Usar Vault para hacer búsquedas en Google Drive, Meet y Sites

Vault es una herramienta para administradores y personal de departamentos legales. Para que puedas usar Vault, el administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, puedes utilizar Vault para buscar elementos en Google Drive, incluidas unidades compartidas, así como en grabaciones de Google Meet y en sitios creados con la nueva versión de Google Sites. Puedes buscar en los títulos y el contenido de los tipos de archivos compatibles. También puedes previsualizar los elementos y exportar los resultados de búsqueda.

Cuestiones que debes tener en cuenta antes de hacer búsquedas

Antes de buscar mensajes, te recomendamos revisar los tipos de datos admitidos en Drive, Meet y Sites, así como las Preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault.

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¿Cómo funcionan las búsquedas por cuenta, unidad organizativa o unidades compartidas?

El tipo de búsqueda determina los archivos en los que Vault hace búsquedas:

Tipo de búsqueda Archivos objeto de la búsqueda
Cuentas concretas
o
Unidad organizativa

Vault hace las búsquedas en:

  • Archivos propiedad de la cuenta.
  • Archivos compartidos directamente con la cuenta, incluyendo los archivos que sean propiedad de usuarios ajenos a tu organización.
  • Archivos compartidos con un grupo al que pertenece la cuenta (si el grupo tiene menos de 200 miembros).
  • Archivos que se han compartido con un grupo al que pertenece la cuenta y se han abierto con ella (si el grupo tiene 200 miembros o más).
  • Archivos que se han compartido con todos los miembros de la organización y se han abierto con la cuenta.

(Opcional) Archivos almacenados en unidades compartidas

Si quieres que Vault haga búsquedas en archivos almacenados en unidades compartidas, debes seleccionarlas para incluirlas en la búsqueda. Si incluyes unidades compartidas en una búsqueda por cuenta o unidad organizativa:

  • Vault hace búsquedas en las unidades compartidas a las que pertenece la cuenta objeto de la búsqueda.
  • Solo se incluyen en la búsqueda los archivos que cumplen las condiciones de propiedad o uso compartido indicadas arriba.
  • Vault no hace búsquedas en todos los archivos almacenados en las unidades compartidas a las que pertenece la cuenta. Para hacer búsquedas en todos los archivos almacenados en una unidad compartida, haz una búsqueda por unidades compartidas.
Unidades compartidas Vault hace búsquedas en todos los archivos almacenados en las unidades compartidas que se seleccionen.

Nota: Las búsquedas de Vault no incluyen carpetas ni accesos directos a Drive.

¿Qué partes de los elementos de Drive están indexadas para hacer búsquedas?

Puedes buscar elementos por el título, el propietario, la fecha de la última modificación y otros metadatos.

Con algunos tipos de archivos, también puedes buscar por las palabras y las frases que contengan. Vault indexa las 100 primeras páginas de los archivos de texto y las 10 primeras páginas de texto de los archivos PDF de imagen.

Puedes buscar texto en los siguientes tipos de archivos:

Vault no indexa el contenido de vídeo, audio, imágenes ni archivos binarios.

¿Cómo puedo buscar grabaciones de Meet y registros de chat, de preguntas y respuestas, y de encuestas que tengan asociados?
  • Grabaciones: puedes buscar por título de la reunión y metadatos como el propietario, el ID de reunión y la hora de inicio de la grabación. Sin embargo, el contenido de las grabaciones de Meet no se indexa para hacer búsquedas, ya que son archivos de vídeo (MP4). Para limitar la búsqueda solo a vídeos, puedes usar el término de búsqueda type:video
  • Registros de chat: los registros de chat se guardan como archivos SBV. Los registros de chat contienen las marcas de tiempo de los mensajes asociadas a la hora de inicio de la grabación, el nombre y los apellidos de los remitentes y el texto del mensaje. Puedes buscar por nombre de archivo, por texto del registro y por metadatos, como cuándo se creó el archivo.
  • Registros de preguntas y respuestas y encuestas: los registros de preguntas y respuestas y de encuestas se guardan como archivos de Hojas de cálculo de Google. Estos registros contienen las preguntas, las respuestas y los participantes. Puedes buscar por nombre de archivo, por texto del registro y por metadatos, como cuándo se creó el archivo.

Más información sobre las grabaciones de Meet

¿Cómo puedo buscar sitios?

Para limitar los resultados de búsqueda de modo que solo incluyan sitios creados con la nueva versión de Sites, usa el término de búsqueda type:site. Para excluir sitios, utiliza los términos de búsqueda -type:site o NOT type:site.

¿Qué tipos de archivos almacenados en Drive puedo previsualizar con Vault?

Puedes previsualizar los siguientes tipos de archivos:

  • Archivos creados en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites y Dibujos de Google
  • Archivos subidos, como .docx, .pdf y .xlsx
  • Cuando previsualizas un sitio, también puedes previsualizar enlaces externos. Si en el sitio hay archivos insertados, puedes previsualizarlos, siempre y cuando admitan esta función (por ejemplo, porque son hojas de cálculo o documentos) y tengas permiso para acceder a ellos. Si no tienes permiso, tendrás que buscar los archivos insertados directamente.
¿Puedo buscar en el historial de revisiones de un documento?

No, solo puedes buscar en la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, en tus búsquedas puedes incluir la fecha de la versión que quieres encontrar. Cuando escribes una fecha de versión, Vault busca la versión actual del archivo, pero puedes previsualizar y exportar el contenido de la última versión guardada antes de las 0:00 (UTC) de la fecha indicada. En Google Drive, solo se gestionan las versiones de los archivos creados con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google, así como los de sitios creados con Google Sites. 

Sea cual sea la fecha que especifiques, algunas de las propiedades de los documentos serán siempre las de la última versión, como el título, con quién se ha compartido, cuándo se modificó por última vez y otros datos del archivo metadata.xml de Vault.

En la vista general de esas versiones se muestran también los comentarios, siempre que cumplan los criterios siguientes:

  • Los comentarios abiertos solo se incluyen si tu organización tiene permiso para editar o comentar el documento. Si tienes acceso de solo lectura, los comentarios no se incluyen.
  • Los comentarios abiertos, es decir, los que no tienen respuesta, se incluyen si cumplen los siguientes criterios: 1) el comentario se ha creado en la fecha de la versión, y 2) el texto asociado a ese comentario estaba presente en esa versión (aunque ese texto se haya eliminado después). No se incluyen comentarios creados después de la versión especificada.
  • Las conversaciones abiertas, es decir, los comentarios que tienen respuesta, se incluyen en su totalidad si cumplen los siguientes criterios: 1) el primer comentario se ha creado en la fecha de la versión, y 2) el texto asociado a ese comentario estaba presente en esa versión (aunque ese texto se haya eliminado después). Por ejemplo, si una conversación tiene un mensaje creado el 1 de octubre y otro el día 5 del mismo mes, una búsqueda de la versión del 2 de octubre contendrá ambos comentarios aunque el comentario del 5 de octubre aún no estuviera presente en esa fecha.
  • Los comentarios editados se incluyen tal como aparecen en el archivo actual, no en el de la fecha especificada.
  • Si los comentarios se han resuelto o eliminado, no aparecerán en los archivos de esa búsqueda aunque siguieran abiertos en la fecha especificada.
¿Puedo buscar en el nivel organizativo superior de mi organización?

No, no puedes hacer búsquedas en el nivel organizativo superior. Selecciona una unidad organizativa secundaria o cuentas concretas. En Drive, puedes buscar en un máximo de 5000 cuentas, ya sean cuentas concretas o miembros de unidades organizativas.

La hora de creación y modificación de un archivo subido depende del origen del archivo
La hora de creación y modificación que aparece en un archivo cuando se sube por primera vez a Drive puede ser la del archivo local o la de subida, dependiendo de cómo se haya añadido el archivo a Drive. En la siguiente tabla se muestra la hora que se utiliza dependiendo del origen del archivo.
  • Subida: la marca de tiempo es la del momento de subida del archivo a Drive.
  • Local: la marca de tiempo es la del archivo original del dispositivo o servicio de origen.
Origen del archivo (cliente) Hora de creación Hora de modificación
Aplicación web Subida

Antes del 8 de abril del 2020: subida

Después del 8 de abril del 2020: local

File Stream de Drive Local Local
Copia de seguridad y sincronización Subida Local
iOS Subida Subida
Android Subida Subida
G Suite Migrate Local Local
API de Drive Puede definirla el llamador Puede definirla el llamador

Buscar archivos en Drive

  1. Inicia sesión en https://vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos. Puedes buscar datos en asuntos, que son espacios de trabajo de tus proyectos de Vault. Los asuntos te permiten agrupar retenciones, búsquedas y exportaciones relacionadas. Los asuntos no restringen los datos que puedes buscar, ya que todos los datos a los que se puede acceder se pueden buscar desde cualquier asunto.
  3. Si el asunto en el que quieres ejecutar la consulta de búsqueda ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
    1. Haz clic en Crear asunto.
    2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
    3. Haz clic en Crear.

    Se abre la pestaña Buscar.

  4. Como servicio, selecciona Drive.
  5. Selecciona los datos de origen que quieres buscar:
    • Todos los datos: busca en todos los mensajes de tu organización.
    • Datos retenidos: busca solo en los mensajes del asunto que tengan retenciones aplicadas.
  6. Selecciona la entidad en la que quieres realizar la búsqueda:
    • Cuentas concretas: introduce hasta 5000 direcciones de correo electrónico de cuenta.
    • Unidad organizativa: busca en todas las cuentas de una unidad organizativa concreta. En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona una unidad organizativa.

      Si eliges una que tenga unidades organizativas secundarias, se buscará en las cuentas de todas ellas. La unidad organizativa debe tener menos de 5000 miembros, incluidas las unidades organizativas secundarias.

    • Unidades compartidas: busca en una o varias unidades compartidas.
      1. En el cuadro de diálogo que se abre, introduce las direcciones de correo electrónico de los miembros de las unidades compartidas.
      2. Haz clic en Buscar.
      3. En la lista de unidades compartidas, selecciona una o varias y haz clic en Añadir.
    • Sites: busca sitios por su URL.
      1. En el cuadro de diálogo que se abre, escribe una o varias URLs de sitios publicados separadas por comas. El formato de las URLs es sites.google.com/dominio/nombre-del-sitio. Nota: No puedes buscar por la URL de páginas concretas, solo por la URL de los sitios. No puedes buscar por URL los sitios que hayan compartido organizaciones externas.
      2. Haz clic en Buscar.
      3. En la lista de sitios, selecciona los que quieras incluir en la búsqueda y haz clic en Añadir.
  7. (Opcional) Si buscas en cuentas o en una unidad organizativa, para ampliar la búsqueda a los archivos de unidades compartidas, haz clic en Incluir elementos de unidades compartidas "".
  8. (Opcional) Selecciona una zona horaria.
  9. (Opcional) Introduce un intervalo en Fecha de modificación.
    • Si introduces una fecha de inicio, Vault devolverá todos los elementos modificados de esa fecha en adelante.
    • Si introduces una fecha de finalización, Vault devolverá todos los elementos modificados ese día o antes.
  10. (Opcional) En Términos, introduce uno o más términos de búsqueda:
    • Para buscar una o varias palabras clave en el contenido, el título o los metadatos, introduce palabras separadas por espacios. Por ejemplo, objetivos del proyecto.
    • Para buscar una frase, escribe las palabras entre comillas. Por ejemplo, "objetivos del proyecto".
    • Para buscar por cuenta, uso compartido, nombre del elemento, tipo de elemento o fecha de modificación, utiliza operadores de búsqueda.

    Los términos de búsqueda no pueden superar los 2000 caracteres.

  11. (Opcional) Para obtener versiones de archivos creados en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google, así como en sitios en Google Sites, y que se hayan guardado en una fecha concreta, introduce un valor en Fecha de la versión. Más información
  12. Haz clic en una de estas opciones:
    • Buscar: te permite ejecutar la búsqueda y obtener una lista de elementos que coincidan con tu consulta.
    • Exportar: puedes exportar directamente los resultados de búsqueda sin abrir la vista previa. Más información sobre las exportaciones
  13. Una vez completada la búsqueda o exportación, puedes hacer lo siguiente:
    • Si quieres editar la búsqueda, haz clic en Mostrar.
    • Para abrir una vista previa de un elemento, haz clic en él.
    • Si quieres crear una exportación de los resultados de búsqueda, haz clic en Exportar. Más información
    • Para guardar la consulta, haz clic en Guardar. Más información
    • Para borrar todos los campos e iniciar una nueva búsqueda, haz clic en Borrar.

Previsualizar los resultados de búsqueda

Después de ejecutar una búsqueda, puedes revisar y descargar los elementos que coincidan con tu consulta.

Puedes previsualizar archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google, así como de Google Sites, y también otros tipos de archivo habituales, como PDF, DOCX y XLSX. Sin embargo, no puedes previsualizar archivos ZIP, binarios ni de vídeo (más información). En los archivos de Google, no puedes previsualizar los comentarios, los cambios sugeridos ni el historial de revisiones.

  1. Para revisar un elemento de la lista de resultados de búsqueda, haz clic en él.
    • Con los tipos de archivo admitidos, se abre una vista previa del elemento.
    • Si se trata de tipos de archivo que no se admiten en la vista previa, Vault muestra un error, pero puedes descargar el elemento igualmente.
  2. Para descargar un elemento desde la vista previa, haz clic en Más ""y luego Descargar.
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