seperti waktu saat file dibuat.
  • Tanya Jawab dan log polling—Tanya Jawab dan log polling disimpan sebagai file Google Spreadsheet. Log ini berisi pertanyaan, jawaban, dan peserta. Anda dapat menelusuri berdasarkan nama file, teks di log, dan metadata seperti waktu saat file dibuat.

Pelajari rekaman Meet lebih lanjut

Jenis file apa saja yang dapat saya pratinjau dengan Vault untuk Drive?

Anda dapat mempratinjau jenis file berikut:

  • File yang dibuat dengan Google Dokumen, Google Spreadsheet, Google Slide, dan Google Gambar
  • File yang diupload seperti .docx, .pdf, dan .xlsx
File yang ditautkan mungkin tidak disertakan saat Anda menelusuri dan mengekspor file di Drive

Di beberapa editor Google Dokumen, pengguna dapat menautkan file ke file lain. Misalnya, dalam dokumen Google Dokumen, Anda dapat menyisipkan diagram yang ditautkan ke data dalam spreadsheet Google Spreadsheet. Setiap kali spreadsheet diperbarui, diagram di dokumen juga akan diperbarui.

Saat Anda menelusuri file di Drive, Vault hanya menampilkan file yang cocok dengan kriteria penelusuran Anda. Jika file tersebut ditautkan ke file yang tidak cocok dengan kueri Anda, file yang ditautkan tidak akan disertakan dalam hasil Anda.

Dapatkah saya menelusuri histori revisi dokumen?

Tidak. Anda hanya dapat menelusuri versi file terbaru. Namun, Anda dapat memasukkan tanggal versi sebagai bagian dari penelusuran. Saat Anda memasukkan tanggal versi, Vault akan menelusuri versi file saat ini, tetapi Anda melihat pratinjau dan mengekspor konten versi terakhir yang disimpan sebelum pukul 00.00 UTC pada tanggal tersebut. Pembuatan versi hanya didukung di Google Drive untuk Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan Gambar. 

Beberapa properti dilaporkan untuk versi saat ini, terlepas dari tanggal versi yang Anda tentukan. Properti ini mencakup judul, dengan siapa dibagikan, kapan terakhir diubah, dan data lainnya dalam file metadata.xml Vault.

Ringkasan versi menyertakan komentar, yang tunduk pada kriteria berikut:

  • Komentar terbuka hanya disertakan jika organisasi Anda memiliki akses komentar atau edit ke dokumen. Komentar tidak disertakan jika Anda hanya memiliki akses melihat.
  • Komentar individu terbuka (komentar tanpa balasan) disertakan jika: 1) komentar dibuat pada tanggal versi, dan 2) teks yang dikomentari ada di versi tersebut (meskipun teks yang dikomentari saat ini telah dihapus). Komentar tidak disertakan dalam versi sebelum komentar dibuat.
  • Rangkaian komentar terbuka (komentar dengan balasan) disertakan secara keseluruhan jika: 1) komentar pertama dibuat pada tanggal versi, dan 2) teks yang dikomentari ada di versi tersebut (meskipun teks yang dikomentari saat ini telah dihapus). Misalnya, jika rangkaian komentar memiliki dua pesan yang dibuat pada tanggal 1 Oktober dan 5 Oktober, penelusuran dengan tanggal versi 2 Oktober berisi kedua komentar tersebut meskipun komentar pada tanggal 5 Oktober tidak ada pada saat itu.
  • Komentar yang diedit disertakan sebagaimana adanya saat ini, bukan komentar pada saat pembuatan versi.
  • Komentar yang diselesaikan atau dihapus tidak disertakan dalam versi, meskipun komentar tersebut terbuka pada waktu pembuatan versi.
Dapatkah saya menelusuri unit organisasi teratas di organisasi saya?

Tidak. Anda tidak dapat menelusuri unit organisasi teratas. Pilih unit organisasi turunan atau akun perorangan. Anda dapat memeriksa Drive untuk menelusuri hingga total 5.000 akun (sebagai akun perorangan atau anggota unit organisasi).

Waktu pembuatan dan perubahan file yang diupload bergantung pada sumber file
Waktu pembuatan dan perubahan yang ditetapkan Drive untuk file saat pertama kali diupload mungkin cocok dengan file lokal atau sama dengan waktu upload, bergantung pada cara file ditambahkan ke Drive. Tabel berikut menunjukkan waktu yang digunakan untuk sumber yang berbeda, dengan keterangan:
  • Upload—Stempel waktu adalah waktu saat file diupload ke Drive
  • Lokal—Stempel waktu sama dengan stempel waktu file sebelumnya di layanan atau perangkat sumber.
Sumber file (klien) Waktu pembuatan Waktu perubahan
Aplikasi web Upload

Sebelum 8 April 2020: Upload

Setelah 8 April 2020: Lokal

Drive File Stream Lokal Lokal
Backup & sinkronisasi Upload Lokal
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Lokal Lokal
Drive API Dapat disetel oleh penelepon Dapat disetel oleh penelepon

Menelusuri file di Drive

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik Masalah. Anda menelusuri data di masalah, yang merupakan ruang kerja untuk project Vault Anda. Masalah memungkinkan Anda mengelompokkan pembekuan, penelusuran, dan ekspor terkait. Masalah tidak membatasi data yang dapat ditelusuri—semua data yang dapat Anda akses bisa ditelusuri dari masalah apa saja.
  3. Jika masalah tempat Anda ingin menjalankan kueri penelusuran tersedia, klik masalah tersebut untuk membukanya. Jika tidak, buat masalah:
    1. Klik Buat kasus.
    2. Masukkan nama kasus dan (opsional) deskripsi.
    3. Klik Buat.

    Tab Telusuri akan terbuka.

  4. Untuk layanan, pilih Drive.
  5. Pilih data sumber yang akan ditelusuri:
    • Semua data—Menelusuri semua pesan di organisasi.
    • Data yang dibekukan—Hanya menelusuri pesan yang dibekukan untuk masalah tersebut.
  6. Pilih entitas yang akan ditelusuri:
    • Akun tertentu—Masukkan maksimal 5.000 alamat email akun.
    • Unit organisasi—Menelusuri semua akun di unit organisasi tertentu. Pada dialog yang terbuka, pilih salah satu unit organisasi.

      Jika Anda memilih unit organisasi dengan unit organisasi turunan, akun di unit organisasi turunan juga akan ditelusuri. Unit organisasi harus memiliki kurang dari 5.000 anggota, termasuk unit organisasi turunan.

    • Drive bersama—Menelusuri satu atau beberapa drive bersama:
      1. Pada dialog yang terbuka, masukkan satu atau beberapa alamat email anggota drive bersama.
      2. Klik Cari.
      3. Di daftar drive bersama, pilih satu atau beberapa drive bersama, lalu klik Tambahkan.
  7. (Opsional) Jika Anda menelusuri akun atau unit organisasi, untuk menyertakan pesan di drive bersama, klik Sertakan item dari drive bersama "".
  8. (Opsional) Pilih zona waktu.
  9. (Opsional) Masukkan rentang untuk Tanggal diubah.
    • Jika Anda memasukkan tanggal mulai, Vault akan menampilkan semua item yang diubah pada atau setelah tanggal tersebut.
    • Jika Anda memasukkan tanggal akhir, Vault akan menampilkan semua item yang diubah pada atau sebelum tanggal tersebut.
  10. (Opsional) Di Istilah, masukkan satu atau beberapa istilah penelusuran:
    • Untuk menelusuri satu atau beberapa kata kunci dalam konten, judul, atau metadata, masukkan kata yang dipisahkan spasi. Misalnya, sasaran project.
    • Untuk menelusuri frasa, masukkan kata dalam tanda kutip. Misalnya, "sasaran project".
    • Untuk menelusuri menurut akun, aktivitas berbagi, nama item, tipe item, atau tanggal modifikasi, gunakan operator penelusuran.

    Istilah penelusuran tidak boleh lebih dari 2.000 karakter.

  11. (Opsional) Untuk mengambil versi Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan Gambar yang disimpan pada tanggal tertentu, masukkan Tanggal versi. Pelajari lebih lanjut
  12. Klik salah satu opsi berikut:
    • Telusuri—Menjalankan penelusuran dan menampilkan daftar item yang cocok dengan kueri Anda.
    • Ekspor—Mengekspor hasil penelusuran secara langsung dan melewati pratinjau hasil penelusuran. Pelajari ekspor lebih lanjut
  13. Setelah penelusuran atau ekspor selesai, Anda dapat melakukan tindakan berikut:
    • Untuk mengedit penelusuran, klik Luaskan.
    • Untuk membuka pratinjau item, klik item.
    • Untuk membuat ekspor hasil penelusuran, klik Ekspor. Pelajari lebih lanjut
    • Untuk menyimpan kueri, klik Simpan. Pelajari lebih lanjut
    • Untuk menghapus semua kolom dan memulai penelusuran baru, klik Hapus.

Melihat pratinjau hasil penelusuran

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

Setelah menjalankan penelusuran, Anda dapat meninjau dan mendownload item yang cocok dengan kueri Anda.

Pratinjau didukung untuk file Google seperti Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan Gambar, serta jenis umum lainnya seperti PDF, DOCX, dan XLSX. Anda tidak dapat melihat pratinjau file ZIP, biner, dan video (Pelajari lebih lanjut). Di file Google, Anda tidak dapat melihat pratinjau komentar, pengeditan yang disarankan, atau histori revisi.

  1. Untuk melihat pratinjau item, klik item di daftar hasil penelusuran.
    • Untuk jenis file yang didukung, pratinjau item akan terbuka.
    • Untuk jenis file yang tidak didukung dalam pratinjau, Vault akan menampilkan error tetapi Anda masih dapat mendownload item tersebut.
  2. Untuk mendownload item dari pratinjau, klik Lainnya ""lalu Download.

Menggunakan Vault klasik

Klik di bawah untuk membuka langkah-langkah untuk Vault klasik (ediscovery.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault baru

Menelusuri file Drive dan Meet di ediscovery.google.com

Menelusuri file di Drive

  1. Buat masalah baru atau klik masalah yang ada.
  2. Klik Telusuri di panel kiri, lalu klik Drive sebagai jenis data yang akan ditelusuri.
  3. Pilih salah satu Sumber:
    • Semua data—Menelusuri semua data di organisasi Anda.
    • Data yang dibekukan—Menelusuri semua data yang dibekukan untuk masalah tersebut.
  4. Pilih Metode penelusuran:
    • Akun tertentu—Masukkan satu atau beberapa akun dan telusuri hingga 5.000 pengguna Vault di domain. Penelusuran akan gagal jika Anda mencoba menelusuri lebih dari 5.000 pengguna atau tidak menyertakan setidaknya satu pengguna. Anda juga dapat mencentang kotak Sertakan hasil dari drive bersama.
    • Unit organisasi—Menelusuri dalam unit organisasi tertentu. Jika Anda memilih unit organisasi yang memiliki unit sub-organisasi, semua unit sub-organisasi akan ditelusuri. Unit organisasi harus memiliki kurang dari 5.000 anggota. Anda juga dapat mencentang kotak Sertakan hasil dari drive bersama.
    • Drive bersama—Klik Cari drive bersama:
      1. Tambahkan alamat email anggota drive bersama.
      2. Mulai ketik nama drive bersama yang Anda cari, lalu klik drive bersama yang Anda inginkan. Anda dapat memilih beberapa drive bersama.
  5. (Opsional) Masukkan rentang tanggal, lalu pilih zona waktu.
    • Jika Anda memasukkan tanggal mulai, Vault akan menampilkan semua file yang diubah pada atau setelah tanggal yang dimasukkan.
    • Jika Anda memasukkan tanggal akhir, Vault akan menampilkan semua file yang diubah pada atau sebelum tanggal yang dimasukkan.
  6. (Opsional) Gunakan Istilah untuk menentukan satu atau beberapa istilah penelusuran. Gunakan operator penelusuran untuk penelusuran yang rumit.
  7. Vault hanya menelusuri file versi terbaru. Namun, Anda dapat memasukkan tanggal versi untuk melihat dan mengekspor file Google sesuai dengan tanggal yang tertera di file Google tersebut. Pelajari lebih lanjut data yang disertakan dalam histori versi file.
  8. Klik salah satu opsi berikut:
    • Telusuri—untuk melakukan penelusuran.
    • Ekspor—untuk melewati pratinjau dan langsung mengekspor hasil penelusuran.
  9. (Opsional) Klik panah bawah Telusuri lalu pilih:
    1. Reset—untuk membersihkan formulir penelusuran.
    2. Duplikasikan formulir penelusuran—untuk membuka formulir penelusuran lain pada formulir saat ini, yang sudah diisi sebelumnya dengan informasi yang sudah dimasukkan.

Melihat pratinjau hasil penelusuran

Setelah penelusuran selesai, Vault akan membuka tabel hasil yang mencantumkan judul, pemilik, dan tanggal terakhir diubah dari setiap item. Anda dapat melihat pratinjau item di jenis file yang didukung.

Untuk melihat item, klik item di tabel hasil.

Untuk mendownload item, klik Lainnya ""lalu Download. Anda dapat mendownload item meski tidak dimuat dalam pratinjau.

Catatan: Ada beberapa masalah umum terkait melihat pratinjau file di Drive. Pelajari lebih lanjut
Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?