Hacer búsquedas en Google Drive

Una vez que hayas creado un asunto, puedes buscar archivos en Google Drive. También puedes buscar los elementos siguientes:

Cuestiones que debes tener en cuenta antes de hacer búsquedas

Antes de hacer búsquedas, debes tener en cuenta los aspectos que se indican a continuación.

¿Cómo busca Vault elementos en Google Drive?

En Drive, Vault busca todos los elementos que sean propiedad de los usuarios especificados en la consulta, así como los que se hayan compartido directamente con ellos. Las búsquedas de Vault incluyen, entre otros elementos, los de una unidad compartida que se hayan compartido directamente con un usuario, independientemente de si ese usuario es miembro de esa unidad o no. Las búsquedas de Vault no incluyen carpetas ni accesos directos a Drive.

¿Puedo buscar en unidades compartidas?

Sí, puedes buscar directamente en las unidades compartidas seleccionadas o, si buscas en unidades organizativas o cuentas específicas, puedes elegir que se incluyan los resultados de las unidades compartidas.

¿Qué partes de los elementos de Drive están indexadas para hacer búsquedas?

Puedes buscar elementos por el título, el propietario, la fecha de la última modificación y otros metadatos.

Con algunos tipos de archivos, además puedes buscar por las palabras y las frases que contengan. Vault indexa las primeras 100 páginas de los archivos de texto y las primeras 10 páginas de texto de los archivos PDF de imagen.

Puedes buscar texto en los siguientes tipos de archivos:

Vault no indexa el contenido de vídeo, audio, imágenes ni archivos binarios.

¿Qué tipos de archivos almacenados en Drive puedo previsualizar con Vault?

Puedes previsualizar los siguientes tipos de archivos:

  • Archivos creados con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google
  • Archivos subidos, como .docx, .pdf y .xlsx
Es posible que en las búsquedas o exportaciones de archivos de Drive no se incluyan los archivos enlazados en ellos.

Algunos editores de Documentos de Google permiten incluir enlaces a otros archivos. Por ejemplo, en un archivo de Documentos de Google puedes insertar un gráfico con un enlace a datos de un archivo de Hojas de cálculo de Google. En este caso, el gráfico del documento reflejará los cambios que se hagan en los datos de la hoja de cálculo.

Al buscar archivos en Drive con Vault, solo se devuelven los archivos que coinciden con los criterios de búsqueda, y si estos archivos incluyen enlaces a otros que no cumplen los criterios, los archivos enlazados no se muestran en los resultados.

¿Puedo buscar en el historial de revisiones de un documento?

No, solo puedes buscar en la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, en tus búsquedas puedes incluir la fecha de la versión que quieres encontrar. Cuando escribes una fecha de versión, Vault busca la versión actual del archivo, pero puedes previsualizar y exportar el contenido de la última versión guardada antes de las 0:00 (UTC) de la fecha indicada. La gestión de versiones solo está disponible en Google Drive para Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google. 

Sea cual sea la fecha que especifiques, algunas de las propiedades de los documentos serán siempre las de la última versión, como el título, con quién se ha compartido, cuándo se modificó por última vez y otros datos del archivo metadata.xml de Vault.

En la vista general de esas versiones se muestran también los comentarios, siempre que cumplan los criterios siguientes:

  • Los comentarios abiertos solo se incluyen si tu organización tiene permiso para editar o comentar el documento; si tienes acceso de solo lectura, no los comentarios no se incluyen.
  • Los comentarios abiertos, es decir, los que no tienen respuesta, se incluyen si cumplen los siguientes criterios: 1) el comentario se ha creado en la fecha de la versión, y 2) el texto asociado a ese comentario estaba presente en esa versión (aunque ese texto se haya eliminado desde entonces). No se incluyen comentarios creados después de la versión especificada.
  • Las conversaciones abiertas, es decir, los comentarios que tienen respuesta, se incluyen en su totalidad si cumplen los siguientes criterios: 1) el primer comentario se ha creado en la fecha de la versión, y 2) el texto asociado a ese comentario estaba presente en esa versión (aunque ese texto se haya eliminado después). Por ejemplo, si una conversación tiene un mensaje creado el 1 de octubre y otro el día 5 del mismo mes, una búsqueda de la versión del 2 de octubre contendrá ambos comentarios aunque el comentario del 5 de octubre aún no estuviera presente en esa fecha.
  • Los comentarios editados se incluyen tal como aparecen en el archivo actual, no en el de la fecha especificada.
  • Si los comentarios se han resuelto o eliminado, no aparecerán en los archivos de esa búsqueda aunque siguieran abiertos en la fecha especificada.
¿Puedo buscar en el nivel organizativo superior de mi organización?

No, no puedes hacer búsquedas en el nivel organizativo superior. Selecciona una unidad organizativa secundaria o cuentas concretas. En Drive, puedes buscar en un máximo de 5000 cuentas, ya sean cuentas concretas o miembros de unidades organizativas.

La hora de creación y modificación de un archivo subido depende del origen del archivo
La hora de creación y modificación que aparece en un archivo cuando se sube por primera vez a Drive puede ser la del archivo local o la de subida, dependiendo de cómo se haya añadido el archivo a Drive. En la siguiente tabla se muestra la hora que se utiliza dependiendo del origen del archivo.
  • Subida: la marca de tiempo es la del momento de subida del archivo a Drive.
  • Local: la marca de tiempo es la del archivo original del dispositivo o servicio de origen.
Origen del archivo (cliente) Hora de creación Hora de modificación
Aplicación web Subida

Antes del 8 de abril del 2020: subida

Después del 8 de abril del 2020: local

File Stream de Drive Local Local
Copia de seguridad y sincronización Subida Local
iOS Subida Subida
Android Subida Subida
G Suite Migrate Local Local
API de Drive Puede definirla el llamador Puede definirla el llamador

Buscar archivos en Drive

  1. Crea un asunto o haz clic en alguno que ya tengas.
  2. En el panel de la izquierda, haz clic en Buscar y, a continuación, selecciona Drive como el tipo de datos que quieres buscar.
  3. Elige una Fuente:
    • Todos los datos: busca en todos los datos de tu organización.
    • Datos retenidos: busca en todos los datos del asunto que estén retenidos.
  4. Elige un método de búsqueda:
    • Cuentas concretas: introduce al menos una cuenta de usuario de Vault del dominio en la que quieras buscar (hasta un máximo de 5000). Para que pueda hacerse la búsqueda, tienes que introducir como mínimo un usuario y como máximo 5000. También puedes marcar la casilla Incluir resultados de unidades compartidas.
    • Unidad organizativa: busca en una unidad organizativa concreta. Si eliges una que tiene unidades organizativas secundarias, se buscará en todas ellas. La unidad organizativa debe tener menos de 5000 miembros. También puedes marcar la casilla Incluir resultados de unidades compartidas.
    • Unidades compartidas: haz clic en Buscar unidades compartidas.
      1. Añade la dirección de correo electrónico de un miembro de la unidad compartida que buscas.
      2. Empieza a escribir el nombre de la unidad compartida que buscas y, a continuación, haz clic en la unidad que te interese. Puedes seleccionar varias.
  5. (Opcional) Introduce un periodo y elige una zona horaria.
    • Si introduces una fecha de inicio, Vault devuelve todos los archivos modificados de esa fecha en adelante.
    • Si introduces una fecha de finalización, Vault devuelve todos los archivos modificados hasta ese día incluido.
  6. (Opcional) En Términos, incluye términos de búsqueda. Con los operadores de búsqueda, puedes hacer búsquedas complejas.
  7. Vault solo busca en la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, puedes añadir una fecha de versión para ver y exportar los archivos de Google tal como estaban ese día. Obtén más información sobre el contenido que se incluye en el historial de versiones de los archivos.
  8. Haz clic en una de las siguientes opciones:
    • Buscar: se hace una búsqueda.
    • Exportar: no se genera ninguna vista previa de los resultados de búsqueda, que se exportan directamente.
  9. (Opcional) Haz clic en la flecha hacia abajo Buscar para seleccionar alguna de estas opciones:
    1. Restablecer: se borra el formulario de búsqueda.
    2. Duplicar el formulario de búsqueda: se abre otro formulario de búsqueda debajo del que ya tenías rellenado con la información que ya habías introducido.

Obtener una vista previa de los resultados de búsqueda

Al buscar archivos, los resultados incluyen el título, el propietario y la fecha de la modificación más reciente de cada documento.

Nota: Existen varios problemas conocidos relacionados con la vista previa de archivos de Google Drive. Más información

En esta tabla se muestra cómo trata Vault diferentes tipos de archivos.

  Búsqueda Vista previa Exportación
Archivos de Google

Título

Contenido

Metadatos

Documentos

Hojas de cálculo nuevas

Hojas de cálculo anteriores

Presentaciones

Dibujos

Formularios

Archivos subidos por el usuario

Título

Contenido (solo tipos de archivos basados en texto)

Metadatos

Tipos de archivos más habituales
Comentarios Parcial No

Documentos de Google

Hojas de cálculo nuevas

Hojas de cálculo anteriores

Cambios sugeridos No No No
Historial de revisiones No No No
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