Hacer búsquedas en Google Drive

Una vez que hayas creado un asunto, puedes buscar archivos en Google Drive. También puedes buscar los elementos siguientes:

Cuestiones que debes tener en cuenta antes de hacer búsquedas

Antes de hacer búsquedas, debes tener en cuenta los aspectos que se indican a continuación.

¿Cómo busca Vault archivos en Google Drive?

En Drive, Vault busca todos los archivos que sean propiedad de los usuarios especificados en la consulta, así como los que se hayan compartido directamente con ellos, incluidos los archivos de las unidades compartidas que se hayan compartido directamente con los usuarios, tanto si son miembros de dichas unidades como si no.

Elementos incluidos en las búsquedas de Vault:

  • Todos los archivos que sean propiedad de los usuarios especificados en la consulta, así como los que se hayan compartido directamente con ellos.
  • Unidades compartidas de la organización que se hayan compartido directamente con los usuarios incluidos en la consulta.
  • Archivos que pertenezcan a unidades compartidas y que se hayan compartido directamente con los usuarios incluidos en la consulta.
  • Archivos que pertenezcan a unidades compartidas externas y que se hayan compartido directamente con los usuarios especificados en la consulta. Vault no puede realizar búsquedas en unidades compartidas externas que se hayan compartido con usuarios de tu organización, aunque algunos de sus archivos se hayan compartido directamente con ellos.
¿Puedo buscar en unidades compartidas?

Sí, al buscar archivos en Drive, tienes dos opciones:

  • Al buscar archivos que pertenezcan a unidades organizativas o usuarios concretos, puedes marcar una casilla para que se incluyan los resultados de las unidades compartidas asociadas.
  • Puedes usar Vault para buscar unidades compartidas y, a continuación, buscar archivos en las unidades compartidas seleccionadas.
¿En qué partes de los archivos de Drive se puede buscar?

Puedes buscar palabras y frases que se encuentren en los nombres y en el contenido de los archivos. Vault indexa las primeras 100 páginas de archivos de texto y las primeras 10 páginas de texto de archivos PDF de imagen.

Puedes buscar texto en los siguientes tipos de archivos:

Nota: Los clientes de G Suite para Administraciones Públicas no pueden buscar en el contenido de archivos. No obstante, pueden buscar en los nombres y en otras propiedades de los archivos.

Vault no indexa archivos de vídeo, audio, imagen ni binarios.

¿De qué tipos de archivos en Drive puedo obtener una vista previa con Vault?

Puedes obtener una vista previa de estos archivos:

  • Archivos de Google, como documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos
  • Archivos subidos por usuarios en formatos como .docx, .pdf y .xlsx
Es posible que en las búsquedas o exportaciones de archivos de Drive no se incluya ningún archivo enlazado en ellos.

Los usuarios pueden incluir un enlace a un archivo de Google en otro archivo de este tipo; por ejemplo, se puede crear un gráfico en un documento de Google que muestre visualmente datos de una hoja de cálculo de Google. En este caso, el gráfico del documento reflejará los cambios que se hagan en los datos de la hoja de cálculo.

Al buscar archivos en Drive con Vault, solo se devuelven los archivos que coinciden con los criterios de búsqueda; es decir, si esos archivos incluyen enlaces a otros, estos últimos no aparecerán si no cumplen los criterios especificados en la consulta.

¿Puedo buscar en el historial de revisiones de un documento?

No, por el momento solo puedes buscar en la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, puedes incluir una fecha de versión en la búsqueda para que los archivos devueltos se muestren tal como estaban al final del día indicado. La gestión de versiones solo está disponible en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google.
En el historial de la versión de un archivo no se incluyen cambios en los siguientes elementos:

  • El título
  • Usuarios con los que se ha compartido
  • Los comentarios (solo se muestra la versión más reciente de los comentarios no resueltos)
¿Puede Vault hacer búsquedas a nivel de dominio en Google Drive?

Vault puede buscar en las unidades Drive de hasta 5000 usuarios (individuales o miembros de unidades organizativas).

Buscar archivos en Drive

  1. Crea un asunto o haz clic en alguno que ya tengas.
  2. En el panel de la izquierda, haz clic en Buscar y, a continuación, selecciona Drive como el tipo de datos que quieres buscar.
  3. Elige una Fuente:
    • Todos los datos: busca en todos los datos de tu organización.
    • Datos retenidos: busca en todos los datos del asunto que estén retenidos.
  4. Elige un método de búsqueda:
    • Cuentas concretas: introduce al menos una cuenta de usuario de Vault del dominio en la que quieras buscar (hasta un máximo de 5000). Para que pueda hacerse la búsqueda, tienes que introducir como mínimo un usuario y como máximo 5000. También puedes marcar la casilla Incluir resultados de unidades compartidas.
    • Unidad organizativa: busca en una unidad organizativa concreta. Si eliges una que tiene unidades organizativas secundarias, se buscará en todas ellas. La unidad organizativa debe tener menos de 5000 miembros. También puedes marcar la casilla Incluir resultados de unidades compartidas.
    • Unidades compartidas: haz clic en Buscar unidades compartidas.
      1. Añade la dirección de correo electrónico de un miembro de la unidad compartida que buscas.
      2. Empieza a escribir el nombre de la unidad compartida que buscas y, a continuación, haz clic en la unidad que te interese. Puedes seleccionar varias.
  5. (Opcional) Introduce un periodo y elige una zona horaria.
    • Si introduces una fecha de inicio, Vault devuelve todos los archivos modificados de esa fecha en adelante.
    • Si introduces una fecha de finalización, Vault devuelve todos los archivos modificados hasta ese día incluido.
  6. (Opcional) En Términos, incluye términos de búsqueda. Con los operadores de búsqueda, puedes hacer búsquedas complejas.
  7. Vault solo busca en la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, puedes añadir una fecha de versión para ver y exportar los archivos de Google tal como estaban ese día. Obtén más información sobre el contenido que se incluye en el historial de versiones de los archivos.
  8. Haz clic en una de las siguientes opciones:
    • Buscar: se hace una búsqueda.
    • Exportar: no se genera ninguna vista previa de los resultados de búsqueda, que se exportan directamente.
  9. (Opcional) Haz clic en la flecha hacia abajo Buscar para seleccionar alguna de estas opciones:
    1. Restablecer: se borra el formulario de búsqueda.
    2. Duplicar el formulario de búsqueda: se abre otro formulario de búsqueda debajo del que ya tenías rellenado con la información que ya habías introducido.

Obtener una vista previa de los resultados de búsqueda

Al buscar archivos, los resultados incluyen el título, el propietario y la fecha de la modificación más reciente de cada documento.

Nota: Existen varios problemas conocidos relacionados con la vista previa de archivos de Google Drive. Más información

En esta tabla se muestra cómo trata Vault diferentes tipos de archivos.

  Búsqueda Vista previa Exportación
Archivos de Google

Título

Contenido

Metadatos

Documentos

Hojas de cálculo nuevas

Hojas de cálculo anteriores

Presentaciones

Dibujos

Formularios

Archivos subidos por el usuario

Título

Contenido (solo tipos de archivos basados en texto)

Metadatos

Tipos de archivos más habituales
Comentarios Parcial No

Documentos de Google

Hojas de cálculo nuevas

Hojas de cálculo anteriores

Cambios sugeridos No No No
Historial de revisiones No No No
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