Google Vault est conçu pour les administrateurs et le personnel juridique. Pour que vous puissiez utiliser Vault, votre administrateur Google Workspace doit configurer votre compte. Qui est mon administrateur ?
Lors de vos projets d'ediscovery sur les données Google Workspace, Google Vault vous permet de rechercher des éléments dans Google Drive, tels que des Drive partagés, des enregistrements Google Meet et des sites créés dans la nouvelle version de Google Sites. Vos recherches peuvent porter sur les titres et le contenu des fichiers compatibles. Vous pouvez également prévisualiser des éléments et exporter les résultats de votre recherche.
À savoir avant de lancer une recherche
Avant des rechercher des messages, nous vous recommandons de vérifier les types de fichiers compatibles pour Drive, Meet et Sites, et de consulter Questions fréquentes sur la recherche dans Vault.
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Sur quelles données porte la recherche ?Inclus dans la recherche :
- Contenu et métadonnées texte des fichiers dans Drive et les Drive partagés des utilisateurs
- Fichiers externes partagés avec vos utilisateurs
Exclu de la recherche :
- Contenu chiffré
- Fichiers associés
- Mises en page d'e-mail
- Contenu des fichiers vidéo, audio, image, ZIP ou binaires
- Vidéos synchronisées automatiquement à partir du compte Google Currents d'un utilisateur
Contenu et métadonnées inclus dans l'index de recherche
Pour chaque élément, vous pouvez rechercher le titre, le propriétaire, la date de la dernière modification et d'autres métadonnées.
Pour les types de fichiers compatibles, vous pouvez rechercher des mots et des expressions dans le contenu des fichiers. Vault indexe les 100 premières pages des fichiers texte, et les 10 premières pages de texte des PDF image.
Vous pouvez rechercher du texte dans les types de fichiers suivants :
- Google Docs, Sheets, Slides, Forms et Sites
Remarque : La recherche ne porte pas sur les commentaires, les suggestions de modifications et les métadonnées des tâches qui ne sont pas directement visibles dans le document.
- Fichiers Microsoft Word, Excel et PowerPoint
- HTML
- TXT
- RTF
- SBV
- XML OpenOffice™
- WAP (Wireless Application Protocol)
- WML (Wireless Markup Language)
- KML (Google Earth)
Pour en savoir plus, consultez Services et types de données compatibles (sections concernant Drive, Meet et Sites).
Les fichiers pris en compte dans une recherche Vault dépendent du type de recherche :
| Type de recherche | Fichiers recherchés |
|---|---|
| Comptes spécifiques ou Unité organisationnelle |
La recherche Vault porte sur :
(Facultatif) Fichiers dans les Drive partagésVault recherche uniquement les fichiers directement partagés avec un compte ou les fichiers dans des dossiers partagés directement avec un compte. Les Drive partagés ne sont par ailleurs pas inclus, sauf si vous choisissez de les ajouter à votre recherche. Si vous incluez des Drive partagés dans une recherche (par compte ou par unité organisationnelle), Vault lance la recherche dans les Drive partagés auxquels appartient le compte recherché. |
| Drive partagés | La recherche Vault porte sur tous les fichiers des Drive partagés sélectionnés. |
Remarque : La recherche Vault n'inclut ni les dossiers ni les raccourcis Drive.
- Enregistrements : vous pouvez effectuer une recherche par titre ou par métadonnées de la réunion, telles que le propriétaire, l'ID de réunion et l'heure de début d'enregistrement. Si les sous-titres sont activés pour la réunion, Vault lance une recherche dans le contenu des sous-titres. Pour limiter votre recherche aux vidéos, vous pouvez utiliser le terme de recherche
type:video. - Journaux de chat : enregistrés au format SBV. Ils contiennent des horodatages de messages mentionnant l'heure de début d'enregistrement, les noms et prénoms des expéditeurs, et le texte des messages. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de fichier, texte dans le journal et métadonnées (comme la date de création du fichier).
- Participation : enregistrée au format Google Sheets Les journaux contiennent le nom et l'adresse e-mail participants à l'appel, et la durée de leur participation. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de fichier, texte dans le journal et métadonnées, comme la date de création du fichier.
- Journaux des questions/réponses et des sondages : enregistrés au format Sheets. Les journaux contiennent les questions, les réponses et les participants. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de fichier, texte dans le journal et métadonnées, comme la date de création du fichier.
- Notes : enregistrées au format Google Docs et créées lorsque vous utilisez Prendre des notes de réunion dans Google Agenda. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de fichier, texte dans les notes et métadonnées, comme la date de création du fichier.
Pour limiter vos résultats de recherche à la nouvelle version de Sites, saisissez le terme de recherche type:site. Pour exclure des sites, saisissez le terme de recherche -type:site ou NOT type:site.
Vous pouvez prévisualiser les types de fichiers suivants :
- Fichiers créés avec Google Docs, Sheets, Slides, Sites et Drawings
- Fichiers importés tels que les fichiers .docx, .pdf et .xlsx
- Lorsque vous prévisualisez un site, vous pouvez également prévisualiser les liens externes, ainsi que les fichiers intégrés compatibles, comme les feuilles de calcul ou les documents intégrés, à condition de disposer du droit d'accès. Si vous ne disposez pas des droits d'accès, vous devez rechercher le fichier intégré directement.
Vous ne pouvez pas prévisualiser les fichiers chiffrés, les vidéos ni le contenu des fichiers ZIP.
Votre recherche ne peut porter que sur la version la plus récente d'un fichier. Cependant, vous pouvez saisir une date de version dans la recherche Lorsque vous saisissez une date de version, Vault recherche la version actuelle du fichier, mais vous prévisualisez et exportez le contenu de la dernière version enregistrée avant 12:00 à la date spécifiée. Vous définissez le fuseau horaire dans la requête. Google Drive conserve les versions des fichiers créés avec Google Docs, Sheets, Slides, Sites et Drawings.
Les versions préliminaires des fichiers très volumineux, à l'exception de ceux soumis à une obligation de conservation, peuvent être fusionnées pour économiser de l'espace de stockage. Si vous faites une recherche dans Vault avec Drive, vous ne pouvez pas accéder aux versions préliminaires. C'est la version fusionnée disponible la plus ancienne que vous obtiendrez.
Certaines propriétés sont indiquées pour la version actuelle, quelle que soit la date de version spécifiée. Il s'agit par exemple du titre, des personnes avec lesquelles le document a été partagé, de la date de sa dernière modification, des approbateurs et de l'état d'approbation ainsi que d'autres données du fichier metadata.xml de Vault.
Les instantanés de version incluent les commentaires, sous réserve des critères suivants :
- Les commentaires ouverts ne sont inclus que si votre organisation est autorisée à commenter ou modifier le document. Les commentaires ne sont pas inclus si vous avez seulement un accès en lecture.
- Un commentaire ouvert unique, c'est-à-dire sans réponse, est inclus si : 1) il a été créé à la date de la version, et 2) le texte commenté existait dans cette version (même si le texte commenté est maintenant supprimé). Les commentaires ne sont pas inclus dans les versions datant d'avant leur création.
- Un fil de commentaires ouverts, c'est-à-dire comportant des réponses, est inclus dans son intégralité si : 1) le premier commentaire a été créé à la date de la version, et 2) le texte commenté existait dans cette version (même si le texte commenté est maintenant supprimé). Par exemple, si un fil de commentaires comporte deux messages créés le 1er octobre et le 5 octobre, une recherche portant sur la date de version du 2 octobre contient les deux commentaires, même si celui du 5 octobre n'existait pas encore à ce moment-là.
- Les commentaires modifiés sont inclus tels qu'ils existent actuellement, et non tels qu'ils apparaissaient au moment de la version.
- Les commentaires résolus ou supprimés ne sont pas inclus dans une version, même s'ils étaient ouverts au moment de la version.
Non. Vous ne pouvez pas effectuer de recherche dans l'unité organisationnelle racine. Sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou des comptes individuels. Vous pouvez rechercher dans Drive jusqu'à 5 000 comptes (comptes individuels ou membres d'unités organisationnelles).
- Importation : le code temporel correspond au moment où le fichier a été importé dans Drive.
- Fichier local : code temporel de création du fichier d'origine sur l'appareil ou le service source.
| Source du fichier (client) | Date et heure de création | Date et heure de modification |
|---|---|---|
| Application Web | Importer |
Avant le 8 avril 2020 : Après le 8 avril 2020 : |
| Google Drive pour ordinateur | Importer | Fichier local |
| Sauvegarde et synchronisation | Importation | Fichier local |
| iOS | Importation | Importation |
| Android | Importation | Importation |
| G Suite Migrate | Fichier local | Fichier local |
| API Drive | Peuvent être définies par l'appelant | Peuvent être définies par l'appelant |
Rechercher des fichiers dans Drive
- Connectez-vous à https://vault.google.com.
- Cliquez sur Litiges. Vous recherchez des données dans les litiges, qui sont des espaces de travail pour vos projets Vault. Les litiges vous permettent de regrouper des obligations de conservation, des recherches et des exportations. Ils ne restreignent pas vos recherches : quel que soit le litige, vous pouvez rechercher toutes les données auxquelles vous avez accès.
- Si le litige où vous souhaitez exécuter la requête de recherche existe déjà, cliquez dessus pour l'ouvrir. Sinon, créez un litige :
- Cliquez sur Créer un litige.
- Saisissez un nom pour le litige et éventuellement une description.
- Cliquez sur Créer.
L'onglet Rechercher s'ouvre.
- Pour le service, sélectionnez Drive.
- Sélectionnez les données source à rechercher :
- Toutes les données : la recherche porte sur tous les messages de votre organisation.
- Données conservées : la recherche porte uniquement sur les messages sous obligation de conservation pour le litige.
- Sélectionnez l'entité à rechercher :
- Comptes spécifiques : saisissez jusqu'à 5 000 adresses e-mail de comptes.
- Unité organisationnelle : lancez une recherche sur tous les comptes d'une unité organisationnelle donnée. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sélectionnez une unité organisationnelle.
Si vous choisissez une unité organisationnelle comportant des unités organisationnelles enfants, la recherche porte également sur les comptes des unités enfants. L'unité organisationnelle doit comporter moins de 5 000 membres, unités organisationnelles enfants incluses.
- Drive partagés : recherchez un ou plusieurs Drive partagés.
Sélectionnez les Drive partagés, puis cliquez sur Ajouter. Si vous disposez de plusieurs Drive partagés et que la liste est paginée, votre sélection est conservée lorsque vous changez de page. Si vous cochez la case Tout sélectionner en haut de la liste, seule la page actuelle est sélectionnée. Vous pouvez également effectuer une recherche dans la liste en fonction de l'adresse e-mail d'un membre ou du nom d'un Drive partagé.
- Pour filtrer la liste en fonction de l'adresse e-mail d'un membre :
- Cliquez sur Rechercher en fonction de l'adresse e-mail des membres.
- Saisissez un ou plusieurs comptes.
- Cliquez sur Rechercher.
- Pour filtrer la liste en fonction du nom du Drive partagé (si votre organisation compte moins de 1 000 Drive partagés) :
- Cliquez sur Filtrer par nom, puis saisissez des lettres dans le nom du Drive partagé. Par exemple,
prcorrespond aux Drive partagés nommés "Projets de vente", "Projets marketing" et "Gestion de produits", mais pas "Réparations".La liste paginée est automatiquement mise à jour à mesure que vous ajoutez des lettres.
-
Cochez la ou les cases correspondantes
appuyez sur Entrée.
- Cliquez sur Filtrer par nom, puis saisissez des lettres dans le nom du Drive partagé. Par exemple,
- Pour rechercher le Drive partagé par son nom (si votre organisation possède plus de 1 000 Drive partagés) :
- Cliquez sur Rechercher par nom de Drive partagé.
- Saisissez un ou plusieurs mots dans le nom du Drive partagé. Remarque : Les mots doivent être exacts et complets. Par exemple,
marketing, projetscorrespond aux Drive partagés nommés "Projets marketing du 4e trimestre 2022" et "Projets marketing". Il ne correspond pas à un Drive partagé nommé "Archive de projet marketing", car "projet" ne se termine pas par "s". De même,mane correspond à aucun de ces Drive partagés, car il ne s'agit que d'une partie d'un mot, et non d'un mot complet. - Cliquez sur Rechercher.
- Pour filtrer la liste en fonction de l'adresse e-mail d'un membre :
- Sites : recherchez des sites par URL.
- Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, saisissez l'URL d'au moins un site publié et, s'il y en a plusieurs, séparez-les par des virgules. Le format de l'URL doit être sites.google.com/domaine/nom-du-site. Remarque : vous ne pouvez pas rechercher une URL de page, uniquement celle du site. Vous ne pouvez pas non plus rechercher les URL de sites partagés par des organisations externes.
- Cliquez sur Rechercher.
- Dans la liste de sites, sélectionnez ceux que vous souhaitez inclure dans votre recherche, puis cliquez sur Ajouter.
- (Facultatif) Si vous recherchez par compte ou unité organisationnelle, vous pouvez cliquer sur Inclure les éléments des Drive partagés
.
- (Facultatif) Sélectionnez un fuseau horaire.
- (Facultatif) Spécifiez une plage pour le champ Date de modification.
- Si vous indiquez une date de début, Vault renvoie tous les éléments modifiés à compter de cette date.
- Si vous indiquez une date de fin, Vault renvoie tous les éléments modifiés à cette date ou avant.
- (Facultatif) Dans le champ Termes, saisissez un ou plusieurs termes de recherche :
- Pour rechercher un ou plusieurs mots clés dans le contenu, les titres ou les métadonnées, saisissez des mots séparés par des espaces. Par exemple,
objectifs projet. - Pour rechercher une expression, placez les mots entre guillemets. Par exemple,
"objectifs du projet". - Pour effectuer une recherche par compte, partage, nom d'élément, type d'élément ou date de modification, utilisez des opérateurs de recherche.
Les termes de recherche ne doivent pas dépasser 2 000 caractères.
- Pour rechercher un ou plusieurs mots clés dans le contenu, les titres ou les métadonnées, saisissez des mots séparés par des espaces. Par exemple,
- (Facultatif) Pour récupérer les versions de fichiers créés dans Google Docs, Sheets, Slides, Sites et Drawings enregistrées à une date spécifique, saisissez une date de version. Pour en savoir plus, consultez la section sur l'historique des versions sur cette page.
- (Facultatif) Pour rechercher uniquement les fichiers chiffrés côté client ou les exclure de votre recherche, cliquez sur Options de recherche avancées et sélectionnez les fichiers à rechercher (par défaut, tous les fichiers). Remarque : Cette option n'est disponible que si le chiffrement côté client Google Workspace est activé.
- Cliquez sur l'une des options suivantes :
- Rechercher : exécutez votre recherche et affichez la liste des éléments correspondant à votre requête.
- Exporter : exportez directement les résultats de recherche sans prévisualiser les résultats. En savoir plus sur les exportations
- Une fois la recherche ou l'exportation terminée, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Pour modifier votre recherche, cliquez sur Développer.
- Pour ouvrir l'aperçu d'un élément, cliquez sur celui-ci. Remarque : dans la liste de résultats, une icône de chiffrement
apparaît à côté des fichiers chiffrés côté client.
- Pour exporter vos résultats de recherche, cliquez sur Exporter. En savoir plus sur les exportations
- Pour enregistrer votre requête, cliquez sur Enregistrer. En savoir plus sur les requêtes enregistrées
- Pour effacer tous les champs et commencer une nouvelle recherche, cliquez sur Effacer.
appuyez sur Entrée.Afficher les résultats de recherche
Après avoir effectué une recherche, vous pouvez consulter et télécharger les éléments obtenus.
Vous pouvez prévisualiser les fichiers Google tels que Docs, Sheets, Slides, Sites et Drawings, ainsi que d'autres types de fichiers courants (PDF, DOCX et XLSX, par exemple). Vous ne pouvez pas prévisualiser les fichiers ZIP, binaires, vidéo ou chiffrés. Dans les fichiers Google, vous ne pouvez pas prévisualiser les commentaires, les suggestions de modifications ni l'historique des révisions.
Remarque : La fonction IMAGE de Google Sheets peut référencer une image par son URL, comme "https://www.example.com/images/logo.jpg". Lorsque vous prévisualisez la feuille de calcul dans Vault, l'image est récupérée en temps réel depuis la source. Pour les images importées ou insérées dans la feuille de calcul, Vault stocke et affiche l'image disponible à la date spécifiée dans votre recherche.
- Pour prévisualiser un élément, cliquez dessus dans la liste des résultats.
- Pour les types de fichiers compatibles, un aperçu de l'élément s'affiche.
- Pour les types de fichiers non compatibles, Vault affiche une erreur, mais vous pouvez quand même télécharger l'élément.
- Pour télécharger un élément depuis l'aperçu, cliquez sur Plus