Mit Vault in Google Drive, Google Meet und Google Sites suchen

Google Vault ist für Administratoren und juristisches Personal. Bevor Sie Vault verwenden können, muss Ihr Google Workspace-Administrator Ihr Konto einrichten. Wer ist mein Administrator?

Im Rahmen Ihrer E-Discovery-Projekte mit Google Workspace-Daten können Sie mit Vault nach Elementen in Google Drive suchen, einschließlich geteilter Ablagen, Google Meet-Aufzeichnungen und im neuen Google Sites erstellter Websites. Sie können nach Titeln und Inhalten unterstützter Dateitypen suchen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eine Vorschau der Elemente aufzurufen und die Suchergebnisse zu exportieren.

Wichtige Informationen vor Beginn der Suche

Sehen Sie sich vor der Suche nach Nachrichten die unterstützten Datentypen für Drive, Meet und Sites an und lesen Sie die häufig gestellten Fragen zur Vault-Suche.

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Nach welchen Daten wird gesucht?

Gesucht werden:

• Textbasierte Inhalte und Metadaten von Dateien in den Ablagen und geteilten Ablagen von Nutzern
• Externe Dateien, die für Ihre Nutzer freigegeben wurden

Nicht gesucht werden:

• Verschlüsselte Inhalte
• Verknüpfte Dateien
• E‑Mail-Layouts
• Inhalte von Video-, Audio-, Bild-, ZIP- oder Binärdateien
• Videos, die automatisch über das Google Currents-Konto eines Nutzers synchronisiert werden

Suchbare Inhalte und Metadaten

Bei allen Elementen können Sie nach Titel, Eigentümer, Datum der letzten Änderung und anderen Metadaten suchen.

Bei unterstützten Dateitypen können Sie nach Wörtern und Wortgruppen im Inhalt der Dateien suchen. In Vault werden die ersten 100 Seiten von Textdateien und die ersten zehn Seiten bildbasierter PDF-Dateien indexiert.

In folgenden Dateitypen können Sie nach Text suchen:

• Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Formulare und Google Sites

  Hinweis: Kommentare, Änderungsvorschläge und Metadaten von Aufgaben, die nicht direkt im Dokument sichtbar sind, werden nicht gesucht.

• Microsoft Word, Excel und PowerPoint
• PDF
• HTML
• TXT
• RTF
• SBV
• OpenOffice™ XML
• Wireless Application Protocol (WAP)
• Wireless Markup Language (WML)
• Google Earth (KML)

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Unterstützte Dienste und Datentypen (in den Abschnitten zu Drive, Meet und Sites).

Wie funktioniert die Suche nach Konto, Organisationseinheit oder geteilter Ablage?

Nach welchen Dateien in Vault gesucht werden kann, hängt vom Suchtyp ab:

Suchtyp	Gesuchte Dateien
Bestimmte Konten oder Organisationseinheit	In Vault wird nach diesen Dateien gesucht: Dateien, die dem Konto gehören Dateien, die direkt für ein Konto freigegeben wurden, darunter auch solche, die Nutzern außerhalb Ihrer Organisation gehören Dateien, die direkt für das Konto freigegeben wurden, einschließlich Dateien in geteilten Ablagen Dateien in Ordnern, die direkt für das Konto freigegeben wurden, einschließlich Ordnern in geteilten Ablagen Dateien, die für eine Gruppe freigegeben wurden, in der das Konto enthalten ist (sofern die Gruppe weniger als 200 Mitglieder hat) Dateien, die für eine Gruppe freigegeben wurden, in der das Konto enthalten ist, und die vom Nutzer des Kontos geöffnet wurden (sofern die Gruppe 200 oder mehr Mitglieder hat) Dateien, die für alle in der Organisation oder öffentlich freigegeben sind und vom Nutzer des Kontos geöffnet wurden Optional: Dateien in geteilten Ablagen In Vault wird nur nach Dateien gesucht, die direkt für ein Konto freigegeben wurden, oder nach Dateien in Ordnern, die direkt für ein Konto freigegeben wurden. Geteilte Ablagen werden ansonsten nicht berücksichtigt, es sei denn, Sie fügen sie Ihrer Suche hinzu. Wenn Sie geteilte Ablagen bei der Suche nach Konto oder Organisationseinheit in eine Suche einschließen, wird in Vault nach den geteilten Ablagen gesucht, zu denen das gesuchte Konto gehört.
Geteilte Ablagen	In Vault wird in allen Dateien in den ausgewählten geteilten Ablagen gesucht.

Hinweis: Ordner oder Drive-Verknüpfungen werden nicht in die Vault-Suche aufgenommen.

Nach Meet-Aufzeichnungen und den zugehörigen Chats, Teilnahmezahlen, Fragen und Antworten, Umfrageprotokollen und Besprechungsnotizen suchen

• Aufzeichnungen: Sie können nach dem Titel und den Metadaten der Videokonferenz suchen, z. B. Eigentümer, Besprechungs-ID und Beginn der Aufzeichnung. Wenn Untertitel für die Videokonferenz aktiviert sind, wird in Vault nach den Inhalten der Untertitel gesucht. Wenn Sie Ihre Suche auf Videos beschränken möchten, verwenden Sie den Suchbegriff type:video.
• Chatprotokolle: Werden als SBV-Datei gespeichert. Sie enthalten den Nachrichtentext, den Vor- und Nachnamen des Absenders sowie einen Zeitstempel, der sich auf den Beginn der Aufzeichnung bezieht. Sie können nach Dateinamen, Text im Protokoll und Metadaten suchen, z. B. dem Zeitpunkt der Dateierstellung.
• Teilnahme— als Google Tabellen-Datei gespeichert Diese Protokolle enthalten die Namen, E-Mail-Adressen und der Teilnehmer und deren Verweildauer im Videocall. Sie können nach Dateinamen, Text im Protokoll und Metadaten suchen, z. B. dem Zeitpunkt der Dateierstellung.
• Fragen und Antworten sowie Umfrageprotokolle: Werden als Google Tabellen-Datei gespeichert. Sie enthalten die Fragen, die Antworten und die Namen der Umfrageteilnehmer. Sie können nach Dateinamen, Text im Protokoll und Metadaten suchen, z. B. dem Zeitpunkt der Dateierstellung.
• Notizen: Diese Notizen werden als Google Docs-Datei gespeichert und erstellt, wenn Sie Besprechungsnotizen machen in Google Kalender verwenden. Sie können nach Dateinamen, Text in den Notizen und Metadaten suchen, z. B. dem Zeitpunkt der Dateierstellung.

Weitere Informationen zu Aufzeichnungen in Meet

Wie suche ich nach Websites?

Wenn Sie Ihre Suchergebnisse auf Websites beschränken möchten, die im neuen Google Sites erstellt wurden, geben Sie den Suchbegriff type:site ein. Um Websites auszuschließen, geben Sie den Suchbegriff -type:site oder NOT type:site ein.

Welche Dateitypen kann ich mit Vault in Google Drive als Vorschau ansehen?

Sie können sich die folgenden Dateitypen als Vorschau ansehen:

• Dateien, die mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Sites und Google Zeichnungen erstellt wurden
• Hochgeladene Dateien wie DOCX, PDF und XLSX
• Bei Websites sind auch externe Links als Vorschau verfügbar. Das geht bei eingebetteten Dateien, z. B. für eine eingebettete Tabelle oder ein Dokument, sofern die Vorschau unterstützt wird und Sie Zugriffsberechtigungen für die Datei haben. Wenn Sie keine Zugriffsberechtigungen haben, müssen Sie direkt nach der eingebetteten Datei suchen.

Verschlüsselte Dateien, Videos oder Inhalte von ZIP-Dateien können nicht in der Vorschau angezeigt werden.

Im Überarbeitungsverlauf einer Datei suchen

Sie können nur nach der neuesten Version einer Datei suchen. Allerdings haben Sie die Möglichkeit, bei der Suche ein Versionsdatum einzugeben. In diesem Fall sucht Vault zwar in der aktuellen Version der Datei. Allerdings wird der Inhalt der vor 00:00 Uhr (UTC) des eingegebenen Datums zuletzt gespeicherten Version in der Vorschau angezeigt und exportiert. Sie legen die Zeitzone in der Abfrage fest. Google Drive speichert Versionen der Dateien, die mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Sites und Google Zeichnungen erstellt wurden.

Frühere Versionen sehr großer Dateien – mit Ausnahme von Dateien, die einem Hold unterliegen – werden möglicherweise zusammengeführt, um Speicherplatz zu sparen. Wenn Sie mit Drive in Vault suchen, können Sie nicht auf die älteren Versionen zugreifen. Sie erhalten stattdessen die früheste verfügbare zusammengeführte Version.

Einige Eigenschaften beziehen sich immer auf die aktuelle Version, unabhängig davon, welches Versionsdatum Sie eingeben. Dazu gehören der Titel, Personen, für die die Datei freigegeben wurde, wann sie zuletzt geändert wurde, Genehmigungsstatus und Name des Genehmigers sowie andere Daten der metadata.xml-Datei in Vault.

In den folgenden Fällen enthalten Versionsübersichten auch Kommentare:

• Offene Kommentare sind nur enthalten, wenn Ihre Organisation Kommentar- oder Bearbeitungszugriff auf das Dokument hat. Wenn Sie nur Lesezugriff haben, können Sie sie nicht sehen.
• Ein offener einzelner Kommentar (einer ohne Antworten) ist unter folgenden Bedingungen enthalten: Der Kommentar wurde am oder vor dem Versionsdatum erstellt und der kommentierte Text war in dieser Version des Dokuments vorhanden (selbst wenn er inzwischen gelöscht wurde). In Versionen, die vor der Erstellung des Kommentars liegen, ist dieser Kommentar nicht enthalten.
• Ein offener Kommentarthread (einer mit Antworten) ist unter folgenden Bedingungen komplett enthalten: Der erste Kommentar wurde am oder vor dem Versionsdatum erstellt und der kommentierte Text war in dieser Version des Dokuments vorhanden (selbst wenn er inzwischen gelöscht wurde). Wenn ein Kommentarthread beispielsweise zwei Nachrichten enthält, die am 1. bzw. am 5. Oktober erstellt wurden, enthält eine Suche mit dem Versionsdatum 2. Oktober beide Kommentare, obwohl der vom 5. Oktober zum gefragten Zeitpunkt noch nicht vorhanden war.
• Bearbeitete Kommentare sind so enthalten, wie sie derzeit aussehen, nicht, wie sie zum Versionszeitpunkt waren.
• Gelöste oder gelöschte Kommentare sind in einer Version nicht enthalten, auch dann nicht, wenn der Kommentarstatus zum Versionszeitpunkt noch nicht gelöst war.

Kann ich in der obersten Organisationseinheit meiner Organisation suchen?

Nein, auf dieser Ebene geht das nicht. Wählen Sie eine untergeordnete Organisationseinheit oder einzelne Konten aus. Sie können in Drive nach bis zu 5.000 Konten insgesamt suchen. Das bezieht sich auf einzelne Konten oder Konten, die zu einer Organisationseinheit gehören.

Der Erstellungs- und Änderungszeitpunkt einer hochgeladenen Datei hängt von der Quelle der Datei ab.

Wenn eine Datei zum ersten Mal in Google Drive hochgeladen wird, wird ihr ein Erstellungsdatum und ein Änderungsdatum zugewiesen. Diese Termine entsprechen entweder dem Erstellungsdatum der lokalen Datei oder dem Uploaddatum, je nachdem, wie die Datei zu Google Drive hinzugefügt wurde. 

In der folgenden Tabelle sehen Sie, welche Uhrzeit für verschiedene Quellen verwendet wird:

• Upload: Der Zeitstempel gibt an, wann die Datei in Google Drive hochgeladen wurde
• Lokal: Zeitstempel der Erstellungszeit der Originaldatei auf dem Quellgerät oder -dienst

Dateiquelle (Client)	Erstellungszeit	Änderungszeit.
Web-App	Upload	Vor dem 8. April 2020: Upload Nach dem 8. April 2020: Örtlich
Google Drive für den Desktop	Upload	Lokal
Back-up und Synchronisierung	Upload	Örtlich
iOS	Upload	Upload
Android	Upload	Upload
G Suite Migrate	Örtlich	Örtlich
Drive API	Kann vom Anrufer festgelegt werden	Kann vom Anrufer festgelegt werden

Dateien in Drive suchen

1. Melden Sie sich in https://vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten. In Vault werden Daten in sogenannten Rechtsangelegenheiten gesucht. Das sind Arbeitsbereiche für Ihre Vault-Projekte. Rechtsangelegenheiten ermöglichen das Gruppieren zusammengehörender Holds, Suchanfragen und Exporte. Dadurch werden die Daten, nach denen Sie suchen können, nicht eingeschränkt. Alle Daten, auf die Sie zugreifen dürfen, sind aus allen Rechtsangelegenheiten durchsuchbar.
3. Wenn die Rechtsangelegenheit bereits vorhanden ist, klicken Sie darauf, um sie zu öffnen. Andernfalls erstellen Sie eine Rechtsangelegenheit für die Suchanfrage:
   1. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheit erstellen.
   2. Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
   3. Klicken Sie auf Erstellen.

   Der Tab Suchen wird geöffnet.

4. Wählen Sie als Dienst Drive aus.
5. Wählen Sie die Quelldaten für die Suche aus:
   • Alle Daten: Die Suche umfasst alle Nachrichten Ihrer Organisation.
   • Auf „Hold“ gesetzte Daten: Es werden nur Nachrichten der Rechtsangelegenheit mit einem Hold gesucht.
6. Wählen Sie die Entität für die Suche aus:
   • Bestimmte Konten: Sie können bis zu 5.000 Konto-E-Mail-Adressen eingeben.
   • Organisationseinheit: Es wird in allen Konten einer bestimmten Organisationseinheit gesucht. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld eine Organisationseinheit aus.

     Zugehörige Konten in untergeordneten Organisationseinheiten werden ebenfalls durchsucht. Die Organisationseinheit muss einschließlich untergeordneter Organisationseinheiten insgesamt weniger als 5.000 Nutzer haben.

   • Geteilte Ablagen: So suchen Sie in einer oder mehreren geteilten Ablagen: 

     Wählen Sie die geteilten Ablagen aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn Sie viele geteilte Ablagen haben und die Liste paginiert ist, bleibt Ihre Auswahl erhalten, wenn Sie Seiten wechseln. Wenn Sie oben in der Liste das Kästchen Alle auswählen anklicken, wird nur die aktuelle Seite ausgewählt. Sie können die Liste auch nach der E-Mail-Adresse eines Mitglieds oder nach dem Namen der geteilten Ablage suchen.

     1. So filtern Sie die Liste nach der E-Mail-Adresse eines Mitglieds:
        1. Klicken Sie auf Nach E-Mail-Adresse des Mitglieds suchen.
        2. Geben Sie mindestens ein Konto ein.
        3. Klicken Sie auf Suchen.
     2. So filtern Sie die Liste nach dem Namen der geteilten Ablage (wenn Ihre Organisation weniger als 1.000 geteilte Ablagen hat):
        1. Klicken Sie auf Nach Name filtern und geben Sie Buchstaben für den Namen der geteilten Ablage ein. Mit pr werden beispielsweise geteilte Ablagen mit den Namen „Verkaufsprojekte“, „Marketingprojekte“ und „Produktmanagement“ abgeglichen, aber nicht „Fehlerbehebungen“.

           Die paginierte Liste wird automatisch aktualisiert, wenn Sie Buchstaben hinzufügen.

        2. Setzen Sie ein Häkchen bei klicken Sie auf Eingabetaste.

     3. So finden Sie die geteilte Ablage nach Name (wenn Ihre Organisation mehr als 1.000 geteilte Ablagen hat):
        1. Klicken Sie auf Nach Name der geteilten Ablage suchen.
        2. Geben Sie ein oder mehrere Wörter im Namen der geteilten Ablage ein. Hinweis: Die Wörter müssen exakt und vollständig sein. Zum Beispiel werden bei Marketing, Projekte geteilte Ablagen mit den Namen „Marketingprojekte Q4'22“ und „Projekte für Marketing“ abgeglichen. Es werden keine geteilten Ablagen namens „Marketingprojektarchiv“ abgeglichen, weil „Projekt“ nicht mit einem „e“ endet. Ebenso wird Ma mit keiner dieser geteilten Ablagen abgeglichen, weil es nur ein Teil eines Wortes ist, nicht das gesamte Wort.
        3. Klicken Sie auf Suchen.
   • Sites: Suchen Sie nach Websites anhand der URL.
     1. Geben Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld mindestens eine URL einer veröffentlichten Website ein und trennen Sie mehrere Einträge durch Kommas. Das URL-Format ist sites.google.com/domain/NameDerWebsite. Hinweis: Sie können nicht nach der Seiten-URL suchen, sondern nur nach der Website-URL. Sie können nicht nach der Website-URL für Websites suchen, die von externen Organisationen freigegeben wurden.
     2. Klicken Sie auf Suchen.
     3. Wählen Sie in der Liste der Websites diejenigen aus, die Sie in Ihre Suche einbeziehen möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen.
7. Optional: Wenn Sie in Konten oder einer Organisationseinheit suchen und Dateien in geteilten Ablagen berücksichtigt werden sollen, aktivieren Sie die Option „Elemente in geteilten Ablagen einschließen“ .
8. Optional: Wählen Sie eine Zeitzone aus.
9. Optional: Geben Sie einen Zeitraum für das Änderungsdatum ein.
   • Wenn Sie ein Startdatum eingeben, gibt Vault alle Elemente zurück, die an oder nach diesem Datum geändert wurden.
   • Wenn Sie ein Enddatum eingeben, gibt Vault alle Elemente zurück, die an oder vor diesem Datum geändert wurden.
10. Optional: Geben Sie unter Begriffe einen oder mehrere Suchbegriffe ein:
    • Wenn Sie nach einem oder mehreren Suchbegriffen im Inhalt, Titel oder in den Metadaten suchen möchten, geben Sie Wörter durch Leerzeichen getrennt ein. Beispiel: Ziele Projekt
    • Wenn Sie nach einer Wortgruppe suchen, setzen Sie sie in Anführungszeichen. Beispiel: „Ziele für das Projekt“
    • Sie können die Suche mit Suchoperatoren verfeinern, um nach Konto, Freigabe, Elementname, Elementtyp oder Änderungsdatum zu suchen.

    Suchbegriffe dürfen nicht mehr als 2.000 Zeichen enthalten.

11. Optional: Wenn Sie an einem bestimmten Datum gespeicherte Versionen von Dateien abrufen möchten, die in Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Sites und Google Zeichnungen erstellt wurden, geben Sie ein Versionsdatum ein. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Seite im Abschnitt zum Versionsverlauf.
12. Optional: Wenn Sie nur clientseitig verschlüsselte Dateien suchen oder aus der Suche ausschließen möchten, klicken Sie auf Erweiterte Suchoptionen und wählen Sie aus, in welchen Dateien gesucht werden soll. Standardmäßig wird in allen Dateien gesucht. Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn die clientseitige Verschlüsselung von Google Workspace aktiviert ist.
13. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
    • Suchen: Hiermit wird die Suche gestartet und Sie erhalten eine Liste von Elementen, die Ihrer Suchanfrage entsprechen.
    • Exportieren: Hiermit wird die Vorschau übersprungen und die Suchergebnisse werden direkt exportiert. Weitere Informationen zum Exportieren
14. Nach Abschluss der Suche oder des Exports können Sie folgende Aktionen ausführen:
    • Wenn Sie die Suche bearbeiten möchten, klicken Sie auf Maximieren.
    • Wenn Sie sich eine Vorschau des Elements ansehen möchten, klicken Sie auf das Element. Hinweis: In der Ergebnisliste sehen Sie neben clientseitig verschlüsselten Dateien das Symbol „Verschlüsselt“ .
    • Um die Suchergebnisse zu exportieren, klicken Sie auf Exportieren. Weitere Informationen zum Exportieren
    • Klicken Sie auf Speichern, um die Abfrage zu speichern. Weitere Informationen zu gespeicherten Abfragen
    • Wenn Sie alle Felder löschen und eine neue Suche starten möchten, klicken Sie auf Löschen.

Suchergebnisse in der Vorschau ansehen

Nach einer Suche können Sie die Elemente, die Ihrer Suchanfrage entsprechen, prüfen und herunterladen.

Die Vorschau wird für Google-Dateien wie Google-Dokumente, ‑Tabellen, ‑Präsentationen, ‑Websites und ‑Zeichnungen sowie für andere gängige Typen wie PDF, DOCX und XLSX unterstützt. Eine Vorschau von ZIP-, binären, Video- und verschlüsselten Dateien ist nicht möglich. In Google-Dateien können Sie keine Kommentare, Änderungsvorschläge oder Überarbeitungsverläufe ansehen.

Hinweis: Die IMAGE-Funktion in Google Tabellen kann über eine URL auf ein Bild verweisen, z. B. „https://www.example.com/images/logo.jpg“. Wenn Sie sich die Vorschau der Tabelle in Vault ansehen, wird das Bild in Echtzeit aus der Quelle abgerufen. Bei Bildern, die in die Tabelle hochgeladen oder eingefügt wurden, wird in Vault das Bild gespeichert, das zum angegebenen Datum verfügbar ist.

1. Klicken Sie in der Liste der Suchergebnisse auf das Element, um eine Vorschau aufzurufen.
   • Bei unterstützten Dateitypen wird eine Vorschau des Elements geöffnet.
   • Bei Dateitypen, für die eine Vorschau nicht unterstützt wird, wird in Vault eine Fehlermeldung angezeigt, Sie können das Element jedoch trotzdem herunterladen.
2. Wenn Sie ein Element aus der Vorschau herunterladen möchten, klicken Sie auf „Mehr“   Herunterladen.