Effectuer des recherches Vault dans Google Drive, Meet et Sites

Vault est conçu pour les administrateurs et le personnel juridique. Pour que vous puissiez utiliser Vault, votre administrateur Google Workspace doit configurer votre compte. Qui est mon administrateur ?

Lors de vos projets d'ediscovery sur les données Google Workspace, Vault vous permet de rechercher des éléments dans Google Drive, tels que des Drive partagés, des enregistrements Google Meet et des sites créés dans la nouvelle version de Google Sites. Vos recherches peuvent porter sur les titres et le contenu des fichiers compatibles. Vous pouvez également prévisualiser des éléments et exporter les résultats de votre recherche.

À savoir avant de lancer une recherche

Avant des rechercher des messages, nous vous recommandons de vérifier les types de fichiers compatibles pour Drive, Meet et Sites, et de consulter Questions fréquentes sur la recherche dans Vault.

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Comment effectuer une recherche par compte, unité organisationnelle ou Drive partagé ?

Les fichiers pris en compte dans une recherche Vault dépendent du type de recherche :

Type de recherche Fichiers recherchés
Comptes spécifiques
ou
Unité organisationnelle

La recherche Vault porte sur :

  • les fichiers appartenant au compte ;
  • les fichiers directement partagés avec le compte, y compris les fichiers appartenant à des utilisateurs extérieurs à votre organisation ;
  • les fichiers partagés avec un groupe dont le compte est membre (si le groupe compte moins de 200 membres) ;
  • les fichiers partagés avec un groupe dont le compte est membre et que le compte a ouverts (si le groupe compte 200 membres ou plus) ;
  • les fichiers partagés avec tous les comptes de l'organisation ou en mode public et que le compte a ouverts.

(Facultatif) Fichiers dans les Drive partagés

La recherche Vault ne porte pas sur les fichiers des Drive partagés, sauf si vous choisissez de les inclure. Lorsque vous incluez les Drive partagés dans une recherche par compte ou par unité organisationnelle :

  • Vault effectue la recherche dans les Drive partagés dont le compte recherché est membre ;
  • seuls les fichiers dont la propriété ou les conditions de partage correspondent à ce qui est mentionné ci-dessus sont inclus dans la recherche ;
  • la recherche Vault ne porte pas sur tous les fichiers des Drive partagés dont le compte est membre. Pour rechercher tous les fichiers d'un Drive partagé, effectuez une recherche par Drive partagé.
Drive partagés La recherche Vault porte sur tous les fichiers des Drive partagés sélectionnés.

Remarque : La recherche Vault n'inclut ni les dossiers ni les raccourcis Drive.

Sur quelles parties des éléments de Drive la recherche porte-t-elle ?

Pour chaque élément, vous pouvez rechercher le titre, le propriétaire, la date de la dernière modification et d'autres métadonnées.

Pour les types de fichiers compatibles, vous pouvez rechercher des mots et des expressions dans le contenu des fichiers. Vault indexe les 100 premières pages des fichiers texte, et les 10 premières pages de texte des PDF image.

Vous pouvez rechercher du texte dans les types de fichiers suivants :

Vault n'indexe pas le contenu des fichiers vidéo, audio, image ou binaires.

Comment rechercher des enregistrements Meet et les journaux des discussions, questions/réponses et sondages associés ?
  • Enregistrements : vous pouvez effectuer une recherche par titre ou par métadonnées de la réunion, telles que le propriétaire, l'ID de réunion et l'heure de début d'enregistrement. Toutefois, le contenu des enregistrements Meet n'est pas indexé pour la recherche, car il s'agit de fichiers vidéo (MP4). Pour limiter votre recherche aux vidéos, vous pouvez utiliser le terme de recherche type:video.
  • Journaux de chat : les journaux de chat sont enregistrés au format SBV. Ils contiennent des horodatages de messages mentionnant l'heure de début d'enregistrement, les noms et prénoms des expéditeurs, et le texte des messages. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de fichier, texte dans le journal et métadonnées, comme la date de création du fichier.
  • Journaux de questions/réponses et de sondages : les journaux de questions/réponses et de sondages sont enregistrés en tant que fichiers Google Sheets. Ces journaux contiennent les questions, les réponses et les participants. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de fichier, texte dans le journal et métadonnées, comme la date de création du fichier.

En savoir plus sur les enregistrements Meet

Comment rechercher des sites ?

Pour limiter vos résultats de recherche à la nouvelle version de Sites, saisissez le terme de recherche type:site. Pour exclure des sites, saisissez le terme de recherche -type:site ou NOT type:site.

Quels types de fichiers stockés dans Drive peuvent être prévisualisés avec Vault ?

Vous pouvez prévisualiser les types de fichiers suivants :

  • Fichiers créés avec Google Docs, Sheets, Slides, Sites et Drawings
  • Fichiers importés tels que les fichiers .docx, .pdf et .xlsx
  • Lorsque vous prévisualisez un site, vous pouvez également prévisualiser les liens externes, ainsi que les fichiers intégrés compatibles, comme les feuilles de calcul ou les documents intégrés, à condition de disposer du droit d'accès. Si vous ne disposez pas des droits d'accès, vous devez rechercher le fichier intégré directement.
Puis-je effectuer une recherche dans l'historique des révisions d'un document ?

Non. Votre recherche ne peut porter que sur la version la plus récente d'un fichier. Cependant, vous pouvez saisir une date de version dans la recherche Lorsque vous saisissez une date de version, Vault recherche la version actuelle du fichier, mais vous prévisualisez et exportez le contenu de la dernière version enregistrée avant 12:00 UTC à la date spécifiée. La gestion des versions n'est compatible que dans Google Drive pour les fichiers créés avec Google Docs, Sheets, Slides, Sites et Drawings.

Certaines propriétés sont indiquées pour la version actuelle, quelle que soit la date de version spécifiée. Il s'agit par exemple du titre, des personnes avec lesquelles il a été partagé, de sa date de dernière modification, des approbateurs et de l'état d'approbation ainsi que d'autres données du fichier metadata.xml de Vault.

Les instantanés de version incluent les commentaires, sous réserve des critères suivants :

  • Les commentaires ouverts ne sont inclus que si votre organisation est autorisée à commenter ou modifier le document. Les commentaires ne sont pas inclus si vous avez seulement un accès en lecture.
  • Un commentaire ouvert unique, c'est-à-dire sans réponse, est inclus si : 1) il a été créé à la date de la version, et 2) le texte commenté existait dans cette version (même si le texte commenté est maintenant supprimé). Les commentaires ne sont pas inclus dans les versions datant d'avant leur création.
  • Un fil de commentaires ouverts, c'est-à-dire comportant des réponses, est inclus dans son intégralité si : 1) le premier commentaire a été créé à la date de la version, et 2) le texte commenté existait dans cette version (même si le texte commenté est maintenant supprimé). Par exemple, si un fil de commentaires comporte deux messages créés le 1er octobre et le 5 octobre, une recherche portant sur la date de version du 2 octobre contient les deux commentaires, même si celui du 5 octobre n'existait pas encore à ce moment-là.
  • Les commentaires modifiés sont inclus tels qu'ils existent actuellement, et non tels qu'ils apparaissaient au moment de la version.
  • Les commentaires résolus ou supprimés ne sont pas inclus dans une version, même s'ils étaient ouverts au moment de la version.
Puis-je effectuer une recherche dans l'unité organisationnelle racine de mon organisation ?

Non. Vous ne pouvez pas effectuer de recherche dans l'unité organisationnelle racine. Sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou des comptes individuels. Vous pouvez rechercher dans Drive jusqu'à 5 000 comptes (comptes individuels ou membres d'unités organisationnelles).

La date et l'heure de création et de modification d'un fichier importé dépend de la source du fichier.
La date et l'heure de création et de modification que Drive définit pour un fichier lors de sa première importation peuvent correspondre à celles associées au fichier local, ou à celles de son importation, selon la manière dont le fichier a été ajouté à Drive. Le tableau ci-dessous indique la date et l'heure utilisées pour différentes sources, en appliquant la légende suivante :
  • Importation : l'horodatage correspond au moment où le fichier a été importé dans Drive.
  • Fichier local : l'horodatage est identique à celui du fichier d'origine sur l'appareil ou le service source.
Source du fichier (client) Date et heure de création Date et heure de modification
Application Web Importation

Avant le 8 avril 2020 : importation

Après le 8 avril 2020 : fichier local

Drive File Stream Importation Fichier local
Sauvegarde et synchronisation Importation Fichier local
iOS Importation Importation
Android Importation Importation
G Suite Migrate Fichier local Fichier local
API Drive Peuvent être définies par l'appelant Peuvent être définies par l'appelant

Rechercher des fichiers dans Drive

  1. Connectez-vous à https://vault.google.com.
  2. Cliquez sur Litiges. Vous recherchez des données dans les litiges, qui sont des espaces de travail pour vos projets Vault. Les litiges vous permettent de regrouper des obligations de conservation, des recherches et des exportations. Ils ne restreignent pas vos recherches : quel que soit le litige, vous pouvez rechercher toutes les données auxquelles vous avez accès.
  3. Si le litige où vous souhaitez exécuter la requête de recherche existe déjà, cliquez dessus pour l'ouvrir. Sinon, créez un litige :
    1. Cliquez sur Créer un litige.
    2. Saisissez un nom pour le litige et éventuellement une description.
    3. Cliquez sur Créer.

    L'onglet Rechercher s'ouvre.

  4. Pour le service, sélectionnez Drive.
  5. Sélectionnez les données source à rechercher :
    • Toutes les données : la recherche porte sur toutes les données de votre organisation.
    • Données conservées : la recherche porte uniquement sur les messages sous obligation de conservation pour le litige.
  6. Sélectionnez l'entité à rechercher :
    • Comptes spécifiques : saisissez jusqu'à 5 000 adresses e-mail de comptes.
    • Unité organisationnelle : lancez une recherche sur tous les comptes d'une unité organisationnelle donnée. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sélectionnez une unité organisationnelle.

      Si vous choisissez une unité organisationnelle comportant des unités organisationnelles enfants, la recherche porte également sur les comptes des unités enfants. L'unité organisationnelle doit comporter moins de 5 000 membres, dont des unités organisationnelles enfants.

    • Drive partagés : recherchez un ou plusieurs Drive partagés :
      1. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, saisissez l'adresse e-mail d'au moins un membre de Drive partagé.
      2. Cliquez sur Rechercher.
      3. Dans la liste des Drive partagés, sélectionnez un ou plusieurs Drive partagés, puis cliquez sur Ajouter.
    • Sites : recherchez des sites par URL.
      1. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, saisissez l'URL d'au moins un site publié et, s'il y en a plusieurs, séparez-les par des virgules. Le format de l'URL doit être sites.google.com/domaine/nom-du-site. Remarque : vous ne pouvez pas rechercher une URL de page, uniquement celle du site. Vous ne pouvez pas nous plus rechercher les URL de sites partagés par des organisations externes.
      2. Cliquez sur Rechercher.
      3. Dans la liste de sites, sélectionnez ceux que vous souhaitez inclure dans votre recherche, puis cliquez sur Ajouter.
  7. (Facultatif) Si vous recherchez par compte ou unité organisationnelle, vous pouvez cliquer sur Inclure les éléments des Drive partagés "".
  8. (Facultatif) Sélectionnez un fuseau horaire.
  9. (Facultatif) Spécifiez une plage pour le champ Date de modification.
    • Si vous indiquez une date de début, Vault renvoie tous les éléments modifiés à compter de cette date.
    • Si vous indiquez une date de fin, Vault renvoie tous les éléments modifiés à cette date ou avant.
  10. (Facultatif) Dans le champ Termes, saisissez un ou plusieurs termes de recherche :
    • Pour rechercher un ou plusieurs mots clés dans le contenu, les titres ou les métadonnées, saisissez des mots séparés par des espaces. Par exemple, objectifs projet.
    • Pour rechercher une expression, placez les mots entre guillemets. Par exemple, "objectifs du projet".
    • Pour effectuer une recherche par compte, partage, nom d'élément, type d'élément ou date de modification, utilisez des opérateurs de recherche.

    Les termes de recherche ne doivent pas dépasser 2 000 caractères.

  11. (Facultatif) Pour récupérer les versions de fichiers créés dans Google Docs, Sheets, Slides, Sites et Drawings enregistrées à une date spécifique, saisissez une date de version. En savoir plus
  12. Cliquez sur l'une des options suivantes :
    • Rechercher : exécutez votre recherche et affichez la liste des éléments correspondant à votre requête.
    • Exporter : exportez directement les résultats de recherche sans prévisualiser les résultats. En savoir plus sur les exportations
  13. Une fois la recherche ou l'exportation terminée, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
    • Pour modifier votre recherche, cliquez sur Développer.
    • Pour ouvrir l'aperçu d'un élément, cliquez sur celui-ci.
    • Pour exporter vos résultats de recherche, cliquez sur Exporter. En savoir plus
    • Pour enregistrer votre requête, cliquez sur Enregistrer. En savoir plus
    • Pour effacer tous les champs et commencer une nouvelle recherche, cliquez sur Effacer.

Afficher les résultats de recherche

Après avoir effectué une recherche, vous pouvez consulter et télécharger les éléments obtenus.

Vous pouvez prévisualiser les fichiers Google tels que Docs, Sheets, Slides, Sites et Drawings, ainsi que d'autres types de fichiers courants (PDF, DOCX et XLSX, par exemple). Vous ne pouvez pas prévisualiser les fichiers ZIP, binaires ou vidéo (en savoir plus). Dans les fichiers Google, vous ne pouvez pas prévisualiser les commentaires, les suggestions de modifications ni l'historique des révisions.

  1. Pour prévisualiser un élément, cliquez dessus dans la liste des résultats.
    • Pour les types de fichiers compatibles, un aperçu de l'élément s'affiche.
    • Pour les types de fichiers non compatibles, Vault affiche une erreur, mais vous pouvez quand même télécharger l'élément.
  2. Pour télécharger un élément de l'aperçu, cliquez sur Plus ""puisTélécharger.
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